Notificări

FlexiProject informează despre evenimente în două moduri: prin notificări din aplicație (pictograma clopoțel) și prin mesaje de e-mail. Fiecare utilizator primește notificări în aplicație. Fiecare utilizator decide în profilul său ce mesaje de e-mail primește (fila Notificări prin e-mail).

O notificare privește acțiunile altor persoane: utilizatorii nu sunt notificați despre o modificare făcută chiar de ei. Mesajele de e-mail ajung doar la utilizatorii care s-au autentificat deja în organizație.

Panoul de notificări din aplicație

Pictograma clopoțel din colțul din dreapta sus, lângă butonul de ajutor, deschide panoul Notificări. Numărul de notificări necitite apare pe pictogramă și, când panoul este deschis, pe filele inactive. Panoul afișează notificările din ultimele 30 de zile, cele mai noi primele: mai întâi grupul Noi, apoi grupul Anterioare. Un clic pe o notificare deschide elementul la care se referă; dacă nu aveți permisiuni asupra lui, apare avertismentul Nu aveți permisiunile necesare pentru a vizualiza acest articol.

Trei file grupează notificările:

• Ale mele — cele care privesc utilizatorul: atribuirea la o activitate, un jalon, un risc, un produs, un obiectiv al strategiei sau un indicator și eliminarea dintr-o activitate, un jalon, un obiectiv sau un indicator; atribuirea ca manager de proiect; o evaluare de punctaj necesară; o aprobare necesară și o aprobare finalizată; un proiect adăugat la o revizuire; predecesori finalizați; un raport, un portofoliu sau un program partajat ori accesul retras; informații despre o versiune nouă a aplicației.
• Mențiuni — mențiunile utilizatorului în comentariile la activități, jaloane, buget, riscuri, revizuiri, obiective ale strategiei și indicatori, precum și în chatul proiectului.
• Observate — modificările activităților observate.

Meniul cu trei puncte din antetul panoului conține comenzile Marcați toate ca citite și Ștergeți notificările (elimină toate notificările din listă).

Notificări prin e-mail

Mesajele de e-mail informează despre modificări chiar și când utilizatorul nu este autentificat. Fiecare utilizator alege ce mesaje primește (vezi Setările notificărilor prin e-mail). Mesajele sunt de două feluri: un rezumat zilnic al activităților (început, sfârșit, întârziere) și mesaje trimise imediat după un eveniment.

Mesajele de e-mail le primesc doar utilizatorii care s-au autentificat deja. Un utilizator nou începe să le primească după prima autentificare sau după prima acțiune care îl privește, de exemplu atribuirea la o activitate sau menționarea într-un comentariu.

Setările notificărilor prin e-mail

1. Deschideți meniul avatarului și alegeți Profilul utilizatorului.
2. Mergeți la fila Notificări prin e-mail. Vedeți o listă de notificări cu nume și descriere și cu un comutator lângă fiecare.
3. Activați sau dezactivați notificările dorite. Modificarea se salvează imediat.

Pentru Începutul activității și Se apropie data de sfârșit, lista de lângă comutator stabilește când sosește memento-ul: La data de începere (La data scadenței) sau de la 1 zi înainte până la 5 zile înainte.

Lista conține: Activitățile mele, Începutul activității, Se apropie data de sfârșit, Activități restante, Atribuirea la un element, Mențiuni în comentarii, Completarea predecesorilor, Urmărirea activităților, Partajarea raportului, În așteptarea aprobării, Aprobare finalizată, Introducere în sistem și Actualizări FlexiProject. Revizuire nouă a proiectului și Actualizarea punctajului sunt vizibile când organizația are activat modulul Revizuire sau Punctaj.

Vă puteți dezabona de la orice mesaj cu linkul din corpul acestuia; apare atunci întrebarea Dezabonare cu butonul Renunță.

Modificările activităților mele

Notificarea Activitățile mele informează proprietarul unei activități despre modificările făcute de altă persoană. Un utilizator care modifică el însuși o activitate nu primește nicio notificare despre propria acțiune — notificarea din aplicație și mesajul de e-mail ajung doar când modificarea a fost făcută de altcineva. Astfel, proprietarii activităților văd rapid modificările făcute de echipă, fără mesaje inutile.

Începutul activității

Mesajul reamintește activitățile a căror dată de început cade în zilele următoare. Utilizatorul stabilește cu cât timp înainte (de la ziua de început până cu 5 zile înainte) sosește memento-ul. Mesajul adună activitățile al căror proprietar este utilizatorul, inclusiv activitățile operaționale (vezi Activitățile mele), și omite activitățile finalizate și jaloanele. Sosește o dată pe zi, într-un singur mesaj împreună cu celelalte memento-uri zilnice — și doar când există ceva de reamintit.

Se apropie data de sfârșit

Mesajul reamintește activitățile, jaloanele și produsele a căror dată de sfârșit se apropie și care nu sunt încă finalizate. Utilizatorul stabilește cu cât timp înainte (de la data de sfârșit până cu 5 zile înainte) sosește memento-ul. Cuprinde elementele al căror proprietar este utilizatorul, inclusiv activitățile operaționale. Sosește în același mesaj zilnic cu memento-urile de început și de întârziere.

Activități restante

Mesajul listează activitățile și jaloanele a căror dată de sfârșit a trecut deja și care nu sunt finalizate; privește elementele al căror proprietar este utilizatorul, inclusiv activitățile operaționale. Sosește zilnic în mesajul-rezumat, împreună cu memento-urile de început și de sfârșit. Dacă nu există nimic restant, nu se trimite niciun mesaj.

Atribuirea la un element

Utilizatorul primește imediat o notificare în aplicație și un mesaj de e-mail când altă persoană îl atribuie ca proprietar al unei activități, al unui jalon, al unui risc sau al unui produs. În aplicație există și o notificare despre atribuirea la un obiectiv al strategiei sau la un indicator și despre eliminarea dintr-o activitate, un jalon, un obiectiv sau un indicator.

Actualizarea punctajului

Utilizatorii atribuiți ca evaluatori ai punctajului primesc o notificare despre o evaluare necesară. Aceasta sosește imediat când o evaluare trebuie actualizată și indică proiectul de evaluat. Setarea este vizibilă când modulul Punctaj este activat în organizație.

În așteptarea aprobării

Persoanele atribuite într-o etapă a unei căi de aprobare (cu acțiunea Decizie sau Opinie) primesc o notificare despre aprobarea sau avizul necesar. Aceasta sosește imediat după începerea etapei, și în aplicație: Este necesară aprobarea dvs. (vezi Aprobări).

Aprobare finalizată

Persoana care a trimis un element spre aprobare primește o notificare despre rezultat. Aceasta sosește imediat după încheierea procesului și în aplicație are textul Procesul de aprobare a fost finalizat; mesajul de e-mail indică rezultatul (vezi Aprobări).

Revizuire nouă a proiectului

Managerii unui proiect primesc o notificare că proiectul a fost atribuit unei revizuiri, imediat după adăugare. În aplicație, notificarea are textul Proiectul dvs. a fost adăugat la revizuire (vezi Revizuiri). Setarea este vizibilă când modulul Revizuire este activat în organizație.

Mențiuni în comentarii

O persoană menționată într-un comentariu cu @Prenume Nume primește imediat o notificare — în aplicație, în fila Mențiuni, și prin e-mail. Se aplică comentariilor la activități, buget, riscuri, revizuiri, obiective ale strategiei și indicatori, precum și chatului proiectului (vezi Menționarea utilizatorilor).

Urmărirea activităților

Utilizatorul primește imediat o notificare când o activitate sau un jalon observat se modifică — în aplicație, în fila Observate și, cu setarea Urmărirea activităților activată, prin e-mail.

Completarea predecesorilor

Proprietarii activităților și ai jaloanelor care depind de alte elemente primesc o notificare imediat după ce toți predecesorii sunt marcați ca finalizați. În aplicație, notificarea are, de exemplu, textul Toți predecesorii au fost finalizați. Puteți continua cu activitatea.

Partajarea unui raport, portofoliu sau program

Utilizatorul primește o notificare în aplicație când cineva partajează cu el un raport, un portofoliu de proiecte sau un program ori îi retrage accesul. Setarea Partajarea raportului controlează mesajul de e-mail despre un raport partajat (vezi Partajarea unui raport), iar setarea Atribuirea la un element controlează mesajul despre un portofoliu partajat.

Introducere în sistem și actualizări

Introducere în sistem activează o serie de mesaje cu instrucțiuni și sfaturi pentru utilizatorii noi. Actualizări FlexiProject activează informații despre noile funcții ale aplicației — un mesaj de e-mail și o notificare în aplicație. Ambele elemente pot fi dezactivate.