Integration mit Microsoft Entra ID

Die Microsoft-Entra-ID-Integration synchronisiert die Benutzer der Organisation mit dem Microsoft-Verzeichnis. Änderungen im Verzeichnis werden in der Anwendung nachvollzogen: Ein neuer Entra-ID-Benutzer wird automatisch zur Benutzerliste von FlexiProject hinzugefügt und kann sich mit einem Microsoft-Konto anmelden, und ein aus dem Verzeichnis entfernter Benutzer wird als gelöscht markiert. Mit einem Microsoft-365-Paket können Sie außerdem ganztägige Abwesenheiten aus dem Outlook-Kalender abrufen.

Ein Administrator konfiguriert die Integration unter Systemeinstellungen > Microsoft Entra ID (siehe Systemeinstellungen). Die folgenden Abschnitte beschreiben die Registrierung der Anwendung in Entra ID, die Verbindung sowie die Synchronisierung von Benutzern und Kalendern.

Hinweis: Nutzt die Organisation eine individuelle Integration mit einem lokalen Active Directory, werden die Benutzer ausschließlich darüber synchronisiert. Eine zusätzliche Verbindung zu Microsoft Entra ID aktiviert dann nur die Microsoft-365-Integration und die Kalendersynchronisierung.

Registrierung der Anwendung in Microsoft Entra ID

Der erste Schritt ist die Registrierung von FlexiProject als Anwendung in Microsoft Entra ID. Durch die Registrierung erhält der Administrator die Verbindungsparameter: Mieter-ID, Kunden-ID und Kundenschlüssel. Die Schritte werden im Microsoft-Portal ausgeführt, die Bezeichnungen der Einträge hängen also von dessen aktueller Version ab.

1. Melden Sie sich mit einem Microsoft-365-Konto auf office.com an und öffnen Sie das Werkzeug Administrator.
2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Alle anzeigen und im Menü Erweitert den Eintrag Microsoft Entra ID.
3. Wählen Sie im Menü von Microsoft Entra ID App-Registrierungen.
4. Klicken Sie auf + Neue Registrierung. Das Formular zur Registrierung der Anwendung wird geöffnet.
5. Geben Sie einen Namen für die Anwendung ein, zum Beispiel „FlexiProject“, und wählen Sie den Kontotyp Einzelner Mandant.
6. Erteilen Sie der Anwendung die Berechtigungen zum Lesen von Kalendern, Gruppen und Benutzerinformationen.
7. Klicken Sie auf Registrieren.

Die Verbindungsdaten

Nach der Registrierung öffnet das Portal den Abschnitt Übersicht. Daraus stammen zwei Werte: die Verzeichnis-ID (Mieter-ID) und die Anwendungs-ID (Kunden-ID). Der dritte Wert, der geheime Clientschlüssel, muss noch erzeugt werden:

1. Wechseln Sie im Menü auf der linken Seite zum Modul Zertifikate & Geheimnisse.
2. Klicken Sie auf + Neuer geheimer Clientschlüssel.
3. Wählen Sie eine Gültigkeitsdauer (zwei Jahre werden empfohlen) und geben Sie eine Beschreibung ein, an der Sie ihn erkennen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Der erzeugte Schlüssel erscheint in der Liste Geheime Clientschlüssel; die Schaltfläche In die Zwischenablage kopieren kopiert seinen Wert.

Hinweis: Wenn der Schlüssel abläuft, funktioniert die Verbindung nicht mehr. Die Anwendung zeigt dann eine Meldung an, dass die Verbindung ungültig ist und der geheime Clientschlüssel möglicherweise abgelaufen ist, und Sie müssen einen neuen Schlüssel eingeben (siehe Verbindung erstellen).

Verbindung erstellen

Für die Verbindung benötigen Sie drei Parameter aus dem Microsoft-Portal: Mieter-ID, Kunden-ID und Kundenschlüssel (siehe Registrierung der Anwendung in Microsoft Entra ID).

1. Öffnen Sie die Systemeinstellungen (Hauptmenü) und wechseln Sie zur Seite Microsoft Entra ID.
2. Klicken Sie auf Verbindung hinzufügen. Das Fenster Verbindung zu Microsoft Entra ID wird geöffnet.
3. Geben Sie die Mieter-ID (die Kennung des Mandanten), die Kunden-ID (die Kennung der Anwendung) und den Kundenschlüssel (den im Portal kopierten Wert des Geheimnisses) ein.
4. Beschränken Sie optional die importierten Benutzer auf ausgewählte Gruppen — geben Sie im Feld Import auf Basis der IDs von Benutzergruppen (durch Kommas trennen) die Objekt-IDs von Entra-ID-Gruppen durch Kommas getrennt ein. Akzeptiert werden nur IDs, keine Gruppennamen. Ein leeres Feld bedeutet den Import aller Benutzer.
5. Klicken Sie auf Speichern. Bei korrekten Daten schließt sich das Fenster, die Meldung Verbindung zu Microsoft Entra ID erfolgreich hergestellt erscheint, und auf der Seite wird eine Zeile für die Verbindung angezeigt. Bei falschen Daten erscheint die Meldung Verbindung zu Microsoft Entra ID fehlgeschlagen, und das Fenster bleibt geöffnet.

Verbindungsliste

Die Tabelle zeigt Mieter-ID, Kunden-ID, Status (Aktiv, Keine Verbindung oder Synchronisierungsfehler) und Letzte Synchronisierung — die Zahl der synchronisierten Benutzer und die Zeit seit der Synchronisierung. Das Zeilenmenü (drei Punkte) enthält die Befehle bearbeiten, Sync (startet sofort eine Synchronisierung) und Löschen. Im Bearbeitungsfenster bleibt das Feld für den Clientschlüssel leer, solange Sie keinen neuen Schlüssel eingeben; ein abgelaufener Schlüssel wird genau auf diese Weise ersetzt.

Das Löschen der Verbindung unterbricht die Synchronisierung der Benutzerkonten und ihrer Status mit Microsoft Entra ID; die Anwendung fragt nach einer Bestätigung.

Benutzersynchronisierung

Nach dem Erstellen der Verbindung synchronisiert FlexiProject die Benutzer regelmäßig. Abgerufen werden Konten mit einer E-Mail-Adresse. Außerdem stehen die Schaltfläche Sync und der Einladungsschalter zur Verfügung.

• Ein neuer Benutzer in Entra ID erhält ein Konto in FlexiProject und wird zum aktiven Benutzer (ein in Entra ID deaktiviertes Konto wird nicht angelegt).
• Ein bestehender FlexiProject-Benutzer wird anhand der E-Mail-Adresse mit dem Entra-ID-Konto verknüpft.
• Ein Benutzer, der nicht mehr im Verzeichnis ist, wird in FlexiProject als Gelöscht markiert und verliert den Zugriff.
• Ein synchronisierter Benutzer hat in der Benutzerliste neben dem Status ein Synchronisierungssymbol. Ein manuell hinzugefügter und in Entra ID nicht vorhandener Benutzer hat dieses Symbol nicht (siehe Benutzerliste).

Bei eingeschalteter Organisationsstruktur kann die Synchronisierung auch Abteilungen anhand der Vorgesetzten in Entra ID aufbauen (siehe Automatischer Import der Struktur aus Microsoft Entra ID).

Einladungen für Entra-ID-Benutzer

Der Schalter E-Mail-Einladungen für Benutzer aus Microsoft Entra ID unter der Verbindungstabelle schaltet den Versand einer Willkommens-E-Mail mit einer Einladung zu FlexiProject an jeden neuen, automatisch aus Entra ID hinzugefügten Benutzer ein. Unabhängig von der Einstellung erhält der Benutzer die übrigen E-Mail-Benachrichtigungen erst nach der ersten Anmeldung oder nach der ersten ihn betreffenden Aktion, zum Beispiel der Zuweisung zu einer Aufgabe oder der Erwähnung in einem Kommentar (siehe E-Mail-Benachrichtigungen).

Synchronisierung des Outlook-Kalenders

Die Verbindung zu Microsoft Entra ID ermöglicht es außerdem, ganztägige Abwesenheiten von Benutzern aus dem Outlook-Kalender (Microsoft 365) in deren Verfügbarkeit zu übernehmen. Die Abwesenheiten gelangen in den Verfügbarkeitskalender des Benutzers im Modul Ressourcen.

1. Öffnen Sie die Systemeinstellungen (Hauptmenü) und wechseln Sie zur Seite Ressourcen.
2. Schalten Sie die Option Outlook-Kalenderverbindung ein. Die Option ist sichtbar, wenn die Verbindung zu Microsoft Entra ID aktiv ist.

Ganztägige Ereignisse mit dem Status Frei, die synchronisierte Benutzer in Outlook eingetragen haben, werden in deren Verfügbarkeit gespeichert. Im Kalender im Modul Ressourcen sind sie mit einem Synchronisierungssymbol gekennzeichnet, und solche Ausnahmen können nicht bearbeitet werden. Sie verschwinden automatisch, wenn das Ereignis in Outlook gelöscht oder die Option ausgeschaltet wird (siehe Einstellungen des Moduls Ressourcen).