Integración con Microsoft Entra ID

La integración con Microsoft Entra ID sincroniza los usuarios de la organización con el directorio de Microsoft. Los cambios en el directorio se reflejan en la aplicación: un usuario nuevo de Entra ID se añade automáticamente a la lista de usuarios de FlexiProject y puede iniciar sesión con una cuenta de Microsoft, y un usuario eliminado del directorio se marca como eliminado. Con un paquete de Microsoft 365 también puedes obtener las ausencias de día completo del calendario de Outlook.

Un administrador configura la integración en Configuración del sistema > Microsoft Entra ID (consulta Configuración del sistema). Las secciones siguientes describen el registro de la aplicación en Entra ID, la conexión y la sincronización de usuarios y calendarios.

Nota: cuando la organización utiliza una integración individual con un Active Directory local, los usuarios se sincronizan únicamente a través de ella. Una conexión adicional con Microsoft Entra ID activa entonces solo la integración con Microsoft 365 y la sincronización de calendarios.

Registrar la aplicación en Microsoft Entra ID

El primer paso es registrar FlexiProject como aplicación en Microsoft Entra ID. El registro proporciona al administrador los parámetros de conexión: ID de inquilino, Id de cliente y Clave del cliente. Los pasos se realizan en el portal de Microsoft, por lo que los nombres de los elementos dependen de su versión actual.

1. Inicia sesión con una cuenta de Microsoft 365 en office.com y abre la herramienta Administrador.
2. En el menú de la izquierda elige Mostrar todo y, en el menú avanzado, Microsoft Entra ID.
3. En el menú de Microsoft Entra ID elige Registros de aplicaciones.
4. Haz clic en + Nuevo registro. Se abre el formulario de registro de la aplicación.
5. Introduce un nombre para la aplicación, por ejemplo «FlexiProject», y elige el tipo de cuenta Inquilino único.
6. Concede a la aplicación los permisos para leer calendarios, grupos e información de usuarios.
7. Haz clic en Registrar.

Los datos de conexión

Tras el registro, el portal abre la sección Información general. De ella proceden dos valores: el ID de directorio (ID de inquilino) y el ID de aplicación (Id de cliente). El tercer valor, el secreto de cliente, todavía hay que generarlo:

1. Ve al módulo Certificados y secretos del menú de la izquierda.
2. Haz clic en + Nuevo secreto de cliente.
3. Elige un tiempo de caducidad (se recomiendan dos años) y escribe una descripción que te ayude a reconocerlo.
4. Haz clic en Añadir. El secreto generado aparece en la lista Secretos de cliente; el botón Copiar en el Portapapeles copia su valor.

Nota: cuando el secreto caduca, la conexión deja de funcionar. La aplicación muestra entonces un mensaje que indica que la conexión no es válida y que el secreto de cliente puede haber caducado, y tienes que introducir una clave nueva (consulta Crear la conexión).

Crear la conexión

La conexión necesita tres parámetros del portal de Microsoft: ID de inquilino, Id de cliente y Clave del cliente (consulta Registrar la aplicación en Microsoft Entra ID).

1. Abre Configuración del sistema (menú principal) y ve a la página Microsoft Entra ID.
2. Haz clic en Añadir conexión. Se abre la ventana Conexión a Microsoft Entra ID.
3. Introduce el ID de inquilino (el identificador del inquilino), el Id de cliente (el identificador de la aplicación) y la Clave del cliente (el valor del secreto copiado en el portal).
4. Si quieres, limita los usuarios importados a grupos seleccionados: en el campo Importar según los ID de grupos de usuarios (separados por comas), escribe los ID de objeto de los grupos de Entra ID separados por comas. Solo se aceptan ID, no nombres de grupo. Un campo vacío significa importar a todos los usuarios.
5. Haz clic en Guardar. Con datos correctos la ventana se cierra, aparece el mensaje Conexión a Microsoft Entra ID establecida correctamente y en la página se muestra una fila con la conexión. Con datos incorrectos aparece el mensaje Error al conectar con Microsoft Entra ID y la ventana permanece abierta.

Lista de conexiones

La tabla muestra ID de inquilino, Id de cliente, Estado (Activo, Sin conexión o Error de sincronización) y Última sincronización: el número de usuarios sincronizados y el tiempo transcurrido desde la sincronización. El menú de la fila (tres puntos) contiene los comandos Editar, Sincroniza (inicia una sincronización de inmediato) y Borrar. En la ventana de edición, el campo de la clave del cliente permanece vacío mientras no introduzcas una clave nueva; una clave caducada se sustituye exactamente así.

Eliminar la conexión interrumpe la sincronización de las cuentas de usuario y de sus estados con Microsoft Entra ID; la aplicación pide confirmación.

Sincronización de usuarios

Una vez creada la conexión, FlexiProject sincroniza los usuarios periódicamente. Se obtienen las cuentas con dirección de correo electrónico. También están disponibles el botón Sincroniza y el interruptor de invitaciones.

• Un usuario nuevo en Entra ID obtiene una cuenta en FlexiProject y pasa a ser un usuario activo (una cuenta desactivada en Entra ID no se crea).
• Un usuario existente de FlexiProject se vincula con la cuenta de Entra ID por la dirección de correo electrónico.
• Un usuario que ya no está en el directorio se marca en FlexiProject como Suprimido y pierde el acceso.
• Un usuario sincronizado tiene un icono de sincronización junto al estado en la lista de usuarios. Un usuario añadido manualmente y ausente de Entra ID no tiene ese icono (consulta Lista de usuarios).

Con la estructura organizativa activada, la sincronización también puede crear departamentos a partir de los jefes en Entra ID (consulta Importación automática de la estructura desde Microsoft Entra ID).

Invitaciones para los usuarios de Entra ID

El interruptor Invitaciones por correo electrónico para usuarios de Microsoft Entra ID, situado bajo la tabla de conexiones, activa el envío de un correo de bienvenida con una invitación a FlexiProject a cada usuario nuevo añadido automáticamente desde Entra ID. Con independencia del ajuste, el usuario empieza a recibir las demás notificaciones por correo electrónico solo después de su primer inicio de sesión o de la primera acción que le afecte, por ejemplo, ser asignado a una tarea o ser mencionado en un comentario (consulta Notificaciones por correo electrónico).

Sincronización del calendario de Outlook

La conexión con Microsoft Entra ID también permite registrar en la disponibilidad de los usuarios sus ausencias de día completo del calendario de Outlook (Microsoft 365). Las ausencias van al calendario de disponibilidad del usuario en el módulo Recursos.

1. Abre Configuración del sistema (menú principal) y ve a la página Recursos.
2. Activa la opción Conexión al calendario de Outlook. La opción es visible cuando la conexión con Microsoft Entra ID está activa.

Los eventos de día completo con el estado Libre que los usuarios sincronizados introducen en Outlook se guardan en su disponibilidad. En el calendario del módulo Recursos se marcan con un icono de sincronización, y estas excepciones no se pueden editar. Desaparecen automáticamente cuando el evento se elimina en Outlook o cuando se desactiva la opción (consulta Ajustes del módulo Recursos).