Integración con Microsoft Entra ID

Uno de los aspectos clave de esta integración es la capacidad de sincronizar usuarios. Esto significa que cualquier cambio en el estado de un usuario en Microsoft Entra ID se refleja automáticamente en la aplicación. Por ejemplo, cuando un nuevo usuario se registra en Microsoft Entra ID, se añade automáticamente a la lista de usuarios de FlexiProject. El usuario así añadido puede iniciar sesión en FlexiProject utilizando su cuenta de Microsoft.

Además, si la organización tiene implantado un paquete de Microsoft 365, es posible recuperar las ausencias de todo el día de los usuarios desde el calendario de Outlook.

En los siguientes apartados, veremos los pasos detallados necesarios para conectar FlexiProject a Microsoft Entra ID

¡NOTA!

Si tienes una conexión existente con el Directorio Activo local de tu organización en forma de integración individual, los usuarios sólo se sincronizan en función de esa integración.

La creación de una conexión adicional de Microsoft Entra ID con FlexiProject sólo permitirá la integración con Microsoft 365 y la sincronización asociada de los calendarios de los usuarios.

Configurar el servicio Azure Active Directory

El primer paso en el proceso de integración es registrar una cuenta FlexiProject en el servicio Microsoft Entra ID.

El registro permitirá al administrador de Microsoft Entra ID generar los parámetros de conexión necesarios para conectar FlexiProject al servicio:

• Id de inquilino
• Id de cliente
• Clave de cliente

1. Ve a office.com para iniciar sesión con tu cuenta de Office 365.
2. En el menú de aplicaciones de la parte izquierda de la ventana, busca y navega hasta la herramienta Administrador.
3. Al hacer clic, se abrirá la pantalla de bienvenida del panel de administración.
4. En el menú de la izquierda, selecciona Ver todo.
5. En el menú avanzado, haz clic en Microsoft Entra ID.
6. Cuando se carga la aplicación, se muestra la vista inicial.
7. En el menú de la izquierda, vuelve a hacer clic en Microsoft Entra ID.
8. Una vez pulsado, se abrirá un menú avanzado y selecciona Registro de solicitudes.
9. Se abrirá una nueva ventana.
10. En la nueva ventana, selecciona +Nuevo Registro para registrar la aplicación.
11. Se abrirá una ventana de registro de la solicitud con los siguientes elementos.
12. Introduce un nombre para la aplicación, por ejemplo «FlexiProject».
13. Selecciona el tipo de cuenta «Arrendatario individual».
14. Asigna permisos a la aplicación: para leer calendarios, grupos e información de usuario.
15. Pulsa el botón Registrar en la esquina inferior izquierda, debajo de la lista.

Conectar tu entorno con el inquilino (tenant) de Microsoft Entra ID

Tras registrar tu solicitud, se te redirigirá a la sección Visión general, donde se proporcionarán tus datos de registro:

ID de aplicación e ID de directorio , que serán necesarios para conectar FlexiProject a Microsoft Entra ID (Id. de inquilino e Id. de cliente).

Para completar la configuración de Microsoft Entra ID en FlexiProject, aún tienes que especificar los valores Secret (clave de cliente)

1. En la página de registro del servicio Microsoft Entra ID, ve al módulo Certificados y Secretos, situado en el menú de la parte izquierda de la ventana.
2. Cuando se abra el módulo, haz clic en +Nuevo secreto de cliente.
3. Selecciona el tiempo de caducidad del código. Recomendamos dos años.
4. En el campo Descripción, puedes introducir una descripción para facilitar la identificación.
5. Pulsa el botón Añadir para generar el código.
6. Una vez pulsado, elsecreto de cliente generado(clave de cliente) aparecerá en la lista Secretos de cliente.
7. Lo necesitarás para conectar FlexiProject al servicio Microsoft Entra ID. Puedes anotarlo seleccionando Copiar al portapapeles.

FlexiProject configuración

Para crear una conexión, es necesario generar los parámetros del panel de administración de Microsoft Entra ID: ID de inquilino (Tenant ID), ID de cliente (Client ID) y secreto de cliente (Client Secret), descritos en la sección anterior.

Una vez que tengas acceso a los parámetros de conexión, en FlexiProject:

1. Despliega el grupo Administración y selecciona Configuración del sistema.
2. Ve a la pestaña Integración con Microsoft Entra ID.
3. En la pestaña, haz clic en el botón Añadir conexión.
4. Se abrirá la ventana del formulario de conexión a Microsoft Entra ID.
5. Introduce lo siguiente en secuencia:
   • Id. del inquilino – ID del inquilino
   • Id. de cliente – el ID de la solicitud
   • Clave de cliente – pega el valor copiado en el campo Valor secreto, en el panel de administración.
6. Opcional: puedes limitar la lista de usuarios importados a los grupos seleccionados. En el campo de texto, introduce los ID de los grupos (Object ID del grupo en Microsoft Entra ID), separados por comas. No introduzcas nombres de grupos — solo se aceptan ID de grupos.
7. Después de introducir toda la información necesaria en el formulario, guarda la configuración utilizando el botón Guardar de la esquina inferior derecha.
   • Cuando se establezca la conexión, desse abrirá la ventana con los datos de la conexión y aparecerá un mensaje sobre el éxito de la conexión en la esquina inferior derecha.
   • En la aplicación aparecerá una lista con los parámetros de la conexión creada y su estado.
   • Cuando no se establezca la conexión, aparecerá un mensaje de no conexión en la esquina inferior derecha.La ventana con los datos para la conexión permanecerá activa.

Sincronización de usuarios

El establecimiento con éxito de una conexión con Microsoft Entra ID permite la sincronización automática de usuarios. Las cuentas que tienen una dirección de correo electrónico especificada (smtp) se recuperan de Microsoft Entra ID.

• Un nuevo usuario añadido en Microsoft Entra ID tiene una cuenta creada automáticamente en FlexiProject.
• Un usuario eliminado en Microsoft Entra ID se marca automáticamente como Eliminado en FlexiProject.

Usuario activo

• Cualquier usuario nuevo que sólo esté en la lista de Microsoft Entra ID se registra en el dominio FlexiProject. En la lista de usuarios, aparece con el estado «Activo» marcado adicionalmente con flechas, que simbolizan la asociación con una cuenta en Microsoft Entra ID.
• Los usuarios actuales registrados en el dominio FlexiProject se vincularán automáticamente a Microsoft Entra ID por su dirección de correo electrónico. El estado de dicho usuario se marcará además con flechas que simbolizan la asociación con una cuenta en Microsoft Entra ID.
• Un usuario añadido que no aparece en Microsoft Entra ID tiene un estado activo.

Usuario eliminado

• Un usuario en Microsoft Entra ID recibe un estado Eliminado, indicado por flechas que simbolizan la asociación con una cuenta en Microsoft Entra ID.
• Un usuario eliminado a través de FlexiProject se marca con un estado sin flechas.

Integración de Microsoft Entra ID

Si tu organización se sincroniza con Entra ID (Azure AD), los campos Supervisor y Departamento pueden gestionarse externamente.

• Para los usuarios sincronizados, estos campos son de sólo lectura y están marcados con un icono de sincronización.
• Los cambios deben hacerse en el sistema de origen (Entra ID).

Importación basada en grupos (versión 2026.05)

Ahora los administradores pueden controlar qué usuarios de Entra ID se sincronizan con FlexiProject especificando:

• El nombre del inquilino del directorio Entra ID.
• Una lista de identificadores de grupo (separados por comas). Sólo se importan los usuarios que pertenecen al menos a uno de los grupos de la lista. Deja el campo vacío para sincronizar todos los usuarios.

La configuración se guarda en Configuración del sistema → Usuarios → Sincronización Entra ID. Tras guardar, la siguiente sincronización aplicará el nuevo filtro.

Sincronizar los calendarios de los usuarios

Crear una conexión con Microsoft Entra ID te permite además registrar las ausencias de todo el día programadas por los usuarios en los calendarios de la plataforma Microsoft 365 (calendario de Outlook). Las ausencias registradas se añaden automáticamente al calendario del usuario FlexiProject en recursos.

Activar la conexión de la agenda

1. Despliega el grupo Administración en el menú principal y, a continuación, ve al módulo Configuración del sistema.
2. Se abrirá una lista de posibles ajustes del sistema.
3. Selecciona la pestaña Recursos.
4. El módulo Recursos se abrirá con la vista de calendario por defecto. Cuando la conexión con Microsoft Entra ID esté activa, la opción «Conectar con el calendario de Outlook» estará disponible debajo del calendario.
5. Activa la opción «Conectar con el Calendario de Outlook»,
6. Los eventos de todo el día con estado «Libre» del calendario de Outlook introducidos por los usuarios sincronizados se guardarán en su disponibilidad en FlexiProject.
7. En el calendario de Recursos, se marcarán con un icono de dos flechas.
8. Estas excepciones no se pueden editar. Se borrarán automáticamente cuando se elimine el evento en el calendario de Outlook o cuando se desactive la conexión con el calendario de Outlook.