Carta del progetto

Una carta di progetto è un documento che descrive il progetto: obiettivi, ambito, criteri di successo, persone, date e budget. Viene creata da un modello che definisce le sezioni e i campi (vedi Modelli di carte di progetto). La carta si trova nella scheda Carta di progetto del progetto, a condizione che il modulo Carte dei progetti sia attivo per la tua organizzazione (menu principale: Impostazioni del sistema, scheda Carte dei progetti, interruttore Abilitato / Spento; disattivarlo non elimina i dati) e spuntato nel progetto (menu del progetto, Funzionalità; vedi Funzionalità del progetto).

L’elenco delle carte ha le colonne Nome, Accettazione (quando l’organizzazione ha il modulo Accettazioni), Versione (lo stato della carta), Creata e Ultimo aggiornamento. Le carte più recenti sono in alto. Il filtro restringe l’elenco in base a una parola nella casella Filtrare per nome e allo stato.

Una carta ha uno di questi stati: Bozza, In fase di accettazione, Approvata, Da migliorare o Rifiutata. La scheda è visibile agli utenti con il permesso di progetto Carta di progetto (Anteprima o Amministrazione). Il pulsante Aggiungi e la modifica della carta richiedono il permesso Amministrazione (vedi Permessi di progetto).

Creare una carta di progetto

1. Apri la scheda Carta di progetto del progetto.
2. Clicca su Aggiungi. Si apre la finestra Nuova carta del progetto con l’elenco dei modelli.
3. Scegli un modello e clicca su Aggiungi.
4. Inserisci il nome della carta (per impostazione predefinita il nome del modello) e clicca su Aggiungi.

La carta viene creata con lo stato Bozza e si apre subito. Se l’organizzazione non ha alcun modello, l’elenco è vuoto e compare il messaggio Nessun modello di carta di progetto definito nel sistema. Un progetto può avere molte carte, anche dallo stesso modello.

Nuova versione di una carta

1. Apri la carta su cui deve basarsi la nuova versione.
2. Clicca su Nuova versione.
3. Controlla il nome e clicca su Aggiungi.

La nuova versione è una carta in Bozza con i valori copiati dalla precedente. I suoi campi seguono il modello attuale: i valori dei campi che non esistono più nel modello vengono eliminati, così come le scelte degli elenchi e le colonne delle tabelle scomparse dal modello. Il pulsante Nuova versione è visibile quando il modello della carta esiste ancora, condivide uno spazio di lavoro con il progetto e hai il permesso Amministrazione per le carte.

Spazi di lavoro e modelli di carte

Quando crei una carta, l’elenco Nuova carta del progetto mostra solo i modelli che condividono uno spazio di lavoro con il progetto. Un modello assegnato solo a un altro spazio di lavoro non compare nell’elenco, e non si può creare una nuova versione di una carta creata da un tale modello.

I modelli di carta sono gestiti dagli utenti con un permesso nello spazio di lavoro (vedi Spazi di lavoro e modelli di carte). Per sapere cosa sono gli spazi di lavoro, vedi Spazi di lavoro; per concedere i permessi, vedi Utenti e permessi.

Compilare una carta di progetto

Clicca sul nome di una carta nell’elenco per aprirla e compilarla. La carta ha i campi del suo modello: testi, date, numeri, elenchi, tabelle, allegati, link, e dati del progetto, del cronoprogramma, del budget, dei rischi e dei prodotti. Una modifica in un campo viene salvata subito e compare il messaggio Modifiche salvate.

• I campi dei dati del progetto modificano il progetto stesso: il nome e la descrizione del progetto, lo Stato del progetto, il project manager, i ruoli del progetto, gli attributi del progetto e anche l’Inizio del progetto e la Fine del progetto (questi due solo in un progetto che non ha ancora elementi del cronoprogramma). Una modifica nella carta è quindi una modifica del progetto.
• I campi della carta (testi, date, numeri, elenchi, tabelle, allegati, link) sono memorizzati nella carta stessa.
• I campi calcolati dal cronoprogramma, dal budget, dai rischi e dai prodotti, i grafici e i campi degli spazi di lavoro e dei portafogli sono di sola lettura. Un campo di un modulo disattivato nell’organizzazione mostra il messaggio Il modulo è inattivo.
• I campi Elementi selezionati del cronoprogramma, Elementi selezionati del budget, Rischi selezionati e Prodotti selezionati indicano gli elementi del progetto che devono entrare nella carta.

Negli elenchi di attività e pietre miliari, clicca sull’intestazione di una colonna per cambiare l’ordine delle righe. L’ordine scelto viene mantenuto nell’esportazione della carta.

Una carta si può modificare solo negli stati Bozza e Da migliorare, e solo con il permesso Amministrazione per le carte. Una carta In fase di accettazione, Approvata o Rifiutata è di sola lettura e mostra i dati del progetto nel momento in cui è stata inviata per l’accettazione. Inserisci i nuovi valori in una nuova versione della carta (vedi Creare una carta di progetto).

Eliminare una carta

Il pulsante Cancellare sopra la carta la elimina dopo la conferma (L’intervento di rimozione può essere irreversibile. Siete sicuri di voler continuare?). L’eliminazione non si può annullare. Puoi eliminare una carta in Bozza o Da migliorare. Una carta eliminata scompare anche dalla richiesta di accettazione a cui era allegata.

Esportare una carta di progetto

1. Apri la carta.
2. Clicca su Esportazione.
3. Per una carta Approvata o Rifiutata, scegli Senza accettazione (solo il contenuto della carta) o Con accettazione (la carta insieme alla cronologia dell’accettazione). Per le altre carte l’esportazione parte subito.

Si apre una nuova scheda del browser con la carta pronta per la stampa e la finestra di stampa in cui scegli di salvare come PDF. Il file prende il nome della carta, con data e ora. Al termine la scheda si chiude da sola, e la stampa usa sempre il tema chiaro.

L’opzione Con accettazione aggiunge il percorso di accettazione corrente e tutti i precedenti: livelli, nomi degli approvatori, le loro decisioni con le date e i commenti, compresi formattazione, link e immagini.

Accettazione di una carta di progetto

Una carta in Bozza viene inviata per l’accettazione dalla sua schermata. Il pulsante è disponibile agli utenti con il permesso Amministrazione per il piano (la scheda Baseline) e per le carte.

1. Clicca su Inviare per accettazione.
2. Nella finestra Accettazione scegli un percorso nell’elenco Percorso di approvazione. L’elenco mostra i percorsi degli spazi di lavoro del progetto e l’opzione Nessun percorso (l’opzione può mancare, vedi Percorso di approvazione obbligatorio).
3. Imposta gli interruttori Cronoprogramma e Budget, che decidono se l’approvazione della carta salva anche la baseline del cronoprogramma e del budget (vedi Accettazione di una carta di progetto).
4. Clicca su Inviare per accettazione (senza percorso: Approvare la baseline).

Effetti dell’invio:

• La carta riceve lo stato In fase di accettazione e diventa di sola lettura. Mostra lo stato del progetto al momento dell’invio.
• Le persone del primo livello del percorso ricevono una notifica nell’applicazione e, se la loro notifica In attesa di accettazione è attiva, un’e-mail. Ottengono l’accesso al progetto per la durata dell’accettazione.
• Senza percorso, la carta viene approvata subito e lo stato diventa Approvata. L’operazione non si può annullare.
• Dopo l’invio il pulsante diventa Accettazione. Apre la finestra della baseline nella scheda Accettazione, dove gli approvatori prendono le loro decisioni e si vede l’intero svolgimento.

Dopo una decisione la carta diventa Approvata, Rifiutata o Da migliorare. Una carta Da migliorare viene corretta e inviata di nuovo: nella finestra della baseline (il pulsante Accettazione) scegli un percorso e clicca su Inviare per accettazione. Una carta Rifiutata resta nella cronologia, e il lavoro continua in una nuova versione. Il ritiro di un’accettazione in corso (Ritirare l’accettazione nella finestra della baseline) ripristina lo stato Bozza.

Per lo svolgimento dell’accettazione, vedi Accettazioni; per i percorsi, vedi Percorsi di approvazione.