Carta del Proyecto
Una carta de proyecto es un documento que describe el proyecto: objetivos, alcance, criterios de éxito, personas, fechas y presupuesto. Se crea a partir de una plantilla que define las secciones y los campos (consulta Plantillas de carta de proyecto). La carta está en la pestaña Carta de proyecto del proyecto, siempre que el módulo Cartas de proyectos esté activado para tu organización (menú principal: Configuración del sistema, pestaña Cartas de proyectos, interruptor Habilitado / Desactivado; desactivarlo no elimina datos) y marcado en el proyecto (menú del proyecto, Funcionalidades; consulta Funcionalidades del proyecto).
La lista de cartas tiene las columnas Nombre, Aceptación (cuando la organización tiene el módulo Aceptaciones), Versión (el estado de la carta), Creada y Última actualización. Las cartas más recientes aparecen arriba. El filtro acota la lista por una palabra en el campo Filtrar por nombre y por estado.
Una carta tiene uno de estos estados: Borrador, En proceso de aceptación, Aprobada, A mejorar o Rechazada. La pestaña es visible para los usuarios con el permiso de proyecto Carta de proyecto (Vista previa o Administración). El botón Añadir y la edición de la carta requieren el permiso Administración (consulta Permisos del proyecto).
Crear una carta de proyecto
- Abre la pestaña Carta de proyecto del proyecto.
- Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Nueva carta de proyecto con la lista de plantillas.
- Elige una plantilla y haz clic en Añadir.
- Escribe el nombre de la carta (por defecto, el de la plantilla) y haz clic en Añadir.
La carta se crea con el estado Borrador y se abre de inmediato. Si la organización no tiene ninguna plantilla, la lista está vacía y aparece el mensaje No hay plantillas de cartas de proyecto definidas en el sistema. Un proyecto puede tener varias cartas, también de la misma plantilla.
Nueva versión de una carta
- Abre la carta en la que se basará la nueva versión.
- Haz clic en Nueva versión.
- Comprueba el nombre y haz clic en Añadir.
La nueva versión es una carta en estado Borrador con los valores copiados de la anterior. Sus campos siguen la plantilla actual: los valores de los campos que ya no existen en la plantilla se descartan, y las opciones de listas y las columnas de tablas que han desaparecido de la plantilla se eliminan. El botón Nueva versión es visible cuando la plantilla de la carta sigue existiendo, comparte un espacio de trabajo con el proyecto y tienes el permiso Administración para cartas.
Espacios de trabajo y plantillas de cartas
Al crear una carta, la lista Nueva carta de proyecto muestra solo las plantillas que comparten un espacio de trabajo con el proyecto. Una plantilla asignada únicamente a otro espacio de trabajo no aparece en la lista, y no se puede crear una nueva versión de una carta de esa plantilla.
Las plantillas de cartas las gestionan los usuarios con un permiso en el espacio de trabajo (consulta Espacios de trabajo y plantillas de cartas). Qué son los espacios de trabajo se explica en Espacios de trabajo; para conceder permisos, consulta Usuarios y permisos.
Rellenar una carta de proyecto
Haz clic en el nombre de una carta de la lista para abrirla y rellenarla. La carta tiene los campos de su plantilla: textos, fechas, números, listas, tablas, anexos, enlaces y datos del proyecto, del cronograma, del presupuesto, de los riesgos y de los productos. Un cambio en un campo se guarda de inmediato y aparece el mensaje Cambios guardados.
- Los campos de datos del proyecto modifican el propio proyecto: el nombre y la descripción del proyecto, el Estado del proyecto, el gerente de proyecto, los roles del proyecto, los atributos del proyecto y también el Inicio del proyecto y el Fin del proyecto (estos dos solo en un proyecto que aún no tiene elementos del cronograma). Por tanto, un cambio en la carta es un cambio en el proyecto.
- Los campos de la carta (textos, fechas, números, listas, tablas, anexos, enlaces) se guardan en la propia carta.
- Los campos calculados del cronograma, del presupuesto, de los riesgos y de los productos, los gráficos y los campos de espacios de trabajo y de carteras son de solo lectura. Un campo de un módulo desactivado en la organización muestra el mensaje El módulo está inactivo.
- Los campos Elementos seleccionados del cronograma, Elementos seleccionados del presupuesto, Riesgos seleccionados y Productos seleccionados apuntan a los elementos del proyecto que deben incluirse en la carta.
En las listas de tareas e hitos, haz clic en el encabezado de una columna para cambiar el orden de las filas. El orden elegido se conserva en la exportación de la carta.
Una carta solo se puede editar en los estados Borrador y A mejorar, y solo con el permiso Administración para cartas. Una carta en estado En proceso de aceptación, Aprobada o Rechazada es de solo lectura y muestra los datos del proyecto del momento en que se envió para aprobación. Introduce los valores nuevos en una nueva versión de la carta (consulta Crear una carta de proyecto).
Eliminar una carta
El botón Borrar, encima de la carta, la elimina tras una confirmación (La cirugía de extirpación puede ser irreversible. ¿Está seguro de querer continuar?). El borrado no se puede deshacer. Se puede borrar una carta en estado Borrador o A mejorar. Una carta eliminada también desaparece de la solicitud de aprobación a la que estaba adjunta.
Exportar una carta de proyecto
- Abre la carta.
- Haz clic en Exportación.
- En una carta en estado Aprobada o Rechazada, elige Sin aceptación (solo el contenido de la carta) o Con aceptación (la carta junto con el historial de aprobación). En las demás cartas, la exportación empieza de inmediato.
Se abre una nueva pestaña del navegador con la carta preparada para imprimir y la ventana de impresión, donde eliges guardar como PDF. El archivo lleva el nombre de la carta, con la fecha y la hora. Al terminar, la pestaña se cierra sola y la impresión siempre usa el tema claro.
La opción Con aceptación añade la ruta de aprobación actual y todas las anteriores: niveles, nombres de los aprobadores, sus decisiones con fechas y los comentarios, con su formato, enlaces e imágenes.
Aprobar una carta de proyecto
Una carta en estado Borrador se envía para aprobación desde su propia pantalla. El botón está disponible para los usuarios con el permiso Administración para el plan (pestaña Plan) y para cartas.
- Haz clic en Enviar para aceptación.
- En la ventana Aceptación, elige una ruta de aprobación en la lista Ruta de aprobación. La lista muestra las rutas de los espacios de trabajo del proyecto y la opción No hay camino (la opción puede faltar, consulta Ruta de aprobación obligatoria).
- Establece los interruptores Cronograma y Presupuesto, que deciden si la aprobación de la carta guarda también el plan del cronograma y del presupuesto (consulta Aprobar una carta de proyecto).
- Haz clic en Enviar para aceptación (sin ruta: Aprobar el plan).
Efectos del envío:
- La carta pasa al estado En proceso de aceptación y queda de solo lectura. Muestra el estado del proyecto en el momento del envío.
- Las personas del primer nivel de la ruta reciben una notificación en la aplicación y, si tienen activada la notificación En espera de aceptación, un correo electrónico. Obtienen acceso al proyecto mientras dura la aprobación.
- Sin ruta, la carta se aprueba de inmediato y el estado cambia a Aprobada. La operación no se puede deshacer.
- Tras el envío, el botón cambia a Aceptación. Abre la ventana del plan en la pestaña Aceptación, donde los aprobadores toman sus decisiones y se ve todo el proceso.
Tras una decisión, la carta tiene el estado Aprobada, Rechazada o A mejorar. Una carta en estado A mejorar se corrige y se envía de nuevo: en la ventana del plan (botón Aceptación), elige una ruta y haz clic en Enviar para aceptación. Una carta en estado Rechazada permanece en el historial y el trabajo continúa en una nueva versión. Retirar una aprobación en curso (Retirar la aceptación en la ventana del plan) restablece el estado Borrador.
Para el desarrollo de la aprobación, consulta Aceptaciones; para las rutas, consulta Rutas de aprobación.
