Carta proiectului

O cartă de proiect este un document care descrie proiectul: obiective, domeniu de aplicare, criterii de succes, persoane, date și buget. Se creează dintr-un șablon care definește secțiunile și câmpurile (vezi Șabloanele cartei proiectului). Carta se află în fila Carta proiectului a proiectului, cu condiția ca modulul Carta proiectului să fie activat în organizația dvs. (meniul principal: Setări de sistem, fila Carta proiectului, comutatorul Activat / Oprit; oprirea lui nu șterge date) și bifat în proiect (meniul proiectului, Funcționalități; vezi Funcționalitățile proiectului).

Lista cartelor are coloanele Nume, Aprobare (atunci când organizația are modulul Aprobări), Versiune (starea cartei), Creată și Ultima actualizare. Cele mai noi carte sunt în partea de sus. Filtrul restrânge lista după un cuvânt din caseta Filtrează după nume și după stare.

O cartă are una dintre aceste stări: Ciornă, În curs de aprobare, Aprobată, De îmbunătățit sau Respinsă. Fila este vizibilă pentru utilizatorii cu permisiunea de proiect Carta proiectului (Previzualizare sau Administrație). Butonul Adaugă și editarea cartei necesită permisiunea Administrație (vezi Permisiunile proiectului).

Crearea cartei proiectului

1. Deschideți fila Carta proiectului din proiect.
2. Faceți clic pe Adaugă. Se deschide fereastra Noua cartă de proiect cu lista de șabloane.
3. Alegeți un șablon și faceți clic pe Adaugă.
4. Introduceți numele cartei (implicit, numele șablonului) și faceți clic pe Adaugă.

Carta se creează cu starea Ciornă și se deschide imediat. Dacă organizația nu are niciun șablon, lista este goală și apare mesajul Nu există șabloane de carte de proiect definite în sistem. Un proiect poate avea mai multe carte, inclusiv din același șablon.

Versiune nouă a cartei

1. Deschideți carta pe care trebuie să se bazeze noua versiune.
2. Faceți clic pe Versiune nouă.
3. Verificați numele și faceți clic pe Adaugă.

Noua versiune este o cartă în starea Ciornă, cu valorile copiate din cea anterioară. Câmpurile ei urmează șablonul curent: valorile câmpurilor care nu mai există în șablon se elimină, iar opțiunile de listă și coloanele de tabel care au dispărut din șablon se șterg. Butonul Versiune nouă este vizibil atunci când șablonul cartei există încă, are un spațiu de lucru comun cu proiectul, iar dvs. aveți permisiunea Administrație pentru carte.

Spații de lucru și șabloane de cartă

La crearea unei carte, lista Noua cartă de proiect afișează doar șabloanele care au un spațiu de lucru comun cu proiectul. Un șablon atribuit doar altui spațiu de lucru nu apare în listă, iar pentru o cartă creată dintr-un astfel de șablon nu se poate crea o versiune nouă.

Șabloanele de cartă sunt gestionate de utilizatorii cu permisiune într-un spațiu de lucru (vezi Spații de lucru și șabloane de cartă). Despre spațiile de lucru, vezi Spații de lucru; pentru acordarea permisiunilor, vezi Utilizatori și permisiuni.

Completarea cartei proiectului

Faceți clic pe numele unei carte din listă pentru a o deschide și a o completa. Carta are câmpurile șablonului ei: texte, date, numere, liste, tabele, atașamente, linkuri și date ale proiectului, ale programării, ale bugetului, ale riscurilor și ale produselor. O modificare într-un câmp se salvează imediat și apare mesajul Modificări salvate.

• Câmpurile cu datele proiectului modifică proiectul însuși: denumirea și descrierea proiectului, Starea proiectului, managerul de proiect, rolurile din proiect, atributele proiectului, precum și Începutul proiectului și Sfârșitul proiectului (aceste două doar într-un proiect care nu are încă elemente în programare). O modificare în cartă este, așadar, o modificare în proiect.
• Câmpurile cartei (texte, date, numere, liste, tabele, atașamente, linkuri) se păstrează în cartă.
• Câmpurile calculate din programare, buget, riscuri și produse, graficele și câmpurile spațiilor de lucru și ale portofoliilor sunt doar pentru citire. Un câmp al unui modul oprit în organizație afișează mesajul Modulul este inactiv.
• Câmpurile Elemente selectate din programare, Elemente selectate din buget, Riscuri selectate și Produse selectate indică elementele proiectului care trebuie să intre în cartă.

În listele de activități și jaloane, faceți clic pe antetul unei coloane pentru a schimba ordinea rândurilor. Ordinea aleasă se păstrează în exportul cartei.

O cartă poate fi editată doar în stările Ciornă și De îmbunătățit și doar cu permisiunea Administrație pentru carte. O cartă În curs de aprobare, Aprobată sau Respinsă este doar pentru citire și arată datele proiectului din momentul trimiterii spre aprobare. Introduceți valori noi într-o versiune nouă a cartei (vezi Crearea cartei proiectului).

Ștergerea unei carte

Butonul Ștergeți de deasupra cartei o șterge după confirmare (Operația de îndepărtare poate fi ireversibilă. Sunteți sigur că doriți să continuați?). Ștergerea nu poate fi anulată. Puteți șterge o cartă în starea Ciornă sau De îmbunătățit. O cartă ștearsă dispare și din cererea de aprobare la care a fost atașată.

Exportul cartei proiectului

1. Deschideți carta.
2. Faceți clic pe Export.
3. Pentru o cartă Aprobată sau Respinsă, alegeți Fără aprobare (doar conținutul cartei) sau Cu aprobare (carta împreună cu istoricul aprobării). Pentru celelalte carte, exportul începe imediat.

Se deschide o filă nouă a browserului cu carta pregătită pentru tipărire, precum și fereastra de tipărire, în care alegeți salvarea ca PDF. Fișierul poartă numele cartei, cu data și ora. La final, fila se închide singură, iar tipărirea folosește întotdeauna tema deschisă.

Opțiunea Cu aprobare adaugă parcursul de aprobare curent și pe toate cele anterioare: etape, numele aprobatorilor, deciziile lor cu date și comentariile, inclusiv formatarea, linkurile și imaginile.

Aprobarea cartei proiectului

O cartă în starea Ciornă se trimite spre aprobare de pe propriul ecran. Butonul este disponibil utilizatorilor cu permisiunea Administrație pentru plan (fila Baza) și pentru carte.

1. Faceți clic pe Trimiteți pentru aprobare.
2. În fereastra Aprobare, alegeți o cale de aprobare din lista Calea de aprobare. Lista arată căile din spațiile de lucru ale proiectului și opțiunea Nu există cale (opțiunea poate lipsi, vezi Calea de aprobare obligatorie).
3. Setați comutatoarele Programare și Buget, care decid dacă aprobarea cartei salvează și baza programării și a bugetului (vezi Aprobarea cartei proiectului).
4. Faceți clic pe Trimiteți pentru aprobare (fără cale: Aprobați baza).

Efectele trimiterii:

• Carta primește starea În curs de aprobare și devine doar pentru citire. Ea arată starea proiectului din momentul trimiterii.
• Persoanele de la prima etapă a căii primesc o notificare în aplicație și, dacă notificarea În așteptarea aprobării este activă, un e-mail. Ele primesc acces la proiect pe durata aprobării.
• Fără cale, carta este aprobată imediat, iar starea devine Aprobată. Operațiunea nu poate fi anulată.
• După trimitere, butonul devine Aprobare. El deschide fereastra bazei, în fila Aprobare, unde aprobatorii își iau deciziile și se vede întregul parcurs.

După o decizie, carta devine Aprobată, Respinsă sau De îmbunătățit. O cartă De îmbunătățit se corectează și se trimite din nou: în fereastra bazei (butonul Aprobare) alegeți o cale și faceți clic pe Trimiteți pentru aprobare. O cartă Respinsă rămâne în istoric, iar lucrul continuă într-o versiune nouă. Retragerea unei aprobări în curs (Retrageți aprobarea în fereastra bazei) restabilește starea Ciornă.

Pentru parcursul aprobării, vezi Aprobări; pentru căi, vezi Căi de aprobare.