Értesítések
A FlexiProject az eseményekről két módon tájékoztat: az alkalmazáson belüli értesítésekkel (a harang ikon) és e-mail-üzenetekkel. Az alkalmazáson belüli értesítéseket minden felhasználó megkapja. Hogy mely e-mail-üzenetek érkeznek, azt mindenki a saját profiljában dönti el (az E-mail értesítések fülön).
Az értesítés mások műveleteiről szól: a felhasználók nem kapnak értesítést a saját maguk által végrehajtott módosításról. Az e-mail-üzenetek csak azokhoz a felhasználókhoz jutnak el, akik már bejelentkeztek a szervezetbe.
Az alkalmazáson belüli értesítések panelje
A jobb felső sarokban, a súgógomb mellett lévő harang ikon megnyitja az Értesítések panelt. Az olvasatlan értesítések száma az ikonon, a panel megnyitása után pedig az inaktív füleken látható. A panel az elmúlt 30 nap értesítéseit mutatja, a legújabbak elöl: először az Új, majd az Előző csoport. Egy értesítésre kattintva megnyílik az érintett elem; ha nincs hozzá jogosultsága, megjelenik a figyelmeztetés: Nincs meg a szükséges jogosultsága az elem megtekintéséhez.
Három fül csoportosítja az értesítéseket:
- Saját — azok az értesítések, amelyek a felhasználót érintik: hozzárendelés feladathoz, mérföldkőhöz, kockázathoz, termékhez, stratégiai célhoz vagy mutatóhoz, valamint eltávolítás feladatról, mérföldkőről, célról vagy mutatóról; kinevezés projektvezetőnek; szükséges projektértékelés; szükséges jóváhagyás és befejezett jóváhagyás; egy projekt felvétele egy ellenőrzésbe; befejezett elődök; jelentés, portfólió vagy program megosztása vagy a hozzáférés visszavonása; információ az alkalmazás új verziójáról.
- Említések — a felhasználó említései a feladatokhoz, mérföldkövekhez, költségvetéshez, kockázatokhoz, ellenőrzésekhez, stratégiai célokhoz és mutatókhoz fűzött hozzászólásokban, valamint a projektchatben.
- Megfigyelt — a megfigyelt feladatok változásai.
A panel fejlécében lévő hárompontos menü két parancsot tartalmaz: Mindent olvasottnak jelölni és Értesítések törlése (az összes értesítést eltávolítja a listából).
E-mail értesítések
Az e-mail-üzenetek akkor is tájékoztatnak a változásokról, ha a felhasználó nincs bejelentkezve. Mindenki maga választja ki, mely üzeneteket kapja (lásd: Az e-mail értesítések beállításai). Az üzenetek két fajtára oszlanak: a feladatok napi összesítőjére (kezdés, befejezés, késés) és az esemény után azonnal elküldött üzenetekre.
E-mail-üzenetet csak azok a felhasználók kapnak, akik már bejelentkeztek. Az új felhasználó az első bejelentkezés után vagy az első, őt érintő művelet után kezd üzeneteket kapni, például ha feladathoz rendelik vagy megemlítik egy hozzászólásban.
Az e-mail értesítések beállításai
- Nyissa meg az avatar menüt, és válassza a Felhasználói profil parancsot.
- Lépjen az E-mail értesítések fülre. Az értesítések listáját látja névvel és leírással, mindegyik mellett egy kapcsolóval.
- Kapcsolja be vagy ki a kiválasztott értesítéseket. A módosítás azonnal mentésre kerül.
A Feladatok indítása és a Közeledik a lejárati dátum esetében a kapcsoló melletti lista azt határozza meg, mikor érkezik az emlékeztető: Az indulás napján (Esedékesség napján) vagy az 1 nappal korábban és 5 nappal korábban közötti érték.
A lista tartalma: Saját feladatok, Feladatok indítása, Közeledik a lejárati dátum, Határidőn túli feladatok, Hozzárendelés egy elemhez, Említések a hozzászólásokban, Előzményfeladatok befejezése, Feladatok megfigyelése, Jelentés megosztása, Jóváhagyásra vár, Befejezett jóváhagyás, Bevezetés a rendszerbe és FlexiProject frissítések. Az Új projektellenőrzés és a Frissített pontszámítás akkor látható, ha a szervezetben be van kapcsolva az Ellenőrzés vagy az Értékelés modul.
Bármelyik üzenetről leiratkozhat az üzenet szövegében lévő linkkel; ekkor megjelenik a Leiratkozás ablak az Add fel! gombbal.
A saját feladataim módosításai
A Saját feladatok értesítés a feladat tulajdonosát tájékoztatja a más személy által végzett módosításokról. Az a felhasználó, aki maga módosít egy feladatot, nem kap értesítést a saját műveletéről — az alkalmazáson belüli értesítés és az e-mail-üzenet csak akkor érkezik, ha a módosítást valaki más végezte. Így a feladatok tulajdonosai gyorsan látják a csapat módosításait, szükségtelen üzenetek nélkül.
Feladatok indítása
Az üzenet azokra a feladatokra emlékeztet, amelyek kezdő dátuma a következő napokra esik. A felhasználó beállítja, mennyivel előre (a kezdőnaptól legfeljebb 5 nappal korábban) érkezzen az emlékeztető. Az üzenet azokat a feladatokat gyűjti össze, amelyeknek a felhasználó a tulajdonosa, az operatív feladatokat is beleértve (lásd: Saját feladatok), a kész feladatokat és a mérföldköveket pedig kihagyja. Naponta egyszer érkezik, egyetlen üzenetben a többi napi emlékeztetővel együtt — és csak akkor, ha van miről emlékeztetni.
Közeledik a lejárati dátum
Az üzenet azokra a feladatokra, mérföldkövekre és termékekre emlékeztet, amelyek határideje közeledik, és még nincsenek kész. A felhasználó beállítja, mennyivel előre (a határidő napjától legfeljebb 5 nappal korábban) érkezzen az emlékeztető. Azokra az elemekre vonatkozik, amelyeknek a felhasználó a tulajdonosa, az operatív feladatokat is beleértve. Ugyanabban a napi üzenetben érkezik, mint a kezdési és a késési emlékeztetők.
Határidőn túli feladatok
Az üzenet felsorolja azokat a feladatokat és mérföldköveket, amelyek határideje már lejárt, és nincsenek kész; azokra az elemekre vonatkozik, amelyeknek a felhasználó a tulajdonosa, az operatív feladatokat is beleértve. Naponta érkezik az összesítő üzenetben a kezdési és a befejezési emlékeztetőkkel együtt. Ha nincs késésben lévő elem, nem megy üzenet.
Hozzárendelés egy elemhez
A felhasználó azonnal alkalmazáson belüli értesítést és e-mail-üzenetet kap, ha egy másik személy őt jelöli ki egy feladat, mérföldkő, kockázat vagy termék tulajdonosának. Az alkalmazásban értesítés érkezik a stratégiai célhoz vagy mutatóhoz való hozzárendelésről, valamint a feladatról, mérföldkőről, célról vagy mutatóról való eltávolításról is.
Frissített pontszámítás
A pontozás értékelőjének kijelölt felhasználók értesítést kapnak a szükséges értékelésről. Azonnal érkezik, amikor egy értékelést frissíteni kell, és megmutatja az értékelendő projektet. A beállítás akkor látható, ha a szervezetben be van kapcsolva az Értékelés modul.
Jóváhagyásra vár
Azok a személyek, akik a jóváhagyási útvonal egy szakaszában ki vannak jelölve (a Döntés vagy a Vélemény szerepben), értesítést kapnak a szükséges jóváhagyásról vagy véleményről. A szakasz indulása után azonnal érkezik, az alkalmazásban is: Az Ön jóváhagyása szükséges (lásd: Jóváhagyások).
Befejezett jóváhagyás
Az a személy, aki egy elemet jóváhagyásra benyújtott, értesítést kap az eredményről. A folyamat befejezése után azonnal érkezik, és az alkalmazásban így szól: A jóváhagyási folyamat lezárult; az e-mail-üzenet az eredményt közli (lásd: Jóváhagyások).
Új projektellenőrzés
A projekt vezetői értesítést kapnak arról, hogy a projektet ellenőrzéshez rendelték, közvetlenül a hozzáadás után. Az alkalmazásban így szól: Az Ön projektje hozzá lett adva a felülvizsgálathoz (lásd: Ellenőrzések). A beállítás akkor látható, ha a szervezetben be van kapcsolva az Ellenőrzés modul.
Említések a hozzászólásokban
Az a személy, akit egy hozzászólásban @Vezetéknév Keresztnév formában megemlítenek, azonnal értesítést kap — az alkalmazásban az Említések fülön, valamint e-mailben. A feladatokhoz, a költségvetéshez, a kockázatokhoz, az ellenőrzésekhez, a stratégiai célokhoz és mutatókhoz fűzött hozzászólásokra, valamint a projektchatre vonatkozik (lásd: Felhasználók megjelölése (említések)).
Feladatok megfigyelése
A felhasználó azonnal értesítést kap, ha egy megfigyelt feladat vagy mérföldkő megváltozik — az alkalmazásban a Megfigyelt fülön, a Feladatok megfigyelése beállítás bekapcsolása esetén pedig e-mailben is.
Előzményfeladatok befejezése
Azok, akiknek a feladata vagy mérföldköve más elemektől függ, értesítést kapnak, amint az összes elődöt késznek jelölik. Az alkalmazásban például így szól: Minden előd elkészült. Folytathatja a feladatot.
Jelentés, portfólió vagy program megosztása
A felhasználó alkalmazáson belüli értesítést kap, ha valaki megoszt vele egy jelentést, projektportfóliót vagy programot, illetve visszavonja a hozzáférését. A Jelentés megosztása beállítás a megosztott jelentésről szóló e-mail-üzenetet vezérli (lásd: Jelentés megosztása), a Hozzárendelés egy elemhez beállítás pedig a megosztott portfólióról szóló üzenetet.
Bevezetés a rendszerbe és frissítések
A Bevezetés a rendszerbe az új felhasználóknak szóló, útmutatásokat és tippeket tartalmazó üzenetsorozatot kapcsolja be. A FlexiProject frissítések az alkalmazás új funkcióiról szóló tájékoztatást kapcsolja be — e-mail-üzenetet és alkalmazáson belüli értesítést. Mindkét elem kikapcsolható.
