Preguntas frecuentes

FlexiProject es un sistema PPM: un software para gestionar proyectos y carteras de proyectos. En cada proyecto se llevan en él el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos, y a nivel de la organización se comparan los proyectos en carteras, informes y objetivos estratégicos. Se utiliza en el navegador, en la nube o instalado en su propio servidor. Vea cómo funciona nuestro software de gestión de proyectos.

Para organizaciones que llevan muchos proyectos a la vez y quieren verlos en un solo lugar: desde las tareas de una persona hasta la cartera de proyectos y los objetivos estratégicos. Lo usan directores de proyecto, oficinas de gestión de proyectos (PMO), directivos y las personas que ejecutan tareas. En nuestro sitio web describimos cómo se utiliza en más de 30 sectores, entre ellos la industria, la energía, las finanzas, la sanidad, la administración pública y las TI: consulte el software PPM para su sector.

FlexiProject no impone una única metodología. En una misma organización se pueden llevar proyectos en cascada con fases e hitos, proyectos ágiles en el tablero Kanban del sistema y proyectos híbridos que combinan ambos enfoques. Los elementos conocidos de PRINCE2 o Stage-Gate, como el acta de constitución del proyecto, los flujos de aprobación, el registro de riesgos y los productos del proyecto, se pueden configurar en las plantillas de proyecto.

La interfaz de FlexiProject está disponible en 28 idiomas: inglés (británico y estadounidense), búlgaro, chino, checo, danés, neerlandés, estonio, finés, francés, alemán, griego, húngaro, indonesio, italiano, japonés, letón, lituano, noruego, polaco, portugués, rumano, ruso, eslovaco, esloveno, español, sueco, turco y ucraniano. Cada usuario elige el idioma en su perfil, y las notificaciones por correo electrónico llegan en el idioma del destinatario.

Sí, para iOS y Android. En la aplicación móvil se ven las tareas asignadas en todos los proyectos, se actualiza su progreso, se añaden comentarios y archivos adjuntos y se registra el tiempo de trabajo. La planificación del proyecto, los presupuestos y los informes están disponibles en el navegador. La aplicación móvil está incluida en el precio de la licencia.

FlexiProject reúne en un solo sistema la gestión de un proyecto individual (cronograma, presupuesto, recursos, riesgos) con la cartera de proyectos, los flujos de aprobación y la estrategia de la organización. Las personas que solo ejecutan tareas lo usan de forma gratuita, y el sistema funciona en la nube o en su propio servidor. Para ver cómo se compara con herramientas concretas, consulte las comparativas de FlexiProject con otros sistemas.

Todo el proyecto: el acta de constitución, el cronograma con diagrama de Gantt, el presupuesto, los recursos, los riesgos, los productos y el tiempo de trabajo. A nivel de la organización dispone de carteras de proyectos y programas, puntuación, flujos de aprobación, revisiones, informes y estrategia con objetivos e indicadores. Vea, por ejemplo, el módulo de cronograma de proyecto.

Sí. Una cartera agrupa proyectos para evaluarlos, compararlos y supervisarlos en conjunto. Incluye un resumen, una lista de proyectos, un cronograma común y una simulación, además del presupuesto y los riesgos cuando esos módulos están activados. Un proyecto puede pertenecer a varias carteras. Vea cómo funciona el software de gestión de carteras de proyectos.

Sí. Los informes se generan a partir de los datos actuales de su organización, de modo que muestran en cada momento el estado vigente. Solo se ven los proyectos a los que se tiene acceso. El informe de proyectos incluye además una vista de Gantt y un resumen, y los resultados se pueden exportar a Excel. El módulo de informes forma parte de la licencia Completa.

Sí, sin programar nada. Un administrador configura plantillas de acta de constitución, atributos personalizados de proyectos y tareas, flujos de aprobación, roles de proyecto, estados y espacios de trabajo, por ejemplo uno distinto para cada empresa o sucursal. Puede hacerlo usted mismo o junto con nosotros durante la implantación: vea cómo configurar el sistema según sus propios estándares.

La IA prepara el borrador de un proyecto a partir de una descripción escrita con sus propias palabras: el nombre, la descripción, la fecha de inicio y una jerarquía de tareas con sus duraciones. Las tareas pasan al cronograma, donde usted las corrige y añade riesgos, el presupuesto y las dependencias. En la nube la función viene activada de forma predeterminada y es gratuita, y la desactivamos a petición. Si se instala en su propio servidor, puede conectar su propio servicio de IA.

Tres: una Lista con la estructura EDT, un diagrama de Gantt y un tablero Kanban. Todas muestran las mismas tareas e hitos, de modo que un cambio hecho en una vista se ve de inmediato en las demás. El cronograma se compone de tareas, fases (tareas resumen) e hitos.

Cuatro: Fin a Inicio, Inicio a Inicio, Fin a Fin e Inicio a Fin, cada una con un retraso contado en días laborables. La opción «Retraso fijo» mantiene el intervalo entre tareas cuando se desplazan. También puede escribir las dependencias como atajo en las columnas Predecesoras y Sucesoras, por ejemplo 4SS+2.

Sí. En la vista de Gantt, el botón «Gráfico» abre unos ajustes con un interruptor «Ruta crítica», que está desactivado de forma predeterminada. Una vez activado, el gráfico resalta las tareas y dependencias que determinan la fecha de fin del proyecto. La ruta se calcula a partir de las dependencias que haya introducido, así que añádalas primero con la herramienta de diagrama de Gantt.

Sí. Al arrastrar una barra se desplaza la tarea en el tiempo, el borde izquierdo cambia la fecha de inicio, el borde derecho cambia la fecha de fin y la flecha situada debajo de la barra fija el progreso. Una dependencia se crea arrastrando el punto de una barra a otra. Si las fechas cambian tras recalcular las dependencias, un mensaje le avisa de que se han actualizado.

Sí. El progreso de una fase, o de cualquier tarea con subtareas, se calcula a partir del progreso de sus subtareas. La fase empieza en la fecha de inicio más temprana de sus subtareas y termina en la fecha de fin más tardía. Marcar una tarea resumen como terminada completa todas sus subtareas. El progreso es el porcentaje de ejecución de las tareas.

En parte. En la lista del cronograma, la fecha de fin de una tarea cuyo plazo ha vencido y cuyo progreso es inferior al 100 % se muestra en rojo. El resumen del proyecto indica el número de tareas con retraso, y puede añadir al cuadro de mando un widget con el criterio «Retraso». Un hito con retraso recibe un rombo rojo en la columna Hitos. No resaltamos las barras de las tareas en el diagrama de Gantt.

Sí. El módulo de plan del proyecto guarda como plan base las fechas del cronograma y los importes del presupuesto aprobados. Las columnas «Inicio planificado» y «Fin planificado» y las desviaciones muestran en qué se diferencian las fechas actuales, y en el diagrama de Gantt se activa la barra «Plan base». Los cambios posteriores del cronograma no modifican el plan, solo la desviación respecto a él.

Mediante un «Cambio del plan» en la pestaña Plan. La solicitud lleva un nombre, una descripción, una justificación, las alternativas consideradas, y la fecha de fin y el presupuesto solicitados con su desviación respecto al plan base; después sigue la ruta de aprobación que usted elija. Así queda registrado en un único lugar qué ha cambiado, por qué, cuánto cuesta y quién lo ha aprobado.

No de forma directa. Las desviaciones se calculan respecto al primer plan aprobado y al último. Cada aprobación posterior se guarda como un «Cambio del plan», y los planes anteriores se pueden abrir en la ventana del plan. Cuando hay al menos dos planes aprobados, el botón «Mostrar diagrama» muestra en un gráfico cómo han cambiado la fecha de fin y los costes del proyecto.

Sí. Los días laborables y los festivos se definen por separado para cada proyecto, en Ajustes, Días laborables: se marcan los días de la semana y se añaden los días libres con un nombre y una fecha. Un proyecto nuevo tiene de lunes a viernes como días laborables y ningún festivo. Al guardar, se recalculan las fechas de todas las tareas e hitos, y este cambio no se puede revertir con el botón «Deshacer cambios».

Sí. Puede añadir una dependencia con una tarea de otro proyecto, siempre que tenga permisos sobre ese proyecto. Las fechas se recalculan solo tras la aprobación en el programa, que agrupa proyectos y muestra un cronograma conjunto, por lo que el cambio no surte efecto de inmediato.

Sí. El equipo trabaja en el mismo proyecto en el navegador, sin bloquear el proyecto y sin copias de archivos. Se ve quién está activo en el cronograma. Cuando alguien hace un cambio, los demás reciben un mensaje con el nombre del autor y cargan los datos nuevos con un botón, porque los cambios de otras personas no se actualizan por sí solos.

Sí, para eso sirven los atributos del cronograma. Un administrador los define en la configuración del sistema indicando un nombre y un tipo, por ejemplo una lista con opciones de colores o un número que se pueda sumar. En un proyecto se activa un atributo como columna de la lista y como campo del panel de la tarea, se colorean por él las barras del diagrama de Gantt y se añade como columna en los informes de tareas.

Sí. El botón «Exportar» de la vista de Gantt guarda el gráfico como documento PDF o imagen PNG, con el filtro, las columnas, los ajustes de apariencia y el zoom actuales. El PDF se abre en la vista previa del navegador, donde se puede guardar o imprimir. También puede exportar el propio cronograma a Excel y a MS Project XML.

Sí, con limitaciones. Puede exportar el cronograma a un archivo de Microsoft Project (.xml), que se abre en ese programa. Un archivo .mpp se importa en Ajustes, Importaciones, Desde Microsoft Project, eligiendo «Recalcular dependencias» o «Mantener fechas». Los elementos nuevos se añaden después de las tareas existentes, y no existe exportación a un archivo .mpp nativo.

Sí. El historial del cronograma registra quién cambió qué y, en el caso de un cambio que se puede revertir, el botón «Deshacer cambios» restaura el estado anterior. Un usuario con permiso para editar el cronograma puede deshacer cualquier cambio; los demás usuarios solo los suyos, siempre que nadie haya modificado nada en el proyecto desde entonces. Los cambios en los días laborables y los cambios globales no se pueden deshacer.

No fijamos ningún límite a la profundidad de la jerarquía ni al número de tareas de un proyecto. Una tarea resumen puede tener subtareas en niveles posteriores, y la aplicación asigna el número de EDT. La estructura se organiza subiendo y bajando niveles o arrastrando filas.

Sí. Al crear un proyecto a partir de una plantilla, puede introducir una fecha de fin en lugar de una fecha de inicio. El cronograma se distribuye entonces hacia atrás desde esa fecha, según las duraciones de las tareas en días laborables y las dependencias de la plantilla. La fecha de fin debe caer en un día laborable del proyecto.

El presupuesto se compone de partidas presupuestarias: costes e ingresos organizados en un árbol con grupos. A cada partida se añaden previsiones, con una fecha y un importe, y valores reales, es decir, los importes realmente gastados o cobrados. El módulo de presupuesto del proyecto tiene las vistas Lista, Vista por periodos y Reales, y una vez aprobado un plan muestra también las columnas Plan, Desviación y Progreso.

Sí. En la pestaña Presupuesto, el botón «Nuevo coste» añade un coste, y la flecha situada junto a él permite elegir «Nuevo ingreso». Un grupo de partidas puede contener costes e ingresos a la vez, y sus valores son la suma de sus subpartidas. Un ingreso de importe fijo se introduce como una partida con una previsión, y se le añade el valor real cuando entra el dinero.

Compare el importe con el plan aprobado en el proyecto. La columna Importe es la previsión más los valores reales, y una vez aprobado un plan que incluye el presupuesto, la lista muestra las columnas Plan y Desviación, en importes y en porcentaje. El plan es una instantánea del momento de la aprobación, de modo que los cambios posteriores del presupuesto modifican la desviación, no el plan. Puede calcular un indicador propio con un atributo de proyecto de tipo Función.

Cambie el presupuesto a la «Vista por periodos» y elija una escala: mes, trimestre o año. El botón «Filas» selecciona las series: previsión, valores reales, plan y desviaciones. Los importes de cada periodo se pueden escribir directamente en las celdas, y al introducir un importe en una celda vacía se crea una previsión. Así, el equipo de finanzas ve cuándo se gastará el dinero.

Sí. Una partida se vincula a una tarea o a un hito con el comando «Vincular al cronograma». La fecha de una previsión, por ejemplo el vencimiento de una factura, se calcula entonces a partir del inicio o del fin de la tarea más un desfase en días o meses. Cuando cambia la fecha de la tarea, las fechas de las previsiones se recalculan con ella.

Los costes restantes se introducen como una previsión con un importe y una fecha, lo que corresponde al ETC. La columna Importe, es decir, la previsión más los valores reales, muestra el coste total esperado de la partida y del proyecto, lo que corresponde al EAC. Se compara con la columna Plan y con la desviación una vez aprobado el plan. La previsión la introduce el director del proyecto; la aplicación no la deduce de ninguna fórmula.

Sí, desde un archivo .xlsx o .csv mediante un asistente: se asignan las columnas a Fecha, Debe (costes), Haber (ingresos) y a los atributos de los valores reales, como el número de documento, y se ve una vista previa antes de confirmar. Las reglas de asignación vinculan los valores reales con las partidas presupuestarias y sugieren la partida en las importaciones posteriores. También se pueden cargar partidas presupuestarias desde Excel en el mismo presupuesto.

De varias formas: importando un archivo .xlsx o .csv con reglas de asignación, o mediante la API REST, que crea valores reales y previsiones con un importe, una fecha y una partida presupuestaria. Los documentos del sistema contable también pueden llegar a una cola dentro del presupuesto, donde el director del proyecto los asigna a las partidas. Nuestro equipo desarrolla esa integración por encargo; no existe un conector ERP estándar.

Sí. Un administrador define los atributos de las partidas en la configuración del sistema, en la pestaña Presupuesto: texto, lista, número, fecha, enlace o un campo de función, por ejemplo un importe bruto como el importe neto multiplicado por el IVA. En un proyecto los atributos aparecen en el panel de la partida y como columnas de la lista, y se pueden usar en filtros e informes. También se pueden añadir atributos propios a los valores reales, como el número de factura.

La diferencia entre ingresos y costes se muestra con un atributo de proyecto de tipo Función. El presupuesto contiene los costes e ingresos planificados, y en el acta de constitución del proyecto se pueden colocar los campos «Costes planificados – último plan» e «Ingresos planificados – último plan». En la cartera y en los informes, el atributo de tipo Función aparece como una columna de solo lectura.

Con un atributo de proyecto de tipo Función. Un administrador crea un atributo numérico, por ejemplo «Tarifa horaria media», el director del proyecto lo introduce en el proyecto y un atributo «Coste laboral» multiplica el tiempo de trabajo del proyecto por esa tarifa. La tarifa es un único número por proyecto, porque la aplicación no distingue tarifas por persona, y el tiempo de trabajo se expresa solo en horas y minutos. El resultado es de solo lectura y no pasa al presupuesto.

No. Una organización tiene una única moneda, que se establece en la configuración del sistema junto con el número de decimales y la forma de mostrar los importes. Los importes en otra moneda se convierten fuera del sistema, porque la aplicación no almacena tipos de cambio.

No, la aplicación no calcula estas cifras. Se introducen a mano: en un atributo de proyecto numérico, como indicador de beneficio en Estrategia, o como ingresos y costes en el presupuesto. En el modelo de cartera el valor del VAN también se introduce manualmente, sin ningún cálculo.

El módulo Recursos muestra la carga de trabajo de los empleados en todos los proyectos, junto con su disponibilidad en una línea de tiempo, en horas, porcentajes o número de tareas. La carga procede del esfuerzo de las tareas repartido entre los responsables de cada una, y la superación de la disponibilidad se marca con color. Las propias personas cambian la asignación. Vea cómo funciona nuestro software de planificación de recursos.

Sí. En la tabla de carga de trabajo y en la pestaña Recursos del proyecto, la superación de la disponibilidad se muestra en rojo, y la ventana «Esfuerzo» de la tarea presenta un icono de reloj rojo. El panel de carga de trabajo que se activa debajo del diagrama de Gantt muestra de inmediato cómo afecta a la carga de las personas el desplazamiento de una tarea. La aplicación no bloquea nada, y es el director quien ajusta la asignación.

Sí. Para cada usuario se establece una disponibilidad predeterminada en horas (o en jornadas) para cada día de la semana, además de periodos con otra disponibilidad, por ejemplo un horario a tiempo parcial. Las vacaciones o la formación se añaden como excepción, y cero horas significa ausencia. Un administrador define los días libres de toda la organización, y la carga de trabajo se calcula respecto a esta disponibilidad.

Sí, con Microsoft 365, las ausencias de día completo del calendario de Outlook pasan a la disponibilidad de los recursos. Un administrador lo configura en la integración con Microsoft Entra ID. Solo se incluyen las ausencias de día completo.

Sí. El esfuerzo de una tarea asignada a un departamento se reparte entre los días laborables de la tarea y pasa a la carga de trabajo del departamento, que lo divide a partes iguales entre sus miembros. Un departamento se deduce del superior indicado en el perfil, de modo que el árbol de departamentos refleja la línea jerárquica. Esto resulta útil cuando se sabe qué departamento hará el trabajo pero aún no qué personas.

Sí, en la tabla de carga de trabajo. Cada candidato necesita un cronograma con esfuerzo y con responsables o departamentos, y su estado debe ser uno de los estados que cuentan para la carga de trabajo (Configuración del sistema, Recursos). Las vistas «Departamento», «Departamento > Proyecto» y «Departamento > Usuario» muestran entonces el trabajo total de los próximos meses frente a la disponibilidad. Usted decide qué proyecto iniciar.

De forma equitativa de manera predeterminada: entre los departamentos y entre los responsables que no pertenecen a esos departamentos, y la parte de un departamento se reparte a su vez entre sus miembros. La parte de cada persona se distribuye entre los días laborables de la tarea, teniendo en cuenta su disponibilidad. En la pestaña Recursos se puede cambiar a mano el total de un responsable o el valor en un intervalo de días elegido. Un administrador también puede establecer como prioritario el esfuerzo de los responsables, de modo que añadir a una persona no cambie los valores de los demás.

La pestaña Estructura organizativa del módulo Usuarios muestra el árbol de departamentos con el responsable, el número de empleados y un desglose por licencia. Un departamento se deduce del superior indicado en el perfil y no de una asignación manual, por lo que cambiar de responsable traslada todo el departamento con sus subdepartamentos. La estructura se puede sincronizar con Microsoft Entra ID, en cuyo caso los datos sincronizados sobrescriben los cambios manuales del superior y del departamento.

El tiempo se introduce a mano en una tarea: la opción «Registrar tiempo» del panel de la tarea o del módulo Registro de tiempo abre una ventana con el tiempo en horas:minutos, una fecha y un comentario. El módulo muestra el tiempo registrado como lista o como calendario para una persona y un mes seleccionados, y la pestaña Registro de tiempo del proyecto lo muestra por persona. Vea el módulo de registro de tiempo.

En una tarea. El tiempo se registra en una tarea o hito concretos del cronograma, o en una tarea operativa, en horas y minutos, con una fecha y un comentario opcional. La pestaña Registro de tiempo muestra los totales del proyecto, de las personas y de un periodo.

Sí, mediante tareas operativas. Se añaden en la pestaña «Mis tareas» con el botón «Nueva tarea», las recurrentes se definen con «Establecer repetición», y el tiempo se registra igual que en cualquier otra tarea. En el módulo Registro de tiempo, estas entradas se marcan como «Fuera de proyecto». Las tareas operativas no aparecen en los cronogramas de los proyectos.

Sí. En el cronograma, las columnas Esfuerzo (planificado) y Tiempo de trabajo (registrado) aparecen una junto a la otra, y para un proyecto hay columnas de resumen, informes y la revisión. Se ve dónde se ha excedido el tiempo y dónde se ha mantenido dentro de lo planificado. Los datos de proyectos terminados ayudan a estimar tareas similares en proyectos posteriores, también copiando un proyecto con su esfuerzo.

Sí. Con el nivel de permiso «Propios y subordinados» para el módulo, se ve el tiempo de los subordinados directos e indirectos, según el campo Superior del perfil de usuario. La persona se selecciona encima de la lista, y el nivel de Administrador muestra el tiempo de todos los usuarios. Un superior también ve la carga de trabajo de sus subordinados en el módulo Recursos.

En parte. Un administrador puede activar en la configuración del sistema la notificación de tiempo no registrado en una tarea: cuando se marca una tarea como terminada sin ningún tiempo registrado, la aplicación pregunta si se desea registrarlo. El aviso aparece dentro de la aplicación con una licencia Estándar o Completa. No enviamos recordatorios periódicos ni correos electrónicos.

El registro de riesgos está en la pestaña Riesgos del proyecto. Cada riesgo tiene un estado (Identificado, Activo, Cerrado), una probabilidad y un impacto en escalas definidas por un administrador, un responsable, una categoría, una descripción con un plan de acción, y un impacto en el presupuesto y en el cronograma que se introduce a mano. La matriz muestra el número de riesgos en cada combinación de probabilidad e impacto. Vea nuestro módulo de gestión de riesgos.

Sí. En la configuración del sistema, un administrador define las escalas de probabilidad y de impacto, cada una con de 2 a 10 valores, de modo que la matriz puede ser de 3×3, 5×5 o de otro tamaño. Las categorías de riesgo son una lista libre que también mantiene un administrador. La matriz de riesgos de los proyectos se construye a partir de estas escalas.

Sí. Un riesgo puede estar relacionado con una tarea, un hito o una tarea resumen. El vínculo se establece en el panel del riesgo, o se añade el riesgo directamente desde el panel de la tarea. En la lista del cronograma, la columna Riesgos muestra un icono de triángulo: un círculo gris indica riesgos identificados y uno rojo, riesgos activos. El panel de la tarea tiene una sección Riesgos con los riesgos vinculados.

Sí. La pestaña Riesgos de la cartera muestra una tabla con los riesgos de todos los proyectos de la cartera y, debajo, una matriz de probabilidad e impacto. Al hacer clic en una celda de la matriz, la tabla se limita a los riesgos de esa celda, y cada riesgo se abre en su propio proyecto. Es necesario el módulo Riesgos.

Como riesgos con el estado Activo, con las acciones correctivas como tareas del cronograma que tienen un responsable, un plazo y comentarios. Un riesgo tiene una descripción con un plan de acción y registros de su impacto en el cronograma en días y en el presupuesto como importe, y el registro se filtra por responsable, categoría, probabilidad e impacto.

En el campo «Descripción y plan de acción» del riesgo, que es un campo de texto enriquecido: allí se pueden escribir el síntoma, las sucesivas preguntas «¿por qué?», la causa raíz y el plan de acción. Se puede adjuntar un diagrama propio al riesgo o a los archivos del proyecto. La aplicación no sugiere una estructura de análisis, y un administrador puede nombrar las categorías de riesgo según sus categorías de causas.

Un producto es un entregable del proyecto, por ejemplo un documento o una versión de software. Tiene un responsable, una fecha de vencimiento, un estado (En espera, En curso, Terminado), una descripción con criterios de aceptación y un vínculo opcional con una tarea o un hito. Se le adjuntan tres listas de archivos: plantillas, buenas prácticas y el producto final. Vea el módulo de productos del proyecto.

Sí, si se vincula el producto a una tarea, un hito o una tarea resumen. La fecha de finalización del producto toma entonces la fecha de fin de ese elemento y lo sigue. El estado del producto se establece a mano, porque no procede del progreso de las tareas. En la columna Productos de la lista del cronograma se ve el número de productos en espera, en curso y terminados.

Sí. El acta de constitución del proyecto se crea a partir de una plantilla que define las secciones y los campos: datos del proyecto, atributos, tablas y campos de texto. El acta tiene el estado Borrador, En aprobación, Aprobada, Para revisión o Rechazada, y las plantillas de acta se crean por separado para cada espacio de trabajo. Vea cómo funciona el módulo de acta de constitución.

Sí. Un borrador del acta se envía a aprobación por la ruta de aprobación que se elija y, tras la decisión, queda Aprobada, Rechazada o Para revisión y muestra los datos del momento del envío. El botón Exportar abre una vista de impresión que se guarda como PDF, opcionalmente junto con el historial de aprobación: niveles, aprobadores, decisiones con fechas y comentarios.

En un documento de proyecto creado a partir de una plantilla. El campo Tabla tiene sus propias columnas de los tipos texto, número, fecha y lista de opciones, de modo que una tabla de partes interesadas puede tener columnas como persona o rol, influencia, implicación y estrategia de comunicación. El equipo la ve junto con el resto de los datos del proyecto y puede aprobarla en el acta de constitución. La aplicación no clasifica a las partes interesadas ni dibuja una matriz de influencia.

En un documento posterior al proyecto creado a partir de una plantilla de documento de proyecto: secciones, campos de texto para conclusiones y recomendaciones, un campo Tabla y campos con datos del proyecto, como las desviaciones del cronograma y del presupuesto. Los campos pueden guardar valores en atributos del proyecto, por ejemplo la causa principal de un retraso, que después se comparan en los informes y en los filtros de la lista de proyectos. No existe un informe de lecciones aprendidas ya preparado.

En la pestaña Archivos. Reúne los archivos y enlaces añadidos directamente, así como los adjuntos de tareas, riesgos, partidas presupuestarias, productos, planes y actas de constitución del proyecto, e indica el elemento vinculado. Los archivos se organizan en carpetas, y un documento que ya está en el proyecto se puede adjuntar a otro elemento con la opción «Añadir existente». El acceso a la pestaña lo concede el permiso de proyecto «Archivos».

Sí. La pestaña Chat del proyecto se activa en el menú del proyecto, en Funciones. Es una conversación compartida del equipo: cualquier persona con acceso al proyecto puede escribir y leer, y la pestaña muestra un contador de mensajes nuevos. Se puede dar formato a un mensaje y adjuntar un archivo, y al escribir @ se notifica a la persona mencionada. Los mensajes propios se pueden editar o eliminar. Vea el módulo de comunicación del proyecto.

Sí. Los comentarios se añaden en los paneles de tareas e hitos, partidas presupuestarias, riesgos, revisiones de proyectos, y objetivos e indicadores de la estrategia. Tras escribir @ se elige a una persona de la lista de usuarios activos de la organización, y esta recibe una notificación en la aplicación y un correo electrónico. Solo se pueden editar y eliminar los comentarios propios. La licencia Gratis no permite añadir comentarios.

Los acuerdos sobre una tarea, un riesgo o una partida presupuestaria se registran en comentarios con menciones, y las decisiones en el historial de aprobación. El informe periódico del proyecto se guarda en el módulo Revisión, y el equipo resuelve las dudas rápidas en el chat del proyecto.

Los directivos pueden usar las Carteras de proyectos, que tienen las pestañas Resumen, Proyectos, Cronograma, Presupuesto, Riesgos y Simulación, así como las Revisiones y los Informes. El Cuadro de mando se construye con widgets (listas, contadores, gráficos de barras y circulares), pero solo muestra los datos asignados a la persona que ha iniciado sesión, por lo que no sustituye a una vista general de la cartera. Lo que ve cada persona depende de su licencia y de sus permisos.

Sí. Un mismo proyecto puede estar, por ejemplo, en una cartera de departamento y en otra que revisa la dirección. Una cartera se crea con «Añadir cartera» y, en la pestaña Proyectos, se añaden los proyectos cuya configuración se puede cambiar. Eliminar una cartera borra solo los vínculos, y los proyectos permanecen.

Sí. La pestaña Cronograma muestra los proyectos de la cartera como barras de inicio a fin. Se pueden activar los hitos, las dependencias entre tareas de distintos proyectos, las fechas, los directores de proyecto y las barras del primer y del último plan base, y colorear las barras según el progreso, el estado o un atributo del proyecto. El gráfico se exporta a PDF o PNG.

FlexiProject calcula el progreso del proyecto a partir del cronograma como una media ponderada por la duración: una tarea resumen toma su progreso de sus subtareas, y el proyecto lo toma de sus elementos de primer nivel, sin contar los inactivos. Una cartera no tiene una cifra de progreso única: la lista muestra una columna Progreso para cada proyecto, y la fila de totales no la suma. Un gráfico de la pestaña Resumen agrupa los proyectos por retraso respecto al último plan.

Sí. Ambos proyectos aparecen en la cartera como filas normales con el mismo estado, director, progreso y fecha de fin. En un proyecto con tareas de Jira, el progreso procede de los estados de las tareas (por hacer 0 %, en curso 50 %, hecho 100 %), y los hitos y las dependencias se añaden en su cronograma en FlexiProject. Los hitos y los planes base de ambos proyectos se muestran en las mismas columnas y en el diagrama de Gantt de la cartera.

Sí, de forma sencilla. En la pestaña Simulación se marcan proyectos y se suman sus valores: los costes planificados, que se comparan con los costes de la cartera (con el módulo Presupuesto), y el resultado de la puntuación en un gráfico de Beneficios y Complejidad. Las selecciones no se guardan, y la aplicación no optimiza la cartera ni sugiere qué proyectos elegir.

En la lista de proyectos se filtra por nombre, estado, director, espacio de trabajo y atributos de tipo lista, y el botón Agrupación organiza los proyectos en secciones de hasta tres niveles de profundidad. La disposición de las columnas, la ordenación y los filtros se recuerdan por separado para cada usuario. Los proyectos a los que se vuelve con frecuencia reciben una estrella y aparecen en el grupo Favoritos del menú lateral.

Un programa agrupa varios proyectos relacionados para poder revisarlos y recalcularlos como un todo. Muestra un cronograma conjunto de todos los proyectos del programa y permite recalcular las dependencias entre tareas de distintos proyectos. Los programas no dependen de los espacios de trabajo. Vea el módulo de programas de proyectos.

Un programa es un grupo de proyectos relacionados que sirven conjuntamente a un mismo objetivo, como el lanzamiento de un producto en un mercado nuevo. Tiene sus propios permisos y un cronograma conjunto con dependencias entre proyectos, pero no tiene director, presupuesto ni indicadores de éxito propios. Una cartera es un grupo más flexible de proyectos similares, y sus pestañas reúnen cronogramas, presupuestos y riesgos.

No como rol aparte. En la práctica, el director de programa es una persona con permiso para el módulo Programas: con el nivel Creador crea sus propios programas, y con el nivel Administrador los ve y los cambia todos. En un programa dispone del cronograma conjunto de los proyectos y recalcula las dependencias entre proyectos, y da acceso a otras personas en los permisos del programa.

Las dependencias entre tareas de distintos proyectos no se recalculan en el momento en que cambian las fechas. Una persona con derechos de edición ejecuta el recálculo en el programa con «Recalcular dependencias» y obtiene una vista previa de las fechas antiguas y nuevas. «Guardar» cambia entonces las fechas en todos los proyectos afectados y añade una entrada al historial del cronograma de cada uno.

El módulo Puntuación valora un proyecto a partir de preguntas que responden los revisores que usted designe. Las respuestas se convierten en puntos en dos dimensiones, Beneficios y Complejidad, y el resultado se muestra en una tabla y en un gráfico. Una plantilla de puntuación define las preguntas, los pesos y los revisores, y se puede asignar a muchos proyectos. Vea el módulo de puntuación de proyectos.

Sí, pero sin un objeto de solicitud independiente. Una propuesta se crea como un proyecto con un estado propio de la lista de estados de su organización, por ejemplo Enviado, En revisión, Aprobado o Rechazado, ya que los nombres los define la organización. La puntuación lo evalúa, y la aprobación del plan registra la decisión de lanzarlo. La cartera y la lista de proyectos permiten filtrar por estado.

Sí. En el módulo Estrategia, los objetivos forman un árbol: un grupo de objetivos, un objetivo, un subobjetivo y un indicador, el equivalente de un KPI. Un indicador tiene registros con una fecha, un valor planificado y un valor real, y el progreso de un objetivo es la media ponderada del progreso de sus indicadores y subobjetivos. Los proyectos que respaldan un objetivo se vinculan a él. Un administrador activa el módulo, y lo ven los usuarios con licencia Completa. Vea el módulo de estrategia.

Una revisión es una evaluación periódica de un grupo de proyectos en un día elegido. Cada proyecto tiene una ficha de revisión creada a partir de una plantilla, y la revisión en conjunto tiene una tabla de proyectos y un resumen gráfico. Una revisión se crea a mano o se clona a partir de la anterior, y el director del proyecto recibe un correo electrónico cuando se añade su proyecto. No hay recordatorios de plazos, pero el ritmo de las revisiones se puede registrar en atributos del proyecto y verlo en la cartera. Vea el módulo de revisiones de proyectos.

Una ruta de aprobación es una secuencia de etapas en las que deciden las personas que usted designe: el director del proyecto, un usuario elegido, un miembro de un rol de proyecto o el superior del solicitante. Una decisión es una aprobación, un rechazo o una devolución para su revisión con un comentario, y la opinión de un asesor no cierra un nivel. Un rechazo o «A mejorar» pone fin a la aprobación de inmediato. La pestaña Aprobaciones reúne todas las decisiones. Vea el módulo de aprobación de proyectos.

Por la ruta pasa un plan del proyecto, es decir, un cambio del plan. En el plan se elige lo que abarca: el cronograma, el presupuesto y la ficha del proyecto, de modo que una fecha, un presupuesto o una ficha nuevos se aprueban enviando el plan. Los riesgos, los productos, la puntuación y las revisiones no tienen una ruta de aprobación propia. Un administrador puede activar «Requerir ruta de aprobación» en la configuración del sistema, y entonces un plan no se puede enviar sin una ruta.

Sí. La persona designada en una etapa de aprobación obtiene acceso de solo lectura a las pestañas del proyecto mientras dura esa etapa, y el acceso caduca cuando la etapa termina. El aprobador puede ser el director del proyecto, un usuario elegido, un miembro de un rol de proyecto o el superior del solicitante. El aprobador necesita una licencia Completa.

Sí. En cada etapa el sistema registra la persona, el resultado (aprobado, rechazado, a mejorar), la fecha de la decisión y el comentario. Los intentos anteriores de aprobar la misma solicitud permanecen en el historial, y la ruta de aprobación se puede adjuntar a la impresión de la ficha del proyecto. Una decisión registrada no se puede cambiar.

Sí. Cuando empieza el nivel de la ruta que corresponde al aprobador, este recibe una notificación en la aplicación y un correo electrónico si «Aprobación pendiente» está activada en su perfil. El solicitante recibe el resultado cuando termina la ruta. No hay recordatorios repetidos ni plazos para las decisiones, pero el aprobador ve un contador rojo junto a Aprobaciones y una marca «Requiere decisión» en la lista.

No. La ruta de aprobación cubre una parte de RACI: quien decide es el responsable de la aprobación (A) y quien da una opinión es consultado (C). No hay un rol para una persona informada (I) ni la asignación de un ejecutor responsable (R) a una decisión, por lo que no se puede construir una matriz completa. Las personas que realizan el trabajo se designan como responsables de las tareas, y las responsabilidades se describen con roles de proyecto propios.

Sí. Una plantilla de proyecto es un modelo a partir del cual se crean nuevos proyectos: cronograma, presupuesto, riesgos, productos y archivos. En lugar de fechas, la plantilla guarda números de día, por lo que sirve para un proyecto que empieza en cualquier momento. También se puede crear una plantilla a partir de un proyecto existente. Vea el módulo de plantillas de proyecto.

Sí. Al copiar se elige el alcance: descripción, atributos, cronograma, presupuesto, riesgos, productos, archivos, roles de proyecto y permisos. De forma predeterminada no se copian los estados de las tareas ni los valores reales del presupuesto. También se puede convertir un proyecto en plantilla con «Crear una plantilla» en el menú del proyecto.

El proyecto recibe las tareas y los hitos con su estructura, dependencias, descripciones y atributos, los responsables y departamentos, las partidas presupuestarias con sus previsiones, los riesgos, los productos, y los archivos y enlaces. El cronograma se distribuye a partir de la fecha de inicio o de fin que usted indique, porque la plantilla guarda números de día en lugar de fechas. Una plantilla no contiene el equipo del proyecto ni los permisos, la ruta de aprobación, los valores de los atributos, los valores reales del presupuesto ni el progreso.

Un cambio en la plantilla afecta solo a los proyectos y fichas que se creen después. Una ficha copia los campos de la plantilla cuando se crea, de modo que añadir o cambiar un campo en la plantilla no altera las fichas que ya existen. Un proyecto creado a partir de una plantilla no se mantiene sincronizado con ella, y eliminar una plantilla de ficha no elimina las fichas creadas con ella.

No. La aplicación no incluye plantillas de proyecto sectoriales. Su organización crea sus propias plantillas de proyecto, fichas de proyecto y rutas de aprobación, y los modelos sectoriales se configuran durante la implantación.

Una PMO mantiene el estándar de forma indirecta. Asigna plantillas y rutas a los espacios de trabajo, da a determinadas personas el derecho de gestionarlas y marca algunos atributos del cronograma como siempre visibles («Campo obligatorio»). Lo único que se puede imponer es la ruta de aprobación al enviar un plan, con el interruptor «Requerir ruta de aprobación». El sistema no obliga a usar una plantilla ni a rellenar una ficha.

Sí, en parte. Las fases de las plantillas contienen hitos, y la aprobación del plan pasa por una ruta que elige el solicitante. Se puede registrar una decisión Go o No-Go con un atributo del cronograma de tipo lista y su fecha con un atributo de tipo fecha. No hay reglas que dirijan un proyecto a la fase siguiente.

Un espacio de trabajo es una parte de una organización, como una empresa, una sucursal o una unidad de negocio, con sus propios proyectos, plantillas y ajustes. Un empleado ve solo los proyectos de los espacios de trabajo en los que tiene permisos. Toda organización tiene al menos un espacio de trabajo, y un administrador los crea en la configuración del sistema. Vea el módulo de espacios de trabajo.

Hay dos maneras. Cada empresa puede tener una organización independiente con sus propios datos, usuarios, ajustes y licencias, y una persona con una cuenta en varias organizaciones cambia de una a otra en el menú del perfil. Como alternativa, se puede usar una sola organización con espacios de trabajo, que separan el acceso a proyectos, plantillas y ajustes. No existe un informe que combine datos de varias organizaciones.

Sí, si su función es separar el acceso y la configuración. Un espacio de trabajo solo tiene un nombre y un color, por lo que puede representar una empresa, una división, un tipo de proyecto o un proceso como el desarrollo de productos. Un proyecto puede pertenecer a varios espacios de trabajo a la vez. Un espacio de trabajo es un grupo de proyectos, plantillas y permisos, y no incluye ningún flujo de trabajo ni reglas de proceso.

Los espacios de trabajo de un proyecto se cambian en el panel Información, en el campo Espacios de trabajo: añadir y quitar un espacio de trabajo son cambios independientes, y cada uno requiere permisos en ese espacio de trabajo. Todos los proyectos de un espacio de trabajo se pueden trasladar a la vez eliminándolo y eligiendo un espacio de trabajo sustituto, que también asume sus plantillas y rutas de aprobación. No existe un cambio masivo para proyectos seleccionados desde la lista.

Sí. Los atributos de proyecto son campos personalizados de los tipos Texto breve, Texto largo, Lista de selección única y múltiple, Número, Fecha, Función y Enlace. Se muestran en el panel Información, en la lista de proyectos, en los informes, en la ficha del proyecto y en las revisiones. El cronograma, el presupuesto y los valores reales también tienen atributos personalizados, pero los riesgos y los productos no.

Sí. Un atributo de tipo Función (en un proyecto y en una partida presupuestaria) calcula una fórmula con las operaciones +, -, *, / y paréntesis sobre valores como Presupuesto, Costes, Ingresos, desviaciones respecto al plan, Progreso, Esfuerzo y Tiempo de trabajo. La fórmula no admite condiciones ni comparaciones, y el resultado es de solo lectura.

Sí. El estado del proyecto es una lista que establece su organización, por ejemplo En espera, En curso, Pausado o Cancelado. Un proyecto nuevo recibe el primer estado de la lista. El motivo de la pausa de un proyecto se puede registrar en un comentario o en un atributo del proyecto, porque el cambio de estado no solicita un motivo.

Sí. Un administrador define los roles de proyecto en la configuración del sistema, y en un proyecto se les asigna personas. Los roles aparecen en las rutas de aprobación y en los permisos del proyecto. Los permisos del proyecto también pueden proceder de un espacio de trabajo: un usuario con permiso total sobre los proyectos de un espacio de trabajo, con licencia Completa, tiene derechos de administrador en todos sus proyectos.

Sí. En la configuración del sistema, un administrador activa y desactiva los módulos Presupuesto, Riesgos, Tiempo de trabajo, Recursos, Revisión, Puntuación, Fichas de proyecto, Productos y Estrategia. Desactivar un módulo no elimina los datos, solo oculta la pestaña. En un proyecto también se elige qué módulos son visibles. El cronograma no se puede desactivar.

El elemento de menú Tareas reúne en un solo lugar todas las tareas asignadas a la persona que ha iniciado sesión, tanto las de proyecto como las operativas, y es la vista predeterminada tras iniciar sesión. Tiene las pestañas Mis tareas, Delegadas (licencia Completa) y Observadas. Una tarea o un hito se pueden observar haciendo clic en el icono de campana de su panel, y entonces se recibe una notificación de los cambios.

Sí. Las tareas operativas son tareas fuera de los proyectos. Se ven en el elemento de menú Tareas junto con las tareas de proyecto, y la licencia Completa añade además la pestaña Delegadas con las tareas que se han pasado a otras personas. Vea el módulo de tareas operativas.

Sí. La opción Establecer repetición del menú del panel permite elegir Semanal (con los días de la semana), Mensual (un día del 1 al 28, o el último día) o Anual. Cuando el progreso de la tarea llega al 100 %, la aplicación crea la siguiente con una nueva fecha de vencimiento: conserva el nombre, los responsables, la descripción, los adjuntos y la duración, pero empieza con un progreso del 0 %, sin comentarios ni tiempo de trabajo. Solo las tareas operativas pueden repetirse.

No. El correo electrónico es solo de salida: FlexiProject no acepta tareas desde el correo, Slack o Teams. Las tareas se crean en la aplicación, se importan desde Jira, Excel y MS Project, o se generan a partir de una descripción con IA.

Sí. Kanban es una vista del cronograma: las tarjetas de tareas e hitos se colocan en columnas, y un cambio en el tablero pasa al cronograma, a la lista y al diagrama de Gantt. Las tarjetas se agrupan por estado, responsable, fecha de fin o un atributo del cronograma de tipo lista. El tablero no muestra tareas resumen.

Al arrastrar una tarjeta a otra columna cambia el campo por el que está agrupado el tablero: por estado, la tarea recibe un progreso del 0 %, 50 % o 100 %; por fecha de fin, recibe la fecha de vencimiento de la columna; y por atributo, recibe el valor de ese atributo. Cuando se agrupa por responsable, la persona de la columna de destino pasa a ser el único responsable y se eliminan los responsables existentes. Cada cambio queda en el historial del cronograma.

Un equipo ágil trabaja en el tablero Kanban y en la lista de tareas. La aplicación no tiene el concepto de sprints ni de puntos de historia, pero la prioridad y los puntos de historia de Jira se pueden introducir a mano como atributos del cronograma. Las columnas del tablero se definen con el botón Agrupación, por ejemplo por estado o por responsable.

No. No hay límites WIP. Las columnas proceden de la agrupación, por ejemplo por estado: En espera, En curso y Terminadas siguen el progreso de la tarea, y la agrupación se cambia con el botón Agrupación.

Las notificaciones llegan al panel de la aplicación (el icono de campana) y por correo electrónico. Se reciben, entre otras cosas, por la asignación a un elemento, el inicio de una tarea, una fecha de fin próxima, los elementos vencidos, la finalización de predecesoras, las menciones en comentarios, las aprobaciones pendientes, una nueva revisión y una actualización de puntuación. Los inicios, los plazos y los elementos vencidos llegan en un resumen diario. No se notifican los cambios propios.

En su perfil, en la pestaña Notificaciones por correo electrónico, se activa o desactiva por separado cada uno de los 16 tipos de mensaje, y el cambio se guarda al instante. Para el inicio de una tarea y una fecha de fin próxima se establece la antelación: el mismo día o de 1 a 5 días antes. En los riesgos, solo la asignación como responsable y una mención en un comentario generan una notificación. Un administrador no dispone de ninguna pantalla para las reglas de notificación.

Sí. Cuando todas las tareas predecesoras activas llegan al 100 % de progreso, los responsables de la tarea o del hito siguiente reciben una notificación en la aplicación y por correo electrónico, incluso cuando las predecesoras están en otros proyectos. El correo depende del ajuste «Finalización de predecesoras» del perfil. No se envía ninguna notificación si la tarea siguiente ya está terminada.

En la nube, sí: cada organización tiene un límite diario de correos, más bajo para las organizaciones de demostración que para las de pago, y una vez agotado no se envían correos hasta el día siguiente. En el servidor propio del cliente no hay límite.

Sí. El Cuadro de mando, el primer elemento del menú, se construye con widgets: listas, contadores, gráficos de barras y circulares, y una lista de Últimos vistos. Los widgets muestran las tareas, los hitos, los productos, los riesgos, las valoraciones de puntuación y las aprobaciones que se le han asignado, y los proyectos solo en la lista de Últimos vistos. Las desviaciones respecto al plan se ven en Carteras, Revisiones e Informes.

Sí. «Añadir cuadro de mando» crea otro, «Clonar cuadro de mando» copia uno existente y «Editar nombre» lo renombra. Los widgets se añaden con «Añadir widget» y se organizan en una cuadrícula. Un cuadro de mando pertenece a su usuario y no se comparte con otros, por lo que una vista común para los directivos corresponde a los resúmenes de carteras, revisiones e informes.

Los informes son consultas sobre los datos actuales de la organización, que se muestran como una tabla: el mismo informe abierto una semana después muestra otro estado. Se construyen con condiciones y columnas, incluidos los atributos de proyecto. Un informe de Proyectos tiene además las vistas Gantt y Resumen. Un informe guardado solo es visible para su propietario hasta que lo comparte. La pestaña Informes requiere una licencia Completa.

Sí. Un informe muestra solo los proyectos y elementos a los que el usuario tiene acceso, y solo de los espacios de trabajo en los que tiene permisos. El resultado procede siempre de los datos actuales.

Sí, con los usuarios que tengan una licencia Completa. El propietario y cualquier persona con permiso de Edición comparten un informe guardado mediante el elemento Compartir del menú del informe. El nivel Vista permite ver y exportar el resultado, y Edición permite además cambiar los filtros y las columnas y seguir compartiendo. Las personas que se añaden reciben una notificación.

Sí. El botón Exportar de la vista de lista guarda el informe como un archivo de Excel (.xlsx) con las columnas visibles, y el nombre del archivo se compone del nombre del informe y la fecha. La exportación también está disponible con el permiso de Vista. La vista de Gantt de un informe se guarda con su propio botón Exportar como PDF o imagen PNG.

Un miembro del equipo actualiza tareas e introduce el tiempo de trabajo desde su teléfono. Consulta las tareas de todos los proyectos (con un filtro), abre los detalles y las subtareas, cambia el progreso, termina una tarea junto con sus subtareas, añade tareas, incluidas las operativas, y les cambia el nombre. También puede comentar con texto con formato, añadir fotos y archivos y elegir el idioma de la aplicación.

Se abre la lista de tareas de todos los proyectos y se introduce el tiempo de trabajo a mano: horas y minutos, además de un título y una descripción de la entrada. La entrada se puede editar más tarde. El tiempo introducido se guarda en FlexiProject, y el director del proyecto y el equipo pueden verlo.

Sí. Los cambios se guardan en FlexiProject, y el director del proyecto y el equipo pueden verlos, por ejemplo un progreso de tarea modificado y el tiempo de trabajo introducido.

Con una cuenta de FlexiProject, de Google o de Microsoft. Si la autenticación en dos pasos está activada para la organización o para el usuario, además se introduce un código enviado a su dirección de correo electrónico, ya que no hay una aplicación de autenticación. La cuenta debe existir en la organización, porque las cuentas de usuario las crea un administrador.

No. La planificación, el presupuesto, los riesgos y los informes solo están disponibles en el navegador, igual que el cronograma con el diagrama de Gantt. La aplicación móvil se ocupa de las tareas y del tiempo de trabajo.

La aplicación está en la App Store, donde requiere iOS 16.0 o posterior, y en Google Play. La planificación, el presupuesto y los informes están en el navegador, en la aplicación de gestión de proyectos, mientras que la aplicación móvil sirve para el trabajo diario con las tareas.

Sí. La aplicación está en la Teams Store como pestaña personal. Se inicia sesión con la cuenta de Teams sin una contraseña aparte, siempre que se tenga en FlexiProject una cuenta con la misma dirección de correo electrónico.

Se instala la aplicación FlexiProject desde la Teams Store y se abre como pestaña personal. Se inicia sesión con la cuenta de Microsoft sin una contraseña aparte, siempre que exista una cuenta con la misma dirección de correo electrónico en su organización de FlexiProject. Por eso, un administrador debe asegurarse de que las direcciones de correo coincidan en ambos lugares.

Debe existir una cuenta con la misma dirección de correo electrónico en la organización de FlexiProject. Si no existe, la aplicación muestra un mensaje indicando que la cuenta de Microsoft no existe en FlexiProject. Los pagos y la información sobre el periodo de prueba no se ven en Teams.

Sí. Las tareas de Jira (Cloud y Data Center) aparecen en el cronograma del proyecto de FlexiProject junto a las demás tareas. Un proyecto puede traer tareas de uno o de varios proyectos de Jira, y la lista se puede acotar por tipo de incidencia o mediante un filtro JQL. La integración funciona en un solo sentido, por lo que esas tareas se editan en Jira. Consulte la página de integración con Jira para más detalles.

Sí. La API REST permite que otros sistemas lean y modifiquen los datos de su organización, por ejemplo para alimentar informes en una herramienta de BI. Las llamadas usan un token personal que crea en su perfil un usuario con licencia Completa, y la API devuelve los mismos datos que esa persona ve en la aplicación. Los webhooks pueden avisar a otros sistemas cuando se crea o elimina un proyecto y cuando empieza o termina una aprobación. Los endpoints se describen en la documentación de la API.

Sí. Los usuarios pueden iniciar sesión con una cuenta de Microsoft, incluido Microsoft Entra ID, o con una cuenta de Google. Con Microsoft Entra ID también se pueden sincronizar los usuarios y sus ausencias del calendario de Outlook, y la aplicación FlexiProject está disponible en Microsoft Teams. Si se instala en su propio servidor, los usuarios se pueden sincronizar con un Active Directory local. Consulte la lista completa en la página de integraciones de FlexiProject.

Sí. Se puede cargar un cronograma desde un archivo de Excel o CSV mediante un asistente con asignación de columnas, o desde un archivo de MS Project (.mpp). El presupuesto y los valores reales se pueden importar desde Excel. Durante la implantación le ayudamos a trasladar sus proyectos existentes sin coste, y el alcance de esa ayuda se acuerda en el contrato.

El título, el estado, la tarea principal, las etiquetas, el asignado, el tipo de incidencia y la descripción. Las fechas y las estimaciones no proceden de Jira, y la prioridad no se traslada, pero se puede introducir a mano en un atributo del cronograma de tipo lista. Las tareas de Jira se traen mediante una sincronización cíclica.

En Jira. En el cronograma de FlexiProject, el nombre, la descripción, el progreso, el responsable y la jerarquía de una tarea así están bloqueados, y también lo están su eliminación y su clonación. El tiempo de trabajo sí se registra en FlexiProject, y los cambios hechos en FlexiProject no vuelven a Jira.

Sí, siempre que el usuario de Jira esté vinculado a un usuario de FlexiProject (los vínculos también se pueden cargar desde un archivo CSV). La tarea tiene entonces un responsable, pero solo cuenta para la carga de trabajo el esfuerzo que se introduzca a mano en FlexiProject, porque Jira no envía fechas ni estimaciones. También se puede vincular una tarea de Jira mediante una dependencia con una tarea o un hito de FlexiProject.

Sí, con Microsoft Entra ID y, si se instala en su propio servidor, también con un Active Directory local mediante LDAP. La sincronización añade cuentas nuevas y actualiza los nombres, las direcciones de correo electrónico y la estructura organizativa, de modo que su equipo de TI no tiene que mantener una lista de usuarios en dos lugares.

La cuenta de FlexiProject se marca como eliminada: el usuario pierde la licencia (pasa a Gratis) y los permisos de administrador, mientras que su historial permanece. Si la cuenta se desbloquea en el directorio, vuelve a las cuentas activas.

La API requiere un token de acceso personal, que crea un usuario con licencia Completa o un administrador. Un token caduca como máximo a los 365 días, no puede haber más de 10 activos a la vez y se puede revocar en cualquier momento. Funciona con los permisos de su propietario, de modo que a través de la API solo se ven los datos que el propietario ve en la aplicación.

Sí. La API pública permite crear, modificar, eliminar y leer los valores reales del presupuesto de un proyecto (importe, fecha, partida presupuestaria y atributos de los valores reales) y las previsiones de las partidas. Nuestro equipo desarrolla por encargo una integración con su sistema contable.

Sí. Un administrador con permiso de organización descarga las entradas de un día con el comando GET api/logs y el parámetro date (de forma predeterminada, hoy en UTC). El registro recoge la creación, el cambio y la eliminación de elementos como proyectos, carteras, usuarios, roles de proyecto, plantillas, atributos, webhooks, espacios de trabajo, revisiones, riesgos y productos. Cada entrada tiene un tipo de elemento, un nombre, una operación, una descripción, un usuario y una fecha.

Cuatro: proyecto creado, proyecto eliminado, aprobación iniciada y aprobación terminada. Un webhook envía a un sistema externo una solicitud POST con datos JSON, y un webhook vincula un evento con una dirección. Un administrador lo configura en la configuración del sistema.

Sí. Cada solicitud se firma con el algoritmo HMAC-SHA256 usando un secreto que se ve una sola vez, al guardar el webhook, de modo que el receptor pueda verificar al remitente. El botón Probar de la ventana del webhook envía una solicitud de prueba.

No, no hay conectores ya preparados para estas herramientas. Se pueden traer datos a Power BI con una consulta propia a la API REST y exportar los resultados de los informes a Excel. Para conectar una herramienta de automatización como Zapier, Power Automate o Make, se usan la API REST y los webhooks. Las notificaciones llegan por correo electrónico y en el panel de la aplicación, y FlexiProject también está disponible como aplicación en Microsoft Teams.

De un archivo .mpp, la importación trae las tareas y los hitos con su jerarquía, las dependencias con retrasos, el progreso, las fechas, los días libres del calendario y los planes base, que pasan a la pestaña Plan base como planes aprobados. Los recursos se convierten en responsables de las tareas cuando su correo electrónico coincide con el de un usuario de su organización. Los campos personalizados y las vistas no se importan: los atributos del cronograma equivalen a los campos, y las columnas y los filtros se configuran de nuevo en la aplicación.

Sí, a un archivo XML de MS Project (.xml). Es decir, la exportación funciona mediante un archivo XML, y la importación mediante un archivo .mpp.

El cronograma a Excel (.xlsx) y a MS Project XML, el diagrama de Gantt a PDF y PNG, y los resultados de los informes, el presupuesto, los recursos y el registro de tiempo a Excel.

Un archivo de cronograma o de presupuesto puede pesar hasta 10 MB, y uno mayor debe dividirse. El asistente de importación del cronograma muestra una vista previa y asigna las columnas Nombre, Inicio, Fin, Duración, Descripción, Progreso, EDT y «Propietario – email». Los datos distintos del cronograma y del presupuesto, como el registro de riesgos, se introducen en la aplicación.

Se pagan las licencias Estándar y Completa, por usuario, de forma mensual o anual, y la facturación anual es un 20 % más barata. Las licencias Gratis, pensadas para las personas que ejecutan tareas, no cuestan nada y son ilimitadas. Los precios tampoco limitan el número de proyectos ni de tareas. Los precios actuales y una comparativa de licencias están en la página de precios de FlexiProject.

La licencia Gratis no cuesta nada: las personas que solo ejecutan tareas ven sus tareas y cambian su estado sin coste, y se pueden tener tantas licencias de este tipo como se quiera. Las licencias Estándar y Completa son de pago; están pensadas para quienes consultan proyectos, registran tiempo o dirigen proyectos. También se puede probar todo el sistema gratis durante el periodo de prueba de 30 días.

La licencia Gratis es para las personas que ejecutan tareas, la licencia Estándar añade la vista del proyecto y el registro de tiempo, y la licencia Completa es para directores de proyecto, la PMO y administradores: permite dirigir proyectos y carteras, aprobar proyectos y usar informes, estrategia y la API. Los tres tipos se pueden combinar en una misma organización, y la tabla de la página de precios muestra la lista completa de funciones.

Sí. La prueba gratuita dura 30 días y abarca todas las funciones del sistema, sin compromiso y sin necesidad de tarjeta de pago. La cuenta la configura usted mismo: inicie un entorno de prueba, que incluye proyectos de ejemplo, e invite a tantos compañeros como quiera. Si necesita más tiempo para evaluarlo, póngase en contacto con nosotros y ampliaremos su prueba.

Sí, la demostración es gratuita. Marque en el formulario de contacto que desea una, y le enviaremos un enlace de calendario donde elegirá la hora que le convenga. Si nos envía datos de ejemplo de sus proyectos, le mostraremos el sistema con esos datos.

Las licencias se cuentan por rol. Las personas que solo ejecutan sus propias tareas y cambian su estado reciben la licencia Gratis sin coste, mientras que las personas que consultan el cronograma, el presupuesto y los riesgos de un proyecto o registran tiempo de trabajo necesitan la licencia Estándar. La licencia Completa es para quienes dirigen proyectos, aprueban, usan Informes y Estrategia o administran el sistema. Por ejemplo, en un equipo de 85 personas en el que 5 dirigen y cierran proyectos y 80 ejecutan tareas, solo esas 5 necesitan licencias de pago, y las demás pueden quedarse con la licencia Gratis siempre que no registren tiempo.

No hay un número mínimo de licencias que comprar. Todo entorno, tanto de prueba como de producción, necesita al menos una licencia Completa activa.

Sí, a petición. Para equipos más grandes y para la instalación en su propio servidor preparamos una oferta, y no hay ningún umbral de licencias a partir del cual la oferta sea personalizada. Póngase en contacto con nosotros y prepararemos una para su organización.

Ve las tareas e hitos que se le han asignado, reunidos de todos los proyectos en Tareas, en el menú, y cambia su estado. No tiene vista del proyecto en sí, por lo que la licencia Gratis está pensada para las personas que ejecutan tareas.

Da una vista de las pestañas del proyecto: Cronograma, Presupuesto, Riesgos, Productos, Recursos, Registro de tiempo, Puntuación, Plan base, Revisiones, Documentos y Archivos. El usuario gestiona los elementos que se le han asignado y registra tiempo de trabajo en las tareas. En un proyecto se le puede dar Vista como nivel máximo.

Permite dar cualquier nivel de permiso en un proyecto, incluido el de administrador del proyecto. Solo la licencia Completa incluye, entre otras cosas, Informes, Aprobaciones y Estrategia, la pestaña Delegadas de Tareas, el cambio de la disponibilidad de los recursos y los tokens personales de la API.

Basta con la licencia Gratis si el subcontratista solo necesita ver y actualizar sus propias tareas. La licencia Estándar añade la vista del proyecto y el registro de tiempo. El subcontratista trabaja con su propia cuenta en su organización, porque no hay acceso anónimo sin iniciar sesión.

Un administrador la cambia en la ficha del usuario. Tras reducir una licencia, el usuario pierde sus permisos y accesos anteriores, y la aplicación muestra una advertencia antes del cambio.

No. No se puede cambiar el tipo de licencia del administrador del sistema, cuyos permisos proceden del rol de administrador y abarcan todos los elementos y el área de administración.

La aplicación muestra el mensaje «Se ha superado el número de licencias». En la nube, un administrador aumenta el número de licencias en el módulo Pagos y hace clic en «Acepto y pago»: el aumento se cobra de forma proporcional por el resto del periodo y surte efecto en cuanto se completa el pago. En un servidor propio, en lugar del módulo Pagos se abre un formulario de contacto.

Sí. La reducción surte efecto a partir del siguiente periodo de facturación y no puede quedar por debajo del número de usuarios que tienen esa licencia. Un administrador cambia el número de licencias en el módulo Pagos.

El módulo Pagos gestiona la suscripción de su organización: el número de licencias, el ciclo de facturación, la forma de pago, los datos de facturación y las facturas. Solo está disponible en la nube y solo para los administradores de la organización. Si se instala en su propio servidor, la aplicación responde con el mensaje «No tiene acceso a los pagos».

Sí. Un administrador de la organización cancela la suscripción en el módulo Pagos, el acceso al servicio sigue activo hasta el final del periodo pagado y no se realizan más cobros. La cancelación se puede deshacer.

No. Tras cancelar, el acceso al sistema continúa hasta el final del periodo pagado, pero no reembolsamos la parte no utilizada.

En la nube, sí. Pasado el plazo, la aplicación bloquea el acceso y muestra el mensaje «El acceso a FlexiProject ha sido bloqueado» con una petición de que se ponga en contacto con nosotros.

Realizamos la implantación junto con usted, a distancia o en sus instalaciones. Sin coste, configuramos el sistema para los procesos de su empresa (estructuras de proyecto, campos, permisos y plantillas), formamos a su equipo y le ayudamos a trasladar sus proyectos existentes. En la nube se puede empezar a trabajar en cuanto se crea el entorno, y el traslado de los datos de sus sistemas actuales suele llevar hasta un mes, según su volumen. La instalación en su propio servidor suele llevar aproximadamente un mes. El alcance de la implantación se acuerda en el contrato.

Sí, para todos los clientes, también durante la prueba. Ayudamos en inglés y en polaco los días laborables de 9:00 a 17:00 CET y solemos responder en unas pocas horas. Puede enviar una solicitud por correo electrónico, mediante el formulario de la página de soporte técnico o directamente desde la aplicación.

La guía del usuario con vídeos es gratuita y está abierta a todo el mundo. En la aplicación, el botón de ayuda abre una lista de guías de la pantalla en la que se está trabajando. También podemos organizar una formación individual para su equipo, a distancia o en sus instalaciones, en inglés y en polaco. Su alcance se acuerda en el contrato.

El mínimo es un administrador del sistema que configure la organización: Configuración del sistema, usuarios, licencias y espacios de trabajo. Los estándares, es decir, las plantillas, los atributos, las actas de constitución del proyecto y los flujos de aprobación, los mantienen las personas con permisos de configuración en un espacio de trabajo, normalmente de la PMO. Los directores de proyecto dirigen los proyectos, y todos los demás reciben la licencia que corresponde a su rol.

No. Una vez confirmada su dirección de correo electrónico, puede crear su primer proyecto e invitar a compañeros de inmediato. Los estados, los roles, las plantillas y los flujos de aprobación los configura más adelante un administrador en la configuración del sistema, cuando la organización los necesita.

Le ayudamos con ello durante la implantación, sin coste, y el alcance se acuerda en el contrato. También puede hacerlo usted mismo: cargar el cronograma desde Excel, CSV o un archivo de MS Project, traer tareas desde Jira e importar el presupuesto y los valores reales desde Excel. Los datos distintos del cronograma y del presupuesto, como el registro de riesgos, se introducen en la aplicación.

La guía del usuario y los vídeos de formación son gratuitos. Organizamos reuniones y formaciones individuales a petición, y en los contratos con clientes más grandes se incluye en el precio un paquete de horas de formación. El alcance de la formación se acuerda en el contrato.

En 11 idiomas: inglés, polaco, checo, alemán, español, francés, húngaro, italiano, portugués, rumano y ucraniano. El botón de ayuda de la aplicación abre la guía en el idioma del usuario y, cuando no hay guía en ese idioma, muestra la versión en inglés. La propia interfaz de la aplicación está disponible en 28 idiomas.

Sí, los vídeos de formación son gratuitos y están hechos en inglés y en polaco. En la aplicación, el panel de ayuda lleva desde la pantalla actual a la guía en línea, y los elementos con un icono de reproducción llevan a una guía con un vídeo de YouTube. El vídeo no se puede reproducir dentro del panel, porque lo que se abre es la página de la guía.

Una cuenta de prueba no se convierte por sí sola en una de pago. Se pasa a un plan de pago añadiendo una tarjeta en la pestaña Pagos o mediante un contrato aparte, y los datos de la prueba pasan al entorno de producción.

No, la versión de pago es para organizaciones, es decir, empresas e instituciones. Las personas físicas sin actividad empresarial solo pueden usar la cuenta de prueba.

Después de enviar el formulario de contacto de la página de ventas, nos pondremos en contacto con usted en un plazo de 24 horas. Las solicitudes de soporte técnico se tramitan por separado: mediante el formulario del sitio web y de la aplicación, o por correo electrónico, en inglés y en polaco.

Ambas opciones están disponibles. En la nube, FlexiProject funciona en Microsoft Azure, y nosotros nos encargamos de las actualizaciones y de las copias de seguridad. También puede instalar el sistema en su propio servidor: los módulos y los tipos de licencia son los mismos, y en ambos casos los usuarios trabajan en el navegador. Las diferencias son pocas; por ejemplo, el módulo Pagos solo funciona en la nube, y la sincronización con un Active Directory local solo cuando se instala en su servidor. El precio de la instalación en su propio servidor se acuerda de forma individual.

Sí, los módulos y los tipos de licencia son los mismos. Hay cuatro diferencias: el módulo Pagos solo funciona en la nube, la sincronización con un Active Directory local mediante LDAP solo funciona en su servidor, y el límite diario de notificaciones por correo electrónico de la organización y el código de inicio de sesión obligatorio para los administradores se aplican solo en la nube. Por tanto, la instalación en su propio servidor no es una versión con menos funciones.

Normalmente alrededor de un mes, según su entorno y su infraestructura. Indicamos los requisitos técnicos al hacer el pedido, junto con el modelo de compra y la forma en que instalamos y actualizamos el sistema. Los tipos de licencia son los mismos que en la nube, y el precio se acuerda de forma individual.

El servicio de IA que usamos en la nube no está disponible allí, pero el sistema se puede configurar para usar el servicio de IA propio de su empresa. El proveedor se elige en la configuración de la instalación, y la opción «Con IA», que prepara el borrador de un proyecto a partir de una descripción, aparece al crear un proyecto solo cuando el servicio está configurado.

No. FlexiProject funciona en un navegador, sin nada que instalar en el ordenador, tanto en la nube como en su propio servidor. Para trabajar desde el teléfono también hay aplicaciones móviles, y en Microsoft Teams se puede abrir FlexiProject como aplicación.

En un ordenador: Chrome y Edge a partir de la versión 108, Firefox a partir de la 101, Safari a partir de la 15.6.1 (macOS) y Opera a partir de la versión 87. Si el navegador es más antiguo, la aplicación muestra un mensaje con la lista de navegadores admitidos. Internet Explorer no figura en la lista de navegadores admitidos.

Sí. En iOS funcionan Safari, Chrome, Firefox, Brave y DuckDuckGo, y en Android, Chrome, Firefox, Opera, Edge, Samsung Internet, Brave y DuckDuckGo. En una pantalla estrecha algunas vistas se simplifican, por ejemplo Kanban pasa a una lista. También hay una aplicación móvil para el trabajo diario con las tareas.

En la nube, almacenamos los datos en Microsoft Azure, en la región de la Unión Europea. Los datos están cifrados tanto en tránsito como donde se almacenan. Hacemos copias de seguridad a diario, las probamos con regularidad y las conservamos en centros de datos de Azure de la UE. Nuestra política de privacidad explica con más detalle cómo se tratan los datos.

Los usuarios inician sesión con un nombre de usuario y una contraseña o con una cuenta de Microsoft o de Google. Un administrador puede permitir el inicio de sesión solo con cuentas de Microsoft o de Google, y puede activar la autenticación en dos pasos para toda la organización: tras introducir la contraseña, el usuario escribe un código de un solo uso enviado por correo electrónico. Lo que ve una persona en el sistema depende de su licencia y de sus permisos sobre espacios de trabajo y proyectos.

Sí. Hasta que firmemos un contrato aparte, las condiciones del servicio de FlexiProject sirven como tal conforme al artículo 28 del RGPD. La lista de subencargados se publica en un anexo de las condiciones, y notificamos una violación de datos personales en un plazo de 36 horas desde que la descubrimos.

Cuando termina su suscripción o contrato, bloqueamos el acceso al entorno y conservamos sus datos durante 90 días más. Durante ese tiempo puede pedirnos que los exportemos. Pasados los 90 días eliminamos los datos, las copias de seguridad caducan en los 30 días siguientes y, a petición, confirmamos la eliminación.

Por regla general, sí. Si alguna vez se transfieren datos fuera del EEE, aplicamos cláusulas contractuales tipo y medidas técnicas. La política de privacidad menciona servicios de Microsoft, Google y LinkedIn como posibles transferencias, y estas se refieren al sitio web y al inicio de sesión SSO.

La lista de entidades que tratan datos en nuestro nombre es pública y constituye el Anexo 1 de las condiciones. Abarca estas categorías: correo electrónico, tickets de servicio, CRM, nube de Microsoft, licencias de Microsoft, gestión de infraestructura y facturación. Si se añade una entidad nueva, puede oponerse a ella.

Sí, en varios lugares. El historial de cambios del cronograma y de los elementos muestra en la aplicación quién cambió qué y cuándo, y un cambio se puede deshacer. El historial de aprobación registra la persona, el resultado, la fecha y el comentario de cada decisión. El registro de eventos recoge la creación, el cambio y la eliminación de muchos objetos, y un administrador lo lee a través de la API.

Sí. En la configuración del sistema, en la pestaña Organización, un administrador elige los Métodos de inicio de sesión: «Usuario y contraseña + SSO» o «Solo SSO». Con «Solo SSO», los empleados inician sesión únicamente con una cuenta de Microsoft o de Google, y antes del cambio la aplicación advierte de que las personas sin una cuenta así perderán el acceso. Con SSO, el segundo factor de autenticación se configura con el proveedor de identidad.

Tras introducir la contraseña correcta, el usuario recibe por correo electrónico un código de 6 dígitos, válido durante 5 minutos, y lo escribe en la ventana de inicio de sesión. Se puede enviar un código nuevo pasado un minuto, y el número de intentos de introducir un código es limitado. Un administrador activa la autenticación en dos pasos para toda la organización, y un usuario puede activarla para sí mismo en su perfil.

En la nube, sí: un administrador inicia sesión con un código por correo electrónico aunque la organización no haya activado la autenticación en dos pasos. En un servidor propio, los administradores no están obligados a usar el código. Con el inicio de sesión mediante SSO, el código por correo electrónico no se aplica.

No, el segundo factor es el código enviado por correo electrónico. Si inicia sesión mediante SSO (una cuenta de Microsoft o de Google), el segundo factor, incluida una aplicación de autenticación, se configura con su proveedor de identidad.

Una contraseña debe tener al menos 8 caracteres, entre ellos una letra minúscula, una letra mayúscula, un dígito y un carácter especial. Los usuarios cambian su contraseña en su perfil, y el restablecimiento de la contraseña funciona mediante un enlace enviado por correo electrónico.

Sí. La aplicación cuenta los intentos fallidos de inicio de sesión con contraseña y bloquea la cuenta cuando se supera el número establecido en la configuración de la instalación. Un administrador de la organización no puede cambiar ese umbral, porque la aplicación no tiene un ajuste así.

El acceso depende de la licencia, de los permisos sobre espacios de trabajo y módulos, y de los permisos en el proyecto. En un proyecto, los permisos se conceden por separado para cada pestaña en el nivel Vista o Administración, también mediante roles de proyecto y grupos de usuarios. La licencia Gratis no da acceso a un proyecto, y la licencia Estándar da como máximo Vista.

Sí. El módulo Usuarios tiene una pestaña Grupos, donde un grupo tiene miembros, permisos globales y permisos sobre espacios de trabajo. En un proyecto también se pueden dar permisos a grupos de usuarios y a roles de proyecto.

Sí. El presupuesto es una pestaña del proyecto independiente con su propio permiso de proyecto (Vista o Administración), por lo que las personas sin ese permiso no lo ven. También se puede desactivar el módulo Presupuesto para toda la organización o para un solo proyecto.

La cuenta se marca como eliminada: el usuario pierde el acceso, la licencia y los tokens personales de la API, pero su historial y sus comentarios permanecen. Un usuario eliminado aparece tachado en las listas de aprobadores y no puede ser responsable de tareas. La eliminación completa de sus datos la solicita un administrador de su organización, y nosotros la llevamos a cabo en la base de datos.