Presupuesto

El módulo de gestión presupuestaria de proyectos de FlexiProject permite planificar y utilizar eficazmente los recursos financieros, garantizando el control de costes y el cumplimiento de objetivos y plazos. Una gestión presupuestaria adecuada puede ayudar a evitar gastos innecesarios, minimizar el riesgo de rebasar el presupuesto y permitir un uso óptimo de los recursos.
En FlexiProject, las partidas presupuestarias se clasifican en Gastos e Ingresos. Los Gastos se representan mediante un icono circular con un signo de dólar, mientras que un icono de bolsa con un signo de dólar representa los Ingresos. Las características de visualización del Presupuesto de FlexiProject, como el número de decimales y la representación de los Gastos e Ingresos (Gastos con un signo menos e Ingresos con un signo más), son personalizables en función de las preferencias de la organización.
El importe total es la suma de Gastos e Ingresos, que puede resultar en un valor positivo o negativo.

Añadir partida presupuestaria

Añadir un gasto

1. Ve a la pestaña Presupuesto del proyecto seleccionado.
   
2. En la pestaña Presupuesto, haz clic en Nuevo gasto. El campo de la columna Nombre aparece resaltado. Al lado, puede ver el icono de un círculo con un signo de dólar, que indica el gasto.
3. Introduzca el nombre del gasto y confirme.
4. Haz clic fuera del campo Nombre o pulsa Intro para aprobar el nombre del gasto.

Añadir Ingresos

1. Ve a la pestaña Presupuesto del proyecto seleccionado.
2. Haz clic en la flecha situada junto al botón Nuevo gasto de la pestaña Presupuesto. Aparece la opción Nuevos Ingresos.
   
3. Haz clic en Nuevos Ingresos. El campo de la columna Nombre aparece resaltado. Junto a él, puedes ver el icono de una bolsa con un signo de dólar en el centro, que indica Ingresos.
4. Introduce el nombre de los Ingresos y confirma.
5. Haz clic fuera del campo Nombre o pulsa Intro para aprobar el nombre de Ingresos introducido.

Editar detalles de la partida presupuestaria

Editar el valor de una partida presupuestaria en la lista de presupuestos

1. Para cambiar el valor de la partida presupuestaria, ve a la pestaña Presupuesto.
2. Haz clic en el campo Importe de la partida presupuestaria.
3. Introduce el nuevo valor.
4. Haz clic fuera del campo o pulsa Intro para guardarlo.

Editar el valor de una partida presupuestaria en el panel de partidas presupuestarias

1. Para cambiar el valor de la partida presupuestaria, ve a la pestaña Presupuesto.
2. Haz clic en el nombre del elemento para abrir el panel de elementos del Presupuesto.
3. Haz clic en el campo Importe y escribe el nuevo valor.
4. Haz clic fuera del campo o pulsa Intro para guardarlo.

Editar la fecha de una partida presupuestaria en la lista de presupuesto

1. Para cambiar la fecha de la partida presupuestaria, ve a la pestaña Presupuesto.
2. Haz clic en el campo Fecha de la partida del Presupuesto. Se abre un calendario.
3. Selecciona una fecha haciendo clic en el día deseado del calendario.

Editar la fecha de una partida presupuestaria en el panel de partidas presupuestarias

1. Para cambiar la fecha de la partida presupuestaria, ve a la pestaña Presupuesto.
2. Haz clic en el nombre del elemento para abrir el panel de elementos del Presupuesto.
3. Haz clic en el campo Fecha de la partida del Presupuesto. Se abre un calendario.
4. Selecciona una fecha haciendo clic en el día deseado del calendario.

Editar propiedades: Centro de coste, Tipo de gasto, Capex/Opex en la lista de presupuesto

1. En la pestaña Presupuesto de la lista de presupuestos, haz clic en el campo de la propiedad que quieras editar en la línea de la partida presupuestaria seleccionada. Se expande una lista con los valores disponibles para el campo seleccionado.
2. Selecciona un valor.
3. El valor se muestra en la columna correspondiente a la propiedad seleccionada.

Editar propiedades: Centro de coste, Tipo de gasto, Capex/Opex en el panel de partidas presupuestarias.

1. En la pestaña Presupuesto, haz clic en el nombre de la partida presupuestaria seleccionada. Se abre el panel de la partida presupuestaria.
2. En el panel de elementos del Presupuesto, haz clic en el campo de la propiedad que quieras editar. Se expande una lista con los valores disponibles para el campo seleccionado.
3. Selecciona un valor.
4. El valor se muestra en la columna correspondiente a la propiedad seleccionada.

Editar propiedades: Proveedor, Número de documento en el panel de partidas presupuestarias

1. En la pestaña Presupuesto, haz clic en el nombre de la partida presupuestaria seleccionada. Se abre el panel de la partida presupuestaria.
2. Haga clic en el campo de la propiedad que desea editar. El campo cambia a modo edición.
3. Introduzca el valor deseado y confirme.
4. Para validar el valor introducido, haz clic fuera del campo o pulsa Intro. El valor introducido aparece en el campo correspondiente a la propiedad seleccionada.

Importar partidas presupuestarias

Puedes añadir partidas presupuestarias a un proyecto existente importándolas desde una plantilla de presupuesto o un archivo de Microsoft Excel. Esta función permite la creación masiva de partidas.

Nota: Sólo los usuarios con derechos de administrador de Presupuesto pueden realizar una importación. Los artículos creados se registran en el historial de artículos con la nota «Creado a partir de archivo importado» o «Creado a partir de plantilla».

Importar desde plantilla

Esta opción te permite aplicar una estructura presupuestaria predefinida a tu proyecto actual.

1. Ve a la pestaña Presupuesto.
2. Pulsa el botón Configuración y selecciona Importar desde plantilla.
3. Se abre una ventana modal. Selecciona la Plantilla deseada.

   Nota: Sólo puedes seleccionar plantillas asignadas al mismo espacio de trabajo que tu proyecto actual.

4. Selecciona la Fecha de inicio. Las fechas de las partidas individuales del Presupuesto se calculan en relación a esta fecha, basándose en el Cronograma de la plantilla.
5. Haz clic en Siguiente para previsualizar los elementos. Los nuevos elementos se añaden al final de la lista y se marcan como «No ejecutados».
6. Haz clic en Añadir para confirmar y actualizar el Presupuesto.

Importar desde Microsoft Excel

Puedes importar una lista de Gastos e Ingresos desde un archivo .xlsx.

1. Ve a la pestaña Presupuesto.
2. Pulsa el botón Configuración y selecciona Importar desde Microsoft Excel.
3. En la ventana modal, sube tu archivo (arrastrar y soltar o seleccionar del disco). También puedes descargar un archivo de plantilla para asegurarte de que el formato es correcto.
4. Haz clic en Siguiente para proceder a la asignación de datos.
5. Asigna las columnas: haz coincidir las columnas de tu archivo Excel con los atributos del sistema (por ejemplo, Nombre, Fecha, Importe, PEP).

   Validación: los datos obligatorios incorrectos o que falten (como Nombre o Importe) se resaltan en rosa.

6. Define la lógica de la cantidad:
   • Valores mixtos (+/-): los valores positivos se asignan como Ingresos, los negativos como Gastos.
   • Sólo valores negativos: asignados como Gastos.
   • Sólo valores positivos: debes seleccionar explícitamente si representan Ingresos o Gastos.
7. Haz clic en Añadir. Las partidas importadas se añaden al final de la lista de presupuesto.

Asignar partida presupuestaria al Cronograma

Asignar una partida presupuestaria a una partida del Cronograma desde la lista de presupuestos

1. Ve a la pestaña Presupuesto de tu proyecto y pasa el ratón por encima de la partida presupuestaria que quieras vincular.
2. Haga clic en el símbolo de tres puntos que aparece.
3. En las opciones, selecciona Asignar a Cronograma.
   

Asignar una partida presupuestaria a una partida del Cronograma desde el panel de partidas presupuestarias

1. En la pestaña Presupuesto, haz clic en el nombre del elemento que quieras vincular.
2. En el panel que se abre, haga clic en el símbolo de los tres puntos.
3. En las opciones, selecciona Asignar a Cronograma.
   

Seleccionar el elemento del Cronograma a enlazar

1. Tras seleccionar Asignar al Cronograma, se abre la ventana Enlace al Cronograma.
2. Haz clic en la casilla Cronograma. Se abre una ventana con una lista de elementos del Cronograma.
3. Selecciona el Cronograma que quieres vincular a la partida presupuestaria.
4. Haz clic en Confirmar. El nombre de la tarea/hito seleccionado aparece en el campo Elemento del Cronograma.
5. Opcionalmente, activa la casilla La fecha proviene de las fechas del Cronograma y especifica la diferencia en días entre la fecha de inicio o fin del elemento del Cronograma seleccionado.
6. Haz clic en Guardar. En el panel de una partida presupuestaria que se ha vinculado a un Cronograma, el vínculo añadido es visible en la sección Cronograma. Si está marcada la opción La fecha procede de las fechas del Cronograma, aparece un símbolo de dos aros entrelazados junto a la fecha de la partida presupuestaria (en el panel y en la lista de presupuestos). La fecha no se puede editar.
   

Partidas del Presupuesto en la pestaña Cronograma del proyecto

Las partidas presupuestarias asociadas a un elemento del Cronograma se comunican en la lista del Cronograma, en la columna Presupuesto, en forma de icono de dólar con el correspondiente color de círculo. Las partidas del Presupuesto que no tienen un valor del Plan Base, o cuyo importe es igual al valor del Plan Base, se representan con un círculo gris. Las partidas del Presupuesto cuyo importe es inferior al valor del Plan Base se representan con un círculo verde. Las partidas del Presupuesto cuyo importe es superior al valor del Plan Base se representan con un círculo rojo.

Las partidas del Presupuesto que se han vinculado a un Cronograma se muestran en el panel de partidas vinculadas, en la sección Presupuesto.

Clonar partidas presupuestarias

Clonar partidas presupuestarias es una potente función que puede agilizar la creación del presupuesto de tu proyecto. Al clonar una partida presupuestaria, se crea una partida duplicada con los mismos datos. Esto resulta especialmente útil cuando su presupuesto incluye varias partidas similares. En lugar de crear manualmente cada uno de ellos, puede clonar un elemento existente y modificar los atributos específicos que difieren.

• Cuando clonas una partida de Presupuesto, se duplican los siguientes atributos: Estado, Importe, Fecha, Centro de coste, Tipo de gasto, Capex/Opex, Proveedor, Número de documento, Enlace al Cronograma, Descripción y Anexos.
• Sin embargo, ten en cuenta que los Comentarios y la Historia de la partida presupuestaria no se clonan. Esto garantiza que cada artículo mantenga su propio registro de discusión y modificación.

Clonar una partida presupuestaria en la lista de presupuesto

1. En tu proyecto, ve a la pestaña Presupuesto.
2. En la lista de presupuestos, sitúe el cursor sobre la línea correspondiente a la partida presupuestaria que desea clonar. Aparece un símbolo de tres puntos detrás del nombre del elemento.
3. Haz clic en el símbolo de los tres puntos. Se abre un menú de opciones disponibles.
4. Selecciona Clonar Gastos (para gastos) o Clonar Ingresos (para ingresos).
5. Aparece una nueva partida presupuestaria debajo de la original en la lista de presupuestos. Tiene el mismo nombre que la partida presupuestaria original y una nota que indica «Copia».
   

Clonar una partida presupuestaria en el panel de partidas presupuestarias

1. En la pestaña Presupuesto de tu proyecto, haz clic en el nombre de la partida presupuestaria que quieras clonar. El panel de la partida presupuestaria se abre en la parte derecha de la pantalla. Verás el símbolo de los tres puntos en la esquina superior derecha.
2. Haz clic en el símbolo de los tres puntos. Aparecerá un menú con las opciones disponibles.
3. Haz clic en Clonar. Debajo de la partida presupuestaria original, aparece una nueva partida presupuestaria. Lleva el mismo nombre que el original y la nota «Copia».
   

Cambiar el tipo de partida presupuestaria

Cambiar el tipo de una partida presupuestaria en la lista de presupuestos

1. En tu proyecto, ve a la pestaña Presupuesto.
2. En la lista de presupuestos, sitúe el cursor sobre la línea correspondiente a la partida presupuestaria cuyo tipo desea modificar. Detrás del nombre aparece un símbolo de tres puntos.
3. Haz clic en el símbolo de los tres puntos. Se abre un menú de opciones disponibles.
4. Selecciona Cambiar a gastos (para ingresos) o Cambiar a ingresos (para gastos).
5. El tipo de partida presupuestaria y el icono junto al nombre de la partida presupuestaria reflejan el nuevo tipo.
   

Cambiar el tipo de una partida presupuestaria en el panel de partidas presupuestarias

1. En tu proyecto, ve a la pestaña Presupuesto.
2. Haga clic en el nombre de la partida presupuestaria que desea modificar. El panel de partidas del Presupuesto se abre en la parte derecha de la pantalla. Verás el símbolo de los tres puntos en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en el símbolo de los tres puntos. Aparecerá un menú con las opciones disponibles.
4. Haz clic en Cambiar a gastos (para ingresos) o Cambiar a ingresos (para gastos).
5. El tipo de partida presupuestaria y el icono junto al nombre de la partida presupuestaria reflejan el nuevo tipo.
   

Agregación de partidas en la lista del Presupuesto

Las partidas presupuestarias agregadas son grupos de Gastos, Ingresos o ambos. Agrupar estas partidas te permite dividirlas en partes más pequeñas o unirlas en grupos más grandes. El total de un grupo es la suma de sus partes. Estas posiciones de grupo no tienen fechas ni valores específicos como Centro de costes, Tipo de gasto o Capex/Opex.

Vista de la lista de Presupuesto

Por defecto, el presupuesto del proyecto se presenta en forma de lista. Esta lista incluye todos los Gastos, Ingresos y partidas agrupadas del Presupuesto. Puedes cambiar el aspecto de la lista eligiendo qué columnas mostrar, filtrando elementos y abriendo o cerrando elementos agrupados.

Las nuevas partidas del Presupuesto se colocan al final de la lista. Pero, al igual que en el Cronograma del proyecto, puedes añadir Gastos e Ingresos donde quieras en la lista.

Seleccione las columnas que desea mostrar u ocultar en la lista de presupuesto del proyecto. Cada usuario puede tener su propia configuración para el presupuesto de cada proyecto. Así, si un usuario oculta una columna en un proyecto, no afecta a lo que ven los demás usuarios. Lo mismo ocurre con el mismo usuario en diferentes proyectos. Si un usuario oculta una columna en un proyecto, no se oculta en los demás.

Añadir una partida presupuestaria debajo de la partida seleccionada

1. Selecciona la partida presupuestaria bajo la que quieres añadir una nueva haciendo clic en la línea de la partida presupuestaria en el espacio no editable. La línea de la partida presupuestaria seleccionada se resalta en gris claro.
2. Añade una nueva partida presupuestaria (gasto o ingreso) utilizando el botón Nuevo gasto o Nuevo ingreso.
   

   Consulta cómo añadir un nuevo gasto o ingreso: Añadir partida

   presupuestaria.
   La nueva partida presupuestaria añadida se añade debajo de la marcada.
   

Añade una partida presupuestaria utilizando la opción Añadir arriba/abajo

1. En la pestaña Presupuesto de la lista de presupuestos, pasa el cursor por encima de la línea de la partida presupuestaria en la que quieras añadir una nueva partida. Aparecerá un símbolo de tres puntos detrás del nombre de la partida presupuestaria.
2. Haz clic en el símbolo de los tres puntos. Se abre un menú de opciones disponibles: Añadir Gastos y Añadir Ingresos.
3. Pasa el cursor sobre Añadir gasto o Añadir ingresos. Aparecerá una lista de opciones: Arriba y Abajo.
4. Haz clic arriba o abajo. El campo de la columna Nombre se resalta en la lista de Presupuesto, arriba o abajo (según la opción seleccionada). Junto a él, verás un icono correspondiente al tipo de partida presupuestaria seleccionada. Un icono circular con un signo de dólar en el centro indica gastos. El icono de una bolsa con un signo de dólar en el centro indica Ingresos.
5. Introduce el nombre de la nueva partida presupuestaria y confirma. Para validar el nombre introducido, haz clic fuera del campo Nombre o pulsa Intro.
   

Activar y desactivar la visibilidad de las columnas en la lista de Presupuesto

1. En la pestaña Presupuesto, en la lista de presupuestos, haz clic en el botón Columnas. Aparece una lista de columnas disponibles para el presupuesto abierto del proyecto.
2. Activa o desactiva la visibilidad de las columnas seleccionadas marcando la casilla situada junto a su nombre. Las columnas con una casilla de verificación marcada en azul se muestran en la lista de Presupuesto. Las columnas con una casilla de verificación sin marcar no son visibles.

Cambiar el orden de las columnas mostradas en la lista de Presupuesto

1. En la pestaña Presupuesto, en la lista de presupuestos, haz clic en el botón Columnas. Aparece una lista de columnas disponibles para el presupuesto abierto del proyecto.
2. Sitúe el cursor sobre la fila con el nombre de la columna que desea desplazar. Delante del nombre de la columna aparece un símbolo de seis puntos.
3. Mantén pulsado el símbolo de los seis puntos y arrastra la fila de columnas hasta la ubicación deseada. Las columnas aparecen en la lista de presupuestos en el orden en que aparecen en la lista de columnas.

Exportación de la lista de presupuesto del proyecto

Exportación de la lista de Presupuesto a un archivo Excel, que te permite descargar la lista de partidas presupuestarias a tu unidad local. A continuación, el archivo puede cargarse o guardarse en la base de conocimientos de la organización como modelo de buenas prácticas de planificación presupuestaria de proyectos. Los datos de las columnas mostradas actualmente se extraen en el archivo Excel al exportar. El archivo de Exportación incluye atributos detallados como EDT, Centro de costes, Tipo de gasto y Capex/Opex.

1. En la pestaña Presupuesto, en la lista de presupuestos, haz clic en el botón Exportación.
2. Se descarga el archivo Excel (con extensión .xlsx). Contiene datos de las columnas visibles en la lista de presupuesto de proyecto exportada.

Vista cronológica del Presupuesto

La vista cronológica del presupuesto del proyecto muestra una lista de partidas presupuestarias en formato de tabla. Incluye todos los gastos, ingresos y partidas agregadas definidas en el presupuesto del proyecto. Puedes modificar la vista de la tabla de Presupuesto ajustando el zoom (periodo de agregación de datos) con el deslizador Zoom.

Si el plan del proyecto ha aprobado el presupuesto, puedes mostrar las desviaciones seleccionando Configuración → Desviación – las líneas de resumen de las partidas presupuestarias presentan los datos en negrita.

Puedes acceder al panel de partidas presupuestarias en la vista cronológica del presupuesto haciendo clic en el nombre de la partida.

Atributos del Presupuesto

Las partidas del Presupuesto pueden enriquecerse con atributos personalizados, del mismo modo que los atributos de proyectos. Los administradores los definen en Configuración del Sistema → Presupuesto.

Tipos de atributos admitidos:

• Texto corto y Texto largo
• Lista de selección simple y Lista de selección múltiple
• Fecha
• Campo numérico
• Campo Función – cálculos sobre fechas o números (por ejemplo, importe bruto = importe neto × IVA)

Los campos anteriormente fijos -Centro de coste, Tipo de gasto, Proveedor, Capex/Opex, Número de documento- se han migrado a los nuevos atributos del Presupuesto. Si no utilizas ninguno de ellos, puedes desactivarlos en la configuración.

También puedes definir el orden en que aparecen los atributos en los detalles de una partida presupuestaria.

Para utilizar atributos del Presupuesto en un proyecto:

1. Abre la pestaña Presupuesto del proyecto (o una plantilla de proyecto).
2. Haz clic en el botón Columnas y selecciona los atributos que quieras mostrar.
3. Edita los valores directamente desde la lista, o desde los detalles de una partida presupuestaria.

Los atributos del Presupuesto pueden utilizarse para filtrar datos en los informes presupuestarios, y para extraer datos de atributos específicos de distintos proyectos mediante un informe presupuestario consolidado.

Migración de los campos presupuestarios heredados

Con esta versión, se han eliminado dos diccionarios dedicados en Ajustes del Sistema: Ubicaciones de costes (MPK) y Tipos de Gastos. Sus valores se han migrado a nuevos atributos de Presupuesto de lista de selección única, conservando las entradas originales 1:1. Los nombres de los atributos siguen el idioma de la organización (por ejemplo, polaco: Miejsce powstawania kosztów, inglés: Cost Location). Los datos existentes en los proyectos y en los Informes se conservan sin ningún cambio de significado.