Charta projektu

Charta projektu je dokument, který popisuje projekt: cíle, rozsah, kritéria úspěchu, osoby, termíny a rozpočet. Vytváří se ze šablony, která určuje sekce a pole (viz Šablony chart projektu). Chartu najdete na záložce Charta projektu projektu, pokud je modul Charty projektů zapnutý pro vaši organizaci (hlavní nabídka: Nastavení systému, záložka Charty projektů, přepínač Zapnuto / Vypnuto; vypnutím se data nesmažou) a zaškrtnutý v projektu (nabídka projektu, Funkce; viz Funkce projektu).

Seznam chart má sloupce Název, Přijetí (pokud má organizace modul Přijetí), Verze (stav charty), Vytvořeno a Poslední aktualizace. Nejnovější charty jsou nahoře. Filtr zužuje seznam podle slova v poli Filtrovat podle názvu a podle stavu.

Charta má jeden z těchto stavů: Návrh, Při schvalování, Schválená, Ke zlepšení nebo Odmítnutá. Záložka je viditelná pro uživatele s oprávněním Charta projektu v projektu (Náhled nebo Správa). Tlačítko Přidat a úpravy charty vyžadují oprávnění Správa (viz Oprávnění v projektu).

Vytvoření charty projektu

1. Otevřete v projektu záložku Charta projektu.
2. Klikněte na Přidat. Otevře se okno Nová charta projektu se seznamem šablon.
3. Vyberte šablonu a klikněte na Přidat.
4. Zadejte název charty (výchozí je název šablony) a klikněte na Přidat.

Charta se vytvoří ve stavu Návrh a hned se otevře. Pokud organizace nemá žádnou šablonu, seznam je prázdný a zobrazí se zpráva V systému nejsou definovány žádné šablony chart projektů. Projekt může mít více chart, i ze stejné šablony.

Nová verze charty

1. Otevřete chartu, z níž má nová verze vycházet.
2. Klikněte na Nová verze.
3. Zkontrolujte název a klikněte na Přidat.

Nová verze je charta ve stavu Návrh s hodnotami zkopírovanými z předchozí. Její pole odpovídají aktuální šabloně: hodnoty polí, která v šabloně už nejsou, se zahodí a volby v seznamech a sloupce tabulek, které ze šablony zmizely, se odeberou. Tlačítko Nová verze je vidět, pokud šablona charty stále existuje, sdílí pracovní prostor s projektem a máte oprávnění Správa k chartám.

Pracovní prostory a šablony chart

Při vytváření charty zobrazuje seznam Nová charta projektu jen šablony, které sdílejí pracovní prostor s projektem. Šablona přiřazená pouze k jinému pracovnímu prostoru se v seznamu neobjeví a nová verze charty z takové šablony nejde vytvořit.

Šablony chart spravují uživatelé s oprávněním v pracovním prostoru (viz Pracovní prostory a šablony chart). Co jsou pracovní prostory, popisuje článek Pracovní prostory; k přidělení oprávnění viz Uživatelé a oprávnění.

Vyplnění charty projektu

Kliknutím na název charty v seznamu ji otevřete k vyplnění. Charta má pole své šablony: texty, data, čísla, seznamy, tabulky, přílohy, odkazy a údaje o projektu, harmonogramu, rozpočtu, rizicích a produktech. Změna v poli se uloží okamžitě a zobrazí se zpráva Změny uloženy.

• Pole s údaji projektu mění samotný projekt: název a popis projektu, Stav projektu, projektového vedoucího, projektové role, atributy projektu a také Start projektu a Konec projektu (tato dvě jen v projektu, který ještě nemá žádné prvky harmonogramu). Změna v chartě je tedy změnou v projektu.
• Pole charty (texty, data, čísla, seznamy, tabulky, přílohy, odkazy) se ukládají přímo v chartě.
• Vypočítaná pole z harmonogramu, rozpočtu, rizik a produktů, grafy a pole pracovních prostorů a portfolií jsou pouze pro čtení. Pole modulu, který je v organizaci vypnutý, zobrazuje zprávu Modul je neaktivní.
• Pole Vybrané prvky harmonogramu, Vybrané prvky rozpočtu, Vybraná rizika a Vybrané produkty ukazují na prvky projektu, které mají do charty patřit.

V seznamech úkolů a milníků změníte pořadí řádků kliknutím na záhlaví sloupce. Zvolené pořadí se zachová v exportu charty.

Chartu lze upravovat jen ve stavech Návrh a Ke zlepšení a jen s oprávněním Správa k chartám. Charta ve stavu Při schvalování, Schválená nebo Odmítnutá je pouze pro čtení a zobrazuje údaje projektu k okamžiku odeslání ke schválení. Nové hodnoty zadejte v nové verzi charty (viz Vytvoření charty projektu).

Odstranění charty

Tlačítko Odstranit nad chartou ji po potvrzení odstraní (Operace odstranění může být nevratná. Jste si jisti, že chcete pokračovat?). Odstranění nelze vrátit zpět. Odstranit lze chartu ve stavu Návrh nebo Ke zlepšení. Odstraněná charta zmizí také ze žádosti o schválení, ke které byla připojena.

Export charty projektu

1. Otevřete chartu.
2. Klikněte na Export.
3. U charty ve stavu Schválená nebo Odmítnutá vyberte Bez schválení (pouze obsah charty) nebo Se schválením (charta spolu s historií schvalování). U ostatních chart export začne hned.

Otevře se nová karta prohlížeče s chartou připravenou k tisku a tiskové okno, v němž zvolíte uložení do PDF. Soubor se jmenuje podle charty a obsahuje datum a čas. Po dokončení se karta sama zavře a výtisk vždy používá světlý motiv.

Volba Se schválením přidá aktuální schvalovací cestu i všechny předchozí: úrovně, jména schvalovatelů, jejich rozhodnutí s daty a komentáře včetně formátování, odkazů a obrázků.

Schválení charty projektu

Chartu ve stavu Návrh odešlete ke schválení z její vlastní obrazovky. Tlačítko je dostupné uživatelům s oprávněním Správa k plánu (záložka Plán) a k chartám.

1. Klikněte na Odeslat k přijetí.
2. V okně Přijetí vyberte v seznamu Schvalovací cesta schvalovací cestu. Seznam obsahuje cesty z pracovních prostorů projektu a volbu Žádná cesta (volba může chybět, viz Povinná schvalovací cesta).
3. Nastavte přepínače Harmonogram a Rozpočet, které určují, zda se schválením charty uloží také plán harmonogramu a rozpočtu (viz Schválení charty projektu).
4. Klikněte na Odeslat k přijetí (bez cesty: Schvalte plán).

Důsledky odeslání:

• Charta dostane stav Při schvalování a je pouze pro čtení. Zobrazuje stav projektu v době odeslání.
• Osoby na první úrovni cesty dostanou upozornění v aplikaci a, pokud mají zapnuté upozornění Čeká se na přijetí, také e-mail. Po dobu schvalování mají k projektu přístup.
• Bez cesty se charta schválí okamžitě a stav se změní na Schválená. Operaci nelze vrátit zpět.
• Po odeslání se tlačítko změní na Přijetí. Otevře okno plánu na záložce Přijetí, kde schvalovatelé rozhodují a je vidět celý průběh.

Po rozhodnutí má charta stav Schválená, Odmítnutá nebo Ke zlepšení. Chartu ve stavu Ke zlepšení opravíte a odešlete znovu: v okně plánu (tlačítko Přijetí) vyberte cestu a klikněte na Odeslat k přijetí. Charta ve stavu Odmítnutá zůstane v historii a práce pokračuje v nové verzi. Stažení probíhajícího schvalování (Odvolat přijetí v okně plánu) obnoví stav Návrh.

Průběh schvalování popisuje článek Přijetí, schvalovací cesty článek Schvalovací cesty.