FlexiProject como alternativa a GanttPRO: la comparativa

Sí. En el software de cronograma de proyecto guardas una línea base y ves la desviación en el diagrama de Gantt. Apruebas la línea base mediante una ruta de aprobación, y todas las versiones aprobadas quedan disponibles para comparar. Declaras un cambio de fecha como una solicitud justificada. Ves el plan actual y el propuesto uno junto a otro antes de que un responsable apruebe el cambio. Las tareas llevan también iconos de alerta para riesgos, presupuesto y productos.

Sí. Abres cada cronograma en un software de diagrama de Gantt, donde vinculas las tareas con cuatro tipos de dependencia. Una dependencia puede llevar un desfase fijo. La ruta crítica se calcula sola, así que ves enseguida las tareas que deciden la fecha final. Las duraciones cuentan en días laborables según el calendario que fijas para el proyecto. Exportas el cronograma terminado a PDF, PNG o archivo MS Project.

Sí. Divides el proyecto en tantos niveles como haga falta: fases, subfases y paquetes de trabajo. El avance de las fases y de todo el proyecto se calcula automáticamente desde las tareas de debajo. En el software de plan de proyecto vinculas la estructura de desglose con los recursos, el presupuesto y los productos. Así cada paquete recibe personas y costes. Una plantilla de proyecto traslada toda la estructura al proyecto siguiente.

Sí. Ves la carga junto al diagrama de Gantt y por departamento, en todos los proyectos a la vez. La disponibilidad de cada persona tiene en cuenta las vacaciones y su jornada, y las vacaciones se importan desde Outlook. Cuando asignas una tarea por encima de la disponibilidad, el software de gestión de recursos te avisa. También compruebas la carga de todo un departamento antes de lanzar un proyecto nuevo.

Sí. Planificas costes e ingresos en un solo presupuesto, así que ves el resultado del proyecto sobre la marcha. Junto al plan y al gasto tienes la previsión del coste final, y la tesorería se reparte en los próximos meses. En GanttPRO, el presupuesto cubre el coste calculado a partir de las tarifas de los recursos, sin el lado de los ingresos. Apruebas cada cambio en el software de presupuesto de proyecto como una nueva versión.

Las personas anotan sus horas en las tareas en las que trabajan. Declaran el tiempo desde el navegador o desde la aplicación móvil. En el software de registro de tiempo comparas el tiempo planificado y el real en cada tarea. También ves cuántas horas quedan de la estimación inicial. Un jefe de proyecto detecta pronto las tareas que necesitan más trabajo del previsto.

Sí. Cada proyecto tiene su propio registro en el software de riesgos de proyecto. En cada riesgo anotas probabilidad, impacto, responsable, plan de respuesta y archivos adjuntos. Un administrador fija las categorías de riesgo y la matriz de evaluación, así que todos los proyectos se evalúan por igual. GanttPRO no incluye un registro de riesgos. En FlexiProject reúnes los riesgos de todos los proyectos en una pestaña de cartera.

Aprueban el cambio las personas indicadas en la ruta que defines tú mismo. Asignas quién decide según su rol en el proyecto, por ejemplo el patrocinador o el responsable de la oficina de proyectos. La ruta puede tener varias etapas, en secuencia o en paralelo. La solicitud de cambio lleva una justificación y compara el plan actual con el propuesto. Usas el mismo software de aprobación de proyectos para la carta, la línea base y el presupuesto.

Sí. Unes los proyectos relacionados en un programa y ves sus cronogramas en una sola línea de tiempo. Las dependencias vinculan tareas de proyectos distintos, así que un retraso en la entrega de uno mueve las fechas de los siguientes. Compruebas el efecto en una simulación antes de aprobarlo. Un mismo proyecto puede pertenecer a varios programas en el software de programas de proyectos.

Puntúas cada idea según criterios y pesos que fija la oficina de proyectos. Estos cubren por ejemplo el valor, el coste, el riesgo y el encaje con la estrategia. Envías una encuesta de puntuación a varios expertos y ves sus notas una junto a otra. Según el resultado, fijas el orden en el que los proyectos entran en la cartera. En el software de puntuación de proyectos todos los participantes en la decisión ven el ranking.

Los informes se generan con los datos vivos de los proyectos, sin volcar cifras a mano en una hoja de cálculo. Estado, desviación respecto a la línea base, presupuesto, riesgos e hitos quedan en un mismo conjunto. Preparas un juego de informes distinto para cada departamento y cada rol. En el software de informes, el informe mantiene el mismo formato cada mes, así que comparas los periodos con facilidad.

Exportas los cronogramas de GanttPRO a Excel y los importas en FlexiProject con la correspondencia de columnas. Después conviertes los tipos de proyecto recurrentes en plantillas. FlexiProject es una alternativa a GanttPRO que implantas poco a poco, proyecto a proyecto. En el software de plantillas de proyecto, una plantilla contiene el cronograma, el presupuesto, los riesgos habituales y los productos. Así el proyecto siguiente arranca con un plan completo.

Los miembros del equipo actualizan tareas, registran tiempo y comentan como en cualquier aplicación web. Cada pantalla lleva ayuda contextual con vídeos cortos. Los jefes de proyecto y la oficina de proyectos aprenden además la carta, el presupuesto y las revisiones. Guardas los estándares y las instrucciones de la empresa en el software de base de conocimientos. El equipo los lee así sin salir del sistema.

La oficina de proyectos fija la fecha de cada revisión. Los jefes de proyecto completan sus datos antes de la fecha. El cronograma, el presupuesto, los riesgos y los hitos alimentan un informe con la plantilla de la empresa. En la reunión comentas el material ya listo y tomas decisiones. Las decisiones y los comentarios de la dirección quedan archivados en el software de revisiones de proyecto.

Sí. Cada división o filial tiene su propio espacio de trabajo, con plantillas, cartas de proyecto, rutas de aprobación y lista de usuarios propios. La central fija el estándar común, y un mismo proyecto puede ser visible en varios espacios. En el software de espacios de trabajo fijas también quién ve qué proyectos. La interfaz existe en 28 idiomas, y cada usuario elige el suyo. Ajustas los permisos por separado para cada pestaña del proyecto, por ejemplo el presupuesto y los riesgos.

Sí. Eliges la nube o una instalación en tus propios servidores, con la misma funcionalidad en ambos modelos. GanttPRO solo funciona en la nube del fabricante. Para las empresas que guardan sus datos en casa, FlexiProject es una alternativa a GanttPRO en servidores propios. En la versión en la nube, guardas los datos en el Espacio Económico Europeo. Tienes todos los módulos del software de gestión estratégica de proyectos en los dos modelos.

Sí. Las organizaciones auditadas necesitan rutas de aprobación, historial de versiones de líneas base y presupuestos, y un registro de riesgos para toda la cartera. En FlexiProject tienes estos elementos de serie. Cada cambio guarda un autor, una fecha y el valor nuevo. Llevas los objetivos estratégicos y los proyectos vinculados a ellos en el software de objetivos estratégicos. Reúnes la documentación que pide un auditor con el trabajo ordinario sobre los proyectos.