Zahlungen & Abonnement

Das Modul Zahlungen (im Hauptmenü der Menüpunkt Zahlungen) dient der Verwaltung des Abonnements der Organisation: der Anzahl der Lizenzen, des Abrechnungszyklus, der Zahlungsmethode, der Rechnungsdaten und der Rechnungen. Es steht in der Cloud-Version von FlexiProject den Administratoren der Organisation zur Verfügung; in einer selbst betriebenen Installation antwortet die Anwendung mit der Meldung Sie haben keinen Zugriff auf Zahlungen.

Die Preise hängen von der Anzahl der Lizenzen Standard und Voll (siehe Lizenzen) und vom Abrechnungsland ab. Organisationen mit einem individuellen Vertrag zahlen nicht per Karte — sie sehen weder die Karte zur Zahlungsmethode noch den Befehl zum Wiederherstellen des Abonnements.

Abonnement starten

Eine Organisation, die noch nicht zahlt, sieht auf der Seite Zahlungen das Formular für die erste Zahlung. Ist der Zugriff auf die Anwendung wegen einer fehlenden Zahlung gesperrt, erscheint die Meldung Der Zugriff auf FlexiProject wurde gesperrt mit der Aufforderung, das FlexiProject-Team zu kontaktieren.

1. Anzahl der Lizenzen. Im Teil Anzahl der Lizenzen legen Sie die Anzahl der Lizenzen Standard und Voll fest. Sie darf nicht niedriger sein als die Zahl der Benutzer, die diese Lizenz bereits haben.
2. Abrechnungszyklus. Im Teil Zahlungsübersicht wählen Sie Jährliche Zahlung (mit einem Rabatt, dessen Höhe die Anwendung anzeigt) oder Monatliche Zahlung. Unter der Auswahl sehen Sie im Feld Periode den Abrechnungszeitraum.
3. Rechnungsdaten. Im Teil Details zur Rechnung füllen Sie die Felder Land, USt-IdNr., Firmenname, Straße und Hausnummer (optional), PLZ, Ort und Email für die Rechnung aus. Im Feld Zusätzliche Informationen (bis zu 256 Zeichen) tragen Sie Text ein, der auf Rechnungen erscheinen soll, zum Beispiel eine Bestellnummer. Eine Änderung des Landes berechnet die Preise neu.
4. Zahlungsmethode. Im Teil Zahlungsmethode geben Sie die Kartendaten ein: Nummer, Verfallsdatum und CVV. Das Kartenformular wird vom Zahlungsdienstleister verarbeitet. Diese Karte wird für die erste Zahlung und für die folgenden automatischen Verlängerungen verwendet.
5. Zusammenfassung und Zahlung. Die Zusammenfassung zeigt die Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttobeträge für den gewählten Zeitraum und aktualisiert sich bei jeder Änderung. Die Schaltfläche Bezahlen & Aktivieren schließt den Vorgang ab. Verlangt die Bank eine 3D-Secure-Bestätigung, wird das Fenster Bestätigung der Zahlung geöffnet.

Nach einer erfolgreichen Zahlung ist das Abonnement aktiv, und die Rechnung geht an die E-Mail-Adresse. Schlägt die Zahlung fehl, erscheint die Meldung Zahlung nicht abgeschlossen, und das Formular bleibt zur Korrektur geöffnet.

Abonnement verwalten

Bei einem aktiven Abonnement zeigt die Seite Zahlungen folgende Teile: Anzahl der Lizenzen (mit dem Enddatum des laufenden Abrechnungszeitraums), Details zur Rechnung, Zahlungsmethode (ohne individuellen Vertrag), Übersicht der nächsten Zahlung, Rechnungen und Kündigung des Abonnements.

Anzahl der Lizenzen ändern

1. Klicken Sie im Teil Anzahl der Lizenzen auf bearbeiten. Das Fenster Anzahl der Lizenzen bearbeiten wird geöffnet, mit der Anzahl der Lizenzen Standard und Voll und den aktuellen Zuweisungen (Zurzeit). Die Anzahl darf nicht unter die Zahl der Benutzer mit dieser Lizenz sinken.
2. Ändern Sie die Anzahl. Eine Erhöhung erfordert eine Zusatzzahlung, die dem Rest des laufenden Zeitraums entspricht — die Berechnung wird im Fenster unter dem Abrechnungszeitraum angezeigt. Die Schaltfläche wechselt zu Ich akzeptiere und zahle; nach einer erfolgreichen Zahlung gilt die neue Anzahl sofort.
3. Eine Verringerung wird mit Speichern gespeichert und gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Im laufenden Zeitraum sinkt die Gebühr nicht, und bei der Lizenz erscheint ein Etikett Nächste Periode mit der neuen Anzahl.

Die Schaltfläche bearbeiten ist ausgeblendet, bis das Abonnement bezahlt ist.

Abrechnungszyklus ändern

Wählen Sie im Teil Übersicht der nächsten Zahlung Jährliche Zahlung oder Monatliche Zahlung. Die Zusammenfassung zeigt den Zeitraum und die Kosten des nächsten Zyklus. Nach der Änderung der Auswahl erscheint Speichern; die Änderung gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.

Zahlungsmethode ändern

Die Schaltfläche bearbeiten im Teil Zahlungsmethode öffnet ein Formular für eine neue Karte. Die neue Karte ersetzt die bisherige nach der Autorisierung (bei Bedarf mit 3D-Secure-Bestätigung). Bei einem Fehler zeigt die Anwendung Fehler beim Aktualisieren der Zahlungsmethode an.

Details zur Rechnung

Der Teil Details zur Rechnung zeigt das Land, die Steuernummer, den Firmennamen, die Adresse und die E-Mail-Adresse für Rechnungen. Die Schaltfläche bearbeiten öffnet das Fenster Details zur Rechnung mit denselben Feldern wie das Formular für die erste Zahlung (siehe Abonnement starten), einschließlich des Feldes Zusätzliche Informationen. Tragen Sie dort Inhalte ein, die nicht in die Standardfelder passen, zum Beispiel den Namen der Person, die das Dokument genehmigt, einen internen Kostencode oder eine Referenznummer. Sie gelangen auf Rechnungen, die in den folgenden Abrechnungszeiträumen erstellt werden. Eine falsche Steuernummer endet mit der Meldung Falsche Steueridentifikationsnummer.

Rechnungen

Der Teil Rechnungen enthält die Abrechnungshistorie, die neueste Rechnung zuerst. Die Spalten sind Nummer, Ausstellungsdatum, Nettowert, MwSt., Bruttowert und der Zahlungs-Status (Bezahlt oder unbezahlt). Die Liste ist seitenweise aufgebaut. Gibt es keine Rechnungen, erscheint die Meldung Keine Daten zur Anzeige.

KSeF-Status (nur polnische Organisationen)

Rechnungen polnischer Organisationen gehen an das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF). Die Spalte mit dem KSeF-Status zeigt den vom Register zurückgegebenen Zustand:

• Registriert — die Rechnung wurde akzeptiert. Daneben erscheint ein Symbol zum Herunterladen als PDF.
• In Bearbeitung — die Rechnung wurde gesendet und wartet auf Bestätigung.
• Fehler — das Senden ist fehlgeschlagen; der Tooltip fordert Sie auf, uns zu kontaktieren.
• Ausfall — das externe Registrierungssystem ist vorübergehend nicht verfügbar.

Abonnement kündigen und wiederherstellen

Kündigen

1. Klicken Sie im Teil Kündigung des Abonnements auf Abonnement kündigen. Das Fenster Bestätigung der Stornierung wird mit dem Enddatum des laufenden bezahlten Zeitraums geöffnet.
2. Klicken Sie auf Stornierung bestätigen.

Die automatische Verlängerung wird ausgeschaltet, und es werden keine weiteren Gebühren berechnet. Der Zugriff auf die Anwendung besteht bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Der Teil Kündigung des Abonnements verschwindet, und der Teil Status des Abonnements ersetzt den Teil Übersicht der nächsten Zahlung und zeigt, dass das Abonnement gekündigt wurde.

Wiederherstellen

Bis zum Ende des bezahlten Zeitraums können Sie das Abonnement mit der Schaltfläche Abonnement wiederherstellen im Teil Status des Abonnements wiederherstellen (außer in Organisationen mit einem individuellen Vertrag). Die automatische Verlängerung wird wieder eingeschaltet.