Költségvetés

A FlexiProject projektköltségvetés-kezelő modulja lehetővé teszi a pénzügyi erőforrások hatékony tervezését és felhasználását, biztosítva a költségek ellenőrzését, valamint a célok és határidők betartását. A megfelelő költségvetési gazdálkodás segíthet elkerülni a felesleges kiadásokat, minimalizálja a költségvetés túllépésének kockázatát, és lehetővé teszi az erőforrások optimális felhasználását.
A FlexiProjectben a költségvetési tételek kiadásokra és bevételekre vannak kategorizálva. A kiadásokat egy dollárjellel ellátott kör ikon, míg a bevételeket egy dollárjellel ellátott tasak ikon jelképezi. A FlexiProject költségvetésének megjelenítési jellemzői, például a tizedesjegyek száma, valamint a kiadások és bevételek ábrázolása (a kiadások mínuszokkal, a bevételek pedig pluszokkal) a szervezet preferenciái alapján testre szabhatók.
A teljes összeg a kiadások és bevételek összege, amely pozitív vagy negatív értéket is eredményezhet.

Költségvetési tétel hozzáadása

Kiadások hozzáadása

1. Lépjen a kiválasztott projekt Költségvetés lapjára.
   
2. A Költségvetés lapon kattintson az Új kiadás gombra . A Név oszlopban lévő mezőt kiemeli. Mellette egy kör ikon látható egy dollárjellel, ami a kiadást jelzi.
3. Írja be a költség nevét, és erősítse meg.
4. Kattintson a Név mezőn kívülre, vagy nyomja meg az Enter billentyűt a kiadásnév jóváhagyásához.

Bevételek hozzáadása

1. Lépjen a kiválasztott projekt Költségvetés lapjára.
2. Kattintson az Új költség gomb melletti nyílra a Költségvetés lapon. Megjelenik az Új bevételek opció.
   
3. Kattintson az Új bevételek gombra. A Név oszlop mezője ki van jelölve. Mellette egy zacskó ikonja látható, középen egy dollárjellel, ami a bevételeket jelzi.
4. Adja meg a bevételek nevét, és erősítse meg.
5. Kattintson a Név mezőn kívülre, vagy nyomja meg az Enter billentyűt a bevitt bevételi név jóváhagyásához.

Költségvetési tétel részleteinek szerkesztése

Költségvetési tétel értékének szerkesztése a költségvetési listában

1. A költségvetési tétel értékének módosításához lépjen a Költségvetés fülre.
2. Kattintson a költségvetési tétel összeg mezőjére.
3. Írja be az új értéket.
4. Kattintson a mezőn kívülre, vagy nyomja meg az Enter billentyűt a mentéshez.

Költségvetési tétel értékének szerkesztése a költségvetési tétel panelen

1. A költségvetési tétel értékének módosításához lépjen a Költségvetés fülre.
2. Kattintson a tétel nevére a költségvetési tétel panel megnyitásához.
3. Kattintson az Amount (Összeg) mezőre, és írja be az új értéket.
4. Kattintson a mezőn kívülre, vagy nyomja meg az Enter billentyűt a mentéshez.

A költségvetési tétel dátumának szerkesztése a költségvetési listában

1. A költségvetési tétel dátumának módosításához lépjen a Költségvetés fülre.
2. Kattintson a költségvetési tétel Dátum mezőjére. Megnyílik egy naptár.
3. Válasszon ki egy dátumot a naptárban a kívánt napra kattintva.

A költségvetési tétel dátumának szerkesztése a költségvetési tétel panelen

1. A költségvetési tétel dátumának módosításához lépjen a Költségvetés fülre.
2. Kattintson a tétel nevére a költségvetési tétel panel megnyitásához.
3. Kattintson a költségvetési tétel Dátum mezőjére. Megnyílik egy naptár.
4. Válasszon ki egy dátumot a naptárban a kívánt napra kattintva.

Tulajdonságok szerkesztése: Költséghely, Költségtípus, Capex/Opex a költségvetési listában.

1. A Költségvetés listában a Költségvetés lapon kattintson a kiválasztott költségvetési tétel sorában a szerkeszteni kívánt tulajdonság mezőjére. Megjelenik egy lista a kiválasztott mező elérhető értékeivel.
2. Válasszon ki egy értéket.
3. Az érték a kiválasztott tulajdonságnak megfelelő oszlopban jelenik meg.

Tulajdonságok szerkesztése: Költséghely, Költségtípus, Capex/Opex a költségvetési tétel panelen.

1. A Költségvetés lapon kattintson a kiválasztott költségvetési tétel nevére. Megnyílik a költségvetési tétel panel.
2. A költségvetési tétel panelen kattintson a szerkeszteni kívánt tulajdonság mezőjére. Megjelenik egy lista a kiválasztott mező elérhető értékeivel.
3. Válasszon ki egy értéket.
4. Az érték a kiválasztott tulajdonságnak megfelelő oszlopban jelenik meg.

Tulajdonságok szerkesztése: Szállító, Dokumentumszám a költségvetési tétel panelen

1. A Költségvetés lapon kattintson a kiválasztott költségvetési tétel nevére. Megnyílik a költségvetési tétel panel.
2. Kattintson a szerkeszteni kívánt tulajdonság mezőjére. A mező szerkesztési módba vált.
3. Írja be a kívánt értéket, és erősítse meg.
4. A beírt érték érvényesítéséhez kattintson a mezőn kívülre, vagy nyomja meg az Enter billentyűt. A beírt érték megjelenik a kiválasztott tulajdonságnak megfelelő mezőben.

Költségvetési tételek importálása

Költségvetési tételeket adhat hozzá egy meglévő projekthez egy költségvetési sablonból vagy egy Microsoft Excel-fájlból történő importálással. Ez a funkció lehetővé teszi a tételek tömeges létrehozását.

Megjegyzés: Csak költségvetési rendszergazdai jogokkal rendelkező felhasználók végezhetnek importálást. A létrehozott tételek a tételek előzményeiben a „Importált fájlból létrehozott” vagy „Sablonból létrehozott” megjegyzéssel kerülnek naplózásra.

Importálás sablonból

Ez az opció lehetővé teszi, hogy egy előre meghatározott költségvetési struktúrát alkalmazzon az aktuális projektre.

1. Menjen a Költségvetés fülre.
2. Kattintson a Beállítások gombra, és válassza a Sablonból importálás lehetőséget.
3. Megnyílik egy modális ablak. Válassza ki a kívánt sablont.

   Megjegyzés: Csak olyan sablonokat választhat ki, amelyek ugyanahhoz a munkaterülethez vannak rendelve, mint az aktuális projekt.

4. Válassza ki a kezdő dátumot. Az egyes költségvetési tételek dátumai ehhez a dátumhoz képest kerülnek kiszámításra a sablon ütemterve alapján.
5. Kattintson a Tovább gombra az elemek megtekintéséhez. Az új elemek a lista végére kerülnek, és „Nem hajtották végre” jelzéssel lesznek ellátva.
6. Kattintson a Hozzáadás g ombra a költségvetés megerősítéséhez és frissítéséhez.

Importálás Microsoft Excelből

A kiadások és bevételek listáját importálhatja egy .xlsx fájlból.

1. Menjen a Költségvetés fülre.
2. Kattintson a Beállítások gombra, és válassza az Importálás Microsoft Excelből lehetőséget.
3. A modális ablakban töltse fel a fájlt (drag & drop vagy válassza ki a lemezről). A helyes formázás biztosítása érdekében letölthet egy sablonfájlt is.
4. Kattintson a Tovább gombra az adattérképezés folytatásához.
5. Az oszlopok leképezése: az Excel-fájl oszlopainak megfeleltetése a rendszer attribútumainak (pl. Név, Dátum, Összeg, WBS).

   Érvényesítés:a hibás vagy hiányzó kötelező adatok (mint a Név vagy az Összeg) rózsaszínnel vannak kiemelve.

6. Az összeg logikájának meghatározása:
   • Vegyes értékek (+/-): a pozitív értékeket bevételekként, a negatív értékeket pedig kiadásokként kell leképezni.
   • Csak negatív értékek: kiadásokként leképezve.
   • Csak pozitív értékek: kifejezetten ki kell választani, hogy bevételeket vagy kiadásokat jelentenek-e.
7. Kattintson a Hozzáadás gombra. Az importált tételek a költségvetési lista végére kerülnek.

Költségvetési tétel hozzárendelése az ütemtervhez

Költségvetési tétel hozzárendelése egy ütemtervi tételhez a költségvetési listáról

1. Lépjen a projektje Költségvetés lapjára, és vigye a mutatót a hivatkozni kívánt költségvetési tétel fölé.
2. Kattintson a megjelenő hárompontos szimbólumra.
3. A lehetőségek közül válassza a Hozzárendelés ütemtervhez lehetőséget.
   

Költségvetési tétel hozzárendelése egy ütemtervi tételhez a költségvetési tétel panelről

1. A Költségvetés lapon kattintson a hivatkozni kívánt tétel nevére.
2. A megnyíló panelen kattintson a hárompontos szimbólumra.
3. A lehetőségek közül válassza a Hozzárendelés ütemtervhez lehetőséget.
   

Az összekapcsolandó ütemtervi elem kiválasztása

1. Az ütemtervhez rendelés kiválasztása után megnyílik a Link az ütemtervi elemhez ablak.
2. Kattintson az Ütemterv elem mezőre. Megnyílik egy ablak az ütemterv elemei listájával.
3. Válassza ki a költségvetési tételhez kapcsolni kívánt ütemtervi tételt.
4. Kattintson a Megerősítés gombra. A kiválasztott feladat/mérföldkő neve megjelenik az Ütemterv elem mezőben.
5. Opcionálisan kapcsolja be a Dátum származik az ütemterv dátumaitól mezőt, és adja meg a kiválasztott ütemtervi elem kezdő- vagy záró dátuma közötti napokban kifejezett különbséget.
6. Kattintson a Mentés gombra . Egy ütemtervhez kapcsolt költségvetési tétel paneljén a hozzáadott hivatkozás az Ütemterv szakaszban látható. Ha a Dátum az ütemterv dátumaiból származik jelölőnégyzet be van jelölve, akkor a költségvetési tétel dátuma mellett (a panelen és a költségvetési listában) két egymásba fonódó karika szimbóluma látható. A dátum nem szerkeszthető.
   

Költségvetési tételek a projekt Ütemterv lapon

Az ütemtervi tételhez kapcsolódó költségvetési tételek az ütemtervi listán, a Költségvetés oszlopban egy dollár ikon formájában jelennek meg, a megfelelő kör színnel. Azokat a költségvetési tételeket, amelyek nem rendelkeznek Bázisterv-értékkel, vagy amelyek összege megegyezik a Bázisterv-értékkel, szürke kör jelzi. Azokat a költségvetési tételeket, amelyek összege kisebb, mint a Bázisterv értéke, zöld kör jelzi. Azokat a költségvetési tételeket, amelyek összege meghaladja az alapterv értékét, piros kör jelzi.

Az ütemtervhez kapcsolt költségvetési tételek a kapcsolt ütemtervi tételek panelen, a Költségvetés szakaszban jelennek meg.

Költségvetési tételek klónozása

A költségvetési tételek klónozása egy hatékony funkció, amely felgyorsíthatja a projekt költségvetésének létrehozását. Ha klónoz egy költségvetési tételt, egy duplikált tétel jön létre ugyanazokkal az adatokkal. Ez különösen akkor hasznos, ha a költségvetés több hasonló tételt tartalmaz. Ahelyett, hogy kézzel hozna létre minden egyes elemet, klónozhat egy meglévő elemet, és módosíthatja az eltérő attribútumokat.

• Egy költségvetési tétel klónozásakor a következő attribútumok duplikálódnak: A klónozás a következő adatokat tartalmazza: státusz, összeg, dátum, költséghely, költségtípus, Capex/Opex, szállító, dokumentumszám, hivatkozás az Ütemtervhez, leírás és mellékletek.
• Vegye azonban figyelembe, hogy a hozzászólások és a költségvetési tétel előzményei nem kerülnek klónozásra. Ez biztosítja, hogy minden egyes elemnek megmaradjon az egyedi tárgyalási és módosítási rekordja.

Költségvetési tétel klónozása a költségvetési listában

1. A projektben lépjen a Költségvetés fülre.
2. A költségvetési listában vigye a kurzort a klónozni kívánt költségvetési tételnek megfelelő sor fölé. Az elem neve mögött egy hárompontos szimbólum jelenik meg.
3. Kattintson a hárompontos szimbólumra. Megnyílik a rendelkezésre álló lehetőségek menüje.
4. Válassza a Költségek klónozása ( kiadásokhoz) vagy a Bevételek klónozása (bevételekhez ) lehetőséget.
5. A költségvetési listán az eredeti költségvetési tétel alatt megjelenik egy új költségvetési tétel. Ugyanaz a neve, mint az eredeti költségvetési tételnek, és egy „Másolat” feliratot tartalmaz.
   

Költségvetési tétel klónozása a költségvetési tétel panelen

1. A projekt Költségvetés lapján kattintson a klónozni kívánt költségvetési tétel nevére. A képernyő jobb oldalán megnyílik a költségvetési tétel panel. A jobb felső sarokban a három pont szimbólumot látja.
2. Kattintson a hárompontos szimbólumra. Megjelenik a rendelkezésre álló lehetőségek menüje.
3. Kattintson a Klónozás gombra. Az eredeti költségvetési tétel alatt megjelenik egy új költségvetési tétel. Ugyanaz a név szerepel rajta, mint az eredetin, és a „Másolás” megjegyzés.
   

A költségvetési tétel típusának módosítása

A költségvetési tétel típusának módosítása a költségvetési listában

1. A projektben lépjen a Költségvetés fülre.
2. A költségvetési listában vigye a kurzort annak a költségvetési tételnek a sora fölé, amelynek a típusát módosítani szeretné. A név mögött egy hárompontos szimbólum jelenik meg.
3. Kattintson a hárompontos szimbólumra. Megnyílik a rendelkezésre álló lehetőségek menüje.
4. Válassza a Változás kiadásra ( bevételek esetében) vagy a Változás bevételre (kiadások esetében ) lehetőséget.
5. A költségvetési tétel típusa és a költségvetési tétel neve melletti ikon tükrözi az új típust.
   

A költségvetési tétel típusának módosítása a költségvetési tétel panelen

1. A projektben lépjen a Költségvetés fülre.
2. Kattintson a módosítani kívánt költségvetési tétel nevére. A képernyő jobb oldalán megnyílik a költségvetési tételek panelje. A jobb felső sarokban a három pont szimbólumot látja.
3. Kattintson a hárompontos szimbólumra. Megjelenik a rendelkezésre álló lehetőségek menüje.
4. Kattintson a Módosítás kiadásra ( bevételek esetében) vagy a Módosítás bevételre (kiadások esetében ) gombra.
5. A költségvetési tétel típusa és a költségvetési tétel neve melletti ikon tükrözi az új típust.
   

A költségvetési lista tételeinek összesítése

Az összesített költségvetési tételek kiadások, bevételek vagy mindkettő csoportjai. E tételek csoportosításával kisebb részekre oszthatja őket, vagy nagyobb csoportokba egyesítheti őket. A csoport összege a részek összege. Ezek a csoportos tételek nem rendelkeznek dátumokkal vagy konkrét értékekkel, mint például költséghely, költségtípus vagy Capex/Opex.

Költségvetési lista nézet

A projekt költségvetése alapértelmezés szerint listaként jelenik meg. Ez a lista tartalmazza az összes kiadást, bevételt és csoportosított költségvetési tételt. A lista kinézetét megváltoztathatja a megjelenítendő oszlopok kiválasztásával, a tételek szűrésével, valamint a csoportosított tételek megnyitásával vagy lezárásával.

Az új költségvetési tételek a lista végére kerülnek. De akárcsak az ütemtervnél, a kiadások és bevételeket is a listán tetszőleges helyekre helyezheti el.

Válassza ki, hogy mely oszlopokat szeretné megjeleníteni vagy elrejteni a projektköltségvetés listáján. Minden felhasználónak saját beállításai lehetnek az egyes projektköltségvetésekhez. Így ha egy felhasználó elrejt egy oszlopot egy projektben, az nem befolyásolja azt, amit a többi felhasználó lát. Ugyanez vonatkozik ugyanarra a felhasználóra a különböző projektekben. Ha egy felhasználó elrejt egy oszlopot egy projektben, az nem lesz elrejtve a többi projektben.

Költségvetési tétel hozzáadása a kiválasztott tétel alatt

1. Válassza ki azt a költségvetési tételt, amely alá új költségvetési tételt kíván felvenni, a költségvetési tétel sorára kattintva a nem szerkeszthető területen. A kiválasztott költségvetési tétel sora világosszürke színnel kiemelkedik.
2. Új költségvetési tétel (kiadás vagy bevétel) hozzáadása az Új kiadás vagy Új bevétel gomb használatával .
   

   Lásd, hogyan adhat hozzá új kiadást vagy bevételt: Költségvetési tétel hozzáadása.

   Az újonnan hozzáadott költségvetési tétel a megjelölt tétel alá kerül.
   

Költségvetési tétel hozzáadása a Felül/alul hozzáadás opcióval

1. A költségvetési lista Költségvetés lapján vigye a kurzort annak a költségvetési tételnek a sora fölé, amelyhez új tételt kíván hozzáadni. A költségvetési tétel neve mögött megjelenik egy hárompontos szimbólum.
2. Kattintson a hárompontos szimbólumra. Megnyílik a rendelkezésre álló lehetőségek menüje: Kiadások hozzáadása és Bevételek hozzáadása.
3. Vigye a kurzort a kiadások hozzáadása vagy a bevételek hozzáadása fölé . Megjelenik a lehetőségek listája: Felül és Alul.
4. Kattintson a Fent vagy az Alulra. A Név oszlopban lévő mezőt a költségvetési listában a kiválasztott opciótól függően fent vagy lent kiemeli a rendszer. Mellette megjelenik a kiválasztott költségvetési tétel típusának megfelelő ikon. Egy kör ikon egy dollárjellel a közepén jelzi a kiadásokat. A bevételeket egy dollárjellel középen ellátott tasak ikon jelzi.
5. Írja be az új költségvetési tétel nevét, és erősítse meg. A beírt név érvényesítéséhez kattintson a Név mezőn kívülre, vagy nyomja meg az Enter billentyűt.
   

A költségvetési lista oszlopainak láthatóságának be- és kikapcsolása

1. A Költségvetés lapon, a költségvetés listában kattintson az Oszlopok gombra. Megjelenik a projekt nyitott költségvetéséhez rendelkezésre álló oszlopok listája.
2. A kiválasztott oszlopok láthatóságát a nevük melletti jelölőnégyzet bejelölésével engedélyezheti vagy letilthatja. A kékkel kiemelt jelölőnégyzettel ellátott oszlopok megjelennek a költségvetési listában. A be nem jelölt jelölőnégyzettel ellátott oszlopok nem láthatók.

A megjelenített oszlopok sorrendjének megváltoztatása a költségvetési listában

1. A Költségvetés lapon, a költségvetés listában kattintson az Oszlopok gombra. Megjelenik a projekt nyitott költségvetéséhez rendelkezésre álló oszlopok listája.
2. Vigye a kurzort az áthelyezni kívánt oszlopnevet tartalmazó sor fölé. Az oszlop neve előtt egy hatpontos szimbólum jelenik meg.
3. Tartsa lenyomva a hatpontos szimbólumot, majd húzza az oszlopsort a kívánt helyre. Az oszlopok az oszloplistában szereplő sorrendben jelennek meg a költségvetési listában.

A projektköltségvetési lista exportálása

Exportálja a költségvetési listát egy Excel-fájlba, amely lehetővé teszi a költségvetési tételek listájának letöltését a helyi meghajtóra. A fájl ezután feltölthető vagy elmenthető a szervezet tudásbázisába, mint a helyes projektköltségvetési tervezési gyakorlat modellje. Exportáláskor az aktuálisan megjelenített oszlopok adatai az Excel-fájlba kerülnek. Az exportált fájl részletes attribútumokat tartalmaz, mint például WBS, költséghely, költségtípus és Capex/Opex.

1. A Költségvetés lapon, a költségvetés listában kattintson az Exportálás gombra.
2. Az Excel fájl (.xlsx kiterjesztéssel) letöltődik. Az exportált projektköltségvetési listában látható oszlopok adatait tartalmazza.

Költségvetési idővonal nézet

A projektköltségvetés idővonal nézet a költségvetési tételek listáját jeleníti meg táblázatos formában. Tartalmazza a projekt költségvetésében meghatározott összes kiadást, bevételt és összesített tételt. A költségvetési táblázat nézetét úgy módosíthatja, hogy a Zoom csúszkával beállítja a nagyítást (az adatok összesítési időszakát) .

Ha a projektterv jóváhagyta a költségvetést, a Beállítások → Eltérés menüpont kiválasztásával megjelenítheti az eltéréseket – a költségvetési tételek összefoglaló soraiban az adatok félkövér betűvel jelennek meg.

A költségvetési tétel panel a költségvetési idővonal nézetben a tétel nevére kattintva érhető el.

Költségvetési jellemzők

A költségvetési tételek a projektattribútumokhoz hasonlóan egyéni attribútumokkal gazdagíthatók. A rendszergazdák ezeket a Rendszerbeállítások → Költségvetés menüpontban határozzák meg .

Támogatott attribútumtípusok:

• Rövid szöveg és hosszú szöveg
• Egyetlen választólistás lista és több választólistás lista
• Dátum
• Numerikus mező
• Függvénymező – dátumokkal vagy számokkal végzett számítások (pl. bruttó összeg = nettó összeg × HÉA)

A korábban rögzített mezők – költséghely, költségtípus, szállító, Capex/Opex, dokumentumszám – átkerültek az új költségvetési attribútumokba. Ha egyiket sem használja, a beállításokban letilthatja őket.

Azt is meghatározhatja , hogy az attribútumok milyen sorrendben jelenjenek meg egy költségvetési tétel részleteiben.

Költségvetési attribútumok használata egy projektben:

1. Nyissa meg a projekt (vagy egy projektsablon) Költségvetés lapját.
2. Kattintson az Oszlopok gombra, és válassza ki a megjeleníteni kívánt attribútumokat.
3. Az értékeket közvetlenül a listából vagy egy költségvetési tétel részleteiből szerkesztheti.

A költségvetési attribútumok felhasználhatók a költségvetési jelentésekben szereplő adatok szűrésére, valamint arra, hogy egy összevont költségvetési jelentésen keresztül a különböző projektekre vonatkozó, meghatározott attribútumokra vonatkozó adatokat hívjon elő .

A régi költségvetési mezők áttelepítése

Ezzel a kiadással a Rendszerbeállításokban két külön szótár – Költséghely (MPK) és Kiadások – megszűnt. Értékeik átkerültek az új, egyválasztós listás költségvetési attribútumokba, az eredeti bejegyzések 1:1 arányban megmaradtak. Az attribútumnevek a szervezet nyelvét követik (pl. lengyelül: Miejsce powstawania kosztów, angolul: Cost Location). A projektekben és a jelentésekben meglévő adatok jelentésváltozás nélkül megmaradnak.