Статут проекту

Паспорт проєкту — це документ, який описує проєкт: цілі, обсяг, критерії успіху, людей, дати та бюджет. Його створюють із шаблону, що визначає розділи й поля (див. Шаблони паспорта проєкту). Паспорт міститься на вкладці Паспорт проєкту проєкту за умови, що модуль «Паспорти проєкту» увімкнено для вашої організації (головне меню: Системні налаштування, вкладка Паспорти проєкту, перемикач Ввімкнено / Вимкнено; вимкнення не видаляє дані) і позначено в проєкті (меню проєкту, Функціональні можливості; див. Функціональні можливості проєкту).

Список паспортів має стовпці Назва, Затвердження (коли в організації є модуль «Затвердження»), Версія (статус паспорта), Створено та Останнє оновлення. Найновіші паспорти розташовано вгорі. Фільтр звужує список за словом у полі Фільтрувати за назвою та за статусом.

Паспорт має один із таких статусів: Робоча, Триває затвердження, Затверджений, Потребує доопрацювання або Відхилений. Вкладка видима користувачам із правом проєкту Паспорт проєкту (Перегляд або Адміністрація). Кнопка Додати і редагування паспорта потребують права Адміністрація (див. Права доступу до проєкту).

Створення паспорта проєкту

1. Відкрийте вкладку Паспорт проєкту в проєкті.
2. Натисніть Додати. Відкриється вікно Новий паспорт проєкту зі списком шаблонів.
3. Виберіть шаблон і натисніть Додати.
4. Введіть назву паспорта (за замовчуванням — назва шаблону) і натисніть Додати.

Паспорт створюється зі статусом Робоча і відкривається одразу. Якщо в організації немає жодного шаблону, список порожній і з’являється повідомлення У системі не визначено шаблонів паспортів проєкту. Проєкт може мати кілька паспортів, зокрема з того самого шаблону.

Нова версія паспорта

1. Відкрийте паспорт, на якому має ґрунтуватися нова версія.
2. Натисніть Нова версія.
3. Перевірте назву й натисніть Додати.

Нова версія — це паспорт зі статусом Робоча та значеннями, скопійованими з попереднього. Його поля відповідають поточному шаблону: значення полів, яких у шаблоні вже немає, відкидаються, а варіанти списків і стовпці таблиць, що зникли з шаблону, видаляються. Кнопка Нова версія видима, коли шаблон паспорта ще існує, має спільну з проєктом робочу область, а ви маєте право Адміністрація на паспорти.

Робочі області та шаблони паспорта

Під час створення паспорта список Новий паспорт проєкту показує лише шаблони, які мають спільну з проєктом робочу область. Шаблон, призначений лише іншій робочій області, у списку не з’являється, а нову версію паспорта з такого шаблону створити неможливо.

Шаблонами паспорта керують користувачі з правом у робочій області (див. Робочі області та шаблони паспорта). Про те, що таке робочі області, див. Робочі області; про надання прав — Користувачі та права доступу.

Заповнення паспорта проєкту

Клацніть назву паспорта у списку, щоб відкрити його для заповнення. Паспорт має поля свого шаблону: тексти, дати, числа, списки, таблиці, вкладення, посилання та дані проєкту, графіка, бюджету, ризиків і продуктів. Зміна в полі зберігається одразу, і з’являється повідомлення Збережено зміни.

• Поля даних проєкту змінюють сам проєкт: назву й опис проєкту, Статус проєкту, керівника проєкту, ролі проєкту, атрибути проєкту, а також Початок проєкту і Кінець проєкту (ці два лише в проєкті, де ще немає елементів графіка). Тож зміна в паспорті — це зміна в проєкті.
• Поля паспорта (тексти, дати, числа, списки, таблиці, вкладення, посилання) зберігаються в самому паспорті.
• Обчислювані поля з графіка, бюджету, ризиків і продуктів, діаграми, а також поля робочих областей і портфелів доступні лише для читання. Поле модуля, вимкненого в організації, показує повідомлення Модуль неактивний.
• Поля Вибрані елементи графіку, Вибрані елементи бюджету, Вибрані ризики і Вибрані продукти вказують елементи проєкту, які мають потрапити до паспорта.

У списках завдань і контрольних подій клацніть заголовок стовпця, щоб змінити порядок рядків. Вибраний порядок зберігається в експорті паспорта.

Паспорт можна редагувати лише в статусах Робоча та Потребує доопрацювання і лише з правом Адміністрація на паспорти. Паспорт зі статусом Триває затвердження, Затверджений або Відхилений доступний лише для читання й показує дані проєкту на момент надсилання на затвердження. Нові значення вводьте в новій версії паспорта (див. Створення паспорта проєкту).

Видалення паспорта

Кнопка Видалити над паспортом видаляє його після підтвердження (Дія з видалення може бути незворотною. Ви впевнені, що хочете продовжити?). Видалення неможливо скасувати. Видалити можна паспорт зі статусом Робоча або Потребує доопрацювання. Видалений паспорт також зникає із запиту на затвердження, до якого його було додано.

Експорт паспорта проєкту

1. Відкрийте паспорт.
2. Натисніть Експорт.
3. Для паспорта зі статусом Затверджений або Відхилений виберіть Без затвердження (лише вміст паспорта) або Із затвердженням (паспорт разом з історією затвердження). Для інших паспортів експорт починається одразу.

Відкриється нова вкладка браузера з паспортом, підготовленим до друку, і вікно друку, у якому ви вибираєте збереження у форматі PDF. Файл називається за назвою паспорта, з датою й часом. Після завершення вкладка закривається сама, а друк завжди використовує світлу тему.

Варіант Із затвердженням додає поточний шлях затвердження та всі попередні: етапи, імена затверджувачів, їхні рішення з датами та коментарі, зокрема з форматуванням, посиланнями й зображеннями.

Затвердження паспорта проєкту

Паспорт зі статусом Робоча надсилають на затвердження з його власного екрана. Кнопка доступна користувачам з правом Адміністрація на план (вкладка План) і на паспорти.

1. Натисніть Надіслати на затвердження.
2. У вікні Затвердження виберіть шлях затвердження у списку Шлях затвердження. У списку є шляхи з робочих областей проєкту та варіант Немає шляху (варіанта може не бути, див. Обов’язковий шлях затвердження).
3. Установіть перемикачі Графік і Бюджет, які визначають, чи затвердження паспорта також зберігає плани графіка й бюджету (див. Затвердження паспорта проєкту).
4. Натисніть Надіслати на затвердження (без шляху — Затвердити план).

Наслідки надсилання:

• Паспорт отримує статус Триває затвердження і стає доступним лише для читання. Він показує стан проєкту на момент надсилання.
• Особи на першому етапі шляху отримують сповіщення в застосунку та, якщо в них увімкнено сповіщення Затвердження, що очікується, електронний лист. На час затвердження вони отримують доступ до проєкту.
• Без шляху паспорт затверджується одразу, а статус змінюється на Затверджений. Операцію неможливо скасувати.
• Після надсилання кнопка змінюється на Затвердження. Вона відкриває вікно плану на вкладці Затвердження, де затверджувачі ухвалюють рішення і видно весь перебіг.

Після рішення паспорт отримує статус Затверджений, Відхилений або Потребує доопрацювання. Паспорт зі статусом Потребує доопрацювання виправляють і надсилають знову: у вікні плану (кнопка Затвердження) виберіть шлях і натисніть Надіслати на затвердження. Паспорт зі статусом Відхилений залишається в історії, а робота продовжується в новій версії. Скасування затвердження, що триває (Скасувати затвердження у вікні плану), повертає статус Робоча.

Про перебіг затвердження див. Затвердження, про шляхи — Шляхи затвердження.