Buget

Modulul de gestionare a bugetului proiectului din FlexiProject permite planificarea și utilizarea eficientă a resurselor financiare, asigurând controlul costurilor și respectarea obiectivelor și a termenelor limită. Gestionarea corectă a bugetului poate ajuta la evitarea cheltuielilor inutile, la minimizarea riscului de depășire a bugetului și la utilizarea optimă a resurselor.
În FlexiProject, elementele bugetare sunt clasificate în cheltuieli și Venituri. Cheltuielile sunt reprezentate de o pictogramă cerc cu semnul dolarului, în timp ce o pictogramă pungă cu semnul dolarului reprezintă veniturile. Caracteristicile de afișare a bugetului FlexiProject, cum ar fi numărul de zecimale și reprezentarea cheltuielilor și a veniturilor (cheltuieli cu minus și Venituri cu plus), sunt personalizabile în funcție de preferințele organizației.
Suma totală este suma cheltuielilor și a Veniturilor, care poate rezulta într-o valoare pozitivă sau negativă.

Adăugați un post bugetar

Adăugați o cheltuială

1. Mergeți la fila Buget a proiectului selectat.
   
2. În fila Buget, faceți clic pe Cheltuieli noi. Câmpul din coloana Nume este evidențiat. Alături de acesta, puteți vedea pictograma unui cerc cu un semn de dolar, indicând cheltuiala.
3. Introduceți numele cheltuielii și confirmați.
4. Faceți clic în afara câmpului Nume sau apăsați tasta Enter pentru a aproba numele cheltuielii.

Adăugați un Venituri

1. Mergeți la fila Buget a proiectului selectat.
2. Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Cheltuieli noi din fila Buget. Apare opțiunea Venituri noi.
   
3. Faceți clic pe Venituri noi. Câmpul din coloana Nume este evidențiat. Alături de acesta, puteți vedea pictograma unei pungi cu un semn de dolar în mijloc, indicând Venituri.
4. Introduceți numele Venituri și confirmați.
5. Faceți clic în afara câmpului Nume sau apăsați Enter pentru a aproba numele Venituri introdus.

Editați detaliile postului bugetar

Modificați valoarea unui post bugetar din lista de buget

1. Pentru a modifica valoarea postului bugetar, mergeți la fila Buget.
2. Faceți clic pe câmpul Buget al postului bugetar.
3. Introduceți noua valoare.
4. Faceți clic în afara câmpului sau apăsați Enter pentru a-l salva.

Modificați valoarea unui post bugetar în panoul postului bugetar

1. Pentru a modifica valoarea postului bugetar, mergeți la fila Buget.
2. Faceți clic pe numele articolului pentru a deschide panoul articolului bugetar.
3. Faceți clic pe câmpul Suma și introduceți noua valoare.
4. Faceți clic în afara câmpului sau apăsați Enter pentru a-l salva.

Modificați data unui articol bugetar din lista de buget

1. Pentru a modifica data postului bugetar, accesați fila Buget.
2. Faceți clic pe câmpul Data al postului bugetar. Se deschide un calendar.
3. Selectați o dată făcând clic pe ziua dorită în calendar.

Modificați data unui post bugetar în panoul postului bugetar

1. Pentru a modifica data postului bugetar, accesați fila Buget.
2. Faceți clic pe numele articolului pentru a deschide panoul articolului bugetar.
3. Faceți clic pe câmpul Data al postului bugetar. Se deschide un calendar.
4. Selectați o dată făcând clic pe ziua dorită în calendar.

Modificați proprietățile: Centru de cost, Tip de cheltuială, Capex/Opex în lista de buget.

1. În fila Buget din lista de buget, faceți clic pe câmpul proprietății pe care doriți să o modificați în linia postului bugetar selectat. Se extinde o listă cu valorile disponibile pentru câmpul selectat.
2. Selectați o valoare.
3. Valoarea este afișată în coloana corespunzătoare proprietății selectate.

Modificați proprietățile: Centru de cost, Tip de cheltuială, Capex/Opex în panoul de articole bugetare.

1. În fila Buget, faceți clic pe numele postului bugetar selectat. Se deschide panoul postului bugetar.
2. În panoul articolului bugetar, faceți clic pe câmpul proprietății pe care doriți să o modificați. Se extinde o listă cu valorile disponibile pentru câmpul selectat.
3. Selectați o valoare.
4. Valoarea este afișată în coloana corespunzătoare proprietății selectate.

Modificați proprietățile: Furnizor, Numărul documentului pe panoul articolului bugetar

1. În fila Buget, faceți clic pe numele postului bugetar selectat. Se deschide panoul postului bugetar.
2. Faceți clic pe câmpul proprietății pe care doriți să o modificați. Câmpul trece în modul de editare.
3. Introduceți valoarea dorită și confirmați.
4. Pentru a valida valoarea introdusă, faceți clic în afara câmpului sau apăsați Enter. Valoarea introdusă este afișată în câmpul corespunzător proprietății selectate.

Importul elementelor de buget

Puteți adăuga elemente de buget la un proiect existent prin importarea acestora dintr-un șablon de buget sau un fișier Microsoft Excel. Această caracteristică permite crearea în masă a elementelor.

Notă: Numai utilizatorii cu drepturi de administrator de buget pot efectua un import. Posturile create sunt înregistrate în istoricul posturilor cu mențiunea „Creat din fișier importat” sau „Creat din șablon”.

Import din șablon

Această opțiune vă permite să aplicați o structură de buget predefinită proiectului dvs. curent.

1. Mergeți la fila Buget.
2. Faceți clic pe butonul Setări și selectați Import din șablon.
3. Se deschide o fereastră. Selectați șablonul dorit.

   Notă: Puteți selecta numai șabloane atribuite aceluiași spațiu de lucru ca și proiectul dvs. curent.

4. Selectați data de începere. Datele pentru posturile bugetare individuale sunt calculate în raport cu această dată, pe baza calendarului șablonului.
5. Faceți clic pe Next (Următorul ) pentru a previzualiza elementele. Elementele noi sunt adăugate la sfârșitul listei și marcate ca „Neexecutat”.
6. Faceți clic pe Adăugare pentru a confirma și actualiza bugetul.

Import din Microsoft Excel

Puteți importa o listă de Cheltuieli și Venituri dintr-un fișier .xlsx.

1. Mergeți la fila Buget.
2. Faceți clic pe butonul Setări și selectați Import din Microsoft Excel.
3. În fereastra, încărcați fișierul (glisați și fixați sau selectați de pe disc). De asemenea, puteți descărca un fișier șablon pentru a asigura formatarea corectă.
4. Faceți clic pe Următorul pentru a trece la maparea datelor.
5. Maparea coloanelor: potriviți coloanele din fișierul Excel cu atributele sistemului (de exemplu, nume, dată, sumă, WBS).

   Validare: datele obligatorii incorecte sau lipsă (cum ar fi numele sau suma) sunt evidențiate în roz.

6. Definiți logica cantității:
   • Valori mixte (+/-): valorile pozitive sunt reprezentate ca venituri, iar cele negative ca cheltuieli.
   • Numai valori negative: sunt mapate ca cheltuieli.
   • Numai valori pozitive: trebuie să selectați în mod explicit dacă acestea reprezintă venituri sau cheltuieli.
7. Faceți clic pe Adăugare. Posturile importate sunt adăugate la sfârșitul listei de buget.

Programarea postului bugetar pentru program

Programarea unui articol de buget pentru un articol de program din lista de buget

1. Accesați fila Buget a proiectului dvs. și treceți cu mouse-ul peste postul bugetar pe care doriți să îl legați.
2. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte care apare.
3. Din opțiuni, selectați Programare.
   

Programați un element de buget pentru un element de program din panoul de elemente de buget

1. În fila Buget, faceți clic pe numele articolului pe care doriți să îl legați.
2. În panoul care se deschide, faceți clic pe simbolul cu trei puncte.
3. Din opțiuni, selectați Programare.
   

Programarea elementului de program care urmează să fie legat

1. După ce selectați Programare, se deschide fereastra Legătură la elementul programat.
2. Faceți clic pe caseta Element de programare. Se deschide o fereastră cu o listă de elemente de programare.
3. Programați elementul de program pe care doriți să îl legați de elementul de buget.
4. Faceți clic pe Confirmare. Numele sarcinii/etapei selectate apare în câmpul Element programare.
5. Opțional, bifați caseta Data provine din datele programului și specificați diferența în zile dintre data de început sau de sfârșit a elementului de program selectat.
6. Faceți clic pe Salvare. Pe panoul unui post bugetar care a fost legat la un program, legătura adăugată este vizibilă în secțiunea Programare. Dacă opțiunea Data provine din datele programului este bifată, un simbol format din două cercuri întrepătrunse este vizibil lângă data articolului bugetar (pe panou și în lista de buget). Data nu poate fi editată.
   

Articole de buget în fila Programare a proiectului

Posturile bugetare asociate unui articol de program sunt comunicate pe lista de programe, în coloana Buget, sub forma unei pictograme în formă de dolar cu un cerc de culoarea corespunzătoare. Posturile bugetare care nu au o valoare a planului de bază sau a căror sumă este egală cu valoarea planului de bază sunt reprezentate printr-un cerc gri. Posturile bugetare a căror valoare este mai mică decât valoarea planului de bază sunt reprezentate printr-un cerc verde. Posturile bugetare a căror valoare este mai mare decât valoarea planului de bază sunt reprezentate de un cerc roșu.

Posturile bugetare care au fost legate de un program sunt afișate în panoul postului de program legat, în secțiunea Buget.

Clonarea posturilor bugetare

Clonarea elementelor bugetare este o caracteristică puternică care poate accelera crearea bugetului proiectului. Atunci când clonați un articol bugetar, se creează un articol duplicat cu aceleași date. Acest lucru este deosebit de util atunci când bugetul dumneavoastră include mai multe elemente similare. În loc să creați manual fiecare dintre ele, puteți clona un element existent și modifica atributele specifice care diferă.

• Atunci când clonați un element bugetar, următoarele atribute sunt duplicate: Stat, Sumă, Dată, Centru de cost, Tip cheltuieli, Capex/Opex, Furnizor, Număr document, Legătură cu Programarea, Descriere și Anexe.
• Cu toate acestea, rețineți că comentariile și istoricul postului bugetar nu sunt clonate. Astfel se asigură că fiecare element își păstrează o înregistrare unică a discuțiilor și modificărilor.

Clonarea unui post bugetar din lista de buget

1. În proiectul dvs., accesați fila Buget.
2. În lista de bugete, treceți cursorul pe linia corespunzătoare postului bugetar pe care doriți să îl clonați. În spatele numelui elementului apare un simbol cu trei puncte.
3. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte. Se deschide un meniu de opțiuni disponibile.
4. Selectați Clonare cheltuieli (pentru cheltuieli) sau Clonare venituri (pentru venituri).
5. Un nou articol bugetar apare sub articolul original în lista de buget. Acesta are același nume ca postul bugetar original și o notă care indică „Copiere”.
   

Clonarea unui post bugetar pe panoul postului bugetar

1. În fila Buget a proiectului, faceți clic pe numele postului bugetar pe care doriți să îl clonați. Panoul postului bugetar se deschide în partea dreaptă a ecranului. Vedeți simbolul cu trei puncte în colțul din dreapta sus.
2. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte. Apare un meniu de opțiuni disponibile.
3. Faceți clic pe Clonare. Sub postul bugetar original, apare un nou post bugetar. Acesta poartă același nume ca și cel original și nota „Copiere”.
   

Modificarea tipului de articol bugetar

Modificarea tipului unui post bugetar din lista de buget

1. În proiectul dvs., accesați fila Buget.
2. În lista de bugete, treceți cursorul pe linia corespunzătoare postului bugetar al cărui tip doriți să îl modificați. În spatele numelui apare un simbol cu trei puncte.
3. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte. Se deschide un meniu de opțiuni disponibile.
4. Selectați Schimbare la cheltuieli (pentru venituri) sau Schimbare la venituri (pentru cheltuieli).
5. Tipul postului bugetar și pictograma de lângă numele postului bugetar reflectă noul tip.
   

Modificarea tipului unui articol bugetar în panoul articolului bugetar

1. În proiectul dvs., accesați fila Buget.
2. Faceți clic pe numele postului bugetar pe care doriți să îl modificați. Panoul postului bugetar se deschide în partea dreaptă a ecranului. Veți vedea simbolul cu trei puncte în colțul din dreapta sus.
3. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte. Apare un meniu de opțiuni disponibile.
4. Faceți clic pe Schimbare la cheltuieli (pentru venituri) sau Schimbare la venituri (pentru cheltuieli).
5. Tipul postului bugetar și pictograma de lângă numele postului bugetar reflectă noul tip.
   

Agregarea elementelor din lista de buget

Posturile bugetare agregate sunt grupuri de Cheltuieli, Venituri sau ambele. Gruparea acestor elemente vă permite să le împărțiți în părți mai mici sau să le uniți în grupuri mai mari. Totalul unui grup este suma părților sale. Aceste elemente de grup nu au date sau valori specifice precum Centrul de costuri, Tipul de cheltuieli sau Capex/Opex.

Vizualizare listă Buget

Bugetul proiectului, în mod implicit, este prezentat ca o listă. Această listă include toate cheltuielile, veniturile și elementele de buget grupate. Puteți modifica aspectul listei prin alegerea coloanelor care trebuie afișate, filtrarea elementelor și deschiderea sau închiderea elementelor grupate.

Noile elemente de buget sunt plasate la sfârșitul listei. Dar, la fel ca pe programul proiectului, puteți adăuga Cheltuieli și Venituri acolo unde doriți pe listă.

Selectați ce coloane să afișați sau să ascundeți în lista de buget al proiectului. Fiecare utilizator poate avea propriile setări pentru bugetul fiecărui proiect. Astfel, dacă un utilizator ascunde o coloană într-un proiect, acest lucru nu afectează ceea ce văd ceilalți utilizatori. Același lucru este valabil pentru același utilizator în diferite proiecte. Dacă un utilizator ascunde o coloană într-un proiect, aceasta nu este ascunsă în altele.

Adăugați un articol bugetar sub articolul selectat

1. Selectați postul bugetar sub care doriți să adăugați unul nou făcând clic pe linia postului bugetar în spațiul needitabil. Linia postului bugetar selectat este evidențiată în gri deschis.
2. Adăugați un nou element bugetar (cheltuială sau venit) utilizând butonul Cheltuieli noi sau Venituri noi.
   

   Vedeți cum să adăugați o cheltuială sau un venit nou: Adăugați un element bugetar.

   Elementul bugetar nou adăugat este adăugat sub cel marcat.
   

Adăugați un post bugetar utilizând opțiunea Add Above/Below

1. În fila Buget din lista de buget, treceți cursorul pe linia postului bugetar unde doriți să adăugați un post nou. Un simbol cu trei puncte apare în spatele numelui postului bugetar.
2. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte. Se deschide un meniu de opțiuni disponibile: Adăugați cheltuieli și Adăugați venituri.
3. Plasați cursorul pe Adăugare cheltuieli sau Adăugare venituri. Apare o listă de opțiuni: Deasupra și Dedesubt.
4. Faceți clic mai sus sau mai jos. Câmpul din coloana Nume este evidențiat în lista Buget, deasupra sau dedesubt (în funcție de opțiunea selectată). Lângă acesta, veți vedea o pictogramă corespunzătoare tipului de articol bugetar selectat. O pictogramă în formă de cerc cu un semn de dolar în centru indică cheltuielile. O pictogramă în formă de pungă cu un semn de dolar în centru indică Venituri.
5. Introduceți numele noului post bugetar și confirmați. Pentru a valida numele introdus, faceți clic în afara câmpului Nume sau apăsați Enter.
   

Activați și dezactivați vizibilitatea coloanelor din lista de buget

1. În fila Buget, în lista de buget, faceți clic pe butonul Coloane. Apare o listă de coloane, disponibile pentru bugetul deschis al proiectului.
2. Activați sau dezactivați vizibilitatea coloanelor selectate prin bifarea casetei de selectare din dreptul numelui acestora. Coloanele cu o casetă de selectare marcată cu albastru sunt afișate în lista de buget. Coloanele cu o casetă de selectare nemarcată nu sunt vizibile.

Modificarea ordinii coloanelor afișate în lista de buget

1. În fila Buget, în lista de buget, faceți clic pe butonul Coloane. Apare o listă de coloane, disponibile pentru bugetul deschis al proiectului.
2. Treceți cursorul peste rândul cu numele coloanei pe care doriți să o mutați. Un simbol cu șase puncte apare în fața numelui coloanei.
3. Țineți apăsat simbolul cu șase puncte, apoi trageți rândul de coloane în locația dorită. Coloanele apar în lista de buget în ordinea în care apar în lista de coloane.

Exportul listei bugetului proiectului

Exportați lista de buget într-un fișier Excel, care vă permite să descărcați lista de elemente bugetare pe unitatea dvs. locală. Fișierul poate fi apoi încărcat sau salvat în baza de cunoștințe a organizației ca model de bune practici de planificare a bugetului proiectului. Datele din coloanele afișate în prezent sunt extrase în fișierul Excel la export. Fișierul de export include atribute detaliate, cum ar fi WBS, Centrul de costuri, Tipul de cheltuieli și Capex/Opex.

1. Pe fila Buget, în lista Buget, faceți clic pe butonul Export.
2. Fișierul Excel (cu extensia .xlsx) este descărcat. Conține date din coloanele vizibile în lista de buget a proiectului exportat.

Vizualizare cronologie Buget

Vizualizarea cronologică a bugetului proiectului afișează o listă de elemente bugetare în format tabelar. Acesta include toate cheltuielile, veniturile și elementele agregate definite în bugetul proiectului. Puteți modifica vizualizarea tabelului Buget prin ajustarea zoom-ului (perioada de agregare a datelor) cu ajutorul cursorului Zoom.

Dacă planul de proiect a aprobat bugetul, puteți afișa abaterile selectând Setări → Abatere – liniile de rezumat ale elementelor de buget prezintă datele în bold.

Puteți accesa panoul postului bugetar în vizualizarea cronologică a bugetului făcând clic pe numele postului.

Atribute bugetare

Posturile bugetare pot fi îmbogățite cu atribute personalizate, în același mod ca și atributele proiectelor. Administratorii le definesc în Setări sistem → Buget.

Tipuri de atribute acceptate:

• Text scurt și Text lung
• Listă cu selecție unică și listă cu selecție multiplă
• Data
• Câmp numeric
• Câmpul Funcție – calcule pe date sau numere (de exemplu, suma brută = suma netă × TVA)

Câmpurile fixate anterior – Centru de cost, Tip cheltuieli, Furnizor, Capex/Opex, Număr document – au fost migrate către noile atribute bugetare. Dacă nu utilizați niciunul dintre acestea, le puteți dezactiva în setări.

De asemenea, puteți defini ordinea în care atributele apar în detaliile unui post bugetar.

Pentru a utiliza atribute de buget într-un proiect:

1. Deschideți fila Buget a proiectului (sau a unui șablon de proiect).
2. Faceți clic pe butonul Coloane și selectați atributele pe care doriți să le afișați.
3. Modificați valorile direct din listă sau din detaliile unui articol bugetar.

Atributele bugetare pot fi utilizate pentru a filtra datele din Rapoarte bugetare și pentru a extrage date pentru anumite atribute din diferite proiecte prin intermediul unui raport bugetar consolidat.

Migrarea câmpurilor bugetare tradiționale

Odată cu această versiune, două dicționare dedicate din Setările sistemului – Locații de costuri (MPK) și Tipuri de cheltuieli – au fost eliminate. Valorile acestora au fost migrate către noile atribute de buget din lista cu selecție unică, intrările originale fiind păstrate 1:1. Numele atributelor respectă limba organizației (de exemplu, poloneză: Miejsce powstawania kosztów, engleză: Cost Location). Datele existente pe proiecte și în Rapoarte sunt păstrate fără nicio modificare a semnificației.