Systemeinstellungen

Die Systemeinstellungen (Hauptmenü) sind der Ort, an dem ein Administrator die Anwendung an die Organisation anpasst. Links befindet sich eine Liste von Einstellungsbereichen, von denen sich jeder als eigene Seite öffnet:

• Organisation und Informationen zum System — Organisationsdaten, Sicherheit und Versionen (siehe Organisation und Informationen zum System),
• Arbeitsbereiche — Arbeitsbereiche; Projektrollen — Projektrollen,
• Projektstatusse — Projektstatusse; Projektzustand — Projektzustand; Zeitplanattribute — Zeitplanattribute,
• Module, die sich ein- und ausschalten lassen: Budget, Risiken, Zeiterfassung, Ressourcen, Überprüfung, Scoring, Projektcharta, Produkte und Strategie (siehe Module ein- und ausschalten); Akzeptanzen — Genehmigungspfade,
• Integrationen: JIRA (Jira-Integration), Microsoft Entra ID (Microsoft Entra ID-Integration) und Webhooks (Webhooks).

Die Systemeinstellungen stehen Systemadministratoren zur Verfügung (siehe Benutzer und Berechtigungen). Auf einem schmalen Bildschirm wird die Liste der Bereiche zu Registerkarten.

Organisation

Die erste Einstellungsseite, Organisation, enthält diese Felder. Änderungen werden sofort gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen oder die Option umschalten:

• Das Logo der Organisation — wird im Logo-Feld hochgeladen und geändert.
• Der Name der Organisation (Pflichtfeld).
• Standard-Systemsprache (siehe Standardsprache der Organisation).
• Zwei-Faktor-Authentifizierung — Aktiviert / Aus. Ist sie eingeschaltet, müssen alle Benutzer die Anmeldung mit einem Code aus einer E-Mail bestätigen (siehe Zwei-Faktor-Authentifizierung).
• Anmeldemethoden — Login und Passwort + SSO oder Nur SSO (siehe Anmeldemethoden). Das Feld ist sichtbar, wenn in der Umgebung die Anmeldung über Microsoft oder Google konfiguriert ist.

Eine Demo-Organisation zeigt außerdem die Schaltfläche Löschen einer Organisation. Nach Eingabe des Organisationsnamens löscht sie alle Daten der Organisation dauerhaft, ohne Möglichkeit der Wiederherstellung.

Informationen zum System

Die Seite Informationen zum System zeigt schreibgeschützte Daten: die API-Version, die Version der Anwendung, die letzte Mongo-Migration, die Dateigröße der Organisation (Anhänge und andere gespeicherte Dateien, in B, KB, MB oder GB) und die Lizenz — die Anzahl der Lizenzen Voll und Standard sowie das Verfallsdatum. Anhand der Dateigröße behalten Sie den belegten Speicherplatz im Verhältnis zum Limit des Tarifs im Blick. Benutzerlizenzen werden unter Benutzer und Berechtigungen zugewiesen.

Projektstatusse

Ein Projektstatus beschreibt die Phase im Leben eines Projekts, zum Beispiel Planung, Durchführung oder Abschluss. Die Status sind auf der Seite Projektstatusse zusammengefasst. Ein Status hat die Felder Name und Farbe, und die Reihenfolge in der Liste ist die Reihenfolge in der Anwendung.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Status hinzufügen öffnet sich mit einer zufällig gewählten Farbe.
2. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie die Farbe.
3. Bestätigen Sie mit Hinzufügen. Der Status steht in den Projekteinstellungen zur Verfügung.

Ein Klick auf einen Status in der Liste öffnet das Fenster Status bearbeiten. Die Reihenfolge der Status ändern Sie per Ziehen (der Griff erscheint, wenn Sie mit der Maus über eine Zeile fahren). Die Schaltfläche Löschen ist verfügbar, wenn es mehr als einen Status gibt; beim Löschen wählen Sie einen Ersatzstatus, den alle Projekte mit dem gelöschten Status erhalten (Wenn Sie einen Projektstatus löschen, wird er aus allen Projekten entfernt, denen er zugeordnet ist. Wählen Sie einen neuen Status, der diesen Projekten zugewiesen werden soll:).

Projektstatus werden auch in einer Einstellung des Moduls Ressourcen verwendet: Dort wählen Sie die Status, deren Arbeit in die Auslastung eingerechnet wird (siehe Zählen des Zeitaufwands).

Zählen des Zeitaufwands

Ein Administrator entscheidet global, welche Projekte in die Berechnung der Auslastung von Personen im Modul Ressourcen einfließen. Dafür dient der Abschnitt Zählen des Zeitaufwands auf der Seite Ressourcen der Systemeinstellungen (sichtbar, sobald das Modul eingeschaltet ist).

1. Klicken Sie im Abschnitt Zählen des Zeitaufwands auf Einstellungen. Ein Fenster mit der Liste aller Projektstatus öffnet sich.
2. Schalten Sie die Status ein, deren Projekte in die Auslastung einfließen sollen.
3. Schalten Sie optional unter Archivierte Projekte die Option Archivierte Projekte einbeziehen ein.
4. Speichern Sie.

Projekte in Status, die nicht eingeschaltet wurden, lassen sich in der Auslastungsansicht separat über die Option Nicht enthaltene anzeigen einblenden (siehe Auslastung der Ressourcen in der Organisation). Die übrigen Moduleinstellungen sind unter Einstellungen des Moduls Ressourcen beschrieben.

Module ein- und ausschalten

Die Module Budget, Risiken, Zeiterfassung, Ressourcen, Überprüfung, Scoring, Projektcharta, Produkte und Strategie schalten Sie für die gesamte Organisation mit dem Schalter Aktiviert / Aus oben auf der Seite des Moduls in den Systemeinstellungen ein und aus. Ein Modul hat außerdem weitere Einstellungen, die verfügbar sind, sobald es eingeschaltet ist. Die Änderung wird sofort gespeichert.

1. Öffnen Sie die Systemeinstellungen und wählen Sie die Seite des Moduls.
2. Stellen Sie das Modul auf Aktiviert oder Aus.

Das Ausschalten löscht keine Daten — es blendet die Registerkarten und Funktionen des Moduls für alle Benutzer aus, und nach erneutem Einschalten sind die Daten wieder sichtbar. Das Modul Organisationsstruktur schaltet sich von selbst ein, wenn die Organisation mindestens eine Abteilung hat (siehe Organisationsstruktur).

Standardsprache der Organisation

Das Feld Standard-Systemsprache auf der Seite Organisation legt die Sprache fest, die neue Benutzer der Organisation erhalten. Einladungen werden in dieser Sprache versendet, und beim Kopieren von Elementen erstellte Namen entstehen ebenfalls in dieser Sprache. Jeder Benutzer kann seine eigene Sprache anschließend im Profil ändern (siehe Benutzersprache).

1. Öffnen Sie die Systemeinstellungen; die Seite Organisation öffnet sich standardmäßig.
2. Wählen Sie in der Liste Standard-Systemsprache eine Sprache aus. Die Änderung wird sofort gespeichert.