Integración con JIRA

La integración con Jira muestra las tareas de Jira en el cronograma del proyecto de FlexiProject. Cada proyecto puede obtener tareas de uno o de varios proyectos de Jira, y la lista de tareas obtenidas se acota por tipos de tarea o con un filtro JQL. Las tareas de Jira permanecen sincronizadas con Jira en el cronograma; sus campos son de solo lectura.

Un administrador activa la integración y la configura en Configuración del sistema > JIRA (consulta Configuración del sistema). Vincular los usuarios de Jira con los usuarios de FlexiProject hace que el cronograma y la carga de trabajo de los recursos muestren a los propietarios de las tareas de Jira.

Conexión con Jira

La clave de conexión en Jira

1. En Jira, haz clic en el avatar de la esquina superior derecha y elige Gestionar cuenta.
2. Ve a la pestaña Seguridad y, en la sección Token de API, haz clic en Crear y gestionar tokens de API.
3. Haz clic en Crear token de API, escribe un nombre (por ejemplo, «FlexiProject») y haz clic en Crear.
4. Copia la clave generada. Jira la muestra una sola vez.

Activar la integración en FlexiProject

1. Abre Configuración del sistema (menú principal) y ve a la página JIRA. Aparece la tarjeta Integración con JIRA.
2. Cambia la integración a Habilitado.
3. Escribe la Dirección del servidor: la dirección en la que se abre el Jira de tu organización, por ejemplo https://name.atlassian.net.
4. Escribe el Correo electrónico del usuario: el mismo con el que ha iniciado sesión el usuario que generó la clave.
5. Pega la clave copiada en el campo Clave.
6. Haz clic en Guardar. Con datos correctos aparece el mensaje La conexión con el servidor JIRA es correcta; con datos incorrectos, Error al conectar con el servidor JIRA o Dirección incorrecta del servidor JIRA.

El botón Comprobar la conexión comprueba el estado de la conexión en cualquier momento.

Nota: desactivar la integración con Desactivado elimina de los cronogramas todos los vínculos de los proyectos con Jira y todas las tareas de Jira. Esto no se puede deshacer, y para volver a activarla hay que vincular de nuevo los proyectos.

Vincular usuarios de Jira

Debajo de los parámetros de conexión está la tabla Usuarios, con las columnas Nombre de Jira, ID Jira y Usuario (el usuario de FlexiProject vinculado). Un filtro situado sobre la tabla acota la lista. Con la conexión activa, FlexiProject intenta vincular continuamente los usuarios de Jira con los de FlexiProject por la dirección de correo electrónico. Cuando Jira comparte una dirección y la misma dirección existe en FlexiProject, junto al nombre de Jira aparecen el avatar y el nombre del usuario vinculado. Que Jira comparta las direcciones depende de su configuración global de seguridad y de la configuración de privacidad del usuario de Jira.

Los vínculos creados automáticamente se actualizan solos. Los añadidos manualmente no: tras un cambio de apellido o de dirección de correo electrónico tienes que corregirlos a mano.

Vincular manualmente

1. Sitúa el cursor sobre una fila sin usuario vinculado y haz clic en el símbolo de los tres puntos.
2. Elige Conectar. Se abre la ventana Vincular usuario.
3. Selecciona el usuario de FlexiProject y haz clic en Guardar.

Quitar un vínculo

1. Sitúa el cursor sobre una fila con usuario vinculado y haz clic en el símbolo de los tres puntos.
2. Elige Desconectar. Aparece la pregunta ¿Está seguro de que desea eliminar el enlace?
3. Confirma con Guardar.

Importar la lista de usuarios de Jira

1. Genera un archivo CSV de usuarios en el panel de administración de Atlassian (admin.atlassian.com), en la pestaña de usuarios, con el comando de exportación. El archivo debe contener los campos User id, User name y email.
2. Haz clic en Importaciones de usuarios de Jira, debajo del encabezado de la tabla. Se abre la ventana de importación.
3. Elige el archivo o arrástralo a la ventana y haz clic en Guardar. La lista de usuarios de Jira se actualiza y los vínculos encontrados se rellenan automáticamente.

Las filas con valores incorrectos se omiten, y la aplicación las enumera tras la importación; un archivo incorrecto termina con un mensaje sobre un formato CSV erróneo.

Tareas de Jira en el cronograma del proyecto

Vincular un proyecto con Jira

1. Abre el proyecto, pestaña Cronograma.
2. Haz clic en Ajustes y elige Conexión a JIRA (el elemento es visible cuando la integración está activada). Se abre la ventana Integración con JIRA.
3. Escribe la Clave del proyecto de Jira. Para obtener tareas de varios proyectos de Jira, escribe las claves separadas por comas.
4. Haz clic en Conectar. Se abre la ventana Importaciones de JIRA.
5. En la parte Descarga de datos elige cómo obtener los datos: Tipo de tareas (solo con un proyecto de Jira) o Filtro JQL (consulta Filtro JQL).
6. Para los tipos de tarea: marca los tipos de tarea en los niveles de la jerarquía (al menos un tipo; de lo contrario aparece el mensaje Al menos un nivel debe estar marcado) y después elige Guardar. Las dependencias entre tipos de tarea se convierten, cuando es posible, en una jerarquía de tareas en el cronograma.

Cuando la descarga se completa, las tareas de Jira aparecen en el proyecto y junto al nombre del proyecto aparece un icono de Jira; al hacer clic en él se abre el proyecto de Jira en una pestaña nueva. La descarga puede fallar, por ejemplo cuando el usuario indicado en la conexión no tiene permisos o cuando el JQL tiene un error de sintaxis (Error en la consulta JQL). Entonces la aplicación muestra un mensaje. Una clave que no existe o a la que no tienes acceso termina con el mensaje Clave de proyecto incorrecta, el proyecto no existe o no tiene acceso a él.

Cambiar la forma de obtener las tareas

El mismo comando Conexión a JIRA abre, para un proyecto ya vinculado, la ventana Importaciones de JIRA, donde cambias los tipos de tarea o la consulta JQL.

Quitar las tareas de Jira de un proyecto

1. Abre la ventana Importaciones de JIRA con el comando Conexión a JIRA.
2. Haz clic en Borrar y confirma en la ventana Supresión del enlace JIRA. El mensaje advierte de que eliminar el vínculo elimina todos los vínculos del cronograma y de que es irreversible.

Tras la eliminación, las tareas de Jira desaparecen del cronograma y el proyecto deja de estar marcado como conectado con Jira.

Filtro JQL

JQL (Jira Query Language) permite traer a un proyecto exactamente las tareas de Jira que necesitas, también de varios proyectos de Jira a la vez.

1. En Jira, prepara un filtro en la herramienta Filtros. El código JQL se ve cuando cambias la vista del filtro de básica a JQL.
2. Copia el código JQL.
3. En FlexiProject, en la ventana Importaciones de JIRA, elige Filtro JQL y pega el código en el campo de texto.
4. Haz clic en Guardar.

Una consulta con un error de sintaxis se rechaza con el mensaje Error en la consulta JQL. El filtro solo influye en qué tareas llegan al cronograma; en cada sincronización, las tareas que quedan fuera del resultado del filtro desaparecen del cronograma.

Tareas de Jira en el cronograma

Las tareas de Jira llegan al final del cronograma con su estructura conservada y llevan un icono de Jira en el cronograma. Se actualizan automáticamente en una sincronización periódica; los campos que proceden de Jira (Nombre, Descripción, Progreso, Propietario y la jerarquía de tareas) son de solo lectura. No puedes cambiar el progreso ni los propietarios de una tarea así (la aplicación indica No es posible cambiar el estado de las tareas procedentes de JIRA y No es posible cambiar los propietarios de las tareas procedentes de JIRA), y estas tareas no se copian al clonar un proyecto. Una tarea de Jira no puede ser tarea superior de tareas de FlexiProject. Puedes reordenar las tareas situadas bajo una tarea superior de Jira, y las tareas de resumen de Jira con sus subtareas se pueden insertar en la estructura del cronograma.

En un proyecto vinculado, el cronograma tiene tres columnas adicionales: ID de Jira (un clic abre la tarea en Jira en una pestaña nueva), Estado de Jira y Tipo Jira. El progreso de una tarea se deduce de la categoría de estado en Jira: por hacer, 0 %; en curso, 50 %; hecho, 100 %.

El propietario de la tarea procede de la vinculación de usuarios (consulta Vincular usuarios de Jira). Cuando un usuario de Jira está vinculado con un usuario de FlexiProject, el cronograma muestra su avatar y su nombre, y el usuario se añade al proyecto. Sin vínculo ves un icono de avatar gris con el nombre de Jira. El cronograma se describe en Cronograma del proyecto.