Budget

Il modulo di gestione del budget di progetto di FlexiProject consente di pianificare e utilizzare in modo efficace le risorse finanziarie, garantendo il controllo dei costi e il rispetto di obiettivi e scadenze. Una corretta gestione del budget può aiutare a evitare spese inutili, a minimizzare il rischio di sforamento del budget e a consentire un utilizzo ottimale delle risorse.
In FlexiProject, le voci di budget sono suddivise in spese e ricavi. Le spese sono rappresentate da un’icona a forma di cerchio con il segno del dollaro, mentre le entrate sono rappresentate da un’icona a forma di busta con il segno del dollaro. Le caratteristiche di visualizzazione del bilancio di FlexiProject, come il numero di decimali e la rappresentazione delle spese e delle entrate (spese con un meno e entrate con un più), sono personalizzabili in base alle preferenze dell’organizzazione.
L’importo totale è la somma delle spese e delle entrate, che può risultare in un valore positivo o negativo.

Aggiungi una voce di Budget

Aggiungi una spesa

1. Vai alla scheda Budget del progetto selezionato.
   
2. Nella scheda Budget, clicca su Nuova spesa. Il campo della colonna Nome è evidenziato. Accanto ad essa, si può vedere l’icona di un cerchio con un segno di dollaro, che indica la spesa.
3. Inserire il nome della spesa e confermare.
4. Clicca all’esterno del campo Nome o premi Invio per approvare il nome della spesa.

Aggiungi un Ricavi

1. Vai alla scheda Budget del progetto selezionato.
2. Clicca sulla freccia accanto al pulsante Nuova spesa nella scheda Budget. Viene visualizzata l’opzione Nuova entrata.
   
3. Clicca su Nuovo Ricavi. Il campo della colonna Nome è evidenziato. Accanto ad essa, puoi vedere l’icona di un sacchetto con un segno di dollaro al centro, che indica le entrate.
4. Inserisci il nome dell’entrata e conferma.
5. Clicca all’esterno del campo Nome o premi Invio per approvare il nome del ricavo inserito.

Modifica i dettagli della voce di Budget

Modifica il valore di una voce di bilancio nell’elenco del budget

1. Per modificare il valore della voce di bilancio, vai alla scheda Budget.
2. Clicca sul campo Importo della voce di bilancio.
3. Digitare il nuovo valore.
4. Clicca fuori dal campo o premi Invio per salvarlo.

Modifica il valore di una voce di bilancio nel pannello voci di bilancio

1. Per modificare il valore della voce di bilancio, vai alla scheda Budget.
2. Clicca sul nome della voce per aprire il pannello delle voci di bilancio.
3. Clicca sul campo Importo e digita il nuovo valore.
4. Clicca fuori dal campo o premi Invio per salvarlo.

Modifica la data di una voce di bilancio nell’elenco di bilancio

1. Per modificare la data della voce di bilancio, vai alla scheda Budget.
2. Clicca sul campo Data della voce di bilancio. Si apre un calendario.
3. Seleziona una data cliccando sul giorno desiderato nel calendario.

Modifica la data di una voce di bilancio nel pannello delle voci di bilancio

1. Per modificare la data della voce di bilancio, vai alla scheda Budget.
2. Clicca sul nome della voce per aprire il pannello delle voci di bilancio.
3. Clicca sul campo Data della voce di bilancio. Si apre un calendario.
4. Seleziona una data cliccando sul giorno desiderato nel calendario.

Modifica delle proprietà: Centro di costo, Tipo di spesa, Capex/Opex nell’elenco del budget.

1. Nella scheda Budget dell’elenco di bilancio, clicca sul campo della proprietà che vuoi modificare nella riga della voce di bilancio selezionata. Si apre un elenco con i valori disponibili per il campo selezionato.
2. Seleziona un valore.
3. Il valore viene visualizzato nella colonna corrispondente alla proprietà selezionata.

Modificare le proprietà: Centro di costo, Tipo di spesa, Capex/Opex nel pannello delle voci di bilancio.

1. Nella scheda Budget, clicca sul nome della voce di bilancio selezionata. Si apre il pannello delle voci di bilancio.
2. Nel pannello delle voci di bilancio, clicca sul campo della proprietà che vuoi modificare. Si apre un elenco con i valori disponibili per il campo selezionato.
3. Seleziona un valore.
4. Il valore viene visualizzato nella colonna corrispondente alla proprietà selezionata.

Modifica delle proprietà: Fornitore, Numero del documento sul pannello delle voci di bilancio

1. Nella scheda Budget, clicca sul nome della voce di bilancio selezionata. Si apre il pannello delle voci di bilancio.
2. Fare clic sul campo della proprietà che si desidera modificare. Il campo passa alla modalità di modifica.
3. Inserire il valore desiderato e confermare.
4. Per convalidare il valore inserito, clicca all’esterno del campo o premi Invio. Il valore inserito viene visualizzato nel campo corrispondente alla proprietà selezionata.

Importare le voci del Budget

Puoi aggiungere voci di bilancio a un progetto esistente importandole da un modello di bilancio o da un file Microsoft Excel. Questa funzione consente di creare voci in blocco.

Nota: solo gli utenti con i diritti di amministratore del budget possono eseguire un’importazione. Gli articoli creati vengono registrati nella cronologia degli articoli con la nota “Creato da file importato” o “Creato da modello”.

Importazione da un modello

Questa opzione ti permette di applicare una struttura di budget predefinita al tuo progetto attuale.

1. Vai alla scheda Budget.
2. Clicca sul pulsante Impostazioni e seleziona Importa da modello.
3. Si apre una finestra. Seleziona il modello desiderato.

   Nota: puoi selezionare solo i modelli assegnati allo stesso spazio di lavoro del tuo progetto corrente.

4. Seleziona la data di inizio. Le date delle singole voci di bilancio vengono calcolate rispetto a questa data in base al calendario del modello.
5. Clicca su Avanti per visualizzare l’anteprima degli elementi. I nuovi elementi vengono aggiunti alla fine dell’elenco e contrassegnati come “Non eseguiti”.
6. Clicca su Aggiungi per confermare e aggiornare il budget.

Importazione da Microsoft Excel

Puoi importare un elenco di spese e ricavi da un file .xlsx.

1. Vai alla scheda Budget.
2. Clicca sul pulsante Impostazioni e seleziona Importa da Microsoft Excel.
3. Nella finestra, carica il tuo file (trascinandolo o selezionandolo dal disco). Puoi anche scaricare un file modello per assicurarti una formattazione corretta.
4. Clicca su Avanti per procedere alla mappatura dei dati.
5. Mappa le colonne: abbina le colonne del tuo file Excel agli attributi del sistema (ad esempio, Nome, Data, Importo, WBS).

   Convalida: i dati obbligatori errati o mancanti (come Nome o Importo) sono evidenziati in rosa.

6. Definisci la logica dell’importo:
   • Valori misti (+/-): i valori positivi vengono mappati come entrate, quelli negativi come spese.
   • Solo valori negativi: mappati come spese.
   • Solo valori positivi: devi selezionare esplicitamente se rappresentano ricavi o spese.
7. Clicca su Aggiungi. Le voci importate vengono aggiunte alla fine dell’elenco del Budget.

Assegnazione della voce di bilancio al programma

Assegna una voce di budget a una voce di programma dall’elenco dei budget.

1. Vai alla scheda Budget del tuo progetto e passa il mouse sulla voce di bilancio che vuoi collegare.
2. Fare clic sul simbolo a tre punti visualizzato.
3. Tra le opzioni, seleziona Assegna a un programma.
   

Assegna una voce di budget a una voce di programma dal pannello delle voci di budget.

1. Nella scheda Budget, clicca sul nome della voce che vuoi collegare.
2. Nel pannello che si apre, fare clic sul simbolo dei tre punti.
3. Tra le opzioni, seleziona Assegna a un programma.
   

Selezione dell’elemento del programma da collegare

1. Dopo aver selezionato Assegna a un programma, si apre la finestra Collegamento all’elemento del programma.
2. Clicca sulla casella Cronoprogramma. Si aprirà una finestra con un elenco di voci di Cronoprogramma.
3. Seleziona la voce di programma che vuoi collegare alla voce di Budget.
4. Clicca su Conferma. Il nome dell’attività/milestone selezionata appare nel campo Cronoprogramma.
5. Facoltativamente, attiva la casella La data proviene dalle date del programma e specifica la differenza in giorni tra la data di inizio o di fine della voce di programma selezionata.
6. Clicca su Salva. Nel pannello di una voce di bilancio che è stata collegata a un programma, il collegamento aggiunto è visibile nella sezione Cronoprogramma. Se è selezionata l’opzione ” Data di provenienza da Cronoprogramma “, il simbolo di due cerchi che si intrecciano è visibile accanto alla data della voce di bilancio (sul pannello e nell’elenco del bilancio). La data non può essere modificata.
   

Voci del Budget nella scheda Cronoprogramma del progetto

Le voci di budget associate a una voce di programma vengono comunicate nell’elenco dei programmi, nella colonna Budget, sotto forma di icona di un dollaro con un cerchio di colore corrispondente. Le voci di budget che non hanno un valore di piano base o il cui importo è uguale al valore di piano base sono rappresentate da un cerchio grigio. Le voci di Budget il cui importo è inferiore al valore del Piano Base sono rappresentate da un cerchio verde. Le voci di Budget il cui importo è superiore al valore del Piano Base sono rappresentate da un cerchio rosso.

Le voci di bilancio che sono state collegate a un programma vengono visualizzate nel pannello delle voci di bilancio collegate, nella sezione Budget.

Clona le voci del Budget

La clonazione delle voci di bilancio è una funzione potente che può accelerare la creazione del budget del progetto. Quando si clona una voce di bilancio, viene creato un duplicato con gli stessi dati. Questo è particolarmente utile quando il vostro budget comprende diverse voci simili. Invece di creare manualmente ogni elemento, è possibile clonare un elemento esistente e modificare gli attributi specifici che differiscono.

• Quando cloni una voce di budget, vengono duplicati i seguenti attributi: Stato, Importo, Data, Centro di costo, Tipo di spesa, Capex/Opex, Fornitore, Numero di documento, Collegamento al Cronoprogramma, Descrizione e Allegati.
• Tuttavia, tieni presente che i commenti e la storia della voce di bilancio non vengono clonati. In questo modo si garantisce che ogni voce mantenga il suo unico record di discussione e modifica.

Clonare una voce di bilancio nell’elenco di bilancio

1. Nel tuo progetto, vai alla scheda Budget.
2. Nell’elenco del bilancio, passare il cursore sulla riga corrispondente alla voce di bilancio che si desidera clonare. Il simbolo dei tre puntini appare dietro il nome dell’elemento.
3. Fare clic sul simbolo dei tre punti. Si apre un menu di opzioni disponibili.
4. Seleziona Clona spese (per le spese) o Clona entrate (per le entrate).
5. Una nuova voce di bilancio appare sotto l’originale nell’elenco del budget. Ha lo stesso nome della voce di bilancio originale e una nota che indica “Copia”.
   

Clonare una voce di bilancio nel pannello delle voci di bilancio

1. Nella scheda Budget del tuo progetto, clicca sul nome della voce di bilancio che vuoi clonare. Il pannello delle voci di bilancio si apre sul lato destro dello schermo. Nell’angolo in alto a destra compare il simbolo dei tre puntini.
2. Fare clic sul simbolo dei tre punti. Viene visualizzato un menu di opzioni disponibili.
3. Clicca su Clona. Sotto la voce di bilancio originale, appare una nuova voce di bilancio. Essa porta lo stesso nome dell’originale e la nota “Copia”.
   

Modifica il tipo di voce di Budget

Modifica il tipo di voce di bilancio nell’elenco del budget

1. Nel tuo progetto, vai alla scheda Budget.
2. Nell’elenco di bilancio, passare il cursore sulla riga corrispondente alla voce di bilancio di cui si desidera modificare il tipo. Dietro al nome compare un simbolo a tre puntini.
3. Fare clic sul simbolo dei tre punti. Si apre un menu di opzioni disponibili.
4. Seleziona Cambia in spese (per i ricavi) o Cambia in entrate (per le spese).
5. Il tipo di voce di bilancio e l’icona accanto al nome della voce di bilancio riflettono il nuovo tipo.
   

Modifica il tipo di voce di bilancio nel pannello delle voci di bilancio

1. Nel tuo progetto, vai alla scheda Budget.
2. Fare clic sul nome della voce di bilancio che si desidera modificare. Il pannello delle voci di bilancio si apre sul lato destro dello schermo. Nell’angolo in alto a destra compare il simbolo dei tre puntini.
3. Fare clic sul simbolo dei tre punti. Viene visualizzato un menu di opzioni disponibili.
4. Clicca su Cambia in spese (per le entrate) o Cambia in entrate (per le spese).
5. Il tipo di voce di bilancio e l’icona accanto al nome della voce di bilancio riflettono il nuovo tipo.
   

Aggregazione di voci nell'elenco del Budget

Le voci di bilancio aggregate sono gruppi di spese, ricavi o entrambi. Raggruppare queste voci ti permette di dividerle in parti più piccole o di unirle in gruppi più grandi. Il totale di un gruppo è la somma delle sue parti. Queste voci di gruppo non hanno date o valori specifici come centro di costo, tipo di spesa o Capex/Opex.

Visualizzazione dell'elenco dei Budget

Il budget del progetto, per impostazione predefinita, viene presentato come un elenco. Questo elenco comprende tutte le spese, le entrate e le voci di budget raggruppate. Puoi modificare l’aspetto dell’elenco scegliendo quali colonne mostrare, filtrando le voci e aprendo o chiudendo le voci raggruppate.

Le nuove voci di budget vengono inserite alla fine dell’elenco. Ma, proprio come nel Cronoprogramma del progetto, puoi aggiungere spese e ricavi dove vuoi nell’elenco.

Selezionare le colonne da mostrare o nascondere nell’elenco del budget del progetto. Ogni utente può avere le proprie impostazioni per ogni budget di progetto. Quindi, se un utente nasconde una colonna in un progetto, non influisce su ciò che vedono gli altri utenti. Lo stesso vale per lo stesso utente in diversi progetti. Se un utente nasconde una colonna in un progetto, non la nasconde negli altri.

Aggiungi una voce di budget sotto la voce selezionata

1. Seleziona la voce di bilancio sotto la quale vuoi aggiungere una nuova voce cliccando sulla riga della voce di bilancio nello spazio non modificabile. La riga della voce di bilancio selezionata è evidenziata in grigio chiaro.
2. Aggiungi una nuova voce di bilancio (spesa o entrata) utilizzando il pulsante Nuova spesa o Nuova entrata.
   

   Vedi come aggiungere una nuova spesa o entrata: Aggiungi voce di bilancio.

   La nuova voce di bilancio viene aggiunta sotto quella contrassegnata.
   

Aggiungi una voce di budget utilizzando l’opzione Aggiungi sopra/sotto

1. Nella scheda Budget dell’elenco di bilancio, passa il cursore sulla riga della voce di bilancio in cui vuoi aggiungere una nuova voce. Il simbolo dei tre punti appare dietro il nome della voce di bilancio.
2. Fare clic sul simbolo dei tre punti. Si apre un menu di opzioni disponibili: Aggiungi spese e Aggiungi entrate.
3. Passa il cursore su Aggiungi spese o Aggiungi entrate. Appare un elenco di opzioni: Sopra e Sotto.
4. Clicca sopra o sotto. Il campo della colonna Nome viene evidenziato nell’elenco del budget, sopra o sotto (a seconda dell’opzione selezionata). Accanto ad essa, vedrai un’icona corrispondente al tipo di voce di bilancio selezionata. L’icona del cerchio con il segno del dollaro al centro indica le spese. L’icona di un sacchetto con un segno di dollaro al centro indica i ricavi.
5. Inserisci il nome della nuova voce di bilancio e conferma. Per convalidare il nome inserito, fai clic all’esterno del campo Nome o premi Invio.
   

Attiva e disattiva la visibilità delle colonne nell’elenco del Budget

1. Nella scheda Budget, nell’elenco dei budget, clicca sul pulsante Colonne. Viene visualizzato un elenco di colonne disponibili per il bilancio aperto del progetto.
2. Abilita o disabilita la visibilità delle colonne selezionate selezionando la casella di controllo accanto al loro nome. Le colonne con una casella di controllo evidenziata in blu vengono visualizzate nell’elenco del budget. Le colonne con la casella non evidenziata non sono visibili.

Modifica dell’ordine delle colonne visualizzate nell’elenco del budget

1. Nella scheda Budget, nell’elenco dei budget, clicca sul pulsante Colonne. Viene visualizzato un elenco di colonne disponibili per il bilancio aperto del progetto.
2. Passare il cursore sulla riga con il nome della colonna che si desidera spostare. Davanti al nome della colonna appare un simbolo a sei punti.
3. Tieni premuto il simbolo dei sei punti, quindi trascina la riga della colonna nella posizione desiderata. Le colonne appaiono nell’elenco di bilancio nell’ordine in cui appaiono nell’elenco delle colonne.

Esportazione dell’elenco del budget del progetto

Esportazione dell’elenco di bilancio in un file Excel, che ti permette di scaricare l’elenco delle voci di bilancio sul tuo disco locale. Il file può essere caricato o salvato nella knowledge base dell’organizzazione come modello di buone pratiche di pianificazione del budget di progetto. I dati delle colonne attualmente visualizzate vengono estratti nel file Excel durante l’esportazione. Il file di esportazione include attributi dettagliati come WBS, centro di costo, tipo di Spese e Capex/Opex.

1. Nella scheda Budget, nell’elenco dei bilanci, clicca sul pulsante Esportazione.
2. Il file Excel (con estensione .xlsx) viene scaricato. Contiene i dati delle colonne visibili nell’elenco del budget del progetto esportato.

Visualizzazione della linea temporale del Budget

La vista della timeline del budget del progetto visualizza un elenco di voci di budget in formato tabellare. Include tutte le spese, le entrate e le voci aggregate definite nel budget del progetto. Puoi modificare la visualizzazione della tabella del budget regolando lo zoom (periodo di aggregazione dei dati) con il cursore Zoom.

Se il piano di progetto ha approvato il budget, puoi mostrare gli scostamenti selezionando Impostazioni → Scostamenti – le righe di riepilogo delle voci di budget presentano i dati in grassetto.

Puoi accedere al pannello delle voci di bilancio nella vista temporale del bilancio cliccando sul nome della voce.

Attributi del budget

Le voci di Budget possono essere arricchite con attributi personalizzati, allo stesso modo degli attributi dei progetti. Gli amministratori li definiscono in Impostazioni di sistema → Budget.

Tipi di attributi supportati:

• Testo breve e testo lungo
• Elenco a selezione singola e elenco a selezione multipla
• Data
• Campo numerico
• Campo Funzione: calcoli su date o numeri (ad esempio, importo lordo = importo netto × IVA).

I campi precedentemente fissi – Centro di costo, Tipo di spesa, Fornitore, Capex/Opex, Numero di documento – sono stati migrati nei nuovi attributi di budget. Se non utilizzi nessuno di essi, puoi disattivarli nelle impostazioni.

Puoi anche definire l’ordine in cui gli attributi appaiono nei dettagli di una voce di budget.

Per utilizzare gli attributi del budget in un progetto:

1. Apri la scheda Budget del progetto (o di un modello di progetto).
2. Clicca sul pulsante Colonne e seleziona gli attributi che vuoi visualizzare.
3. Modifica i valori direttamente dall’elenco o dai dettagli di una voce di budget.

Gli attributi dei progetti possono essere utilizzati per filtrare i dati nei Rapporti di Budget e per estrarre i dati di attributi specifici da diversi progetti attraverso un rapporto di Budget consolidato.

Migrazione dei campi del budget legacy

Con questa versione, due dizionari dedicati nelle Impostazioni di sistema – Sedi di costo (MPK) e Tipi di spese – sono stati rimossi. I loro valori sono stati migrati nei nuovi attributi di Budget con elenco a selezione singola, mentre le voci originali sono state mantenute 1:1. I nomi degli attributi seguono la lingua dell’organizzazione (es. polacco: Miejsce powstawania kosztów, inglese: Cost Location). I dati esistenti nei progetti e nei Rapporti vengono conservati senza alcuna modifica di significato.