Carta del Proyecto

La carta de proyecto es un documento estructurado que describe los elementos clave de un proyecto, garantizando la claridad de su finalidad, alcance, criterios de éxito, partes interesadas implicadas y resultados esperados. Una carta de proyecto incluye detalles fundamentales como el título del proyecto, la descripción, el Presupuesto, el Cronograma, los factores de riesgo, los miembros del equipo, los métodos de comunicación y las partes interesadas.

Crear una Carta de proyectos

Las Cartas de proyectos guardadas en el proyecto se crean a partir de plantillas. Para añadir una carta de proyecto, primero debes crear al menos una plantilla de carta de proyecto.

A continuación te explicamos cómo crear una plantilla de carta de proyecto: Crea una plantilla de carta de proyecto.

Crear una Carta de proyectos

1. Abre el proyecto en el que quieras crear una carta de proyecto.
2. Navega hasta la pestaña Carta de proyectos.
3. Pulsa el botón Añadir. Aparecerá una lista de las plantillas de estatutos de proyecto disponibles.
4. Selecciona la plantilla correspondiente y haz clic en Añadir.
5. En la siguiente ventana, introduce un nombre personalizado para esta carta (si es diferente del nombre de la plantilla) y haz clic en Añadir.
6. La nueva carta de proyecto se crea ahora con el estado Borrador.

Crear una nueva versión de una Carta de proyecto

1. Abre el proyecto en el que quieras crear una nueva versión de una carta de proyecto.
2. Ve a la pestaña Cartas de proyectos, donde se muestra una lista de las cartas existentes.
3. Haz clic en el nombre de la Carta en la que quieres basar la nueva versión.
4. Haz clic en Nueva versión. Se abrirá una ventana que te permitirá cambiar el nombre de la versión.
5. Confírmalo haciendo clic en Añadir. La nueva versión conserva los datos de la carta anterior y está disponible para actualizaciones.

Completar la Carta del proyecto

La carta del proyecto consta de secciones definidas por la plantilla asignada.

Puedes aprender a crear tu plantilla de carta de proyectos siguiendo estos pasos: Crea una plantilla de carta de proyecto.

Rellenar la Carta de proyectos

1. Abre el proyecto en el que quieras crear una nueva versión de una carta de proyecto.
2. Ve a la pestaña Cartas de proyectos, donde se muestra una lista de las cartas existentes.
3. Haz clic en el nombre de la carta que quieres rellenar.
4. Haz clic en cada sección y rellena la información requerida.

Campos de sólo lectura y restricciones

Algunos campos (por ejemplo, Presupuesto, Cronograma) pueden ser de sólo lectura según la configuración de la plantilla o el estado de aprobación.

Las cartas aprobadas no se pueden editar.

Clasificación de Tareas y Hitos

Si la carta contiene tareas o hitos:

• Haz clic en los encabezados de las columnas (EDT, Nombre, Fecha de finalización, etc.) para ordenar la lista.
• El orden de clasificación se aplica al exportar o imprimir la carta.

Exportación de la Carta del Proyecto

1. Abre el proyecto en el que quieras exportar la carta del proyecto.
2. Navega hasta la pestaña Carta de proyectos.
3. Haz clic en Exportación. Si la carta ha sido aprobada mediante un proceso de aprobación, aparecen dos opciones:
   • Sin aprobación – exporta sólo el contenido de la carta (como antes).
   • Con aprobación – exporta la carta junto con la Ruta de aprobación Completa.

   De lo contrario, la Exportación se inicia inmediatamente.

4. Se genera un archivo PDF.

Cuando se selecciona Con aprobación, se muestra el documento exportado:

• El nombre de cada aprobador.
• La fecha de cada aprobación.
• Cualquier comentario añadido durante la aprobación, incluyendo texto formateado, enlaces e imágenes introducidos en la ventana de comentarios (consulta Ventana de comentarios de aprobación mejorada).

Nuevo comportamiento de la vista previa de PDF: cuando haces clic en Exportación con el formato PDF seleccionado, el documento se abre en la vista previa de PDF integrada en el navegador, en una nueva pestaña, en lugar de descargarse directamente. Desde la vista previa puedes guardar el archivo, imprimirlo o cerrarlo, utilizando los controles estándar del navegador.

Aceptación de la Carta de proyectos

Aceptación de la Carta del Proyecto sin Ruta de Aceptación

1. Asigna una carta de proyecto al proyecto y rellena todos los campos necesarios.
2. Haz clic en Enviar a Aceptación para abrir la ventana de aprobación.
3. (Opcional) Selecciona si deben incluirse las secciones Cronograma y Presupuesto.
4. Asegúrate de que el campo Ruta de Aceptación está vacío.
5. Haz clic en Aprobar Plan. El estado de la carta se actualiza a Aprobado.

Envío de la Carta del Proyecto para su aprobación

1. Asegúrate de que al menos una vía de Aceptación está configurada en el sistema.
2. Asigna y completa la carta del proyecto.
3. Haz clic en Enviar a Aceptación para abrir la ventana de aprobación.
4. (Opcional) Elige si quieres incluir las secciones Cronograma y Presupuesto.
5. Selecciona el nombre de la Ruta de Aceptación de la lista.
6. Haz clic en Aprobar Plan. El estado de la carta se actualiza a En curso. Los usuarios asignados al primer nivel de la ruta de aceptación seleccionada recibirán notificaciones.

Para más detalles sobre los flujos de trabajo de aprobación, consulta Ruta de aceptación

Aceptación de una Carta de proyecto a través de la Ruta de aprobación

1. Ve a la pestaña Carta del proyecto y abre la carta seleccionada.
2. Haz clic en Aceptación o sigue el enlace de aprobación del correo electrónico.
3. En la ventana Cambio de Plan, introduce una descripción en el campo Mi Aceptación.
4. Elige una de las opciones: Aceptación, Necesita trabajo o Rechazo.
5. Haz clic en Confirmar para almacenar la respuesta de aprobación.

Para obtener información sobre cómo crear vías de aceptación, consulta Crear vías de aceptación