Karta projektu

Karta projektu to dokument opisujący projekt: cele, zakres, kryteria sukcesu, osoby, terminy i budżet. Powstaje z szablonu, który określa sekcje i pola (zobacz Szablony kart projektu). Karta jest w zakładce Karta projektu projektu, o ile moduł Karty projektów jest włączony w organizacji (menu główne: Ustawienia systemowe, zakładka Karty projektów, przełącznik Włączony / Wyłączony; wyłączenie nie usuwa danych) i zaznaczony w projekcie (menu projektu, Funkcjonalności; zobacz Funkcjonalności projektu).

Lista kart ma kolumny Nazwa, Akceptacja (gdy w organizacji jest moduł Akceptacje), Wersja (status karty), Utworzono i Ostatnia aktualizacja. Najnowsze karty są na górze. Filtr zawęża listę po słowie w polu Filtruj po nazwie i po wyborze statusu.

Status karty to jedna z wartości: Robocza, W trakcie akceptacji, Zatwierdzona, Do poprawy, Odrzucona. Zakładkę widzi osoba z uprawnieniem projektowym Karta projektu (Podgląd lub Administracja). Przycisk Dodaj i edycję kart ma osoba z uprawnieniem Administracja (zobacz Uprawnienia projektowe).

Tworzenie karty projektu

1. W projekcie należy otworzyć zakładkę Karta projektu.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Nowa karta projektu z listą szablonów.
3. Należy wybrać szablon i kliknąć Dodaj. Pojawi się pole nazwy karty.
4. Następnie należy wpisać nazwę karty (domyślnie jest to nazwa szablonu) i kliknąć Dodaj. Zostanie utworzona karta projektu.

Karta powstaje ze statusem Robocza i od razu się otwiera. Jeśli w organizacji nie ma żadnego szablonu, lista jest pusta i pojawia się komunikat Brak zdefiniowanych szablonów kart projektu w systemie. Projekt może mieć wiele kart, także z tego samego szablonu.

Nowa wersja karty

1. Należy otworzyć kartę, na podstawie której ma powstać nowa wersja.
2. Po kliknięciu przycisku Nowa wersja pojawi się pole nazwy.
3. Należy sprawdzić nazwę i kliknąć Dodaj. Zostanie utworzona nowa wersja karty.

Nowa wersja jest kartą Robocza z wartościami przepisanymi z poprzedniej. Pola układa według aktualnego szablonu: wartości pól, których w szablonie już nie ma, odpadają, a wybory z list i kolumny tabel, które zniknęły z szablonu, są usuwane. Przycisk Nowa wersja jest widoczny, gdy szablon karty istnieje, ma wspólny obszar pracy z projektem, a użytkownik ma uprawnienie Administracja do kart.

Obszary pracy i szablony kart

Przy tworzeniu karty lista Nowa karta projektu pokazuje tylko szablony, które mają wspólny obszar pracy z projektem. Szablon przypisany wyłącznie do innego obszaru nie pojawi się na liście, a nowej wersji karty z takiego szablonu nie da się utworzyć.

Szablonami kart zarządza osoba z uprawnieniem do obszaru pracy (zobacz Obszary pracy i szablony kart). Jak działają obszary pracy, opisuje dział Obszary pracy, a jak nadaje się uprawnienia — dział Użytkownicy i uprawnienia.

Wypełnianie karty projektu

Po kliknięciu nazwy karty na liście karta otwiera się do wypełnienia. Karta ma pola z szablonu: teksty, daty, liczby, listy, tabele, załączniki, linki oraz dane projektu, harmonogramu, budżetu, ryzyk i produktów. Zmiana w polu zapisuje się od razu i pojawia się komunikat Zapisano zmiany.

• Pola danych projektu zmieniają sam projekt: nazwa i opis projektu, Status projektu, kierownik projektu, role projektowe, atrybuty projektu, a także Start projektu i Koniec projektu (te dwa tylko w projekcie, który nie ma jeszcze elementów harmonogramu). Zmiana w karcie jest więc zmianą w projekcie.
• Pola karty (teksty, daty, liczby, listy, tabele, załączniki, linki) przechowuje sama karta.
• Pola wyliczane z harmonogramu, budżetu, ryzyk i produktów, wykresy oraz obszary pracy i portfele są tylko do odczytu. Pole modułu, który jest wyłączony w organizacji, pokazuje komunikat Moduł jest nieaktywny.
• Pola Wybrane elementy harmonogramu, Wybrane elementy budżetu, Wybrane ryzyka i Wybrane produkty wskazują elementy projektu, które mają trafić do karty.

W listach zadań i kamieni milowych kliknięcie nagłówka kolumny zmienia kolejność wierszy. Wybrana kolejność zostaje w eksporcie karty.

Kartę można edytować tylko w statusie Robocza i Do poprawy, i tylko z uprawnieniem Administracja do kart. Karta W trakcie akceptacji, Zatwierdzona lub Odrzucona jest tylko do odczytu i pokazuje dane projektu z chwili wysłania do akceptacji. Nowe wartości wprowadza się wtedy w nowej wersji karty (zobacz Tworzenie karty projektu).

Usunięcie karty

Aby usunąć kartę, należy kliknąć przycisk Usuń nad kartą i potwierdzić (Operacja usunięcia może być nieodwracalna. Czy na pewno chcesz kontynuować?). Usunięcie jest nieodwracalne. Usunąć można kartę Roboczą lub Do poprawy. Usunięta karta znika też z wniosku o akceptację, do którego była dołączona.

Eksport karty projektu

1. Należy otworzyć kartę.
2. Następnie należy kliknąć przycisk Eksport.
3. Dla karty Zatwierdzonej lub Odrzuconej należy wybrać opcję Bez akceptacji (sama treść karty) albo Z akceptacją (karta wraz z przebiegiem akceptacji). Dla pozostałych kart eksport rusza od razu.

Po wyborze otworzy się nowa karta przeglądarki z kartą przygotowaną do druku i okno drukowania, w którym wybiera się zapis do PDF. Plik ma nazwę karty z datą i godziną. Po zakończeniu karta przeglądarki zamyka się sama, a wydruk zawsze używa jasnego motywu.

Opcja Z akceptacją dołącza aktualną ścieżkę akceptacji i wszystkie wcześniejsze: poziomy, nazwy osób akceptujących, ich decyzje z datami oraz komentarze, także z formatowaniem, linkami i obrazami.

Akceptacja karty projektu

Kartę Roboczą wysyła się do akceptacji z jej ekranu. Przycisk mają osoby z uprawnieniem Administracja do planu (zakładka Plan) i do kart.

1. Należy kliknąć przycisk Wyślij do akceptacji. Otworzy się okno Akceptacja.
2. W tym oknie należy wybrać ścieżkę akceptacji z listy Ścieżka akceptacji. Lista pokazuje ścieżki z obszarów pracy projektu i opcję Brak ścieżki (opcji może nie być, zobacz Wymagana ścieżka akceptacji).
3. Następnie należy ustawić przełączniki Harmonogram i Budżet, czyli zdecydować, czy zatwierdzenie karty ma zapisać także plan harmonogramu i budżetu (zobacz Zatwierdzanie karty projektu).
4. Na końcu należy kliknąć przycisk Wyślij do akceptacji (bez ścieżki: Zatwierdź plan). Karta zostanie wysłana do akceptacji, a skutki opisano niżej.

Skutki wysłania:

• Karta ma status W trakcie akceptacji i jest tylko do odczytu. Pokazuje stan projektu z chwili wysłania.
• Osoby z pierwszego poziomu ścieżki dostają powiadomienie w aplikacji i, jeśli mają włączone powiadomienie Oczekująca akceptacja, wiadomość e-mail. Na czas akceptacji uzyskują dostęp do projektu.
• Bez ścieżki karta jest zatwierdzana od razu, a status zmienia się na Zatwierdzona. To operacja nieodwracalna.
• Po wysłaniu przycisk zmienia się na Akceptacja. Otwiera okno planu z zakładką Akceptacja, na której akceptanci podejmują decyzje i widać cały przebieg.

Po decyzji karta przyjmuje status Zatwierdzona, Odrzucona albo Do poprawy. Kartę Do poprawy poprawia się i wysyła ponownie: w oknie planu (przycisk Akceptacja) wybiera się ścieżkę i klika Wyślij do akceptacji. Karta Odrzucona zostaje w historii, a dalszą pracę prowadzi się w nowej wersji. Wycofanie akceptacji w toku (Cofnij akceptację w oknie planu) przywraca status Robocza.

Przebieg akceptacji opisuje dział Akceptacje, a ścieżki — dział Ścieżki akceptacji.