Alternativa a Prism PPM: FlexiProject en comparación

Sí. Gestionas los riesgos en el módulo de gestión de riesgos, con ficha de riesgo y adjuntos. Cada ficha lleva también un plan de respuesta. Configuras tú mismo la matriz de riesgos, por ejemplo 3×3 o 5×5, y un administrador fija las categorías de riesgo. Enlazas cada riesgo con la tarea del cronograma a la que amenaza. Ves los riesgos de todos los proyectos en la pestaña del portafolio y en los informes de las revisiones.

Fijas criterios y pesos en el módulo de puntuación de proyectos. Un proyecto de inversión puede usar un modelo de valoración distinto al de un proyecto de TI. Envías una encuesta a varias personas evaluadoras y ves la media, la mediana y la dispersión de las notas. Repites la valoración también durante la ejecución, cuando cambia la situación del proyecto. Comparas los resultados en el portafolio y así fijas el orden de los proyectos.

A través del sistema de circuitos de aprobación haces pasar documentos, planes y presupuestos por el número de etapas que quieras. Señalas a la persona que decide por su rol en el proyecto, así el circuito sigue funcionando tras un cambio de personal. Las etapas pueden avanzar en paralelo cuando dos personas deciden a la vez. En cada decisión, quien decide añade un comentario, y el autor y la fecha se guardan de forma automática.

Notificas un cambio con una solicitud que indica el motivo y el alcance del ajuste. Ves el plan actual y el propuesto uno junto al otro en el diagrama de Gantt, antes de que quien decide apruebe el cambio. Cada versión aprobada del plan queda guardada, así un año después comparas dos cualesquiera. Los iconos junto a las tareas muestran enseguida si un cambio afecta a riesgos, presupuesto o entregables. Revisas todo el historial de cambios en el módulo de plan de proyecto.

Sí. En el módulo de plantillas de proyectos una sola plantilla cubre el cronograma, el presupuesto, una lista de riesgos típicos y los entregables. Las fechas de la plantilla se cuentan en días laborables desde el inicio del proyecto. Guardas un proyecto terminado como plantilla con un clic. También puedes importar el cronograma de una plantilla a un proyecto que ya está en marcha.

Una revisión tiene una fecha fija. Los datos del cronograma, el presupuesto, los riesgos y los hitos llegan a la plantilla de informe de la empresa. Cada portafolio puede tener su propio ritmo de revisiones. Guardas las revisiones anteriores en el archivo junto con las decisiones y los comentarios de la dirección. Encuentras los detalles en la página módulo de revisiones de proyectos.

Sí. FlexiProject es una buena alternativa a Prism PPM en la gestión de portafolio. Enlazas un proyecto con un objetivo estratégico. En el módulo de carteras de proyectos un proyecto pertenece a varias carteras sin duplicar datos. Una cartera tiene su propio presupuesto con una reserva y un VAN esperado. En una simulación desactivas un proyecto y ves enseguida cómo cambian los indicadores de la cartera.

En un programa enlazas los cronogramas de varios proyectos en un plan común sobre un mismo diagrama de Gantt. Las dependencias unen tareas de proyectos distintos, así un cambio de fecha en un proyecto mueve tareas en los demás. En modo qué pasaría si compruebas el efecto de un ajuste antes de decidir. Un proyecto puede pertenecer a varios programas. Lee más en la página módulo de programas de proyectos.

Sí. En FlexiProject planificas costes e ingresos en un solo presupuesto, así ves el beneficio del proyecto en cada línea. A la vez sigues el gasto real y una previsión hasta el cierre, y ves el flujo de caja mes a mes. La base de conocimiento de Prism PPM no tiene ingresos ni facturas. Preguntas por una línea del presupuesto en un comentario junto a ella, con la herramienta de comunicación del proyecto.

En el módulo de recursos de proyectos ves la disponibilidad diaria de cada persona, con vacaciones y jornada parcial. Importas las vacaciones desde Outlook. Ves la carga de trabajo en el diagrama de Gantt, así compruebas el efecto enseguida tras mover una tarea. Al asignar una tarea recibes un aviso si la persona supera su disponibilidad. También revisas la carga por departamento y en toda la organización.

Registras las horas en la herramienta de registro de tiempo, sobre la tarea del cronograma. Comparas el tiempo planificado con el real en cada tarea, sin exportar a una hoja de cálculo. Quienes ejecutan también informan del tiempo y del avance de tareas desde la aplicación móvil. Usas las horas registradas en el generador de informes junto con los datos de tareas y presupuesto.

Sí. Llevas el mantenimiento y las tareas recurrentes en el módulo de trabajo operativo, fuera de los proyectos. Las tareas recurrentes se recrean tras completarse, así no las creas de nuevo cada mes. El trabajo operativo usa la misma disponibilidad de equipo que los proyectos. Así, en la carga de una persona ves tanto proyectos como trabajo del día a día.

En la herramienta de informes de proyectos montas un informe en un generador, sin programar. Eliges campos, fijas filtros y exportas el resultado a Excel manteniendo los filtros. También informas de riesgos, entregables y cambios de plan. Montas cuadros de mando con widgets, y preparas conjuntos de informes por separado para departamentos y roles.

Sí. Para organizaciones que necesitan una instalación propia, FlexiProject es una alternativa a Prism PPM en tus propios servidores. No pierdes ninguna función. Prism PPM funciona solo en la nube. En la versión en la nube, FlexiProject guarda los datos en el Espacio Económico Europeo. Guardas los estándares de la empresa y los modelos de documentos en el módulo de base de conocimientos. Ese módulo queda junto a los proyectos que los usan.

El nivel de licencia depende de los permisos del usuario. Las personas que solo trabajan sus propias tareas usan el sistema gratis y sin límite. Prism PPM cuesta desde 20 USD por usuario al mes con facturación anual, y reparte sus funciones en tres planes. En FlexiProject no hay un número mínimo de licencias. La puesta en marcha y la configuración para tu organización están incluidas en la licencia. Encuentras los detalles en la página de precios de FlexiProject.