Rozpočet

Modul pro správu rozpočtu projektu ve FlexiProject umožňuje efektivní plánování a využití finančních zdrojů, zajišťuje kontrolu nákladů a dodržování cílů a termínů. Správná správa rozpočtu může pomoci vyhnout se zbytečným výdajům, minimalizovat riziko překročení rozpočtu a umožnit optimální využití zdrojů.
V systému FlexiProject jsou položky rozpočtu rozděleny do kategorií výdajů a příjmů. Výdaje jsou reprezentovány ikonou kruhu se znaménkem dolaru, zatímco ikona sáčku se znaménkem dolaru představuje příjmy. Zobrazovací prvky rozpočtu FlexiProject, jako je počet desetinných míst a znázornění výdajů a příjmů (výdaje s mínusem a příjmy s plusem), lze přizpůsobit na základě preferencí organizace.
Celková částka je součtem výdajů a příjmů, což může vést ke kladné nebo záporné hodnotě.

Přidání rozpočtové položky

Přidání výdaje

1. Přejděte na kartu Rozpočet vybraného projektu.
   
2. Na kartě Rozpočet klikněte na tla čít ko Nový výdaj. Pole ve sloupci Název je zvýrazněno. Vedle ní se zobrazí ikona kruhu se znakem dolaru, který označuje výdaje.
3. Zadejte název výdaje a potvrďte.
4. Kliknutím mimo pole Název nebo stisknutím klávesy Enter schválíte název výdaje.

Přidat příjmy

1. Přejděte na kartu Rozpočet vybraného projektu.
2. Klikněte na šipku vedle tlačítka Nový výdaj na kartě Rozpočet. Zobrazí se možnost Nové příjmy.
   
3. Klikněte na Nové příjmy. Pole ve sloupci Název je zvýrazněno. Vedle něj je zobrazena ikona sáčku se znakem dolaru uprostřed, který označuje příjmy.
4. Zadejte název příjmů a potvrďte.
5. Kliknutím mimo pole Název nebo stisknutím klávesy Enter schválíte zadaný název příjmů.

Úprava údajů o rozpočtové položce

Úprava hodnoty rozpočtové položky v seznamu rozpočtů

1. Chcete-li změnit hodnotu položky rozpočtu, přejděte na kartu Rozpočet.
2. Klikněte na pole Částka rozpočtové položky.
3. Zadejte novou hodnotu.
4. Klikněte mimo pole nebo jej uložte stisknutím klávesy Enter.

Úprava hodnoty rozpočtové položky na panelu rozpočtové položky

1. Chcete-li změnit hodnotu položky rozpočtu, přejděte na kartu Rozpočet.
2. Kliknutím na název položky otevřete panel položky rozpočtu.
3. Klikněte na pole Částka a zadejte novou hodnotu.
4. Klikněte mimo pole nebo jej uložte stisknutím klávesy Enter.

Úprava data rozpočtové položky v seznamu rozpočtů

1. Chcete-li změnit datum rozpočtové položky, přejděte na kartu Rozpočet.
2. Klikněte na pole Datum rozpočtové položky. Otevře se kalendář.
3. Kliknutím na požadovaný den v kalendáři vyberte datum.

Úprava data rozpočtové položky na panelu rozpočtové položky

1. Chcete-li změnit datum rozpočtové položky, přejděte na kartu Rozpočet.
2. Kliknutím na název položky otevřete panel položky rozpočtu.
3. Klikněte na pole Datum rozpočtové položky. Otevře se kalendář.
4. Kliknutím na požadovaný den v kalendáři vyberte datum.

Upravit vlastnosti: v seznamu rozpočtu: Nákladové středisko, Typ výdaje, Capex/Opex.

1. Na kartě Rozpočet v seznamu rozpočtů klikněte na pole vlastnosti, kterou chcete upravit v řádku vybrané položky rozpočtu. Rozbalí se seznam s dostupnými hodnotami pro vybrané pole.
2. Vyberte hodnotu.
3. Hodnota se zobrazí ve sloupci odpovídajícím vybrané vlastnosti.

Upravit vlastnosti: Na panelu rozpočtové položky lze upravit položky: Nákladové středisko, Typ výdaje, Capex/Opex.

1. Na kartě Rozpočet klikněte na název vybrané rozpočtové položky. Otevře se panel rozpočtové položky.
2. Na panelu položky rozpočtu klikněte na pole vlastnosti, kterou chcete upravit. Rozbalí se seznam s dostupnými hodnotami pro vybrané pole.
3. Vyberte hodnotu.
4. Hodnota se zobrazí ve sloupci odpovídajícím vybrané vlastnosti.

Upravit vlastnosti: Číslo dokladu na panelu rozpočtové položky

1. Na kartě Rozpočet klikněte na název vybrané rozpočtové položky. Otevře se panel rozpočtové položky.
2. Klikněte na pole vlastnosti, kterou chcete upravit. Pole se přepne do režimu úprav.
3. Zadejte požadovanou hodnotu a potvrďte.
4. Chcete-li zadanou hodnotu ověřit, klikněte mimo pole nebo stiskněte klávesu Enter. Zadaná hodnota se zobrazí v poli odpovídajícím vybrané vlastnosti.

Import rozpočtových položek

Položky rozpočtu můžete do stávajícího projektu přidat importem ze šablony rozpočtu nebo ze souboru Microsoft Excel. Tato funkce umožňuje hromadné vytváření položek.

Poznámka: Import mohou provádět pouze uživatelé s právy správce rozpočtu. Vytvořené položky jsou v Historii položek zaznamenány s poznámkou „Vytvořeno z importovaného souboru“ nebo „Vytvořeno ze šablony“.

Import ze šablony

Tato možnost umožňuje použít předem definovanou strukturu rozpočtu na aktuální projekt.

1. Přejděte na kartu Rozpočet.
2. Klikněte na tlačítko Nastavení a vyberte možnost Importovat ze šablony.
3. Otevře se modální okno. Vyberte požadovanou šablonu.

   Poznámka: Vybírat můžete pouze šablony přiřazené ke stejnému pracovnímu prostoru jako aktuální projekt.

4. Vyberte datum zahájení. Data pro jednotlivé položky rozpočtu se vypočítají vzhledem k tomuto datu na základě harmonogramu šablony.
5. Kliknutím na tlačítko Další zobrazíte náhled položek. Nové položky jsou přidány na konec seznamu a označeny jako „Neprovedeno“.
6. Kliknutím na tlačítko Přidat rozpočet potvrďte a aktualizujte.

Import z aplikace Microsoft Excel

Seznam výdajů a příjmů můžete importovat ze souboru .xlsx.

1. Přejděte na kartu Rozpočet.
2. Klikněte na tlačítko Nastavení a vyberte možnost Importovat z aplikace Microsoft Excel.
3. V modálním okně nahrajte soubor (přetažením nebo výběrem z disku). Můžete si také stáhnout vzorový soubor, abyste zajistili správné formátování.
4. Kliknutím na tlačítko Další přejděte k mapování dat.
5. Mapování sloupců: přirovnání sloupců ze souboru Excel k atributům systému (např. Název, Datum, Částka, WBS).

   Validace:nesprávné nebo chybějící povinné údaje (jako je Název nebo Částka) jsou zvýrazněny růžovou barvou.

6. Definujte logiku množství:
   • Smíšené hodnoty (+/-): kladné hodnoty jsou mapovány jako Příjmy, záporné jako Výdaje.
   • Pouze záporné hodnoty: mapovány jako Výdaje.
   • Pouze kladné hodnoty: musíte výslovně vybrat, zda představují příjmy nebo výdaje.
7. Klikněte na tlačítko Přidat. Importované položky se připojí na konec seznamu rozpočtu.

Přiřazení rozpočtové položky k harmonogramu

Přiřazení položky rozpočtu k položce harmonogramu ze seznamu rozpočtu

1. Přejděte na kartu Rozpočet projektu a najeďte na položku rozpočtu, kterou chcete propojit.
2. Klikněte na symbol tří teček, který se zobrazí.
3. V možnostech vyberte možnost Přiřadit k harmonogramu.
   

Přiřazení rozpočtové položky k položce harmonogramu z panelu rozpočtové položky

1. Na kartě Rozpočet klikněte na název položky, kterou chcete propojit.
2. Na otevřeném panelu klikněte na symbol tří teček.
3. V možnostech vyberte možnost Přiřadit k harmonogramu.
   

Výběr položky harmonogramu, kterou chcete propojit

1. Po výběru možnosti Přiřadit k harmonogramu se otevře okno Odkaz na položku harmonogramu.
2. Klikněte na pole Položka harmonogramu. Otevře se okno se seznamem položek harmonogramu.
3. Vyberte položku harmonogramu, kterou chcete propojit s položkou rozpočtu.
4. Klikněte na tlačítko Potvrdit. Vybraný název úkolu/milníku se zobrazí v poli Položka harmonogramu.
5. Volitelně můžete přepnout pole Datum pochází z dat harmonogramu a zadat rozdíl ve dnech mezi počátečním nebo koncovým datem vybrané položky harmonogramu.
6. Klikněte na tlačítko Uložit. Na panelu položky z rozpočtu, která byla propojena s harmonogramem, je přidaný odkaz viditelný v části Harmonogram. Pokud je zaškrtnuto Datum pochází z dat harmonogramu, je vedle data rozpočtové položky (na panelu i v seznamu rozpočtů) viditelný symbol dvou propletených obručí. Datum nelze upravovat.
   

Položky rozpočtu na kartě Harmonogram projektu

Položky rozpočtu spojené s položkou harmonogramu jsou v seznamu harmonogramu ve sloupci Rozpočet zobrazeny ve formě ikony dolaru s odpovídající barvou kruhu. Položky rozpočtu, které nemají hodnotu základního plánu nebo jejichž částka se rovná hodnotě základního plánu, jsou reprezentovány šedým kolečkem. Položky rozpočtu, jejichž částka je nižší než hodnota Základního plánu, jsou znázorněny zeleným kolečkem. Rozpočetní položky, jejichž částka je vyšší než hodnota základního plánu, jsou znázorněny červeným kroužkem.

Položky rozpočtu, které byly propojeny s harmonogramem, se zobrazují na panelu propojených položek harmonogramu v části Rozpočet.

Klonování položek rozpočtu

Klonování položek rozpočtu je výkonná funkce, která může urychlit tvorbu rozpočtu projektu. Při klonování položky rozpočtu se vytvoří duplicitní položka se stejnými údaji. To je užitečné zejména v případě, že váš rozpočet zahrnuje několik podobných položek. Místo ručního vytváření každé z nich můžete klonovat existující položku a upravit konkrétní atributy, které se liší.

• Při klonování položky rozpočtu se duplikují následující atributy: Stav, Částka, Datum, Nákladové středisko, Typ výdaje, Capex/Opex, Dodavatel, Číslo dokladu, Odkaz na Harmonogram, Popis a Přílohy.
• Všimněte si však, že komentáře a Historie rozpočtové položky nejsou klonovány. Tím je zajištěno, že si každá položka zachová svůj jedinečný záznam o diskusi a změnách.

Klonování rozpočtové položky v seznamu rozpočtu

1. V projektu přejděte na kartu Rozpočet.
2. V seznamu rozpočtu najeďte kurzorem na řádek odpovídající rozpočtové položce, kterou chcete klonovat. Za názvem položky se zobrazí symbol tří teček.
3. Klikněte na symbol tří teček. Otevře se nabídka dostupných možností.
4. Vyberte možnost Klonovat výdaje ( pro výdaje) nebo Klonovat příjmy (pro příjmy ).
5. Nová rozpočtová položka se objeví pod původní v seznamu rozpočtů. Má stejný název jako původní položka v rozpočtu a poznámku „Kopie“.
   

Klonování rozpočtové položky na panelu rozpočtových položek

1. Na kartě Rozpočet projektu klikněte na název rozpočtové položky, kterou chcete klonovat. V pravé části obrazovky se otevře panel rozpočtové položky. V pravém horním rohu se zobrazí symbol tří teček.
2. Klikněte na symbol tří teček. Zobrazí se nabídka dostupných možností.
3. Klikněte na možnost Klonovat. Pod původní položkou rozpočtu se objeví nová položka rozpočtu. Je opatřena stejným názvem jako původní položka a poznámkou „Kopie“.
   

Změna typu rozpočtové položky

Změna typu rozpočtové položky v seznamu rozpočtů

1. V projektu přejděte na kartu Rozpočet.
2. V seznamu rozpočtů najeďte kurzorem na řádek odpovídající rozpočtové položce, jejíž typ chcete změnit. Za názvem se zobrazí symbol tří teček.
3. Klikněte na symbol tří teček. Otevře se nabídka dostupných možností.
4. Vyberte možnost Změnit na výdaj ( pro příjmy) nebo Změnit na příjem (pro výdaje ).
5. Typ rozpočtové položky a ikona vedle názvu rozpočtové položky odrážejí nový typ.
   

Změna typu rozpočtové položky na panelu rozpočtové položky

1. V projektu přejděte na kartu Rozpočet.
2. Klikněte na název rozpočtové položky, kterou chcete upravit. V pravé části obrazovky se otevře panel položek rozpočtu. V pravém horním rohu se zobrazí symbol tří teček.
3. Klikněte na symbol tří teček. Zobrazí se nabídka dostupných možností.
4. Klikněte na tlačítko Změnit na výdaj ( pro příjmy) nebo Změnit na příjem (pro výdaje ).
5. Typ rozpočtové položky a ikona vedle názvu rozpočtové položky odrážejí nový typ.
   

Agregace položek v seznamu rozpočtu

Souhrnné rozpočtové položky jsou skupiny výdajů, příjmů nebo obojího. Seskupení těchto položek umožňuje jejich rozdělení na menší části nebo jejich spojení do větších skupin. Celková hodnota skupiny je součtem jejích částí. Tyto skupinové položky nemají data ani specifické hodnoty, jako jsou Nákladové středisko, Typ výdajů nebo Capex/Opex.

Zobrazení seznamu rozpočtu

Rozpočet projektu je ve výchozím nastavení zobrazen jako seznam. Tento seznam obsahuje všechny výdaje, příjmy a seskupené položky rozpočtu. Vzhled seznamu můžete změnit výběrem sloupců, které se mají zobrazit, filtrováním položek a otevřením nebo uzavřením seskupených položek.

Nové položky rozpočtu jsou zařazeny na konec seznamu. Stejně jako v harmonogramu projektu však můžete výdaje a příjmy přidat na požadované místo v seznamu.

Vyberte, které sloupce se mají v seznamu rozpočtu projektu zobrazit nebo skrýt. Každý uživatel může mít pro každý rozpočet projektu vlastní nastavení. Pokud tedy jeden uživatel skryje sloupec v jednom projektu, neovlivní to zobrazení ostatních uživatelů. Totéž platí pro stejného uživatele v různých projektech. Pokud uživatel skryje sloupec v jednom projektu, v ostatních se neskryje.

Přidání položky rozpočtu pod vybranou položku

1. Vyberte položku v rozpočtu, pod kterou chcete přidat novou, kliknutím na řádek položky v rozpočtu v needitovatelném prostoru. Řádek vybrané rozpočtové položky je zvýrazněn světle šedou barvou.
2. Přidejte novou položku rozpočtu (výdaj nebo příjem) pomocí tlačítka Nový výdaj nebo Nový příjem.
   

   Podívejte se, jak přidat nový výdaj nebo příjem: Přidat položku rozpočtu.

   Nově přidaná položka rozpočtu se přidá pod označenou položku.
   

Přidání položky v rozpočtu pomocí možnosti Přidat nad/pod položku

1. Na kartě Rozpočet v seznamu rozpočtů najeďte kurzorem na řádek rozpočtové položky, kam chcete přidat novou položku. Za názvem rozpočtové položky se zobrazí symbol tří teček.
2. Klikněte na symbol tří teček. Otevře se nabídka dostupných možností: Přidat výdaj a Přidat příjmy.
3. Najeďte kurzorem na položku Přidat výdaj nebo Přidat příjmy. Zobrazí se seznam možností: Nad a Pod.
4. Klikněte na možnost Nad nebo Pod. Pole ve sloupci Název je v seznamu rozpočtů zvýrazněno nahoře nebo dole (v závislosti na zvolené možnosti). Vedle ní se zobrazí ikona odpovídající vybranému typu rozpočtové položky. Ikona kruhu se znakem dolaru uprostřed označuje výdaje. Ikona sáčku se znakem dolaru uprostřed označuje příjmy.
5. Zadejte název nové položky v rozpočtu a potvrďte. Chcete-li zadaný název potvrdit, klikněte mimo pole Název nebo stiskněte klávesu Enter.
   

Zapnutí a vypnutí viditelnosti sloupců v seznamu rozpočtu

1. Na kartě Rozpočet klikněte v seznamu rozpočtu na tlačítko Sloupce . Zobrazí se seznam sloupců, které jsou k dispozici pro otevřený rozpočet projektu.
2. Viditelnost vybraných sloupců povolíte nebo zakážete zaškrtnutím políčka vedle jejich názvu. Sloupce s modře zvýrazněným zaškrtávacím políčkem se zobrazí v seznamu rozpočtů. Sloupce s neoznačeným zaškrtávacím políčkem nejsou viditelné.

Změna pořadí zobrazených sloupců v seznamu rozpočtu

1. Na kartě Rozpočet klikněte v seznamu rozpočtu na tlačítko Sloupce . Zobrazí se seznam sloupců, které jsou k dispozici pro otevřený rozpočet projektu.
2. Najeďte kurzorem na řádek s názvem sloupce, který chcete přesunout. Před názvem sloupce se zobrazí symbol šesti teček.
3. Najeďte na symbol šesti teček, podržte jej a přetáhněte řádek sloupce na požadované místo. Sloupce se v seznamu rozpočtu zobrazují v pořadí, v jakém jsou uvedeny v seznamu sloupců.

Exportování seznamu rozpočtu projektu

Export seznamu rozpočtu do souboru aplikace Excel, který umožňuje stáhnout seznam položek rozpočtu na místní disk. Soubor lze poté nahrát nebo uložit do znalostní databáze organizace jako vzor správné praxe plánování rozpočtu projektu. Data z aktuálně zobrazených sloupců se při exportu extrahují do souboru Excel. Exportní soubor obsahuje podrobné atributy, jako jsou WBS, nákladové středisko, typ výdaje a Capex/Opex.

1. Na kartě Rozpočet klikněte v seznamu rozpočtů na tlačítko Export .
2. Stáhne se soubor aplikace Excel (s příponou .xlsx). Obsahuje údaje ze sloupců viditelných v exportovaném seznamu rozpočtu projektu.

Zobrazení časové osy rozpočtu

Zobrazení časové osy rozpočtu projektu zobrazuje seznam položek rozpočtu ve formátu tabulky. Zahrnuje všechny výdaje, příjmy a souhrnné položky definované v rozpočtu projektu. Zobrazení tabulky rozpočtu můžete upravit pomocí posuvníku Zoom (období agregace dat) .

Pokud je v plánu projektu schválen rozpočet, můžete zobrazit odchylky volbou Nastavení → Odchylky – v souhrnných řádcích položek rozpočtu jsou údaje uvedeny tučně.

Do panelu rozpočtové položky v zobrazení časové osy rozpočtu se dostanete kliknutím na název položky.

Atributy rozpočtu

Položky rozpočtu lze obohatit o vlastní atributy stejně jako atributy projektů. Správci je definují v Nastavení systému → Rozpočet.

Podporované typy atributů:

• Krátký text a dlouhý text
• Seznam s jedním výběrem a seznam s více výběry
• Datum
• Číselné pole
• Funkce – výpočty na základě dat nebo čísel (např. hrubá částka = čistá částka × DPH)

Dříve pevně daná pole – Nákladové středisko, Typ výdaje, Dodavatel, Capex/Opex, Číslo dokladu – byla převedena do nových atributů rozpočtu. Pokud některé z nich nepoužíváte, můžete je v nastavení zakázat.

Můžete také určit pořadí, v jakém se atributy zobrazí v podrobnostech rozpočtové položky.

Použití atributů rozpočtu v projektu:

1. Otevřete kartu Rozpočet projektu (nebo šablonu projektu).
2. Klikněte na tlačítko Sloupce a vyberte atributy, které chcete zobrazit.
3. Hodnoty můžete upravovat přímo ze seznamu nebo z podrobností rozpočtové položky.

Atributy rozpočtu lze použít k filtrování údajů v rozpočtových zprávách a k získávání údajů pro konkrétní atributy v různých projektech prostřednictvím konsolidované rozpočtové zprávy.

Migrace starších rozpočtových polí

V této verzi byly odstraněny dva specializované slovníky v Nastavení systému – Místa nákladů (MPK) a Typy výdajů . Jejich hodnoty byly převedeny do nových atributů rozpočtu s jedním výběrovým seznamem, přičemž původní položky zůstaly zachovány v poměru 1:1. Názvy atributů se řídí jazykem organizace (např. polsky: Miejsce powstawania kosztów, anglicky: Cost Location). Stávající údaje o projektech a ve zprávách jsou zachovány beze změny významu.