FlexiProject como alternativa a Monday: la comparativa

Sí. El cronograma registra un plan base, muestra la desviación respecto a él y sigue la ruta crítica. En Monday, estas funciones requieren el plan Pro o Enterprise. FlexiProject te da además los cuatro tipos de dependencia y una EDT sin límite de niveles. Un calendario de días laborables con festivos respalda cada fecha. Llevas todo en una herramienta de diagrama de Gantt interactiva.

Los que exija el proyecto. Anidas fases, subfases, paquetes de trabajo y tareas sin límite de niveles en el software de planificación de proyectos. El avance de las fases se calcula desde las tareas que dependen de ellas, así ves el estado en cada nivel. En Monday la estructura son elementos y subelementos, sin una EDT completa. En FlexiProject llevas incluso una inversión con varias etapas en un solo cronograma.

Sí. Calculas las fechas de las tareas según un calendario de días laborables con festivos. La disponibilidad de cada persona incluye vacaciones y su jornada, e importas las vacaciones desde Outlook. El cronograma de Monday no tiene calendario de días laborables ni festivos. En el módulo de plantillas de proyecto eliges un calendario de país para un proyecto nuevo. Esto facilita el trabajo a equipos repartidos en varios países.

Sí. Ves la carga directamente en el cronograma, frente a la disponibilidad de cada persona: jornada completa, parcial o vacaciones. Al mover una tarea, ves de inmediato quién queda sobrecargado. Si asignas una tarea por encima de la disponibilidad, recibes un aviso. El software de gestión de recursos también informa por estructura organizativa, así un director de área ve toda su unidad.

El presupuesto es un módulo de proyecto propio con categorías de costes e ingresos. Junto al plan y los costes incurridos ves una previsión del coste final, y repartes los importes por meses. Cada cambio de presupuesto lo apruebas como una versión nueva. En Monday llevas los importes de presupuesto en columnas numéricas y fórmulas de un tablero. Los datos de presupuesto de FlexiProject alimentan el módulo de informes de proyecto y los resúmenes de cartera.

Un registro de riesgos forma parte de cada proyecto. Un riesgo tiene probabilidad, impacto, responsable y plan de respuesta, y un administrador define la matriz de riesgo y las categorías. Vinculas el riesgo con la tarea del cronograma a la que afecta. En Monday construyes un registro de riesgos a partir de una plantilla de tablero. Por eso, en riesgos, FlexiProject es una alternativa a Monday con un módulo ya listo. Reúnes los riesgos de todos los proyectos en el software de carteras de proyectos.

Apruebas el plan base del cronograma y el presupuesto en el módulo de rutas de aprobación, antes de que entren en vigor. Una ruta puede tener varias etapas, y designas al decisor por su rol en el proyecto. Un cambio posterior lo presentas como solicitud justificada. Comparas uno junto a otro en el diagrama de Gantt el plan actual y el propuesto. Si alguien pregunta seis meses después por qué se movió un hito, la respuesta está en el historial de solicitudes.

Para eso están las revisiones periódicas. La PMO fija la fecha y el alcance, y los jefes de proyecto reciben un aviso para completar sus datos. El cronograma, el presupuesto, los riesgos y los hitos alimentan el informe de forma automática, con la plantilla de la empresa. La dirección compara todos los proyectos con el mismo formato. Las revisiones anteriores, con sus decisiones, están en la herramienta de revisiones de proyecto.

Puntúas cada idea con un modelo que defines tú: criterios, pesos y umbrales. El encaje estratégico, el retorno, el riesgo y la disponibilidad de recursos pueden tener pesos distintos. Envías una encuesta de puntuación a varios evaluadores y ves sus valoraciones una junto a otra. Ves el ranking de nuevas ideas junto a los proyectos en marcha. Repites la puntuación durante la ejecución en el mismo software de puntuación de proyectos.

Sí. En el software de programas de proyectos enlazas los cronogramas de los proyectos miembro en un plan común. Las dependencias unen tareas de proyectos distintos, así que mover una fecha recalcula las demás. Un mismo proyecto puede pertenecer a varios programas. En Monday el programa no es un nivel de planificación aparte. En FlexiProject compruebas el efecto del retraso de un proyecto en una simulación antes de cambiar fechas.

Registras los objetivos estratégicos en el sistema con un valor base, uno objetivo y uno actual. La cascada de objetivos va de la organización a la división, y de ahí al proyecto y a la tarea. Aprobar un proyecto nuevo puede exigir señalar el objetivo al que sirve. En el módulo de objetivos estratégicos la dirección ve objetivos, KPI y proyectos vinculados en una sola pantalla. También ves de inmediato qué objetivos no tienen todavía ningún proyecto detrás.

Normalmente en dos pasos. Exportas los tableros de Monday a Excel y luego los importas a FlexiProject, asignando columnas a atributos de tarea. Los cronogramas llevados en MS Project se importan directamente desde archivos .mpp, con tareas, dependencias y responsables. Las tareas que no pertenecen a ningún proyecto pasan al módulo de trabajo operativo. Guardas un proyecto terminado como plantilla para los siguientes.

Quienes ejecutan tareas necesitan poco: actualizan una tarea, informan del avance, añaden un archivo y un comentario. La aplicación tiene ayuda contextual con vídeos cortos, disponible en la pantalla donde trabajas. Los jefes de proyecto y la PMO aprenden además cartas, plantillas y rutas de aprobación. Guardas los estándares de la empresa en la base de conocimiento del sistema, y el equipo los consulta sin salir del sistema.

No. FlexiProject tiene tres niveles de licencia según el rol en el proyecto. La licencia completa es para jefes de proyecto, PMO y patrocinadores, y la estándar para participantes activos que informan del avance. Quienes solo trabajan en sus propias tareas usan una licencia gratuita. Tú decides la proporción, así que con cien personas no compras cien licencias completas. Encuentra los detalles en precios y modelos de licencia.

Sí. Para empresas que deben guardar los datos en casa, FlexiProject es una alternativa a Monday en servidores propios, sin límites funcionales. Monday funciona solo en la nube del proveedor. Puedes empezar en la nube de FlexiProject y pasar a servidores propios más adelante, si cambian los requisitos. En la versión en la nube, los datos se guardan en el Espacio Económico Europeo. La versión de servidor cumple el requisito de alojamiento local que piden las empresas de sectores regulados.

Sí. Cada división o filial tiene su propio espacio de trabajo. Guarda ahí sus cartas de proyecto, plantillas, rutas de aprobación y lista de usuarios. La central fija el estándar común en un espacio conjunto. Un mismo proyecto puede verse en varios espacios. Asignas permisos en el espacio de trabajo del sistema. Así, una persona puede tener todos los permisos en un espacio y solo lectura en otro.

Sí. En el software de registro de tiempo registras horas en tareas de proyecto y en trabajo operativo. También puedes registrar el tiempo desde la aplicación móvil. Para cada tarea comparas el tiempo planificado con el real, y los datos alimentan el informe de utilización de recursos. Así el jefe de proyecto ve dónde el equipo dedica más horas de las previstas en el plan.