Powiadomienia

FlexiProject informuje o zdarzeniach na dwa sposoby: powiadomieniami w aplikacji (ikona dzwonka) i wiadomościami e-mail. Powiadomienia w aplikacji dostaje każdy użytkownik. O tym, które wiadomości e-mail przychodzą, decyduje użytkownik w profilu (zakładka Powiadomienia e-mail).

Powiadomienie dotyczy działań innych osób: użytkownik nie dostaje powiadomienia o zmianie, którą sam wykonał. Wiadomości e-mail dostają tylko użytkownicy, którzy już się zalogowali w organizacji.

Panel powiadomień w aplikacji

Po kliknięciu ikony dzwonka w prawym górnym rogu, obok przycisku pomocy, otworzy się panel Powiadomienia. Liczba nieprzeczytanych powiadomień widnieje przy ikonie, a po otwarciu panelu przy zakładkach, które są nieaktywne. Panel pokazuje powiadomienia z ostatnich 30 dni, od najnowszych: najpierw Nowe, potem Wcześniejsze. Po kliknięciu powiadomienia otworzy się element, którego dotyczy; gdy użytkownik nie ma do niego uprawnień, pojawi się ostrzeżenie Nie posiadasz odpowiednich uprawnień, aby zobaczyć ten element.

Trzy zakładki grupują powiadomienia:

• Moje — dotyczące użytkownika: przypisanie do zadania, kamienia milowego, ryzyka, produktu, celu lub miernika strategii oraz usunięcie z zadania, kamienia milowego, celu lub miernika; przypisanie na kierownika projektu; wymagana ocena w scoringu; wymagana akceptacja i zakończona akceptacja; dodanie projektu do przeglądu; zakończenie poprzedników; udostępnienie albo cofnięcie dostępu do raportu, portfela lub programu; informacje o nowej wersji aplikacji.
• Wspomnienia — wzmianki o użytkowniku w komentarzach do zadań, kamieni milowych, budżetu, ryzyk, przeglądów, celów i mierników strategii oraz w czacie projektu.
• Obserwowane — zmiany w obserwowanych zadaniach.

Po kliknięciu menu z trzema kropkami w nagłówku panelu można wybrać polecenie Oznacz wszystkie jako przeczytane albo Wyczyść powiadomienia (usuwa wszystkie powiadomienia z listy).

Powiadomienia e-mail

Wiadomości e-mail informują o zmianach także wtedy, gdy użytkownik nie jest zalogowany. Każdy użytkownik wybiera, które wiadomości chce dostawać (zobacz Ustawienia powiadomień e-mail). Wiadomości dzielą się na dwa rodzaje: codzienne podsumowanie zadań (start, koniec, zaległości) oraz wiadomości wysyłane od razu po zdarzeniu.

Wiadomości e-mail dostają tylko użytkownicy, którzy już się zalogowali. Nowy użytkownik zaczyna je otrzymywać po pierwszym zalogowaniu albo po pierwszej akcji, która go dotyczy, na przykład przypisaniu do zadania albo wspomnieniu w komentarzu.

Ustawienia powiadomień e-mail

1. Należy otworzyć menu awatara i wybrać Profil użytkownika. Otworzy się zakładka Informacje.
2. Następnie należy przejść do zakładki Powiadomienia e-mail. Wyświetli się lista powiadomień z nazwą i opisem, a przy każdym przełącznik.
3. Przełącznikiem należy włączyć albo wyłączyć wybrane powiadomienia. Zmiana zapisze się od razu, a wiadomości będą przychodzić zgodnie z nowymi ustawieniami.

Przy powiadomieniach Start realizacji zadania i Zbliżająca się data końca lista obok przełącznika ustala, kiedy przychodzi przypomnienie: W dniu startu (W dniu końca) albo 1 dzień wcześniej do 5 dni wcześniej.

Lista zawiera: Moje zadania, Start realizacji zadania, Zbliżająca się data końca, Zadania przeterminowane, Przypisanie do elementu, Wspomnienia w komentarzach, Zakończenie poprzedników, Obserwowanie zadań, Udostępnienie raportu, Oczekująca akceptacja, Zakończona akceptacja, Wprowadzenie do systemu i Aktualizacje FlexiProject. Pozycje Nowy przegląd projektu i Aktualizacja scoringu są widoczne, gdy w organizacji włączono moduł Przeglądy albo Scoring.

Z każdej wiadomości można zrezygnować odsyłaczem w jej treści; pojawia się wtedy pytanie Rezygnacja z subskrypcji z przyciskiem Zrezygnuj.

Zmiany w moich zadaniach

Powiadomienie Moje zadania informuje właściciela zadania o zmianach wprowadzonych przez inną osobę. Użytkownik, który sam zmienia zadanie, nie dostaje powiadomienia o własnej akcji — powiadomienie w aplikacji i wiadomość e-mail przychodzą tylko wtedy, gdy zmiany dokonał ktoś inny. Dzięki temu właściciel zadania szybko widzi modyfikacje wprowadzone przez zespół, a nie dostaje zbędnych komunikatów.

Start realizacji zadania

Wiadomość przypomina o zadaniach, których data rozpoczęcia wypada w najbliższych dniach. Użytkownik ustawia, z jakim wyprzedzeniem (od dnia startu do 5 dni wcześniej) ma dostawać przypomnienie. Wiadomość zbiera zadania, których jest właścicielem, także zadania operacyjne (zobacz Moje zadania), i nie obejmuje zadań o statusie wykonane ani kamieni milowych. Przychodzi raz dziennie w jednej wiadomości z pozostałymi codziennymi przypomnieniami — i tylko wtedy, gdy jest o czym przypominać.

Przypomnienie o terminie zakończenia

Ustawienie Zbliżająca się data końca. Wiadomość przypomina o zadaniach, kamieniach milowych i produktach, których termin zakończenia zbliża się, a które nie zostały jeszcze wykonane. Użytkownik ustawia, z jakim wyprzedzeniem (od dnia zakończenia do 5 dni wcześniej) ma dostawać przypomnienie. Obejmuje elementy, których jest właścicielem, także zadania operacyjne. Przychodzi w tej samej codziennej wiadomości co przypomnienia o starcie i zaległościach.

Zadania przeterminowane

Wiadomość wymienia zadania i kamienie milowe, których termin zakończenia już minął, a które nie mają statusu wykonane; dotyczy elementów, których użytkownik jest właścicielem, także zadań operacyjnych. Przychodzi codziennie w wiadomości zbiorczej razem z przypomnieniami o starcie i końcu. Bez zaległości wiadomość się nie wysyła.

Przypisanie do elementu

Użytkownik dostaje powiadomienie w aplikacji i wiadomość e-mail od razu, gdy inna osoba przypisze go jako właściciela zadania, kamienia milowego, ryzyka lub produktu. W aplikacji przychodzi też powiadomienie o przypisaniu do celu albo miernika strategii i o usunięciu z zadania, kamienia milowego, celu lub miernika.

Aktualizacja scoringu

Powiadomienie o wymaganej ocenie dostają użytkownicy przypisani jako oceniający w scoringu. Przychodzi od razu, gdy trzeba zaktualizować ocenę, i wskazuje projekt do oceny. Ustawienie jest widoczne, gdy w organizacji włączono moduł Scoring.

Oczekująca akceptacja

Powiadomienie o wymaganej akceptacji albo opinii dostają osoby przypisane w etapie ścieżki akceptacji (w roli Decyzja lub Opinia). Przychodzi od razu po rozpoczęciu etapu, także w aplikacji: Wymagana jest Twoja akceptacja (zobacz Akceptacje).

Zakończona akceptacja

Powiadomienie o wyniku akceptacji dostaje osoba, która zgłosiła element do akceptacji. Przychodzi od razu po zakończeniu procesu i w aplikacji brzmi Zakończył się proces akceptacji; wiadomość e-mail podaje wynik (zobacz Akceptacje).

Nowy przegląd projektu

Powiadomienie o przypisaniu projektu do przeglądu dostają kierownicy tego projektu, od razu po dodaniu projektu do przeglądu. W aplikacji brzmi Twój projekt został dodany do przeglądu (zobacz Przeglądy). Ustawienie jest widoczne, gdy w organizacji włączono moduł Przeglądy.

Wspomnienia w komentarzach

Osoba wspomniana w komentarzu przez @Imię Nazwisko dostaje powiadomienie od razu — w aplikacji na zakładce Wspomnienia i e-mailem. Dotyczy komentarzy do zadań, budżetu, ryzyk, przeglądów, celów i mierników strategii oraz czatu projektu (zobacz Wspominanie użytkowników w komentarzach).

Obserwowanie zadań

Użytkownik dostaje powiadomienie od razu po zmianie w obserwowanym zadaniu lub kamieniu milowym — w aplikacji na zakładce Obserwowane i, po włączeniu ustawienia Obserwowanie zadań, e-mailem.

Zakończenie poprzedników

Powiadomienie dostają właściciele zadań i kamieni milowych zależnych od innych elementów, od razu po oznaczeniu wszystkich poprzedników jako wykonane. W aplikacji brzmi na przykład Wszyscy poprzednicy zostali wykonani. Możesz przystąpić do realizacji zadania.

Udostępnienie raportu, portfela i programu

Użytkownik dostaje powiadomienie w aplikacji, gdy ktoś udostępnia mu raport, portfel projektów lub program albo cofa mu dostęp. Ustawienie Udostępnienie raportu steruje wiadomością e-mail o udostępnieniu raportu (zobacz Udostępnianie raportu), a wiadomością o udostępnieniu portfela — ustawienie Przypisanie do elementu.

Wprowadzenie do systemu i aktualizacje

Wprowadzenie do systemu włącza serię wiadomości z instrukcjami i wskazówkami dla nowych użytkowników. Aktualizacje FlexiProject włączają informacje o nowych funkcjach aplikacji — wiadomość e-mail i powiadomienie w aplikacji. Obie pozycje można wyłączyć.