Сповіщення

FlexiProject повідомляє про події двома способами: сповіщеннями в застосунку (іконка дзвіночка) і листами електронної пошти. Сповіщення в застосунку отримує кожен користувач. Які листи надходитимуть, кожен користувач вирішує у своєму профілі (вкладка Сповіщення E-mail).

Сповіщення стосується дій інших людей: про зміну, яку користувач зробив сам, його не повідомляють. Листи надходять лише користувачам, які вже входили в організацію.

Панель сповіщень у застосунку

Іконка дзвіночка в правому верхньому куті, поруч із кнопкою довідки, відкриває панель Сповіщення. Кількість непрочитаних сповіщень показано на іконці, а коли панель відкрито, — і на неактивних вкладках. Панель показує сповіщення за останні 30 днів, найновіші першими: спершу група Нові, потім група Попередні. Натискання сповіщення відкриває елемент, якого воно стосується; якщо у вас немає прав до нього, з’являється попередження Ви не маєте необхідних прав для перегляду цього елемента.

Сповіщення згруповано на трьох вкладках:

• Мої — ті, що стосуються користувача: призначення на завдання, контрольну подію, ризик, продукт, ціль стратегії чи індикатор і видалення із завдання, контрольної події, цілі чи індикатора; призначення керівником проєкту; потрібна оцінка скорінґу; потрібне затвердження й завершене затвердження; проєкт, доданий до огляду; виконані попередники; звіт, портфель чи програма, до яких надано доступ, або скасований доступ; інформація про нову версію застосунку.
• Згадки — згадки користувача в коментарях до завдань, контрольних подій, бюджету, ризиків, оглядів, цілей стратегії та індикаторів, а також у чаті проєкту.
• Спостерігані — зміни у спостережуваних завданнях.

Меню з трьома крапками в заголовку панелі містить команди Позначте все як прочитане і Видалити сповіщення (видаляє всі сповіщення зі списку).

Сповіщення E-mail

Листи електронної пошти повідомляють про зміни, навіть коли користувач не ввійшов у систему. Кожен користувач вибирає, які листи отримувати (див. Налаштування сповіщень E-mail). Листи бувають двох видів: щоденний підсумок завдань (початок, завершення, прострочення) і листи, що надходять одразу після події.

Листи отримують лише користувачі, які вже входили в систему. Новий користувач починає їх отримувати після першого входу або після першої дії, що його стосується, наприклад призначення на завдання чи згадки в коментарі.

Налаштування сповіщень E-mail

1. Відкрийте меню аватара й виберіть Профіль користувача.
2. Перейдіть на вкладку Сповіщення E-mail. Ви побачите список сповіщень з назвою й описом та перемикачем біля кожного.
3. Увімкніть або вимкніть потрібні сповіщення. Зміна зберігається одразу.

Для сповіщень Початок завдання і Наближення кінцевої дати список біля перемикача визначає, коли надходить нагадування: У день початку (У день закінчення) або від 1 день раніше до 5 днів раніше.

У списку є: Мої завдання, Початок завдання, Наближення кінцевої дати, Прострочені завдання, Прив’язка до елемента, Згадки в коментарях, Виконання попередників, Спостереження за завданнями, Надання доступу до звіту, Затвердження, що очікується, Завершене затвердження, Знайомство з системою і Оновлення FlexiProject. Новий огляд проєкту та Оновлення скорінґу видно, коли в організації ввімкнено модуль Огляд або Скорінґ.

Скасувати підписку на будь-який лист можна за посиланням у його тексті; тоді з’являється запитання Відмова від підписки з кнопкою Відмовитися.

Зміни в моїх завданнях

Сповіщення Мої завдання повідомляє власника завдання про зміни, зроблені іншою людиною. Користувач, який сам змінює завдання, не отримує сповіщення про власну дію — сповіщення в застосунку та лист надходять лише тоді, коли зміну зробив хтось інший. Так власники завдань швидко бачать зміни, внесені командою, без зайвих повідомлень.

Початок завдання

Лист нагадує про завдання, дата початку яких припадає на найближчі дні. Користувач задає, за скільки днів наперед (від дня початку до 5 днів раніше) надходить нагадування. До листа потрапляють завдання, власником яких є користувач, зокрема оперативні завдання (див. Мої завдання); виконані завдання й контрольні події до нього не входять. Він надходить раз на день одним листом разом з іншими щоденними нагадуваннями — і лише тоді, коли є про що нагадувати.

Наближення кінцевої дати

Лист нагадує про завдання, контрольні події та продукти, кінцева дата яких наближається й які ще не виконані. Користувач задає, за скільки днів наперед (від кінцевої дати до 5 днів раніше) надходить нагадування. Він охоплює елементи, власником яких є користувач, зокрема оперативні завдання. Надходить у тому самому щоденному листі, що й нагадування про початок і прострочення.

Прострочені завдання

Лист містить перелік завдань і контрольних подій, кінцева дата яких уже минула й які не виконані; він стосується елементів, власником яких є користувач, зокрема оперативних завдань. Надходить щодня в підсумковому листі разом з нагадуваннями про початок і завершення. Якщо прострочених немає, лист не надсилається.

Прив’язка до елемента

Користувач одразу отримує сповіщення в застосунку та лист, коли інша людина призначає його власником завдання, контрольної події, ризику чи продукту. У застосунку є також сповіщення про призначення на ціль стратегії чи індикатор і про видалення із завдання, контрольної події, цілі чи індикатора.

Оновлення скорінґу

Користувачі, призначені оцінювачами скорінґу, отримують сповіщення про потрібну оцінку. Воно надходить одразу, коли оцінку потрібно оновити, і вказує проєкт для оцінювання. Налаштування видно, коли в організації ввімкнено модуль Скорінґ.

Затвердження, що очікується

Люди, призначені на етапі шляху затвердження (з дією Рішення або Думка), отримують сповіщення про потрібне затвердження чи висновок. Воно надходить одразу після початку етапу, зокрема й у застосунку: Потрібне ваше затвердження (див. Затвердження).

Завершене затвердження

Людина, яка надіслала елемент на затвердження, отримує сповіщення про результат. Воно надходить одразу після завершення процесу, а в застосунку має текст Процес затвердження завершено; у листі зазначено результат (див. Затвердження).

Новий огляд проєкту

Керівники проєкту отримують сповіщення про те, що проєкт призначено до огляду, одразу після його додавання. У застосунку сповіщення має текст Ваш проєкт додано до огляду (див. Огляди). Налаштування видно, коли в організації ввімкнено модуль Огляд.

Згадки в коментарях

Людина, згадана в коментарі через @Ім’я Прізвище, одразу отримує сповіщення — у застосунку на вкладці Згадки і електронною поштою. Це стосується коментарів до завдань, бюджету, ризиків, оглядів, цілей стратегії та індикаторів, а також чату проєкту (див. Позначення користувачів (згадки)).

Спостереження за завданнями

Користувач одразу отримує сповіщення, коли змінюється завдання чи контрольна подія, за якими він спостерігає, — у застосунку на вкладці Спостерігані і, якщо ввімкнено налаштування Спостереження за завданнями, електронною поштою.

Виконання попередників

Власники завдань і контрольних подій, що залежать від інших елементів, отримують сповіщення одразу після того, як усі попередники позначено виконаними. У застосунку сповіщення має, наприклад, текст Всі попередники виконані. Ви можете приступити до виконання завдання.

Надання доступу до звіту, портфеля чи програми

Користувач отримує сповіщення в застосунку, коли хтось надає йому доступ до звіту, портфеля проєктів чи програми або скасовує його. Налаштування Надання доступу до звіту керує листом про звіт, до якого надано доступ (див. Надання доступу до звіту), а налаштування Прив’язка до елемента — листом про портфель, до якого надано доступ.

Знайомство з системою й оновлення

Знайомство з системою вмикає серію листів з інструкціями та порадами для нових користувачів. Оновлення FlexiProject вмикає інформацію про нові можливості застосунку — лист і сповіщення в застосунку. Обидва пункти можна вимкнути.