Notificaciones
FlexiProject informa de los eventos de dos maneras: mediante notificaciones en la aplicación (el icono de campana) y mediante mensajes de correo electrónico. Todos los usuarios reciben notificaciones en la aplicación. Cada usuario decide en su perfil qué mensajes de correo electrónico le llegan (pestaña Notificaciones por correo electrónico).
Una notificación se refiere a acciones de otras personas: a los usuarios no se les notifica un cambio que han hecho ellos mismos. Los mensajes de correo electrónico solo llegan a los usuarios que ya han iniciado sesión en la organización.
Panel de notificaciones de la aplicación
El icono de campana de la esquina superior derecha, junto al botón de ayuda, abre el panel Notificaciones. El número de notificaciones sin leer aparece en el icono y, una vez abierto el panel, en las pestañas inactivas. El panel muestra las notificaciones de los últimos 30 días, las más recientes primero: primero las del grupo Nuevas y después las del grupo Anterior. Al hacer clic en una notificación se abre el elemento al que se refiere; si no tienes permiso para él, aparece la advertencia No tiene los permisos necesarios para ver este artículo.
Tres pestañas agrupan las notificaciones:
- Mi — las que se refieren al usuario: asignación a una tarea, un hito, un riesgo, un producto, un objetivo de estrategia o un indicador de objetivo, y retirada de una tarea, un hito, un objetivo o un indicador de objetivo; asignación como gerente de proyecto; una evaluación de puntuación requerida; aprobación requerida y aprobación completada; un proyecto añadido a una revisión; predecesores completados; un informe, una cartera o un programa compartidos o un acceso retirado; información sobre una nueva versión de la aplicación.
- Menciones — menciones del usuario en comentarios de tareas, hitos, presupuesto, riesgos, revisiones, objetivos de estrategia e indicadores de objetivo, y en el chat del proyecto.
- Observados — cambios en las tareas observadas.
El menú de tres puntos del encabezado del panel contiene los comandos Marcar todo como leído y Borrar notificaciones (elimina todas las notificaciones de la lista).
Notificaciones por correo electrónico
Los mensajes de correo electrónico informan de los cambios incluso cuando el usuario no ha iniciado sesión. Cada usuario elige qué mensajes recibir (consulta Ajustes de las notificaciones por correo electrónico). Los mensajes son de dos tipos: un resumen diario de tareas (inicio, fin, atrasadas) y mensajes que se envían justo después de un evento.
Solo reciben mensajes de correo electrónico los usuarios que ya han iniciado sesión. Un usuario nuevo empieza a recibirlos después del primer inicio de sesión o de la primera acción que le afecte, por ejemplo ser asignado a una tarea o ser mencionado en un comentario.
Ajustes de las notificaciones por correo electrónico
- Abre el menú del avatar y elige Perfil del usuario.
- Ve a la pestaña Notificaciones por correo electrónico. Verás una lista de notificaciones con nombre y descripción, y un interruptor junto a cada una.
- Activa o desactiva las notificaciones que quieras. El cambio se guarda de inmediato.
En Inicio de la tarea y Se acerca la fecha final, la lista junto al interruptor define cuándo llega el recordatorio: En la fecha de inicio (En la fecha de vencimiento) o 1 día antes hasta 5 días antes.
La lista contiene: Mis tareas, Inicio de la tarea, Se acerca la fecha final, Tareas vencidas, Asignación a un elemento, Menciones en los comentarios, Finalización de predecesores, Observación de tareas, Uso compartido del informe, En espera de aceptación, Aceptación completa, Introducción al sistema y Actualizaciones de FlexiProject. Nueva revisión del proyecto y Actualización de la puntuación son visibles cuando la organización tiene activado el módulo Revisión o Puntuación.
Puedes darte de baja de cualquier mensaje con el enlace de su cuerpo; entonces aparece la pregunta Baja con el botón Ríndete.
Cambios en mis tareas
La notificación Mis tareas informa al propietario de una tarea de los cambios hechos por otra persona. Un usuario que cambia una tarea él mismo no recibe ninguna notificación de su propia acción: la notificación en la aplicación y el mensaje de correo electrónico llegan solo cuando el cambio lo ha hecho otra persona. Así, los propietarios de tareas ven enseguida las modificaciones del equipo sin recibir mensajes innecesarios.
Inicio de la tarea
El mensaje recuerda las tareas cuya fecha de inicio cae en los próximos días. El usuario define con cuánta antelación (desde el día de inicio hasta 5 días antes) llega el recordatorio. El mensaje reúne las tareas de las que el usuario es propietario, incluidas las tareas operativas (consulta Mis tareas), y deja fuera las tareas hechas y los hitos. Llega una vez al día, en un solo mensaje junto con los demás recordatorios diarios, y solo cuando hay algo que recordar.
Se acerca la fecha final
El mensaje recuerda las tareas, los hitos y los productos cuya fecha de vencimiento se acerca y que aún no están hechos. El usuario define con cuánta antelación (desde el día de vencimiento hasta 5 días antes) llega el recordatorio. Abarca los elementos de los que el usuario es propietario, incluidas las tareas operativas. Llega en el mismo mensaje diario que los recordatorios de inicio y de atraso.
Tareas vencidas
El mensaje enumera las tareas y los hitos cuya fecha de vencimiento ya ha pasado y que no están hechos; se refiere a los elementos de los que el usuario es propietario, incluidas las tareas operativas. Llega a diario en el mensaje de resumen junto con los recordatorios de inicio y de fin. Si no hay nada atrasado, no se envía ningún mensaje.
Asignación a un elemento
Un usuario recibe de inmediato una notificación en la aplicación y un mensaje de correo electrónico cuando otra persona lo asigna como propietario de una tarea, un hito, un riesgo o un producto. En la aplicación también hay una notificación sobre la asignación a un objetivo de estrategia o a un indicador de objetivo y sobre la retirada de una tarea, un hito, un objetivo o un indicador de objetivo.
Actualización de la puntuación
Los usuarios asignados como evaluadores de puntuación reciben una notificación sobre una evaluación requerida. Llega de inmediato cuando hay que actualizar una evaluación y remite al proyecto que se debe evaluar. El ajuste es visible cuando el módulo Puntuación está activado en la organización.
En espera de aceptación
Las personas asignadas en un nivel de una ruta de aprobación (en el rol Decisión u Opinión) reciben una notificación sobre la aprobación o la opinión requeridas. Llega justo después de que empiece el nivel, también en la aplicación: Se requiere su aceptación (consulta Aceptaciones).
Aceptación completa
La persona que envió un elemento a aprobación recibe una notificación sobre el resultado. Llega justo después de que termine el proceso y en la aplicación dice Se ha completado el proceso de aceptación; el mensaje de correo electrónico indica el resultado (consulta Aceptaciones).
Nueva revisión del proyecto
Los gerentes de un proyecto reciben una notificación de que el proyecto se ha asignado a una revisión, justo después de añadirlo. En la aplicación dice Su proyecto se ha añadido a la revisión (consulta Revisiones). El ajuste es visible cuando el módulo Revisión está activado en la organización.
Menciones en los comentarios
Una persona mencionada en un comentario con @Nombre Apellido recibe una notificación de inmediato: en la aplicación, en la pestaña Menciones, y por correo electrónico. Se aplica a los comentarios de tareas, presupuesto, riesgos, revisiones, objetivos de estrategia e indicadores de objetivo, y al chat del proyecto (consulta Mencionar usuarios).
Observación de tareas
Un usuario recibe una notificación de inmediato cuando cambia una tarea o un hito observados: en la aplicación, en la pestaña Observados, y, con el ajuste Observación de tareas activado, también por correo electrónico.
Finalización de predecesores
Los propietarios de tareas e hitos que dependen de otros elementos reciben una notificación justo después de que todos los predecesores se marquen como hechos. En la aplicación dice, por ejemplo, Todos los predecesores han sido completados. Puede continuar con la tarea.
Compartir un informe, una cartera o un programa
Un usuario recibe una notificación en la aplicación cuando alguien comparte con él un informe, una cartera de proyectos o un programa, o le retira el acceso. El ajuste Uso compartido del informe controla el mensaje de correo electrónico sobre un informe compartido (consulta Compartir un informe), y el ajuste Asignación a un elemento controla el mensaje sobre una cartera compartida.
Introducción al sistema y actualizaciones
Introducción al sistema activa una serie de mensajes con instrucciones y consejos para los usuarios nuevos. Actualizaciones de FlexiProject activa la información sobre las nuevas funciones de la aplicación: un mensaje de correo electrónico y una notificación en la aplicación. Ambos elementos se pueden desactivar.
