Budżet

Moduł zarządzania budżetem projektu w FlexiProject umożliwia efektywne planowanie i monitorowanie zasobów finansowych. Zapewnia kontrolę kosztów oraz wspiera realizację celów biznesowych w terminie.

Kluczowe informacje:

• Budżet składa się z Wydatków (ikona koła ze znakiem dolara) oraz Przychodów (ikona woreczka ze znakiem dolara).

• Sposób wyświetlania danych (np. liczba miejsc po przecinku, oznaczanie wartości ujemnych/dodatnich) jest dostosowany do ustawień Twojej organizacji.

• Całkowita kwota budżetu jest sumą wszystkich wydatków i przychodów, co może skutkować końcową wartością dodatnią lub ujemną.

.

Dodaj element budżetu

Dodaj nowy wydatek

1. Przejdź do zakładki Budżet w wybranym projekcie.

2. Kliknij przycisk Nowy wydatek.

3. Pole w kolumnie „Nazwa” zostanie podświetlone (obok widoczna ikona wydatku).

4. Wprowadź nazwę i naciśnij Enter (lub kliknij poza polem), aby zatwierdzić.

Dodaj nowy przychód

1. Na karcie Budżet kliknij strzałkę obok przycisku „Nowy wydatek”.

2. Z rozwijanej listy wybierz Nowy przychód.

3. Pole w kolumnie „Nazwa” zostanie podświetlone (obok widoczna ikona przychodu).

4. Wprowadź nazwę i naciśnij Enter, aby zatwierdzić.

Edycja szczegółów budżetu

Możesz edytować dane bezpośrednio na liście lub w panelu szczegółów.

Edycja wartości (Kwoty)

• Na liście: Kliknij w komórkę z kwotą, wpisz nową wartość i naciśnij Enter.

• W panelu: Kliknij nazwę elementu, aby otworzyć panel boczny. W polu „Kwota” wpisz nową wartość i zatwierdź.

Edycja daty

• Na liście: Kliknij w pole daty, a następnie wybierz dzień z kalendarza.

• W panelu: Otwórz panel elementu, kliknij pole daty i wskaż termin w kalendarzu.

Edycja właściwości (Centrum kosztów, Typ, Capex/Opex)

1. Kliknij w komórkę wybranej właściwości (np. „Typ wydatku”) na liście lub w panelu bocznym.

2. Z rozwijanej listy wybierz odpowiednią wartość.

3. Wybór zostanie automatycznie zapisany.

Edycja atrybutów tekstowych (Dostawca, Nr dokumentu)

1. Kliknij w pole (np. „Dostawca”) w panelu szczegółów elementu.

2. Wprowadź tekst i naciśnij Enter, aby zapisać.

Importowanie pozycji budżetu

Funkcja importu umożliwia masowe dodawanie pozycji z szablonów lub plików Excel. > Uwaga: Opcja dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora budżetu.

Import z szablonu

1. W zakładce Budżet kliknij przycisk Ustawienia i wybierz Importuj z szablonu.

2. W oknie wybierz szablon. > Ważne: Lista wyświetla tylko szablony przypisane do tego samego Obszaru Pracy co projekt.

3. Wskaż Datę rozpoczęcia (terminy pozycji zostaną przeliczone względem tej daty).

4. Kliknij Dalej, zweryfikuj podgląd i zatwierdź przyciskiem Dodaj.

Import z Microsoft Excel

1. Kliknij Ustawienia i wybierz Importuj z Microsoft Excel.

2. Wgraj plik .xlsx (przeciągnij lub wybierz z dysku).

3. Kliknij Dalej i zmapuj kolumny z pliku Excel do atrybutów systemowych (Nazwa, Data, Kwota, WBS).

4. Zdefiniuj logikę kwot:

   • Wartości mieszane (+/-): Dodatnie = Przychody, Ujemne = Wydatki.

   • Tylko dodatnie: Wskaż ręcznie, czy importujesz wydatki czy przychody.

5. Kliknij Dodaj, aby zakończyć import.

Powiązanie z Harmonogramem

Powiązanie pozycji budżetowej z harmonogramem

Możesz połączyć wydatek lub przychód z konkretnym zadaniem w harmonogramie. Pozwala to na automatyczną aktualizację dat w budżecie, gdy zmieni się termin realizacji zadania.

Metoda 1: Przypisanie z listy budżetu

1. Przejdź do zakładki Budżet.

2. Najedź kursorem na wiersz pozycji, którą chcesz powiązać.

3. Kliknij ikonę trzech kropek (…), która pojawi się na końcu wiersza.

4. Z rozwijanego menu wybierz opcję Przypisz do harmonogramu.

Metoda 2: Przypisanie z panelu szczegółów

1. W zakładce Budżet kliknij nazwę wybranej pozycji, aby otworzyć jej panel boczny.

2. W prawym górnym rogu panelu kliknij ikonę trzech kropek (…).

3. Z rozwijanego menu wybierz opcję Przypisz do harmonogramu.

Konfiguracja powiązania

Po wybraniu opcji przypisania otworzy się okno konfiguracji:

1. Kliknij w pole Element harmonogramu.

2. Z wyświetlonej listy wybierz zadanie lub kamień milowy, z którym chcesz połączyć pozycję budżetową.

3. Kliknij Potwierdź.

4. Wybrana nazwa zadania pojawi się w polu.

5. (Opcjonalnie) Automatyzacja daty: Włącz przełącznik Data wynika z dat harmonogramu.

   • Możesz określić regułę (np. data płatności następuje 7 dni po zakończeniu zadania), wpisując liczbę dni w polu przesunięcia.

   • Uwaga: Po włączeniu tej opcji ręczna edycja daty w budżecie zostanie zablokowana.

6. Kliknij Zapisz.

W panelu pozycji budżetowej, w sekcji Harmonogram, pojawi się łącze do zadania. Jeśli włączono automatyzację daty, obok daty (na liście i w panelu) widoczna będzie ikona powiązania (symbol ogniw łańcucha).

Widoczność budżetu w Harmonogramie

Powiązane pozycje budżetowe są widoczne bezpośrednio na wykresie Gantta i liście zadań w zakładce Harmonogram.

Kolumna Budżet W kolumnie Budżet wyświetlana jest ikona dolara oznaczona kolorem, który informuje o statusie finansowym zadania względem Planu Bazowego:

• Szare kółko: Brak wartości w Planie Bazowym lub kwota budżetu jest idealnie równa planowi.

• Zielone kółko (Oszczędność): Aktualna kwota jest niższa niż wartość w Planie Bazowym.

• Czerwone kółko (Przekroczenie): Aktualna kwota jest wyższa niż wartość w Planie Bazowym.

Szczegóły powiązania Aby zobaczyć szczegóły finansowe zadania w harmonogramie, kliknij nazwę zadania i w panelu bocznym przejdź do sekcji Budżet. Znajdziesz tam listę wszystkich powiązanych wydatków i przychodów.

Przypisanie elementu Budżetu do elementu Harmonogramu na liście elementów Budżetu

1. Przejdź do zakładki „Budżet” projektu i najedź kursorem na element budżetu, który chcesz połączyć.
2. Kliknij wyświetlony symbol z trzema kropkami.
3. Z opcji wybierz „Przypisz do harmonogramu”.
   

Przypisanie elementu Budżet do elementu Harmonogram w panelu elementów budżetu

1. W zakładce „Budżet” kliknij nazwę pozycji, którą chcesz powiązać.
2. W otwartym panelu kliknij symbol z trzema kropkami.
3. Z opcji wybierz „Przypisz do harmonogramu”.
   

Przypisywanie elementu Budżetu do elementu Harmonogramu

1. Po wybraniu opcji „Przypisz do Harmonogramu” otworzy się okno Link do elementu harmonogramu.
2. Kliknij pole „Harmonogram element”.
   Otworzy się okno z listą elementów Harmonogramu.
3. Wybierz element harmonogramu, który chcesz połączyć z elementem budżetu.
4. Kliknij „Potwierdź”.
   Wybrana nazwa zadania/kamienia milowego pojawi się w polu „Element Harmonogramu”.
5. (opcjonalnie) Przełącz pole „Data pochodzi z dat harmonogramu” i określ różnicę w dniach między datą początkową lub końcową wybranego elementu harmonogramu.
6. (opcjonalnie) Kliknij „Zapisz”.
   W panelu pozycji budżetu, która została powiązana z harmonogramem, w sekcji Harmonogram, widoczny jest dodany link. Jeśli opcja „Data wynika z dat harmonogramu” jest zaznaczona, obok daty pozycji budżetowej (w panelu i na liście budżetów) widoczny jest symbol dwóch przeplatających się obręczy. Daty nie można edytować.
   

Elementy budżetu w zakładce Harmonogram projektu

Pozycje Budżetu powiązane z pozycją Harmonogramu są komunikowane na liście Harmonogramu, w kolumnie Budżet, w postaci ikony dolara z odpowiednim kolorem okręgu. Pozycje budżetu, które nie mają wartości planu bazowego lub których kwota jest równa wartości planu bazowego, są reprezentowane przez szare kółko. Pozycje budżetu, których kwota jest niższa niż wartość planu bazowego, są oznaczone zielonym kółkiem. Pozycje budżetu, których kwota jest wyższa niż wartość planu bazowego, są oznaczone czerwonym kółkiem.

Pozycje budżetu, które zostały powiązane z harmonogramem, są wyświetlane w panelu powiązanych pozycji harmonogramu, w sekcji Budżet.

Klonowanie elementów budżetu

1. Klonowanie elementów budżetu pozwala na szybkie powielanie istniejących pozycji, co znacznie przyspiesza proces planowania finansowego. Funkcja ta jest szczególnie przydatna, gdy budżet zawiera wiele podobnych kosztów lub przychodów – zamiast tworzyć każdy wpis od zera, wystarczy sklonować element bazowy i wprowadzić niezbędne korekty.

   Zakres klonowania Proces klonowania tworzy duplikat zawierający następujące dane:

   • Status, Kwota, Data

   • Miejsce powstawania kosztów (MPK), Rodzaj wydatku

   • Klasyfikacja Capex/Opex

   • Dostawca, Numer dokumentu

   • Powiązanie z Harmonogramem

   • Opis i Załączniki

   Ważne: Komentarze oraz historia zmian nie są przenoszone do nowej pozycji. Dzięki temu każdy element zachowuje swój unikalny zapis dyskusji i modyfikacji.

   Klonowanie z listy budżetu

   1. Przejdź do zakładki Budżet.

   2. Najedź kursorem na wiersz pozycji, którą chcesz sklonować.

   3. Kliknij ikonę trzech kropek (…), która pojawi się na końcu wiersza.

   4. Wybierz opcję Klonuj wydatek (lub Klonuj przychód).

   5. Nowa pozycja pojawi się bezpośrednio pod oryginałem, oznaczona tą samą nazwą z dopiskiem „Kopia”.

   Klonowanie z panelu szczegółów

   1. W zakładce Budżet kliknij nazwę wybranego elementu, aby otworzyć panel boczny.

   2. W prawym górnym rogu panelu kliknij ikonę trzech kropek (…).

   3. Wybierz opcję Klonuj.

   4. Zduplikowany element zostanie dodany do listy pod pozycją źródłową.

Zmiana typu elementu budżetu

Zmień typ pozycji budżetu na liście budżetów:

1. W projekcie przejdź do zakładki Budżet.
2. Na liście budżetów najedź kursorem na wiersz odpowiadający pozycji budżetowej, której typ chcesz zmienić. Za nazwą pozycji budżetowej pojawi się symbol trzech kropek.
3. Kliknij symbol z trzema kropkami. Otworzy się menu dostępnych opcji.
4. Wśród tych opcji szukaj „Zamień w Wydatki” (dla wydatków) lub „Zamień w Przychody” (dla przychodów).
5. Kliknij odpowiednią opcję w zależności od żądanej zmiany typu. Typ pozycji budżetowej i ikona obok nazwy pozycji budżetowej będą odzwierciedlać nowy typ.
   

Zmień typ pozycji budżetu w panelu pozycji budżetu:

1. W projekcie przejdź do zakładki Budżet.
2. Kliknij nazwę pozycji budżetu, którą chcesz zmodyfikować. Panel pozycji budżetowych zostanie otwarty po prawej stronie ekranu. W prawym górnym rogu pojawi się symbol trzech kropek.
3. Kliknij symbol z trzema kropkami. Pojawi się menu dostępnych opcji.
4. Poszukaj opcji „Konwertuj na wydatki” (w przypadku wydatków) lub „Konwertuj na przychody” (w przypadku przychodów).
5. Kliknij odpowiednią opcję. Typ pozycji budżetowej i ikona obok nazwy pozycji budżetowej będą odzwierciedlać nowy typ.
   

Agregacja elementów na liście budżetowej

Zagregowane pozycje budżetowe to grupy kosztów, zysków lub obu tych elementów. Grupowanie tych elementów pozwala podzielić koszty i zyski na mniejsze części lub połączyć je w większe grupy. Całość grupy to tylko suma jej części. Te elementy grupy nie mają dat ani określonych wartości, takich jak miejsce powstawania kosztów, typ wydatków lub Capex/Opex.

Widok listy budżetów

Budżet projektu jest domyślnie prezentowany w formie listy. Lista ta obejmuje wszystkie koszty, przychody i pogrupowane elementy budżetu. Wygląd listy można zmienić, wybierając kolumny do wyświetlenia, filtrując elementy oraz otwierając lub zamykając zgrupowane elementy.

Nowe elementy budżetu są umieszczane na końcu listy. Jednak podobnie jak w przypadku harmonogramu projektu, można dodawać koszty i zyski w odpowiednich miejscach na liście.

Wybierz kolumny, które mają być wyświetlane lub ukrywane na liście budżetu projektu. Każdy użytkownik może mieć własne ustawienia dla każdego budżetu projektu. Tak więc, jeśli jeden użytkownik ukryje kolumnę w jednym projekcie, nie wpłynie to na to, co widzą inni użytkownicy. To samo dotyczy tego samego użytkownika w różnych projektach. Jeśli użytkownik ukryje kolumnę w jednym projekcie, nie zostanie ona ukryta w innych.

Dodaj element budżetu poniżej wybranego elementu.

1. Wybierz element budżetu, poniżej którego chcesz dodać nowy, klikając linię elementu budżetu w obszarze nieedytowalnym.
   Linia wybranego elementu budżetu została podświetlona na jasnoszaro.
2. Dodaj nowy element budżetu (wydatek lub przychód) za pomocą przycisku Nowy wydatek/Nowy przychód.
   

   Zobacz, jak dodać nowy wydatek lub przychód: Dodaj element budżetu.

   Nowo dodany element budżetu został dodany poniżej zaznaczonego elementu.

Dodaj element budżetu za pomocą opcji Dodaj powyżej/poniżej.

1. Na karcie Budżet na liście budżetów najedź kursorem na wiersz elementu budżetu, do którego chcesz dodać nowy element.
   Za nazwą elementu budżetu pojawił się symbol … (trzy kropki).
2. Kliknij symbol … (trzy kropki).
   Otworzyło się menu dostępnych opcji: Dodaj wydatek i Dodaj dochód.
3. Najedź kursorem na opcję Dodaj wydatek lub Dodaj dochód.
   Pojawi się lista opcji; dostępne są opcje Powyżej i Poniżej.
4. Wybierz opcję Powyżej lub Poniżej.
   Pole w kolumnie Nazwa jest podświetlone na liście budżetów, powyżej lub poniżej (w zależności od wybranej opcji). Obok pojawi się ikona odpowiadająca wybranemu typowi elementu budżetu. Ikona okręgu ze znakiem dolara w środku oznacza wydatki. Ikona woreczka ze znakiem dolara w środku sugeruje przychody.
5. Wprowadź nazwę nowego elementu budżetu i potwierdź. Aby zatwierdzić wprowadzoną nazwę elementu budżetu, kliknij poza polem Nazwa lub kliknij Enter.

Włączanie i wyłączanie widoczności kolumn na liście budżetów.

1. Na karcie Budżet, na liście budżetów kliknij przycisk Kolumny.
   Pojawi się lista kolumn dostępnych dla otwartego budżetu projektu.
2. Włączanie/wyłączanie widoczności wybranych kolumn poprzez zaznaczenie pola wyboru obok ich nazwy.
   Kolumny, obok których pole wyboru jest podświetlone na niebiesko, są wyświetlane na liście budżetu. Kolumny, obok których pole wyboru nie jest zaznaczone na niebiesko, nie są widoczne na liście budżetów.

Zmiana kolejności wyświetlanych kolumn na liście budżetów

1. Na karcie Budżet, na liście budżetów kliknij przycisk Kolumny.
   Pojawi się lista kolumn dostępnych dla otwartego budżetu projektu.
2. Najedź kursorem na wiersz z nazwą kolumny, którą chcesz przenieść.
   Przed nazwą kolumny pojawi się symbol sześciu kropek.
3. Najedź i przytrzymaj symbol sześciu kropek, a następnie przeciągnij wiersz kolumny, który ma zostać przeniesiony w żądane miejsce.
   Kolumny są wyświetlane na liście budżetów w kolejności, w jakiej pojawiają się na liście kolumn. Wybrana kolumna zostanie wyświetlona w miejscu, w którym została przeciągnięta.

Eksport listy budżetów projektu

Eksport listy elementów budżetu do pliku Excel, który umożliwia pobranie listy elementów budżetu na dysk lokalny. Plik ten można następnie przesłać lub zapisać w bazie wiedzy organizacji jako model dobrych praktyk planowania budżetu projektu. Dane z aktualnie wyświetlanych kolumn są wyodrębniane do pliku Excel podczas eksportowania. Plik eksportu zawiera szczegółowe atrybuty, takie jak WBS, Centrum kosztów, Typ wydatków i Capex/Opex.

1. Na karcie Budżet, na liście budżetów kliknij przycisk Eksport.
2. Plik Excel (z rozszerzeniem .xlsx) został pobrany. Zawiera dane z kolumn widocznych na wyeksportowanej liście budżetu projektu.

Widok osi czasu budżetu

Widok osi czasu budżetu projektu wyświetla listę pozycji budżetowych w formacie tabeli. Obejmuje on wszystkie wydatki, przychody i zagregowane pozycje określone w budżecie projektu. Widok tabeli budżetowej można modyfikować, dostosowując powiększenie (okres agregacji danych) za pomocą suwaka Powiększenie.
Jeśli plan projektu zatwierdził budżet, można wyświetlić odchylenia, wybierając opcję Ustawienia/Odchylenia – wiersze podsumowania pozycji budżetowych przedstawiają dane pogrubioną czcionką.
Dostęp do panelu pozycji budżetowej w widoku osi czasu budżetu można uzyskać, klikając nazwę pozycji.

Atrybuty pozycji budżetowych

Pozycje budżetowe można wzbogacić o atrybuty własne, analogicznie jak atrybuty projektu. Administrator definiuje je w Ustawienia systemowe → Budżet.

Obsługiwane typy atrybutów:

• Tekst krótki i Tekst długi
• Lista jednokrotnego wyboru i Lista wielokrotnego wyboru
• Data
• Pole numeryczne
• Pole funkcyjne — obliczenia na datach lub liczbach (np. kwota brutto = kwota netto × VAT)

Dotychczas sztywne pola — Miejsce powstawania kosztów (MPK), Rodzaj wydatków, Dostawca, Capex/Opex, Numer dokumentu — zostały zmigrowane do nowych atrybutów budżetowych. Jeśli któregoś z nich nie używasz, możesz go wyłączyć w ustawieniach.

Możesz także zdefiniować kolejność, w jakiej atrybuty pojawiają się w szczegółach pozycji budżetowej.

Aby korzystać z atrybutów budżetowych w projekcie:

1. Przejdź do zakładki Budżet w projekcie (lub w szablonie projektu).
2. Kliknij przycisk Kolumny i wybierz atrybuty, które chcesz wyświetlić.
3. Wartości edytujesz bezpośrednio z listy lub ze szczegółów pozycji.

Atrybuty budżetowe mogą być wykorzystywane do filtrowania danych w raportach budżetowych oraz do pobierania danych o konkretnych atrybutach z różnych projektów poprzez skonsolidowany raport budżetowy.

Migracja dawnych pól budżetowych

W tym wydaniu z Ustawień systemowych zostały usunięte dwie dedykowane zakładki słownikowe — Miejsce powstawania kosztów (MPK) oraz Rodzaj wydatków. Ich wartości zostały zmigrowane do nowych atrybutów budżetowych typu Lista jednokrotnego wyboru, z zachowaniem wpisów 1:1. Nazwy atrybutów są zgodne z językiem organizacji (np. po polsku: Miejsce powstawania kosztów, po angielsku: Cost Location). Dane istniejące na projektach i w raportach zostają zachowane bez zmiany znaczenia.