Organisatorische Struktur
Die Registerkarte Organisationsstruktur im Modul Benutzer (Hauptmenü) zeigt den Baum der Abteilungen des Unternehmens: den Namen der Abteilung, ihren Leiter, die Anzahl der Mitarbeiter und die Aufteilung der Mitarbeiter nach Lizenz. Eine Abteilung ergibt sich aus dem Vorgesetzten und nicht aus einer manuellen Zuordnung, sodass der Baum die Berichtslinie abbildet.
Die Struktur bildet die Grundlage für die Abteilungsansichten im Modul Ressourcen und für die Zuordnung von Abteilungen zu Aufgaben. Die Registerkarte steht Systemadministratoren zur Verfügung (siehe Benutzer und Berechtigungen).
Abteilung hinzufügen und bearbeiten
Die Baumtabelle zeigt die Spalten Name, Manager, Anzahl der Mitarbeiter sowie die Anzahl der Mitarbeiter mit der Lizenz Voll, Standard und Kostenlos. Unterabteilungen werden unter ihren übergeordneten Abteilungen ein- und ausgeklappt.
- Klicken Sie über der Tabelle auf Hinzufügen. Das Fenster Abteilung hinzufügen öffnet sich.
- Geben Sie im Feld Name den Namen der Abteilung ein (Pflichtfeld) und wählen Sie neben dem Feld eine Farbe.
- Wählen Sie im Feld Manager (Pflichtfeld) den Leiter der Abteilung. Die Liste enthält Personen, die noch keine Abteilung leiten.
- Optional fügen Sie im Feld Mitarbeiter mit der Schaltfläche Hinzufügen Personen hinzu.
- Klicken Sie im Fenster auf Hinzufügen.
Ein Klick auf den Namen einer Abteilung öffnet das Fenster Abteilung bearbeiten, in dem Sie Name, Farbe, Leiter und Mitarbeiter ändern. Eine Person kann nur eine Abteilung leiten.
Position einer Abteilung im Baum
Die Position einer Abteilung im Baum ergibt sich aus dem Vorgesetzten ihres Leiters: Die Abteilung ist der Abteilung untergeordnet, die dieser Vorgesetzte leitet. Mit einem Wechsel des Leiters verschiebt sich daher die gesamte Abteilung samt ihren Unterabteilungen. Eine Abhängigkeit, die eine Schleife bildet, lässt sich nicht erstellen — es erscheint die Meldung Man kann keine Abhängigkeiten hinzufügen, die eine Schleife bilden.
Vorgesetzter und Abteilung des Benutzers
Ein Mitarbeiter gehört zur Abteilung seines Vorgesetzten. Der Vorgesetzte wird im Fenster für Lizenz und Berechtigungen des Benutzers festgelegt (siehe Lizenz und Berechtigungen des Benutzers); das Feld Abteilung daneben zeigt die sich ergebende Abteilung und ist nicht bearbeitbar.
- Wenn Sie einen Vorgesetzten wählen, der eine Abteilung leitet, wird der Mitarbeiter dieser Abteilung zugeordnet.
- Wenn Sie eine Person wählen, die keine Abteilung leitet, erscheint die Abfrage Erstellung einer Abteilung. Nach Ihrer Zustimmung öffnet sich das Fenster zum Hinzufügen einer Abteilung mit dieser Person als Leiter (der Leiter kann dort nicht geändert werden), und der Mitarbeiter wechselt in die neue Abteilung.
- Wenn Sie den Vorgesetzten entfernen, wird der Mitarbeiter von der Abteilung getrennt und ist damit nicht zugeordnet.
Mitarbeiter lassen sich auch im Abteilungsfenster zuordnen (Feld Mitarbeiter); dadurch wird der Abteilungsleiter zu ihrem Vorgesetzten.
Abteilung löschen
Die Schaltfläche Löschen im Fenster Abteilung bearbeiten erfordert eine Bestätigung im Fenster Abteilung löschen. Die Meldung lautet: Bist du sicher, dass du diese Abteilung dauerhaft löschen möchtest? Die Operation ist irreversibel. Alle Mitarbeiter werden von der Abteilung getrennt und erhalten den Status „nicht zugewiesen“. Die Änderung wirkt sich auch auf verwandte Zeitpläne, Vorlagen und Aufgaben in Projekten aus.
Nach dem Löschen verschwindet die Abteilung aus Aufgaben und Aufgabenvorlagen, und ihre Zuordnungen in Zeitplänen werden entfernt. Der Abteilungsleiter wird der Abteilung seines Vorgesetzten zugeordnet.
Automatischer Import der Struktur aus Microsoft Entra ID
Läuft die Integration mit Microsoft Entra ID (siehe Microsoft Entra ID-Integration), erscheint über der Abteilungstabelle der Schalter Laden Sie die Struktur automatisch aus Microsoft Entra ID herunter mit der Beschreibung Baue und aktualisiere automatisch Abteilungshierarchien und Mitarbeiterzuweisungen basierend auf Microsoft Entra ID.
- Schalten Sie ihn ein. Die Änderung wird sofort gespeichert.
- Bei den folgenden Synchronisierungen wird für Benutzer aus dem Verzeichnis der Vorgesetzte aus dem Attribut manager in Entra ID übernommen und die Position aus dem Attribut title. Für jeden Vorgesetzten wird eine Abteilung angelegt (benannt nach dem Attribut department des Vorgesetzten oder, falls es leer ist, nach seinem Namen) und bei Änderungen aktualisiert.
Hinweis: Synchronisierte Daten überschreiben manuelle Änderungen von Vorgesetztem und Abteilung, die für Benutzer aus dem Verzeichnis vorgenommen wurden.
