Budżet projektu

Budżet projektu zbiera planowane i poniesione koszty oraz przychody. Jest w zakładce Budżet projektu. Budżet składa się z pozycji budżetowych (zobacz Pozycje budżetowe): do każdej dodaje się prognozy, czyli kwoty spodziewane (zobacz Prognozy budżetu), i wykonania, czyli kwoty, które faktycznie wpłynęły albo zostały wydane (zobacz Wykonanie budżetu).

Zakładka jest widoczna, gdy moduł Budżet jest włączony w organizacji (zobacz Waluta i miejsca dziesiętne), zaznaczony w projekcie (menu projektu, Funkcjonalności, zobacz Funkcjonalności projektu) i użytkownik ma uprawnienie projektowe Budżet: Podgląd pozwala przeglądać, a Administracja — zmieniać budżet (zobacz Uprawnienia projektowe). Szablony projektów mają własną zakładkę budżetu (zobacz Budżet w szablonie).

Zakładka ma trzy widoki, przełączane po prawej stronie paska: Lista, Ujęcie okresowe i Wykonania (zobacz Widoki budżetu).

Prognoza, Wykonanie, Plan i odchylenie

• Prognoza — suma prognoz pozycji, czyli kwot spodziewanych.
• Wykonanie — suma wykonań przypisanych do pozycji, czyli kwot już wydanych albo otrzymanych.
• Kwota — Prognoza plus Wykonanie, czyli bieżąca wartość pozycji: to, co już się wydarzyło, i to, czego jeszcze się spodziewa. W panelu pozycji ta wartość nazywa się Razem.
• Plan — wartość zatwierdzona w planie projektu. Nie jest liczona na bieżąco: aplikacja zapisuje kwotę pozycji w chwili zatwierdzenia planu obejmującego budżet. Pierwszy zatwierdzony plan zostaje zapamiętany osobno i później się nie zmienia. Kolumna Plan i kolumny odchylenia pojawiają się po pierwszym zatwierdzeniu planu budżetu.
• Odchylenie — różnica między kwotą a planem, pokazywana kwotowo i procentowo (Odchylenie kwota, Odchylenie procent). Kolumna Postęp pokazuje, jaką część planu stanowi kwota.

Pozycje zbiorcze sumują wartości pozycji podrzędnych. Wykonania, których nie przypisano do żadnej pozycji, liczą się do sumy projektu i widać je w wierszu Nieprzypisane; wiersz Suma zbiera wartości całego budżetu. Jak zatwierdzić plan, opisuje dział Plan projektu.

Waluta i miejsca dziesiętne

Moduł Budżet, walutę i sposób wyświetlania kwot ustawia się raz dla całej organizacji; dotyczą wszystkich projektów. Ustawienia zmienia administrator organizacji.

1. W menu głównym należy wybrać pozycję Ustawienia systemowe i otworzyć zakładkę Budżet. Pojawią się ustawienia modułu.
2. Następnie należy włączyć moduł przełącznikiem Włączony / Wyłączony. Wyłączenie nie usuwa danych, tylko chowa zakładkę Budżet wszystkim użytkownikom.
3. W polu Waluta należy wybrać walutę. Kwoty w całej aplikacji będą wyświetlane w tej walucie.
4. Na karcie Pozycje budżetu należy wybrać w polu Miejsca dziesiętne liczbę cyfr po przecinku (0, 1 albo 2).
5. W polu Wyświetlanie kwot należy wybrać sposób oznaczania kwot ujemnych i dodatnich. Przy każdej opcji widać przykład. Zmiany zostaną zapisane od razu.

Na karcie Pozycje budżetu są też atrybuty pozycji (zobacz Atrybuty pozycji budżetowych), a na karcie Wykonania — atrybuty wykonań (zobacz Atrybuty wykonań budżetu).