Lista de tareas del usuario
El módulo Tareas reúne en un solo lugar tus tareas de proyecto y tus tareas operativas, es decir, las tareas que no pertenecen a ningún proyecto. Es la primera pantalla que ves al iniciar sesión.
El módulo tiene tres pestañas:
- Mis tareas — las tareas que tienes que completar,
- Secundado — tareas operativas que has entregado a otras personas (la ven los usuarios con licencia Completa),
- Observados — tareas de las que recibes notificaciones de cambios.
Lista de mis tareas
La pestaña Mis tareas muestra:
- las tareas e hitos de proyecto de los que eres propietario,
- las tareas operativas que has creado y no has delegado en nadie,
- las tareas operativas de las que eres propietario.
La columna Fuente muestra el proyecto del que procede la tarea; haz clic en el nombre del proyecto para abrir su cronograma con la tarea seleccionada. En una tarea operativa, la columna muestra quién la creó. Las fechas de fin de las tareas atrasadas se muestran en rojo.
Encima de la lista hay tres botones:
- El botón Filtro abre una barra con el campo Filtrar por nombre y los filtros Fecha final y Archivación. Marca Mostrar proyectos archivados para incluir las tareas de proyectos archivados.
- El botón Columnas muestra u oculta las columnas Inicio, Fin, Duración y Fuente. Para reordenarlas, arrastra una columna por el asa que aparece al pasar el cursor por encima. La columna Nombre siempre está visible.
- El botón Completado define qué tareas completadas permanecen en la lista: Ocultar, Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Últimos 30 días o Todos.
Haz clic en el encabezado de columna Nombre, Inicio, Fin o Duración para ordenar la lista. Tu navegador recuerda el filtro, la disposición de las columnas y el ajuste del botón Completado para tu próxima visita.
Trabajar con tareas
Completar una tarea operativa
Para marcar una tarea como hecha, haz clic en el icono de estado (círculo) junto a su nombre. El progreso pasa al 100 %. Si vuelves a hacer clic en el icono, el progreso vuelve al 0 %.
Completar una tarea de proyecto
Una tarea de proyecto se cierra de la misma forma, y un hito haciendo clic en el rombo. Después puede aparecer la ventana Finalización de la tarea, donde confirmas con Sí, cierra esta tarea:
- si la tarea tiene subtareas — la ventana avisa de que al cerrar la tarea también se completan todas sus subtareas,
- si hay tareas relacionadas que aún no están terminadas — la ventana las enumera y avisa de que su progreso no cambiará.
Si tu organización tiene activado el recordatorio de registro de tiempo, al cerrar una tarea se abre una ventana para registrar el tiempo trabajado. Aparece cuando tu licencia permite el registro de tiempo, la tarea no tiene subtareas y todavía no tiene tiempo registrado.
Panel de la tarea de proyecto
Haz clic en el nombre de una tarea de proyecto para abrir el mismo panel que en el cronograma del proyecto. El menú del panel (el icono de tres puntos) ofrece Marcar como completado, Ir al proyecto (abre la lista del cronograma con la tarea seleccionada) y Registrar tiempo.
Tareas operativas
Una tarea operativa es una tarea que no pertenece a ningún proyecto, por ejemplo un informe recurrente o un asunto administrativo. No aparece en ningún cronograma. La ven su creador y las personas añadidas como propietarios.
Añadir una tarea
- En la pestaña Mis tareas, haz clic en Nueva tarea.
- Escribe el nombre en la fila que aparece en la parte superior de la lista.
- Pulsa Intro o haz clic fuera del campo.
La tarea se guarda y su panel se abre a la derecha.
Panel de la tarea
En el panel puedes definir:
- el nombre,
- las fechas de inicio y de fin y la duración en días,
- el progreso — haz clic en el campo de progreso e indica un porcentaje; el 100 % significa que la tarea está hecha,
- los propietarios — el campo Añadir propietario (consulta Delegar tareas operativas),
- una descripción — el campo Añadir más detalles,
- los archivos adjuntos — el icono de clip y, a continuación, Archivos o Enlace,
- la observación — el icono de campana en la esquina superior derecha del panel (consulta Observar tareas).
En la parte inferior del panel están las pestañas Comentarios e Historia. Esta última muestra quién cambió la tarea y cuándo.
Menú de la tarea
Abre el menú con el icono de tres puntos en la esquina superior derecha del panel:
- Establecer repetición — consulta Repetir tareas operativas,
- Registrar tiempo — si tu organización usa el módulo Registro de tiempo,
- Clonar — crea una copia de la tarea con «Copia» añadido al final de su nombre. La copia no tiene comentarios ni tiempo de trabajo registrado,
- Borrar.
Borrar una tarea
- En el menú del panel, selecciona Borrar.
- Confirma en la ventana Supresión de la tarea.
Nota: una tarea borrada no se puede recuperar. Solo el creador de la tarea tiene las opciones Clonar y Borrar.
Repetir tareas operativas
Una tarea operativa puede repetirse. Cuando su progreso llega al 100 %, la aplicación crea la siguiente tarea con una nueva fecha de vencimiento.
Configurar la repetición
- En el menú del panel de la tarea (el icono de tres puntos), selecciona Establecer repetición.
- En la ventana Repetición de la tarea, en Repetir fin de tarea, elige:
- Cada semana — marca después los días de la semana en Los días siguientes,
- Todos los meses — elige después un día del 1 al 28 o Último en Al día siguiente,
- Todos los años — la siguiente tarea termina el mismo día un año después.
- Haz clic en Guardar.
En la lista, una tarea repetitiva tiene junto a su nombre un icono de flecha circular. El panel muestra la regla, por ejemplo Repetición cada mes 5 día. Haz clic en la regla para abrir la ventana Repetición de la tarea.
La siguiente tarea
La siguiente tarea conserva el nombre, el creador, los propietarios, la descripción, los archivos adjuntos y la duración. Su fecha de fin procede de la regla y su fecha de inicio, de la duración. Empieza con un progreso del 0 %, sin comentarios y sin tiempo de trabajo registrado.
La regla de repetición pasa a la nueva tarea. La tarea completada permanece en la lista sin regla.
Quitar la repetición
Abre la ventana Repetición de la tarea y haz clic en Borrar. La tarea se queda; solo se elimina la regla.
Delegar tareas operativas
Para delegar una tarea operativa, añade a otras personas como sus propietarios. Pueden añadir y quitar propietarios los usuarios con licencia Completa.
- Abre el panel de la tarea operativa.
- Haz clic en Añadir propietario.
- Selecciona personas de la lista. Usa el cuadro de búsqueda situado encima de la lista para encontrar a un usuario por su nombre.
Cada nuevo propietario recibe una notificación en la aplicación y un correo electrónico, y la tarea aparece en su pestaña Mis tareas. Los propietarios pueden editar la tarea y marcarla como hecha. Solo el creador puede clonarla o borrarla.
En cuanto delegas una tarea en otras personas, sale de tu pestaña Mis tareas y pasa a la pestaña Secundado. Para que siga en Mis tareas, añádete también a ti mismo como propietario.
La pestaña Secundado
La pestaña enumera las tareas operativas que has creado y que tienen al menos un propietario. De forma predeterminada muestra las columnas Fin, Propietario y Último cambio; activa Inicio con el botón Columnas. El filtro acota la lista por nombre, propietario y fecha de fin. El botón Completado funciona igual que en la pestaña Mis tareas.
Quitar a un propietario
En el panel de la tarea, haz clic en el campo de propietarios y quita a la persona. Esta recibe una notificación en la aplicación y la tarea desaparece de su lista. Si quitas a todos los propietarios, la tarea vuelve a tu pestaña Mis tareas.
Observar tareas
Cuando observas una tarea, recibes notificaciones de sus cambios aunque no seas su propietario. Puedes observar tareas e hitos de proyecto, así como tareas operativas.
- Abre el panel de la tarea.
- Haz clic en el icono de campana en la esquina superior derecha del panel.
La tarea se añade a la pestaña Observados. Haz clic de nuevo en la campana para dejar de observarla. La aplicación nunca empieza a observar una tarea en nombre de nadie — ni del creador ni de los propietarios.
Recibes una notificación cuando otra persona cambia una tarea observada. Tus propios cambios no generan notificaciones.
La pestaña Observados
Las tareas modificadas más recientemente aparecen arriba. De forma predeterminada, la pestaña muestra las columnas Propietario, Fin, Fuente y Último cambio; activa Inicio y Duración con el botón Columnas. El filtro acota la lista por nombre, estado y fecha de fin. Carga más tareas con el botón Mostrar más.
El panel de una tarea operativa abierto desde esta pestaña es de solo lectura.
