Projekt charta

A projektalapokmány a projektet leíró dokumentum: célok, hatókör, sikerkritériumok, személyek, dátumok és költségvetés. Egy olyan sablonból jön létre, amely meghatározza a szakaszokat és a mezőket (lásd: Projektalapokmány sablonok). Az alapokmány a projekt Projektalapokmány fülén található, feltéve hogy a Projektalapokmányok modul be van kapcsolva a szervezetben (főmenü: Rendszerbeállítások, Projektalapokmányok fül, az Engedélyezve / Kikapcsolva kapcsoló; a kikapcsolás nem törli az adatokat), és be van jelölve a projektben (projektmenü, Funkcionalitások; lásd: Projekt funkciók).

Az alapokmánylista oszlopai: Név, Jóváhagyás (ha a szervezet rendelkezik a Jóváhagyások modullal), Verzió (az alapokmány állapota), Létrehozva és Utolsó frissítés. A legújabb alapokmányok vannak felül. A szűrő a Szűrj név szerint mezőbe írt szóval és az állapot alapján szűkíti a listát.

Az alapokmánynak az alábbi állapotok valamelyike lehet: Tervezet, Elfogadás alatt, Jóváhagyva, Javítandó vagy Visszautasított. A fül azoknak a felhasználóknak látható, akik rendelkeznek a Projektalapokmány projektjogosultsággal (Előnézet vagy Adminisztráció). A Hozzáadás gombhoz és az alapokmány szerkesztéséhez Adminisztráció jogosultság szükséges (lásd: Projektjogosultságok).

Projektalapokmány létrehozása

1. Nyissa meg a projekt Projektalapokmány fülét.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik az Új projekt alapokmány ablak a sablonok listájával.
3. Válasszon ki egy sablont, és kattintson a Hozzáadás gombra.
4. Adja meg az alapokmány nevét (alapértelmezés szerint a sablon neve), és kattintson a Hozzáadás gombra.

Az alapokmány Tervezet állapotban jön létre, és azonnal megnyílik. Ha a szervezetnek egyetlen sablonja sincs, a lista üres, és megjelenik a Nincsenek projektalapokmány sablonok definiálva a rendszerben üzenet. Egy projektnek több alapokmánya is lehet, akár ugyanabból a sablonból is.

Az alapokmány új verziója

1. Nyissa meg azt az alapokmányt, amelyre az új verziónak épülnie kell.
2. Kattintson az Új verzió gombra.
3. Ellenőrizze a nevet, és kattintson a Hozzáadás gombra.

Az új verzió Tervezet állapotú alapokmány, amelybe az előző értékei másolódnak át. A mezői az aktuális sablont követik: a sablonban már nem szereplő mezők értékei elmaradnak, a sablonból eltűnt listaválasztékok és táblázatoszlopok pedig törlődnek. Az Új verzió gomb akkor látható, ha az alapokmány sablonja még létezik, közös munkaterületen van a projekttel, és Ön rendelkezik az alapokmányokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal.

Munkaterületek és alapokmány-sablonok

Alapokmány létrehozásakor az Új projekt alapokmány lista csak azokat a sablonokat mutatja, amelyek közös munkaterületen vannak a projekttel. Az a sablon, amely csak egy másik munkaterülethez van rendelve, nem jelenik meg a listán, és az ilyen sablonból létrehozott alapokmány új verziója sem hozható létre.

Az alapokmány-sablonokat a munkaterületi jogosultsággal rendelkező felhasználók kezelik (lásd: Munkaterületek és alapokmány-sablonok). A munkaterületekről lásd: Munkaterületek; a jogosultságok megadásáról lásd: Felhasználók és jogosultságok.

Projektalapokmány kitöltése

Az alapokmány megnyitásához és kitöltéséhez kattintson a nevére a listában. Az alapokmány a sablonja mezőit tartalmazza: szövegeket, dátumokat, számokat, listákat, táblázatokat, mellékleteket, linkeket, valamint a projekt, az ütemterv, a költségvetés, a kockázatok és a termékek adatait. A mező módosítása azonnal mentésre kerül, és megjelenik a Változások mentve üzenet.

• A projektadat-mezők magát a projektet módosítják: a projekt nevét és leírását, a Projekt státusz mezőt, a projektvezetőt, a projektszerepeket, a projektattribútumokat, valamint a projekt kezdő és záró dátumát (A projekt kezdete, A projekt vége; ez a kettő csak olyan projektben, amelynek még nincs ütemterv-eleme). Az alapokmányban végzett módosítás tehát a projekt módosítása.
• Az alapokmány-mezők (szövegek, dátumok, számok, listák, táblázatok, mellékletek, linkek) magában az alapokmányban tárolódnak.
• Az ütemtervből, a költségvetésből, a kockázatokból és a termékekből származó számított mezők, a diagramok, valamint a munkaterületek és a portfóliók mezői csak olvashatók. A szervezetben kikapcsolt modul mezője az A modul inaktív üzenetet jeleníti meg.
• Az alapokmányba kerülő projektelemeket a következő mezők jelölik ki: Az ütemterv kiválasztott elemei, A költségvetés kiválasztott elemei, Kiválasztott kockázatok és Kiválasztott termékek.

A feladatok és mérföldkövek listáiban az oszlopfejlécre kattintva módosíthatja a sorok sorrendjét. A választott sorrend megmarad az alapokmány exportálásakor.

Az alapokmány csak a Tervezet és a Javítandó állapotban szerkeszthető, és csak az alapokmányokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal. Az Elfogadás alatt, Jóváhagyva vagy Visszautasított állapotú alapokmány csak olvasható, és a projekt adatait a jóváhagyásra küldés pillanatában fennálló állapotukban mutatja. Az új értékeket az alapokmány új verziójában adja meg (lásd: Projektalapokmány létrehozása).

Alapokmány törlése

Az alapokmány feletti Törlés gomb megerősítés után törli az alapokmányt (Az eltávolító műtét visszafordíthatatlan lehet. Biztos, hogy folytatni szeretné?). A törlés nem vonható vissza. Tervezet vagy Javítandó állapotú alapokmány törölhető. A törölt alapokmány eltűnik a jóváhagyási kérelemből is, amelyhez csatolva volt.

Projektalapokmány exportálása

1. Nyissa meg az alapokmányt.
2. Kattintson az Exportálás gombra.
3. Jóváhagyva vagy Visszautasított állapotú alapokmánynál válassza a Jóváhagyás nélkül (csak az alapokmány tartalma) vagy a Jóváhagyással (az alapokmány a jóváhagyási előzményekkel együtt) lehetőséget. A többi alapokmánynál az exportálás azonnal elindul.

Új böngészőfül nyílik meg a nyomtatásra előkészített alapokmánnyal, valamint a nyomtatási ablak, amelyben a PDF-ként való mentést választhatja. A fájl neve az alapokmány neve, a dátummal és az idővel kiegészítve. A művelet végén a fül magától bezárul, a nyomtatás pedig mindig a világos témát használja.

A Jóváhagyással lehetőség hozzáadja az aktuális és az összes korábbi jóváhagyási útvonalat: a szinteket, a jóváhagyók neveit, döntéseiket dátumokkal, valamint a hozzászólásokat a formázással, a linkekkel és a képekkel együtt.

Projektalapokmány jóváhagyása

A Tervezet állapotú alapokmányt a saját képernyőjéről lehet jóváhagyásra elküldeni. A gomb azoknak a felhasználóknak érhető el, akik rendelkeznek az Adminisztráció jogosultsággal a terv (az Alapterv fül) és az alapokmányok esetében.

1. Kattintson az Elküldés jóváhagyásra gombra.
2. A Jóváhagyás ablakban válasszon jóváhagyási útvonalat a Jóváhagyási útvonal listából. A lista a projekt munkaterületeinek útvonalait és a Nincs útvonal lehetőséget mutatja (a lehetőség hiányozhat, lásd: Kötelező jóváhagyási útvonal).
3. Állítsa be az Ütemterv és a Költségvetés kapcsolót, amelyek meghatározzák, hogy az alapokmány jóváhagyása az ütemterv és a költségvetés alaptervét is menti-e (lásd: Projektalapokmány jóváhagyása).
4. Kattintson az Elküldés jóváhagyásra gombra (útvonal nélkül: Hagyja jóvá az alaptervet).

Az elküldés hatásai:

• Az alapokmány Elfogadás alatt állapotot kap, és csak olvasható lesz. A projekt elküldéskori állapotát mutatja.
• Az útvonal első szintjén lévő személyek értesítést kapnak az alkalmazásban, és ha be van kapcsolva a Jóváhagyásra vár értesítésük, e-mailt is. A jóváhagyás idejére hozzáférést kapnak a projekthez.
• Útvonal nélkül az alapokmány azonnal jóváhagyásra kerül, és az állapota Jóváhagyva lesz. A művelet nem vonható vissza.
• Az elküldés után a gomb Jóváhagyás feliratra változik. Megnyitja az alapterv ablakát a Jóváhagyás fülön, ahol a jóváhagyók meghozzák döntéseiket, és az egész folyamat látható.

A döntés után az alapokmány Jóváhagyva, Visszautasított vagy Javítandó állapotú lesz. A Javítandó állapotú alapokmányt ki kell javítani, majd újra el kell küldeni: az alapterv ablakában (a Jóváhagyás gomb) válasszon útvonalat, és kattintson az Elküldés jóváhagyásra gombra. A Visszautasított alapokmány az előzmények között marad, a munka pedig egy új verzióban folytatódik. A folyamatban lévő jóváhagyás visszavonása (a Visszavonja a jóváhagyást gomb az alapterv ablakában) visszaállítja a Tervezet állapotot.

A jóváhagyási folyamatról lásd: Jóváhagyások; az útvonalakról lásd: Jóváhagyási útvonalak.