Benachrichtigungen

FlexiProject informiert auf zwei Wegen über Ereignisse: durch Benachrichtigungen in der Anwendung (das Glockensymbol) und durch E-Mails. Benachrichtigungen in der Anwendung erhält jeder Benutzer. Welche E-Mails ankommen, entscheidet jeder Benutzer selbst in seinem Profil (Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen).

Eine Benachrichtigung betrifft Handlungen anderer Personen: Über eine Änderung, die ein Benutzer selbst vorgenommen hat, wird er nicht benachrichtigt. E-Mails gehen nur an Benutzer, die sich bereits in der Organisation angemeldet haben.

Benachrichtigungspanel in der Anwendung

Das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke neben der Hilfeschaltfläche öffnet das Panel Benachrichtigungen. Die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen erscheint auf dem Symbol und, sobald das Panel geöffnet ist, auf den inaktiven Registerkarten. Das Panel zeigt die Benachrichtigungen der letzten 30 Tage, die neuesten zuerst: zunächst die Gruppe Neu, dann die Gruppe Vorherige. Ein Klick auf eine Benachrichtigung öffnet das Element, das sie betrifft; fehlt Ihnen die Berechtigung dafür, erscheint die Warnung Sie haben nicht die erforderlichen Rechte, um diesen Artikel zu sehen.

Drei Registerkarten gruppieren die Benachrichtigungen:

• Meine — diejenigen, die den Benutzer betreffen: Zuweisung zu einer Aufgabe, einem Meilenstein, einem Risiko, einem Produkt, einem Strategieziel oder einer Zielkennzahl und Entfernung aus einer Aufgabe, einem Meilenstein, einem Ziel oder einer Zielkennzahl; Zuweisung als Projektleiter; eine erforderliche Scoring-Bewertung; erforderliche und abgeschlossene Genehmigung; ein zu einer Überprüfung hinzugefügtes Projekt; abgeschlossene Vorgänger; ein freigegebener oder entzogener Zugriff auf einen Bericht, ein Portfolio oder ein Programm; Informationen über eine neue Version der Anwendung.
• Erwähnungen — Erwähnungen des Benutzers in Kommentaren zu Aufgaben, Meilensteinen, Budget, Risiken, Überprüfungen, Strategiezielen und Zielkennzahlen sowie im Projekt-Chat.
• Beobachtet — Änderungen an beobachteten Aufgaben.

Das Drei-Punkte-Menü in der Kopfzeile des Panels enthält die Befehle Alle als gelesen markieren und Benachrichtigungen löschen (entfernt alle Benachrichtigungen aus der Liste).

E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mails informieren über Änderungen, auch wenn der Benutzer nicht angemeldet ist. Jeder Benutzer wählt, welche Nachrichten er erhält (siehe Einstellungen der E-Mail-Benachrichtigungen). Die Nachrichten gliedern sich in zwei Arten: eine tägliche Zusammenfassung der Aufgaben (Start, Ende, überfällig) und Nachrichten, die unmittelbar nach einem Ereignis gesendet werden.

E-Mails erhalten nur Benutzer, die sich bereits angemeldet haben. Ein neuer Benutzer erhält sie nach der ersten Anmeldung oder nach der ersten Aktion, die ihn betrifft, zum Beispiel nach der Zuweisung zu einer Aufgabe oder der Erwähnung in einem Kommentar.

Einstellungen der E-Mail-Benachrichtigungen

1. Öffnen Sie das Avatar-Menü und wählen Sie Benutzerprofil.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen. Sie sehen eine Liste von Benachrichtigungen mit Name und Beschreibung und mit einem Schalter neben jeder.
3. Schalten Sie die gewünschten Benachrichtigungen ein oder aus. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Bei Beginn der Aufgabe und Nahendes Enddatum legt die Liste neben dem Schalter fest, wann die Erinnerung eintrifft: Am Startdatum (Am Fälligkeitstag) oder 1 Tag vorher bis 5 Tage vorher.

Die Liste enthält: Meine Aufgaben, Beginn der Aufgabe, Nahendes Enddatum, Überfällige Aufgaben, Zuweisung zu einem Element, Erwähnungen in Kommentaren, Fertigstellung von Vorgängern, Beobachtung der Aufgaben, Berichtsfreigabe, Akzeptanz ausstehend, Abgeschlossene Akzeptanz, Einführung in das System und FlexiProject-Aktualisierungen. Neue Projektüberprüfung und Aktualisierung des Punktestandes sind sichtbar, wenn in der Organisation das Modul Überprüfung oder Scoring aktiviert ist.

Jede Nachricht lässt sich über den Link in ihrem Text abbestellen; danach erscheint die Frage Abmeldung mit der Schaltfläche Aufgeben.

Änderungen an meinen Aufgaben

Die Benachrichtigung Meine Aufgaben informiert den Eigentümer einer Aufgabe über Änderungen, die eine andere Person vorgenommen hat. Ein Benutzer, der eine Aufgabe selbst ändert, erhält keine Benachrichtigung über seine eigene Aktion — die Benachrichtigung in der Anwendung und die E-Mail treffen nur ein, wenn jemand anderes die Änderung vorgenommen hat. So sehen Eigentümer von Aufgaben schnell die Änderungen des Teams, ohne unnötige Nachrichten zu erhalten.

Beginn der Aufgabe

Die Nachricht erinnert an Aufgaben, deren Startdatum in den kommenden Tagen liegt. Der Benutzer legt fest, wie früh (vom Starttag bis zu 5 Tage vorher) die Erinnerung eintrifft. Die Nachricht fasst Aufgaben zusammen, deren Eigentümer der Benutzer ist, einschließlich operativer Aufgaben (siehe Meine Aufgaben), und lässt erledigte Aufgaben und Meilensteine aus. Sie trifft einmal täglich ein, in einer Nachricht zusammen mit den übrigen täglichen Erinnerungen — und nur, wenn es etwas zu erinnern gibt.

Nahendes Enddatum

Die Nachricht erinnert an Aufgaben, Meilensteine und Produkte, deren Fälligkeitsdatum näher rückt und die noch nicht erledigt sind. Der Benutzer legt fest, wie früh (vom Fälligkeitstag bis zu 5 Tage vorher) die Erinnerung eintrifft. Sie betrifft Elemente, deren Eigentümer der Benutzer ist, einschließlich operativer Aufgaben. Sie trifft in derselben täglichen Nachricht ein wie die Erinnerungen an Start und überfällige Elemente.

Überfällige Aufgaben

Die Nachricht listet Aufgaben und Meilensteine auf, deren Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist und die nicht erledigt sind; sie betrifft Elemente, deren Eigentümer der Benutzer ist, einschließlich operativer Aufgaben. Sie trifft täglich in der Zusammenfassung zusammen mit den Erinnerungen an Start und Ende ein. Ist nichts überfällig, wird keine Nachricht gesendet.

Zuweisung zu einem Element

Ein Benutzer erhält sofort eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail, wenn eine andere Person ihn als Eigentümer einer Aufgabe, eines Meilensteins, eines Risikos oder eines Produkts zuweist. In der Anwendung gibt es außerdem eine Benachrichtigung über die Zuweisung zu einem Strategieziel oder einer Zielkennzahl und über die Entfernung aus einer Aufgabe, einem Meilenstein, einem Ziel oder einer Zielkennzahl.

Aktualisierung des Punktestandes

Benutzer, die als Scoring-Bewerter zugewiesen sind, erhalten eine Benachrichtigung über eine erforderliche Bewertung. Sie trifft sofort ein, wenn eine Bewertung aktualisiert werden muss, und verweist auf das zu bewertende Projekt. Die Einstellung ist sichtbar, wenn das Modul Scoring in der Organisation aktiviert ist.

Akzeptanz ausstehend

Personen, die in einer Ebene eines Genehmigungspfads zugewiesen sind (in der Rolle Entscheidung oder Stellungnahme), erhalten eine Benachrichtigung über die erforderliche Genehmigung oder Stellungnahme. Sie trifft unmittelbar nach dem Start der Ebene ein, auch in der Anwendung: Ihre Akzeptanz ist erforderlich (siehe Akzeptanzen).

Abgeschlossene Akzeptanz

Die Person, die ein Element zur Genehmigung eingereicht hat, erhält eine Benachrichtigung über das Ergebnis. Sie trifft unmittelbar nach Abschluss des Prozesses ein und lautet in der Anwendung Der Akzeptanzprozess ist abgeschlossen; die E-Mail nennt das Ergebnis (siehe Akzeptanzen).

Neue Projektüberprüfung

Die Projektleiter eines Projekts erhalten unmittelbar nach dem Hinzufügen eine Benachrichtigung, dass das Projekt einer Überprüfung zugewiesen wurde. In der Anwendung lautet sie Ihr Projekt wurde der Überprüfung hinzugefügt (siehe Überprüfungen). Die Einstellung ist sichtbar, wenn das Modul Überprüfung in der Organisation aktiviert ist.

Erwähnungen in Kommentaren

Eine Person, die in einem Kommentar mit @Vorname Nachname erwähnt wird, erhält sofort eine Benachrichtigung — in der Anwendung auf der Registerkarte Erwähnungen und per E-Mail. Das gilt für Kommentare zu Aufgaben, Budget, Risiken, Überprüfungen, Strategiezielen und Zielkennzahlen sowie für den Projekt-Chat (siehe Benutzer erwähnen).

Beobachtung der Aufgaben

Ein Benutzer erhält sofort eine Benachrichtigung, wenn sich eine beobachtete Aufgabe oder ein beobachteter Meilenstein ändert — in der Anwendung auf der Registerkarte Beobachtet und, bei eingeschalteter Einstellung Beobachtung der Aufgaben, auch per E-Mail.

Fertigstellung von Vorgängern

Eigentümer von Aufgaben und Meilensteinen, die von anderen Elementen abhängen, erhalten eine Benachrichtigung unmittelbar, nachdem alle Vorgänger als erledigt markiert wurden. In der Anwendung lautet sie zum Beispiel Alle Vorgänger wurden abgeschlossen. Sie können mit der Aufgabe fortfahren.

Bericht, Portfolio oder Programm teilen

Ein Benutzer erhält eine Benachrichtigung in der Anwendung, wenn jemand einen Bericht, ein Projektportfolio oder ein Programm mit ihm teilt oder seinen Zugriff entzieht. Die Einstellung Berichtsfreigabe steuert die E-Mail über einen freigegebenen Bericht (siehe Bericht teilen), und die Einstellung Zuweisung zu einem Element steuert die Nachricht über ein freigegebenes Portfolio.

Einführung in das System und Aktualisierungen

Einführung in das System schaltet eine Reihe von Nachrichten mit Anleitungen und Tipps für neue Benutzer ein. FlexiProject-Aktualisierungen schaltet Informationen über neue Funktionen der Anwendung ein — eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der Anwendung. Beide Einträge lassen sich ausschalten.