Oznámení
FlexiProject informuje o událostech dvěma způsoby: oznámeními v aplikaci (ikona zvonku) a e-mailovými zprávami. Oznámení v aplikaci dostává každý uživatel. Které e-mailové zprávy mu budou přicházet, určuje každý uživatel ve svém profilu (záložka E-mailová oznámení).
Oznámení se týkají akcí jiných osob: uživatel není upozorňován na změnu, kterou provedl sám. E-mailové zprávy dostávají jen uživatelé, kteří se již do organizace přihlásili.
Panel oznámení v aplikaci
Ikona zvonku v pravém horním rohu, vedle tlačítka nápovědy, otevře panel Oznámení. Počet nepřečtených oznámení se zobrazuje na ikoně a po otevření panelu také na neaktivních záložkách. Panel zobrazuje oznámení za posledních 30 dní od nejnovějších: nejprve Nové, poté Předchozí. Kliknutím na oznámení otevřete prvek, kterého se týká; pokud k němu nemáte oprávnění, zobrazí se upozornění Nemáte potřebná oprávnění k zobrazení této položky.
Oznámení třídí tři záložky:
- Moje — ta, která se týkají uživatele: přiřazení k úkolu, milníku, riziku, produktu, cíli strategie nebo ukazateli a odebrání z úkolu, milníku, cíle nebo ukazatele; přiřazení jako projektový vedoucí; vyžádané hodnocení v bodování; vyžádané schválení a dokončené schválení; přidání projektu do přehledu; dokončení předchůdců; sdílení zprávy, portfolia nebo programu či odebrání přístupu; informace o nové verzi aplikace.
- Zmínky — zmínky o uživateli v komentářích k úkolům, milníkům, rozpočtu, rizikům, přehledům, cílům strategie a ukazatelům a v chatu projektu.
- Pozorované — změny v pozorovaných úkolech.
Nabídka s ikonou tří teček v záhlaví panelu obsahuje příkazy Označit vše jako přečtené a Vymazat oznámení (odstraní všechna oznámení ze seznamu).
E-mailová oznámení
E-mailové zprávy informují o změnách i tehdy, když uživatel není přihlášen. Každý uživatel si vybírá, které zprávy chce dostávat (viz Nastavení e-mailových oznámení). Zprávy jsou dvou druhů: denní souhrn úkolů (zahájení, ukončení, zpoždění) a zprávy odesílané bezprostředně po události.
E-mailové zprávy dostávají jen uživatelé, kteří se již přihlásili. Nový uživatel je začne dostávat po prvním přihlášení nebo po první akci, která se ho týká, například po přiřazení k úkolu nebo po zmínce v komentáři.
Nastavení e-mailových oznámení
- Otevřete nabídku avatara a vyberte Profil uživatele.
- Přejděte na záložku E-mailová oznámení. Zobrazí se seznam oznámení s názvem a popisem a s přepínačem u každého z nich.
- Vybraná oznámení zapněte nebo vypněte. Změna se uloží okamžitě.
U oznámení Zahájení úkolu a Blížící se datum ukončení seznam vedle přepínače určuje, kdy připomenutí dorazí: V den zahájení (V den splatnosti) nebo 1 den před až 5 dny před.
Seznam obsahuje: Moje úkoly, Zahájení úkolu, Blížící se datum ukončení, Úkoly po termínu, Přiřazení k prvku, Zmínky v komentářích, Dokončení předchůdců, Sledování úkolů, Sdílení zprávy, Čeká se na přijetí, Ukončené přijetí, Úvod do systému a Aktualizace FlexiProject. Položky Nový přehled projektu a Aktualizace bodování jsou viditelné, když má organizace zapnutý modul Přehled nebo Bodování.
Z kterékoli zprávy se můžete odhlásit odkazem v jejím textu; poté se zobrazí dotaz Odhlášení odběru s tlačítkem Vzdejte se.
Změny v mých úkolech
Oznámení Moje úkoly informuje majitele úkolu o změnách provedených jinou osobou. Uživatel, který úkol změní sám, o své vlastní akci žádné oznámení nedostane — oznámení v aplikaci i e-mailová zpráva dorazí jen tehdy, když změnu provedl někdo jiný. Majitelé úkolů tak rychle vidí úpravy provedené týmem a nedostávají zbytečné zprávy.
Zahájení úkolu
Zpráva připomíná úkoly, jejichž datum zahájení připadá na nejbližší dny. Uživatel nastavuje, jak dlouho předem (od dne zahájení až po 5 dní předem) připomenutí dorazí. Zpráva shrnuje úkoly, jejichž je uživatel majitelem, včetně provozních úkolů (viz Moje úkoly), a vynechává hotové úkoly a milníky. Přichází jednou denně, v jedné zprávě spolu s dalšími denními připomenutími — a jen tehdy, když je co připomínat.
Blížící se datum ukončení
Zpráva připomíná úkoly, milníky a produkty, jejichž termín ukončení se blíží a které ještě nejsou hotové. Uživatel nastavuje, jak dlouho předem (od dne ukončení až po 5 dní předem) připomenutí dorazí. Týká se prvků, jejichž je uživatel majitelem, včetně provozních úkolů. Přichází ve stejné denní zprávě jako připomenutí zahájení a zpoždění.
Úkoly po termínu
Zpráva uvádí úkoly a milníky, jejichž termín ukončení již uplynul a které nejsou hotové; týká se prvků, jejichž je uživatel majitelem, včetně provozních úkolů. Přichází denně v souhrnné zprávě spolu s připomenutími zahájení a ukončení. Pokud nic není po termínu, žádná zpráva se neodešle.
Přiřazení k prvku
Uživatel dostane oznámení v aplikaci i e-mailovou zprávu okamžitě, když ho jiná osoba přiřadí jako majitele úkolu, milníku, rizika nebo produktu. V aplikaci je také oznámení o přiřazení k cíli strategie nebo ukazateli a o odebrání z úkolu, milníku, cíle nebo ukazatele.
Aktualizace bodování
Uživatelé přiřazení jako hodnotitelé bodování dostanou oznámení o požadovaném hodnocení. Dorazí okamžitě, když je třeba hodnocení aktualizovat, a odkazuje na projekt, který se má hodnotit. Nastavení je viditelné, když je v organizaci zapnutý modul Bodování.
Čeká se na přijetí
Osoby přiřazené v úrovni schvalovací cesty (v roli Rozhodnutí nebo Názor) dostanou oznámení o požadovaném schválení nebo vyjádření. Dorazí hned po zahájení úrovně, i v aplikaci: Vaše přijetí je nutné (viz Přijetí).
Ukončené přijetí
Osoba, která předložila prvek ke schválení, dostane oznámení o výsledku. Dorazí hned po skončení procesu a v aplikaci zní Proces přijetí byl dokončen; e-mailová zpráva uvádí výsledek (viz Přijetí).
Nový přehled projektu
Projektoví vedoucí dostanou hned po přidání oznámení, že byl projekt přiřazen k přehledu. V aplikaci zní Váš projekt byl přidán k přehledu (viz Přehledy). Nastavení je viditelné, když je v organizaci zapnutý modul Přehled.
Zmínky v komentářích
Osoba zmíněná v komentáři pomocí @Jméno Příjmení dostane oznámení okamžitě — v aplikaci na záložce Zmínky a e-mailem. Platí pro komentáře k úkolům, rozpočtu, rizikům, přehledům, cílům strategie a ukazatelům a pro chat projektu (viz Označování uživatelů (zmínky)).
Sledování úkolů
Uživatel dostane oznámení okamžitě, když se změní pozorovaný úkol nebo milník — v aplikaci na záložce Pozorované a při zapnutém nastavení Sledování úkolů také e-mailem.
Dokončení předchůdců
Majitelé úkolů a milníků, které závisejí na jiných prvcích, dostanou oznámení hned poté, co jsou všichni předchůdci označeni jako hotoví. V aplikaci zní například Všichni předchůdci byli dokončeni. Můžete pokračovat v úkolu.
Sdílení zprávy, portfolia nebo programu
Uživatel dostane oznámení v aplikaci, když s ním někdo sdílí zprávu (report), projektové portfolio nebo program, nebo když mu odebere přístup. Nastavení Sdílení zprávy řídí e-mail o sdílené zprávě (viz Sdílení zprávy) a nastavení Přiřazení k prvku řídí e-mail o sdíleném portfoliu.
Úvod do systému a aktualizace
Položka Úvod do systému zapíná sérii zpráv s pokyny a tipy pro nové uživatele. Položka Aktualizace FlexiProject zapíná informace o nových funkcích aplikace — e-mailovou zprávu a oznámení v aplikaci. Obě položky lze vypnout.
