Permisos del proyecto
Los permisos del proyecto se definen en el panel Roles del proyecto y permisos. Se abre desde el menú de la rueda dentada situada junto al nombre del proyecto y está disponible para los usuarios que pueden cambiar los ajustes del proyecto. El panel contiene el campo Gerente de proyecto, un campo para cada rol del proyecto y la lista Permisos del proyecto con los usuarios y las fuentes de sus permisos.
El alcance de los permisos depende de la licencia del usuario: una licencia Gratuita no da acceso al proyecto (las tareas asignadas al usuario aparecen en el módulo Tareas), una licencia Estándar da acceso de visualización como máximo y una licencia Completa permite todos los niveles, incluido el de administrador del proyecto.
Propietarios de elementos del cronograma
Una persona indicada como propietaria de una tarea, un hito, un riesgo o un producto se añade automáticamente al proyecto y ve los elementos que se le han asignado. Lo que puede cambiar en esos elementos se define una sola vez para todos los propietarios. La primera fila de la lista de permisos, Propietarios de los elementos, abre la ventana Permisos.
La ventana muestra la descripción Propietarios de tareas, hitos, riesgos y entregables y los interruptores de los campos que el propietario puede editar (Editable):
- Nombre,
- Estado y progreso,
- Propietarios y departamentos,
- Fechas,
- Otros.
El ajuste se aplica a todo el proyecto. Los permisos de propietario permiten ver y editar de forma limitada los elementos propios del propietario. La edición completa del cronograma solo se consigue con permisos de proyecto (consulta Permisos de usuario). Cómo se asignan los propietarios a los elementos se describe en Cronograma del proyecto.
Permisos de usuario
Añadir permisos
- Abre el panel Roles del proyecto y permisos desde el menú de la rueda dentada.
- Haz clic en Añadir encima de la lista de usuarios. Se abre la ventana Añadir permisos.
- Elige un usuario de la lista de usuarios activos que todavía no tienen permisos en el proyecto. Si no eliges ninguno, aparece el mensaje Seleccionar usuario.
- Si quieres, activa Copiar permisos y elige el usuario cuya configuración quieres copiar. Si no eliges ninguno, aparece el mensaje Seleccione el usuario del que se van a copiar los permisos.
- Guarda. De forma predeterminada, la nueva persona obtiene acceso de visualización al cronograma, a los riesgos y a los productos, y ningún acceso a los demás módulos. Aparece el mensaje Se han añadido permisos.
Cambiar permisos
Haz clic en un usuario de la lista para abrir la ventana Permisos. Junto al nombre ves las fuentes de los permisos como etiquetas, por ejemplo Gerente de proyecto, Aprobador, Evaluador (respondedor), Evaluador (experto), Equipo del proyecto o los nombres de roles del proyecto. Debajo hay una cuadrícula de módulos con los niveles de acceso Sin acceso, Vista previa y Administración. Las filas abarcan los módulos activados en el proyecto: Cronograma, Presupuesto, Riesgos, Productos, Recursos, Registro de tiempo, Puntuación, Plan, Revisiones, Carta de proyecto y Archivos.
- Un nivel que procede del rol o de la función del usuario se marca con un icono y el cuadro emergente El permiso proviene de los roles. No se puede bajar en esta ventana, solo en la definición del rol.
- El interruptor Administrador del proyecto solo está disponible para la licencia Completa. Está bloqueado cuando el permiso de administrador procede de un rol.
- Para la licencia Estándar puedes establecer como máximo Vista previa.
- Para la licencia Gratuita, la ventana muestra un mensaje en lugar de la cuadrícula: el usuario no tiene acceso al proyecto y las tareas que tiene asignadas aparecen en la pestaña Tareas.
Los cambios surten efecto inmediatamente después de guardar.
Quitar permisos
En la ventana Permisos, haz clic en Borrar para abrir la pregunta ¿Está seguro de que desea eliminar los permisos de proyecto del usuario?. Tras confirmar, el usuario desaparece de la lista. No se pueden quitar los permisos a una persona que tiene funciones en el proyecto; aparece el mensaje No se pueden eliminar los permisos de un usuario con funciones de proyecto. Primero quítale la función a esa persona (gerente de proyecto, rol del proyecto, aprobador o evaluador).
Roles del proyecto
Definir roles
Los roles del proyecto se definen en Configuración del sistema, en la pestaña Roles del proyecto. Es un ajuste de toda la organización y requiere permisos de administrador. El rol Gerente de proyecto está integrado y no se puede editar ni borrar. Añade otros roles con el botón Añadir (ventana Añadir un rol de proyecto): escribe un nombre y los niveles de acceso a los módulos (Sin acceso, Vista previa, Administración; sección Permisos del proyecto) y define el interruptor Administrador del proyecto. La cuadrícula solo enumera los módulos activados en la organización. Un cambio en la definición de un rol surte efecto de inmediato para todos los que tienen ese rol.
Borrar un rol (ventana Eliminación de un rol de proyecto) no se puede deshacer. El rol se quita de todos los proyectos y los usuarios pierden los permisos que provenían de él. Los campos del rol también se quitan de las plantillas de proyecto y de carta, de las plantillas y de las revisiones, y el rol se quita como aprobador de las rutas de aprobación.
Asignar roles en un proyecto
- Abre el panel Roles del proyecto y permisos desde el menú de la rueda dentada. En la parte superior del panel están el campo Gerente de proyecto y un campo para cada rol del proyecto.
- Haz clic en el campo del rol y elige usuarios de la lista. Puedes elegir a varias personas. La lista solo contiene usuarios con licencia Completa.
- Haz clic fuera del campo para guardar el cambio.
El icono situado junto al nombre de un rol, con el cuadro emergente Mostrar los permisos de este rol, muestra los niveles de acceso que da el rol.
Funciones de los usuarios en un proyecto
Junto a cada usuario de la lista Permisos del proyecto ves etiquetas con las fuentes de sus permisos. Las etiquetas Gerente de proyecto, Aprobador, Evaluador (respondedor) y Evaluador (experto) marcan las funciones que se ejercen en el proyecto, y las etiquetas de otro color marcan los roles del proyecto asignados al usuario.
Espacios de trabajo y permisos del proyecto
Los permisos de un proyecto también pueden proceder del espacio de trabajo al que pertenece el proyecto. Un usuario o grupo con permiso total sobre los proyectos de un espacio de trabajo tiene derechos de administrador en todos los proyectos de ese espacio de trabajo y ve en la lista la fuente Administrador del proyecto. El permiso de solo lectura da la fuente Vista previa del proyecto. Ambas fuentes funcionan solo con la licencia Completa. Un administrador del sistema tiene todos los derechos en todos los proyectos y ve la fuente Administrador del sistema.
Estas fuentes no se cambian en el panel del proyecto. Se definen en los permisos de espacio de trabajo del usuario o del grupo (consulta Espacios de trabajo y Usuarios). En el proyecto puedes complementarlas con permisos y roles del proyecto.
