Notifiche

FlexiProject informa degli eventi in due modi: con le notifiche nell’applicazione (l’icona della campanella) e con i messaggi e-mail. Ogni utente riceve le notifiche nell’applicazione. Ciascun utente decide nel proprio profilo quali messaggi e-mail ricevere (scheda Notifiche e-mail).

Una notifica riguarda le azioni di altre persone: gli utenti non vengono avvisati di una modifica che hanno fatto loro stessi. I messaggi e-mail arrivano solo agli utenti che hanno già effettuato l’accesso all’organizzazione.

Pannello delle notifiche nell'applicazione

L’icona della campanella nell’angolo in alto a destra, accanto al pulsante della guida, apre il pannello Notifiche. Il numero di notifiche non lette compare sull’icona e, a pannello aperto, sulle schede inattive. Il pannello mostra le notifiche degli ultimi 30 giorni, dalle più recenti: prima il gruppo Nuove, poi il gruppo Precedente. Cliccando su una notifica si apre l’elemento a cui si riferisce; se non hai il permesso per accedervi, compare l’avviso Non si dispone dei permessi necessari per visualizzare questo articolo.

Tre schede raggruppano le notifiche:

• Il mio — quelle che riguardano l’utente: assegnazione a un’attività, una pietra miliare, un rischio, un prodotto, un obiettivo di strategia o un indicatore e rimozione da un’attività, una pietra miliare, un obiettivo o un indicatore; assegnazione come Project Manager; una valutazione del progetto richiesta; un’accettazione richiesta e un’accettazione completata; un progetto aggiunto a una revisione; predecessori completati; un rapporto, un portafoglio o un programma condiviso o con l’accesso revocato; informazioni su una nuova versione dell’applicazione.
• Menzioni — le menzioni dell’utente nei commenti su attività, pietre miliari, budget, rischi, revisioni, obiettivi di strategia e indicatori, e nella chat del progetto.
• Osservati — le modifiche alle attività osservate.

Il menu a tre puntini nell’intestazione del pannello contiene i comandi Contrassegnare tutti come letti e Cancella le notifiche (rimuove tutte le notifiche dall’elenco).

Notifiche e-mail

I messaggi e-mail informano sulle modifiche anche quando l’utente non ha effettuato l’accesso. Ogni utente sceglie quali messaggi ricevere (vedi Impostazioni delle notifiche e-mail). I messaggi si dividono in due tipi: un riepilogo giornaliero delle attività (inizio, fine, ritardo) e messaggi inviati subito dopo un evento.

Solo gli utenti che hanno già effettuato l’accesso ricevono i messaggi e-mail. Un nuovo utente comincia a riceverli dopo il primo accesso o dopo la prima azione che lo riguarda, per esempio l’assegnazione a un’attività o una menzione in un commento.

Impostazioni delle notifiche e-mail

1. Apri il menu dell’avatar e scegli Profilo utente.
2. Vai alla scheda Notifiche e-mail. Vedi un elenco di notifiche con un nome e una descrizione e un interruttore accanto a ciascuna.
3. Attiva o disattiva le notifiche scelte. La modifica viene salvata subito.

Per Inizio dell’attività e Si avvicina la data di scadenza, l’elenco accanto all’interruttore stabilisce quando arriva il promemoria: Alla data di inizio (Alla data di scadenza) oppure da 1 giorno prima a 5 giorni prima.

L’elenco contiene: Le mie attività, Inizio dell’attività, Si avvicina la data di scadenza, Attività scadute, Assegnazione a un elemento, Menzioni nei commenti, Completamento dei predecessori, Osservazione delle attività, Condivisione del rapporto, In attesa di accettazione, Accettazione completata, Introduzione al sistema e Aggiornamenti FlexiProject. Nuova revisione del progetto e Aggiornamento del punteggio sono visibili quando nell’organizzazione è attivo il modulo Revisione o Punteggio.

Puoi annullare l’iscrizione a qualsiasi messaggio con il link contenuto al suo interno; compare allora la finestra Disiscrizione con il pulsante Rinuncia.

Modifiche alle mie attività

La notifica Le mie attività informa il proprietario di un’attività delle modifiche fatte da un’altra persona. Un utente che modifica da solo un’attività non riceve alcuna notifica della propria azione — la notifica nell’applicazione e il messaggio e-mail arrivano solo quando la modifica è stata fatta da qualcun altro. In questo modo i proprietari delle attività vedono rapidamente le modifiche fatte dal team senza ricevere messaggi inutili.

Inizio dell'attività

Il messaggio ricorda le attività la cui data di inizio cade nei prossimi giorni. L’utente stabilisce con quanto anticipo (dal giorno di inizio fino a 5 giorni prima) arriva il promemoria. Il messaggio raccoglie le attività di cui l’utente è proprietario, comprese le attività operative (vedi Le mie attività), ed esclude le attività completate e le pietre miliari. Arriva una volta al giorno, in un unico messaggio insieme agli altri promemoria giornalieri — e solo quando c’è qualcosa da ricordare.

Si avvicina la data di scadenza

Il messaggio ricorda le attività, le pietre miliari e i prodotti la cui scadenza si avvicina e che non sono ancora completati. L’utente stabilisce con quanto anticipo (dalla data di scadenza fino a 5 giorni prima) arriva il promemoria. Riguarda gli elementi di cui l’utente è proprietario, comprese le attività operative. Arriva nello stesso messaggio giornaliero dei promemoria di inizio e di ritardo.

Attività scadute

Il messaggio elenca le attività e le pietre miliari la cui scadenza è già passata e che non sono completate; riguarda gli elementi di cui l’utente è proprietario, comprese le attività operative. Arriva ogni giorno nel messaggio di riepilogo insieme ai promemoria di inizio e di fine. Se non c’è nulla in ritardo, non viene inviato alcun messaggio.

Assegnazione a un elemento

Un utente riceve subito una notifica nell’applicazione e un messaggio e-mail quando un’altra persona lo assegna come proprietario di un’attività, una pietra miliare, un rischio o un prodotto. Nell’applicazione c’è anche una notifica sull’assegnazione a un obiettivo di strategia o a un indicatore e sulla rimozione da un’attività, una pietra miliare, un obiettivo o un indicatore.

Aggiornamento del punteggio

Gli utenti assegnati come valutatori del punteggio ricevono una notifica su una valutazione richiesta. Arriva subito quando una valutazione deve essere aggiornata e rimanda al progetto da valutare. L’impostazione è visibile quando nell’organizzazione è attivo il modulo Punteggio.

In attesa di accettazione

Le persone assegnate a una fase di un percorso di approvazione (nel ruolo Decisione o Opinione) ricevono una notifica sull’accettazione o sul parere richiesti. Arriva subito dopo l’inizio della fase, anche nell’applicazione: È necessaria la vostra accettazione (vedi Accettazioni).

Accettazione completata

La persona che ha inviato un elemento per l’accettazione riceve una notifica sul risultato. Arriva subito dopo la fine del processo e nell’applicazione dice Il processo di accettazione è stato completato; il messaggio e-mail riporta il risultato (vedi Accettazioni).

Nuova revisione del progetto

I Project Manager di un progetto ricevono una notifica che il progetto è stato assegnato a una revisione, subito dopo l’aggiunta. Nell’applicazione dice Il vostro progetto è stato aggiunto alla revisione (vedi Revisioni). L’impostazione è visibile quando nell’organizzazione è attivo il modulo Revisione.

Menzioni nei commenti

Una persona menzionata in un commento con @Nome Cognome riceve subito una notifica — nell’applicazione nella scheda Menzioni e via e-mail. Vale per i commenti su attività, budget, rischi, revisioni, obiettivi di strategia e indicatori e per la chat del progetto (vedi Menzionare gli utenti).

Osservazione delle attività

Un utente riceve subito una notifica quando cambia un’attività o una pietra miliare osservata — nell’applicazione nella scheda Osservati e, con l’impostazione Osservazione delle attività attiva, anche via e-mail.

Completamento dei predecessori

I proprietari di attività e pietre miliari che dipendono da altri elementi ricevono una notifica subito dopo che tutti i predecessori sono contrassegnati come completati. Nell’applicazione dice, per esempio, Tutti i predecessori sono stati completati. Lei può procedere con l’attività.

Condivisione di un rapporto, di un portafoglio o di un programma

Un utente riceve una notifica nell’applicazione quando qualcuno condivide con lui un rapporto, un portafoglio di progetti o un programma oppure gli revoca l’accesso. L’impostazione Condivisione del rapporto controlla il messaggio e-mail su un rapporto condiviso (vedi Condividere un rapporto), mentre l’impostazione Assegnazione a un elemento controlla il messaggio su un portafoglio condiviso.

Introduzione al sistema e aggiornamenti

Introduzione al sistema attiva una serie di messaggi con istruzioni e consigli per i nuovi utenti. Aggiornamenti FlexiProject attiva le informazioni sulle nuove funzioni dell’applicazione — un messaggio e-mail e una notifica nell’applicazione. Entrambe le voci possono essere disattivate.