Häufig gestellte Fragen

FlexiProject ist ein PPM-System: eine Software zur Verwaltung von Projekten und Projektportfolios. Für jedes Projekt führen Sie darin Zeitplan, Budget, Ressourcen und Risiken, und auf Organisationsebene vergleichen Sie Projekte in Portfolios, Berichten und strategischen Zielen. Sie nutzen es im Browser, in der Cloud oder installiert auf Ihrem eigenen Server. Sehen Sie, wie unsere Software für Projektmanagement funktioniert.

Für Organisationen, die viele Projekte gleichzeitig führen und sie an einem Ort überblicken möchten: von den Aufgaben einer einzelnen Person bis zum Projektportfolio und den strategischen Zielen. Es wird von Projektleitern, Projektmanagement-Büros (PMO), Führungskräften und den Personen genutzt, die Aufgaben ausführen. Auf unserer Website beschreiben wir den Einsatz in mehr als 30 Branchen, darunter Produktion, Energie, Finanzen, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung und IT: siehe PPM-Software für Ihre Branche.

FlexiProject schreibt keine einzelne Methode vor. In einer Organisation können Sie Wasserfallprojekte mit Phasen und Meilensteinen führen, agile Projekte auf dem Kanban-Board im System sowie hybride Projekte, die beides verbinden. Aus PRINCE2 oder Stage-Gate bekannte Elemente wie der Projektsteckbrief, Genehmigungsabläufe, das Risikoregister und Projektprodukte lassen sich in Projektvorlagen einrichten.

Die Oberfläche von FlexiProject ist in 28 Sprachen verfügbar: Englisch (britisch und amerikanisch), Bulgarisch, Chinesisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Deutsch, Griechisch, Ungarisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Lettisch, Litauisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Schwedisch, Türkisch und Ukrainisch. Jeder Benutzer wählt die Sprache in seinem Profil, und E-Mail-Benachrichtigungen kommen in der Sprache des Empfängers an.

Ja, für iOS und Android. In der mobilen App sehen Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben aus allen Projekten, aktualisieren deren Fortschritt, fügen Kommentare und Anhänge hinzu und erfassen Ihre Arbeitszeit. Projektplanung, Budgets und Berichte sind im Browser verfügbar. Die mobile App ist im Lizenzpreis enthalten.

FlexiProject vereint die Führung eines einzelnen Projekts (Zeitplan, Budget, Ressourcen, Risiken) mit dem Projektportfolio, Genehmigungsabläufen und der Strategie der Organisation in einem System. Personen, die nur Aufgaben ausführen, nutzen es kostenlos, und das System läuft in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server. Wie es im Vergleich zu bestimmten Tools abschneidet, sehen Sie unter Vergleiche von FlexiProject mit anderen Systemen.

Das gesamte Projekt: den Projektsteckbrief, den Zeitplan mit Gantt-Diagramm, das Budget, Ressourcen, Risiken, Produkte und die Arbeitszeit. Auf Organisationsebene gibt es Projektportfolios und Programme, Scoring, Genehmigungsabläufe, Reviews, Berichte sowie die Strategie mit Zielen und Kennzahlen. Sehen Sie sich zum Beispiel das Modul für Projektzeitpläne an.

Ja. Ein Portfolio gruppiert Projekte, damit Sie sie gemeinsam bewerten, vergleichen und überwachen können. Es enthält eine Zusammenfassung, eine Projektliste, einen gemeinsamen Zeitplan und eine Simulation, außerdem Budget und Risiken, sobald diese Module aktiviert sind. Ein Projekt kann zu mehreren Portfolios gehören. Sehen Sie, wie die Software für Projektportfoliomanagement funktioniert.

Ja. Berichte werden aus den Echtzeitdaten Ihrer Organisation erstellt und zeigen daher stets den aktuellen Stand. Sie sehen nur die Projekte, auf die Sie Zugriff haben. Der Projektbericht hat außerdem eine Gantt-Ansicht und eine Zusammenfassung, und die Ergebnisse können Sie nach Excel exportieren. Das Modul für Berichte gehört zur Voll-Lizenz.

Ja, ganz ohne Programmierung. Ein Administrator richtet Vorlagen für Projektsteckbriefe, benutzerdefinierte Attribute für Projekte und Aufgaben, Genehmigungsabläufe, Projektrollen, Status und Arbeitsbereiche ein, zum Beispiel einen eigenen für jede Gesellschaft oder Niederlassung. Das können Sie selbst tun oder gemeinsam mit uns bei der Einführung: siehe wie Sie das System konfigurieren, passend zu Ihren eigenen Standards.

Die KI erstellt aus einer in Ihren eigenen Worten verfassten Beschreibung einen Projektentwurf: Name, Beschreibung, Startdatum und eine Aufgabenhierarchie mit Dauern. Die Aufgaben gelangen in den Zeitplan, wo Sie sie korrigieren und Risiken, Budget und Abhängigkeiten ergänzen. In der Cloud ist die Funktion standardmäßig aktiviert und kostenlos, und auf Anfrage schalten wir sie ab. Bei der Installation auf Ihrem eigenen Server können Sie Ihren eigenen KI-Dienst anbinden.

Drei: eine Liste im WBS-Layout, ein Gantt-Diagramm und ein Kanban-Board. Alle zeigen dieselben Aufgaben und Meilensteine, sodass eine in einer Ansicht vorgenommene Änderung sofort auch in den anderen sichtbar ist. Der Zeitplan besteht aus Aufgaben, Phasen (Sammelvorgängen) und Meilensteinen.

Vier: Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Ende-Ende und Anfang-Ende, jeweils mit einer in Arbeitstagen gezählten Verzögerung. Die Option „Feste Verzögerung“ behält den Abstand zwischen Aufgaben bei, wenn diese verschoben werden. Abhängigkeiten können Sie auch als Kurzschreibweise in die Spalten Vorgänger und Nachfolger eintragen, zum Beispiel 4SS+2.

Ja. In der Gantt-Ansicht öffnet die Schaltfläche „Diagramm“ die Einstellungen mit dem Schalter „Kritischer Pfad“, der standardmäßig ausgeschaltet ist. Ist er eingeschaltet, hebt das Diagramm die Aufgaben und Abhängigkeiten hervor, die das Projektende bestimmen. Der Pfad basiert auf den von Ihnen eingegebenen Abhängigkeiten, tragen Sie diese also zuerst im Tool für Gantt-Diagramme ein.

Ja. Das Ziehen eines Balkens verschiebt die Aufgabe in der Zeit, der linke Rand ändert das Startdatum, der rechte Rand das Enddatum, und der Pfeil unter dem Balken legt den Fortschritt fest. Eine Abhängigkeit erstellen Sie, indem Sie den Punkt von einem Balken auf einen anderen ziehen. Weichen die Termine nach der Neuberechnung der Abhängigkeiten ab, informiert Sie eine Meldung, dass die Termine aktualisiert wurden.

Ja. Der Fortschritt einer Phase oder jeder Aufgabe mit Teilaufgaben wird aus dem Fortschritt ihrer Teilaufgaben berechnet. Die Phase beginnt am frühesten Startdatum ihrer Teilaufgaben und endet am spätesten Enddatum. Wird eine Sammelaufgabe als erledigt markiert, werden alle ihre Teilaufgaben abgeschlossen. Der Fortschritt ist der prozentuale Erledigungsgrad der Aufgaben.

Teilweise. In der Zeitplanliste wird das Enddatum einer Aufgabe rot dargestellt, deren Frist verstrichen ist und deren Fortschritt unter 100 % liegt. Die Projektzusammenfassung zeigt die Anzahl der verspäteten Aufgaben, und im Dashboard können Sie ein Widget mit dem Kriterium „Verspätet“ hinzufügen. Ein verspäteter Meilenstein erhält in der Spalte Meilensteine eine rote Raute. Aufgabenbalken im Gantt-Diagramm heben wir nicht hervor.

Ja. Das Modul für Projektpläne speichert die genehmigten Zeitplantermine und Budgetbeträge als Basisplan. Die Spalten „Geplanter Start“ und „Geplantes Ende“ sowie die Abweichungen zeigen, wie sich die aktuellen Termine unterscheiden, und im Gantt-Diagramm schalten Sie den Balken „Basisplan“ ein. Spätere Änderungen am Zeitplan verändern den Plan nicht, sondern nur die Abweichung von ihm.

Über eine „Planänderung“ im Reiter Plan. Der Antrag enthält einen Namen, eine Beschreibung, eine Begründung, die geprüften Alternativen sowie das gewünschte Projektende und Budget mit der Abweichung vom Basisplan, und er durchläuft dann den von Ihnen gewählten Genehmigungspfad. So hält eine einzige Stelle fest, was sich geändert hat, warum, was es kostet und wer zugestimmt hat.

Nicht direkt. Abweichungen werden gegenüber dem ersten und dem letzten genehmigten Plan berechnet. Jede weitere Genehmigung wird als „Planänderung“ gespeichert, und die früheren Pläne können Sie im Planfenster öffnen. Sobald mindestens zwei Pläne genehmigt sind, stellt die Schaltfläche „Diagramm anzeigen“ grafisch dar, wie sich das Projektende und die Kosten verändert haben.

Ja. Arbeitstage und Feiertage legen Sie für jedes Projekt separat unter Einstellungen, Arbeitstage fest: Sie haken die Wochentage an und fügen freie Tage mit Namen und Datum hinzu. Ein neues Projekt hat Montag bis Freitag als Arbeitstage und keine Feiertage. Nach dem Speichern werden die Termine aller Aufgaben und Meilensteine neu berechnet, und diese Änderung lässt sich nicht mit der Schaltfläche „Änderungen rückgängig machen“ zurücknehmen.

Ja. Sie können eine Abhängigkeit zu einer Aufgabe in einem anderen Projekt hinzufügen, sofern Sie Berechtigungen für dieses Projekt haben. Die Termine werden erst nach der Genehmigung im Programm neu berechnet, das Projekte gruppiert und einen gemeinsamen Zeitplan zeigt, die Änderung wird also nicht sofort wirksam.

Ja. Das Team arbeitet im Browser am selben Projekt, ohne dass das Projekt gesperrt wird und ohne Dateikopien. Im Zeitplan sehen Sie, wer gerade aktiv ist. Nimmt jemand eine Änderung vor, erhalten die anderen eine Meldung mit dem Namen des Autors und laden die neuen Daten per Schaltfläche, denn Änderungen anderer Personen werden nicht von selbst aktualisiert.

Ja, dafür gibt es Zeitplanattribute. Ein Administrator definiert sie in den Systemeinstellungen mit einem Namen und einem Typ, zum Beispiel eine Liste mit farbigen Optionen oder eine Zahl, die sich summieren lässt. In einem Projekt schalten Sie ein Attribut als Listenspalte und als Feld im Aufgabenbereich ein, färben die Balken des Gantt-Diagramms danach ein und fügen es als Spalte in Aufgabenberichten hinzu.

Ja. Die Schaltfläche „Export“ in der Gantt-Ansicht speichert das Diagramm als PDF-Dokument oder PNG-Bild, mit dem aktuellen Filter, den Spalten, den Darstellungseinstellungen und dem Zoom. Das PDF öffnet sich in der Browser-Vorschau, wo Sie es speichern oder drucken können. Den Zeitplan selbst können Sie außerdem nach Excel und als MS-Project-XML exportieren.

Ja, mit Einschränkungen. Sie können den Zeitplan in eine Microsoft-Project-Datei (.xml) exportieren, die sich in diesem Programm öffnen lässt. Eine .mpp-Datei importieren Sie über Einstellungen, Import, Aus Microsoft Project und wählen dabei „Abhängigkeiten neu berechnen“ oder „Termine beibehalten“. Die neuen Elemente werden hinter den vorhandenen Aufgaben hinzugefügt, und einen Export in eine native .mpp-Datei gibt es nicht.

Ja. Der Zeitplanverlauf hält fest, wer was geändert hat, und bei einer Änderung, die sich zurücknehmen lässt, stellt die Schaltfläche „Änderungen rückgängig machen“ den vorherigen Zustand wieder her. Ein Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten des Zeitplans kann jede Änderung zurücknehmen, andere Benutzer nur ihre eigenen, solange seitdem niemand etwas im Projekt geändert hat. Änderungen an Arbeitstagen und globale Änderungen lassen sich nicht rückgängig machen.

Wir setzen weder der Tiefe der Hierarchie noch der Anzahl der Aufgaben in einem Projekt eine Grenze. Eine Sammelaufgabe kann Teilaufgaben auf weiteren Ebenen haben, und die WBS-Nummer vergibt die Anwendung. Die Struktur ordnen Sie durch Hoch- und Herabstufen von Ebenen oder durch Ziehen von Zeilen.

Ja. Wenn Sie ein Projekt aus einer Vorlage erstellen, können Sie statt eines Startdatums ein Enddatum eingeben. Der Zeitplan wird dann von diesem Datum aus rückwärts aufgebaut, auf Grundlage der Aufgabendauern in Arbeitstagen und der Abhängigkeiten aus der Vorlage. Das Enddatum muss auf einen Arbeitstag des Projekts fallen.

Das Budget besteht aus Budgetpositionen: Kosten und Einnahmen, in einer Baumstruktur mit Gruppen angeordnet. Zu jeder Position fügen Sie Prognosen mit Datum und Betrag hinzu sowie Ist-Werte, also die tatsächlich ausgegebenen oder eingegangenen Beträge. Das Modul für Projektbudgets hat die Ansichten Liste, Periodenansicht und Ist-Werte, und sobald ein Plan genehmigt ist, zeigt es auch die Spalten Plan, Abweichung und Fortschritt.

Ja. Im Reiter Budget fügt die Schaltfläche „Neue Kostenposition“ eine Kostenposition hinzu, und über den Pfeil daneben wählen Sie „Neue Einnahme“. Eine Gruppe von Positionen kann Kosten und Einnahmen gemeinsam enthalten, und ihre Werte sind die Summe ihrer Unterpositionen. Eine Einnahme mit Festpreis erfassen Sie als Position mit einer Prognose und ergänzen den Ist-Wert, sobald das Geld eingeht.

Vergleichen Sie den Betrag mit dem im Projekt genehmigten Plan. Die Spalte Betrag ist Prognose plus Ist-Werte, und sobald ein Plan genehmigt ist, der das Budget einschließt, zeigt die Liste die Spalten Plan und Abweichung, in Beträgen und in Prozent. Der Plan ist eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt der Genehmigung, spätere Budgetänderungen verändern also die Abweichung, nicht den Plan. Eine eigene Kennzahl können Sie mit einem Projektattribut vom Typ Funktion berechnen.

Schalten Sie das Budget auf die „Periodenansicht“ um und wählen Sie einen Maßstab: Monat, Quartal oder Jahr. Die Schaltfläche „Zeilen“ wählt die Reihen aus: Prognose, Ist-Werte, Plan und Abweichungen. Periodenbeträge können Sie direkt in die Zellen eingeben, und die Eingabe eines Betrags in eine leere Zelle erstellt eine Prognose. So sieht das Finanzteam, wann das Geld ausgegeben wird.

Ja. Eine Position verknüpfen Sie mit einer Aufgabe oder einem Meilenstein über den Befehl „Mit Zeitplan verknüpfen“. Das Datum einer Prognose, zum Beispiel die Fälligkeit einer Rechnung, wird dann aus dem Start oder dem Ende der Aufgabe plus einem Versatz in Tagen oder Monaten berechnet. Ändert sich das Datum der Aufgabe, werden die Prognosedaten mit neu berechnet.

Die verbleibenden Kosten erfassen Sie als Prognose mit Betrag und Datum, was dem ETC entspricht. Die Spalte Betrag, also Prognose plus Ist-Werte, zeigt die erwarteten Gesamtkosten der Position und des Projekts, was dem EAC entspricht. Sie vergleichen sie nach der Plangenehmigung mit der Spalte Plan und der Abweichung. Die Prognose trägt der Projektleiter ein; die Anwendung leitet sie nicht aus einer Formel ab.

Ja, aus einer .xlsx- oder .csv-Datei in einem Assistenten: Sie ordnen die Spalten Datum, Soll (Kosten), Haben (Einnahmen) und Ist-Wert-Attributen zu, etwa einer Belegnummer, und sehen vor der Bestätigung eine Vorschau. Zuordnungsregeln weisen Ist-Werte den Budgetpositionen zu und schlagen bei späteren Importen die Position vor. Auch Budgetpositionen können Sie aus Excel in dasselbe Budget laden.

Auf mehreren Wegen: durch den Import einer .xlsx- oder .csv-Datei mit Zuordnungsregeln oder über die REST-API, die Ist-Werte und Prognosen mit Betrag, Datum und Budgetposition anlegt. Belege aus dem Buchhaltungssystem können auch in einer Warteschlange im Budget eintreffen, wo der Projektleiter sie den Positionen zuordnet. Diese Integration erstellt unser Team auf Bestellung; einen Standard-ERP-Konnektor gibt es nicht.

Ja. Ein Administrator definiert Positionsattribute in den Systemeinstellungen im Reiter Budget: Text, Liste, Zahl, Datum, Link oder Funktionsfeld, zum Beispiel einen Bruttobetrag als Nettobetrag mal Umsatzsteuer. In einem Projekt erscheinen die Attribute im Positionsbereich und als Listenspalten, und Sie können sie in Filtern und Berichten verwenden. Auch für Ist-Werte lassen sich eigene Attribute hinzufügen, etwa eine Rechnungsnummer.

Die Differenz zwischen Einnahmen und Kosten zeigen Sie mit einem Projektattribut vom Typ Funktion an. Das Budget enthält geplante Kosten und Einnahmen, und im Projektsteckbrief können Sie die Felder „Geplante Kosten – letzter Plan“ und „Geplante Einnahmen – letzter Plan“ platzieren. Im Portfolio und in Berichten erscheint das Funktionsattribut als Spalte, schreibgeschützt.

Mit einem Projektattribut vom Typ Funktion. Ein Administrator legt ein Zahlenattribut an, zum Beispiel „Durchschnittlicher Stundensatz“, der Projektleiter trägt es im Projekt ein, und ein Attribut „Arbeitskosten“ multipliziert die Arbeitszeit des Projekts mit diesem Satz. Der Satz ist eine einzelne Zahl pro Projekt, da die Anwendung keine Sätze nach Person unterscheidet, und die Arbeitszeit besteht nur aus Stunden und Minuten. Das Ergebnis ist schreibgeschützt und fließt nicht in das Budget ein.

Nein. Eine Organisation hat eine Währung, die Sie in den Systemeinstellungen zusammen mit der Anzahl der Dezimalstellen und der Darstellung der Beträge festlegen. Beträge in einer anderen Währung werden außerhalb des Systems umgerechnet, da die Anwendung keine Wechselkurse speichert.

Nein, die Anwendung berechnet diese Kennzahlen nicht. Sie geben sie von Hand ein: in einem Zahlen-Projektattribut, als Nutzenkennzahl in der Strategie oder als Einnahmen und Kosten im Budget. Im Portfoliomodell wird der Kapitalwert ebenfalls manuell eingetragen, ohne Berechnung.

Das Modul Ressourcen zeigt die Auslastung der Mitarbeitenden über alle Projekte hinweg zusammen mit ihrer Verfügbarkeit auf einer Zeitachse, in Stunden, Prozent oder Anzahl der Aufgaben. Die Auslastung ergibt sich aus dem Aufgabenaufwand, der auf die Aufgabenverantwortlichen verteilt wird, und die Überschreitung der Verfügbarkeit wird farblich markiert. Die Zuordnung ändern die Personen selbst. Sehen Sie, wie unsere Software für Ressourcenplanung funktioniert.

Ja. In der Auslastungstabelle und im Reiter Ressourcen des Projekts wird die Überschreitung der Verfügbarkeit rot dargestellt, und im Fenster „Aufwand“ der Aufgabe erscheint ein rotes Uhrsymbol. Das Auslastungsfeld, das Sie unter dem Gantt-Diagramm einschalten, zeigt sofort, wie sich das Verschieben einer Aufgabe auf die Auslastung der Personen auswirkt. Die Anwendung blockiert nichts, die Führungskraft passt die Zuordnung an.

Ja. Für jeden Benutzer legen Sie eine Standardverfügbarkeit in Stunden (oder Personentagen) für jeden Wochentag fest, dazu Zeiträume mit abweichender Verfügbarkeit, zum Beispiel Teilzeitstunden. Urlaub oder Schulungen fügen Sie als Ausnahme hinzu, wobei null Stunden Abwesenheit bedeuten. Ein Administrator legt organisationsweite freie Tage fest, und die Auslastung wird anhand dieser Verfügbarkeit berechnet.

Ja, mit Microsoft 365 werden ganztägige Abwesenheiten aus dem Outlook-Kalender in die Ressourcenverfügbarkeit übernommen. Ein Administrator konfiguriert dies in der Integration mit Microsoft Entra ID. Es werden nur ganztägige Abwesenheiten berücksichtigt.

Ja. Der Aufwand einer Aufgabe, die einer Abteilung zugewiesen ist, wird auf die Arbeitstage der Aufgabe verteilt und fließt in die Auslastung der Abteilung ein, die ihn gleichmäßig auf ihre Mitglieder aufteilt. Eine Abteilung ergibt sich aus dem im Profil festgelegten Vorgesetzten, sodass der Abteilungsbaum die Berichtslinie abbildet. Das hilft, wenn Sie wissen, welche Abteilung die Arbeit erledigt, aber noch nicht, welche Personen.

Ja, in der Auslastungstabelle. Jeder Kandidat braucht einen Zeitplan mit Aufwand und mit Verantwortlichen oder Abteilungen, und sein Status muss zu den Status gehören, die in die Auslastung einfließen (Systemeinstellungen, Ressourcen). Die Ansichten „Abteilung“, „Abteilung > Projekt“ und „Abteilung > Benutzer“ zeigen dann die gesamte Arbeit der kommenden Monate im Vergleich zur Verfügbarkeit. Sie entscheiden, welches Projekt gestartet wird.

Standardmäßig gleichmäßig: auf die Abteilungen und auf Verantwortliche außerhalb dieser Abteilungen, und der Anteil einer Abteilung wird weiter auf ihre Mitglieder aufgeteilt. Der Anteil jeder Person wird unter Berücksichtigung ihrer Verfügbarkeit auf die Arbeitstage der Aufgabe verteilt. Im Reiter Ressourcen können Sie die Gesamtsumme eines Verantwortlichen oder den Wert in einem gewählten Tagesbereich von Hand ändern. Ein Administrator kann den Aufwand der Verantwortlichen auch als vorrangig festlegen, sodass das Hinzufügen einer Person die Werte der anderen nicht verändert.

Der Reiter Organisationsstruktur im Modul Benutzer zeigt den Abteilungsbaum mit der Führungskraft, der Anzahl der Mitarbeitenden und einer Aufschlüsselung nach Lizenz. Eine Abteilung ergibt sich aus dem im Profil festgelegten Vorgesetzten und nicht aus einer manuellen Zuordnung, sodass der Wechsel einer Führungskraft die gesamte Abteilung mit ihren Unterabteilungen verschiebt. Sie können die Struktur mit Microsoft Entra ID synchronisieren, wobei synchronisierte Daten manuelle Änderungen von Vorgesetztem und Abteilung überschreiben.

Sie erfassen die Zeit von Hand an einer Aufgabe: Die Option „Zeit erfassen“ im Aufgabenbereich oder im Modul Zeiterfassung öffnet ein Fenster mit der Zeit in Stunden:Minuten, einem Datum und einem Kommentar. Das Modul zeigt die erfasste Zeit als Liste oder Kalender für eine ausgewählte Person und einen Monat, und der Reiter Zeiterfassung des Projekts zeigt sie nach Personen. Siehe das Modul für Zeiterfassung.

Einer Aufgabe. Sie erfassen Zeit an einer bestimmten Aufgabe oder einem Meilenstein aus dem Zeitplan oder an einer operativen Aufgabe, in Stunden und Minuten, mit Datum und optionalem Kommentar. Der Reiter Zeiterfassung zeigt die Summen für das Projekt, für Personen und für einen Zeitraum.

Ja, über operative Aufgaben. Sie fügen sie im Reiter „Meine Aufgaben“ mit der Schaltfläche „Neue Aufgabe“ hinzu, wiederkehrende richten Sie mit „Wiederholung festlegen“ ein, und die Zeit erfassen Sie wie bei jeder anderen Aufgabe. Im Modul Zeiterfassung sind solche Einträge mit „Projektunabhängig“ gekennzeichnet. Operative Aufgaben erscheinen nicht in Projektzeitplänen.

Ja. Im Zeitplan stehen die Spalten Aufwand (geplant) und Arbeitszeit (erfasst) nebeneinander, und für ein Projekt gibt es Summenspalten, Berichte und das Review. Sie sehen, wo die Zeit überschritten wurde und wo sie im Plan blieb. Daten abgeschlossener Projekte helfen, ähnliche Aufgaben in späteren Projekten zu schätzen, auch durch das Kopieren eines Projekts samt Aufwand.

Ja. Mit der Berechtigungsstufe „Eigene und Untergebene“ für das Modul sehen Sie die Zeit Ihrer direkten und indirekten Untergebenen, basierend auf dem Feld Supervisor im Benutzerprofil. Die Person wählen Sie über der Liste aus, und die Stufe Administrator zeigt die Zeit aller Benutzer. Ein Vorgesetzter sieht die Auslastung seiner Untergebenen außerdem im Modul Ressourcen.

Teilweise. Ein Administrator kann in den Systemeinstellungen die Benachrichtigung über fehlende Zeit an einer Aufgabe einschalten: Wenn Sie eine Aufgabe ohne erfasste Zeit als erledigt markieren, fragt die Anwendung, ob Sie Zeit erfassen möchten. Die Abfrage erscheint innerhalb der Anwendung mit einer Standard- oder Voll-Lizenz. Wiederkehrende Erinnerungen oder E-Mails senden wir nicht.

Das Risikoregister befindet sich im Reiter Risiken des Projekts. Jedes Risiko hat einen Status (Identifiziert, Aktiv, Geschlossen), eine Eintrittswahrscheinlichkeit und eine Auswirkung auf von einem Administrator festgelegten Skalen, einen Verantwortlichen, eine Kategorie, eine Beschreibung mit Maßnahmenplan sowie eine Auswirkung auf Budget und Zeitplan, die Sie von Hand eintragen. Die Matrix zeigt die Anzahl der Risiken in jeder Kombination aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Sehen Sie sich unser Modul für Risikomanagement an.

Ja. In den Systemeinstellungen legt ein Administrator die Skalen für Wahrscheinlichkeit und Auswirkung mit jeweils 2 bis 10 Werten fest, sodass die Matrix 3×3, 5×5 oder eine andere Größe haben kann. Die Risikokategorien sind eine frei geführte Liste, die ebenfalls ein Administrator pflegt. Die Risikomatrix in Projekten wird aus diesen Skalen aufgebaut.

Ja. Ein Risiko kann sich auf eine Aufgabe, einen Meilenstein oder eine Sammelaufgabe beziehen. Die Verknüpfung legen Sie im Risikobereich fest, oder Sie fügen das Risiko direkt aus dem Aufgabenbereich hinzu. In der Zeitplanliste zeigt die Spalte Risiken ein Dreieckssymbol: Ein grauer Kreis steht für identifizierte Risiken und ein roter für aktive Risiken. Der Aufgabenbereich hat einen Abschnitt Risiken mit den verknüpften Risiken.

Ja. Der Reiter Risiken des Portfolios zeigt eine Tabelle mit den Risiken aller Projekte des Portfolios, darunter eine Matrix aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Ein Klick auf eine Matrixzelle schränkt die Tabelle auf die Risiken dieser Zelle ein, und jedes Risiko öffnet sich in seinem eigenen Projekt. Das Modul Risiken ist erforderlich.

Als Risiken mit dem Status Aktiv, wobei die Korrekturmaßnahmen als Aufgaben im Zeitplan mit Verantwortlichem, Frist und Kommentaren geführt werden. Ein Risiko hat eine Beschreibung mit Maßnahmenplan und Einträge zur Auswirkung auf den Zeitplan in Tagen und auf das Budget als Betrag, und das Register filtern Sie nach Verantwortlichem, Kategorie, Wahrscheinlichkeit und Auswirkung.

Im Feld „Beschreibung und Aktionsplan“ des Risikos, einem Rich-Text-Feld: Dort können Sie das Symptom, die aufeinanderfolgenden „Warum?“-Fragen, die Hauptursache und den Maßnahmenplan festhalten. Ein eigenes Diagramm können Sie dem Risiko oder den Projektdateien anhängen. Die Anwendung schlägt keine Analysestruktur vor, und ein Administrator kann die Risikokategorien nach Ihren Ursachenkategorien benennen.

Ein Produkt ist ein Projektergebnis, zum Beispiel ein Dokument oder eine Softwareversion. Es hat einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum, einen Status (Ausstehend, In Bearbeitung, Erledigt), eine Beschreibung mit Abnahmekriterien und eine optionale Verknüpfung mit einer Aufgabe oder einem Meilenstein. Daran hängen Sie drei Dateilisten an: Vorlagen, bewährte Verfahren und das fertige Produkt. Siehe das Modul für Projektprodukte.

Ja, wenn Sie das Produkt mit einer Aufgabe, einem Meilenstein oder einer Sammelaufgabe verknüpfen. Das Fertigstellungsdatum des Produkts übernimmt dann das Enddatum dieses Elements und folgt ihm. Den Produktstatus setzen Sie von Hand, da er sich nicht aus dem Aufgabenfortschritt ergibt. In der Spalte Produkte der Zeitplanliste sehen Sie die Anzahl der ausstehenden, laufenden und abgeschlossenen Produkte.

Ja. Ein Projektsteckbrief wird aus einer Vorlage erstellt, die die Abschnitte und Felder festlegt: Projektdaten, Attribute, Tabellen und Textfelder. Ein Steckbrief hat den Status Entwurf, In Genehmigung, Genehmigt, Zur Überarbeitung oder Abgelehnt, und Steckbriefvorlagen erstellen Sie für jeden Arbeitsbereich separat. Sehen Sie, wie das Modul für Projektsteckbriefe funktioniert.

Ja. Sie senden einen Steckbriefentwurf über den von Ihnen gewählten Genehmigungspfad zur Genehmigung, und nach der Entscheidung ist er Genehmigt, Abgelehnt oder Zur Überarbeitung und zeigt die Daten zum Zeitpunkt des Absendens. Die Schaltfläche Export öffnet eine Druckansicht, die Sie als PDF speichern, wahlweise zusammen mit dem Genehmigungsverlauf: Ebenen, Genehmigende, Entscheidungen mit Datum und Kommentaren.

In einem aus einer Vorlage erstellten Projektdokument. Das Feld Tabelle hat eigene Spalten der Typen Text, Zahl, Datum und Auswahlliste, sodass eine Stakeholder-Tabelle Spalten wie Person oder Rolle, Einfluss, Engagement und Kommunikationsstrategie haben kann. Das Team sieht sie zusammen mit den anderen Projektdaten und kann sie im Steckbrief genehmigen. Die Anwendung klassifiziert Stakeholder nicht und zeichnet keine Einflussmatrix.

In einem Dokument nach Projektende, das aus einer Projektdokumentvorlage erstellt wird: Abschnitte, Textfelder für Schlussfolgerungen und Empfehlungen, ein Tabellenfeld und Felder mit Projektdaten, etwa Abweichungen bei Zeitplan und Budget. Die Felder können Werte in Projektattributen speichern, zum Beispiel die Hauptursache einer Verzögerung, die Sie dann in Berichten und in Filtern der Projektliste vergleichen. Einen fertigen Lessons-Learned-Bericht gibt es nicht.

Im Reiter Dateien. Er sammelt die direkt hinzugefügten Dateien und Links sowie die Anhänge von Aufgaben, Risiken, Budgetpositionen, Produkten, Plänen und Projektsteckbriefen und zeigt das verknüpfte Element an. Dateien ordnen Sie in Ordnern, und ein bereits im Projekt vorhandenes Dokument können Sie mit der Option „Vorhandene hinzufügen“ an ein anderes Element anhängen. Der Zugriff auf den Reiter wird durch die Projektberechtigung „Dateien“ erteilt.

Ja. Den Reiter Projekt-Chat schalten Sie im Projektmenü unter Funktionen ein. Es ist eine gemeinsame Unterhaltung für das Team: Jeder mit Zugriff auf das Projekt kann schreiben und lesen, und der Reiter zeigt einen Zähler neuer Nachrichten. Sie können eine Nachricht formatieren und eine Datei anhängen, und die Eingabe von @ benachrichtigt die erwähnte Person. Eigene Nachrichten können Sie bearbeiten oder löschen. Siehe das Modul für Projektkommunikation.

Ja. Kommentare fügen Sie in den Bereichen von Aufgaben und Meilensteinen, Budgetpositionen, Risiken, Projekt-Reviews sowie Zielen und Kennzahlen der Strategie hinzu. Nach der Eingabe von @ wählen Sie eine Person aus der Liste der aktiven Benutzer der Organisation, und sie erhält eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail. Bearbeiten und löschen können Sie nur Ihre eigenen Kommentare. Die kostenlose Lizenz erlaubt das Hinzufügen von Kommentaren nicht.

Absprachen zu einer Aufgabe, einem Risiko oder einer Budgetposition halten Sie in Kommentaren mit Erwähnungen fest, Entscheidungen im Genehmigungsverlauf. Den wiederkehrenden Projektbericht führen Sie im Modul Review, und kurze Fragen klärt das Team im Projekt-Chat.

Führungskräfte können Projektportfolios nutzen, die die Reiter Zusammenfassung, Projekte, Zeitplan, Budget, Risiken und Simulation haben, sowie Reviews und Berichte. Das Dashboard besteht aus Widgets (Listen, Zähler, Balken- und Kreisdiagramme), zeigt aber nur Daten, die der angemeldeten Person zugewiesen sind, und ersetzt daher keine Portfolioübersicht. Was jede Person sieht, hängt von Lizenz und Berechtigungen ab.

Ja. Dasselbe Projekt kann zum Beispiel in einem Abteilungsportfolio und in einem liegen, das der Vorstand prüft. Ein Portfolio legen Sie mit „Portfolio hinzufügen“ an und fügen im Reiter Projekte die Projekte hinzu, deren Einstellungen Sie ändern können. Das Löschen eines Portfolios entfernt nur die Verknüpfungen, die Projekte bleiben bestehen.

Ja. Der Reiter Zeitplan zeigt die Projekte des Portfolios als Balken von Start bis Ende. Sie können Meilensteine, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben aus verschiedenen Projekten, Termine, Projektleiter sowie die Balken des ersten und des letzten Basisplans einschalten und die Balken nach Fortschritt, Status oder einem Projektattribut einfärben. Das Diagramm lässt sich als PDF oder PNG exportieren.

FlexiProject berechnet den Projektfortschritt aus dem Zeitplan als nach Dauer gewichteten Durchschnitt: Eine Sammelaufgabe übernimmt ihren Fortschritt aus ihren Teilaufgaben, das Projekt aus seinen Elementen der obersten Ebene, wobei inaktive ausgelassen werden. Ein Portfolio hat keine einzelne Fortschrittszahl: Die Liste zeigt für jedes Projekt eine Spalte Fortschritt, und die Summenzeile addiert sie nicht. Ein Diagramm im Reiter Zusammenfassung gruppiert Projekte nach Verzögerung gegenüber dem letzten Plan.

Ja. Beide Projekte erscheinen im Portfolio als gewöhnliche Zeilen mit demselben Status, Projektleiter, Fortschritt und Enddatum. In einem Projekt mit Jira-Aufgaben ergibt sich der Fortschritt aus den Aufgabenstatus (To do 0 %, in Arbeit 50 %, erledigt 100 %), und Meilensteine und Abhängigkeiten fügen Sie in dessen Zeitplan in FlexiProject hinzu. Meilensteine und Basispläne beider Projekte erscheinen in denselben Spalten und im Gantt-Diagramm des Portfolios.

Ja, in einfacher Form. Im Reiter Simulation haken Sie Projekte an und addieren deren Werte: geplante Kosten, die mit den Portfoliokosten verglichen werden (mit dem Modul Budget), und das Scoring-Ergebnis in einem Diagramm aus Vorteilen und Komplexität. Ihre Auswahl wird nicht gespeichert, und die Anwendung optimiert das Portfolio nicht und schlägt nicht vor, welche Projekte gewählt werden sollten.

In der Projektliste filtern Sie nach Name, Status, Projektleiter, Arbeitsbereich und Attributen vom Typ Liste, und die Schaltfläche Gruppierung ordnet Projekte in Abschnitten bis zu drei Ebenen tief an. Spaltenanordnung, Sortierung und Filter werden für jeden Benutzer separat gespeichert. Projekte, zu denen Sie oft zurückkehren, erhalten einen Stern und erscheinen in der Gruppe Favoriten im Seitenmenü.

Ein Programm gruppiert mehrere zusammenhängende Projekte, damit Sie sie als Ganzes prüfen und neu berechnen können. Es zeigt einen gemeinsamen Zeitplan aller Projekte des Programms und ermöglicht die Neuberechnung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben aus verschiedenen Projekten. Programme sind nicht an Arbeitsbereiche gebunden. Siehe das Modul für Projektprogramme.

Ein Programm ist eine Gruppe zusammenhängender Projekte, die gemeinsam einem Ziel dienen, etwa der Einführung eines Produkts in einem neuen Markt. Es hat eigene Berechtigungen und einen gemeinsamen Zeitplan mit Abhängigkeiten zwischen Projekten, aber keinen eigenen Leiter, kein eigenes Budget und keine eigenen Erfolgskennzahlen. Ein Portfolio ist eine lockerere Gruppe ähnlicher Projekte, und seine Reiter führen Zeitpläne, Budgets und Risiken zusammen.

Nicht als eigene Rolle. In der Praxis ist der Programmleiter eine Person mit Berechtigung für das Modul Programme: Mit der Stufe Ersteller legt sie eigene Programme an, mit der Stufe Administrator sieht und ändert sie alle. Im Programm erhält sie den gemeinsamen Projektzeitplan und berechnet Abhängigkeiten zwischen Projekten neu, und in den Programmberechtigungen gibt sie anderen Personen Zugriff.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben aus verschiedenen Projekten werden nicht in dem Moment neu berechnet, in dem sich Termine ändern. Eine Person mit Bearbeitungsrechten startet die Neuberechnung im Programm mit „Abhängigkeiten neu berechnen“ und erhält eine Vorschau der alten und neuen Termine. „Speichern“ ändert dann die Termine in allen betroffenen Projekten und fügt dem Zeitplanverlauf jedes Projekts einen Eintrag hinzu.

Das Modul Scoring bewertet ein Projekt anhand von Fragen, die von den von Ihnen bestimmten Bewertenden beantwortet werden. Die Antworten werden in Punkte in zwei Dimensionen umgerechnet, Vorteile und Komplexität, und das Ergebnis erscheint in einer Tabelle und in einem Diagramm. Eine Scoring-Vorlage legt die Fragen, Gewichte und Bewertenden fest und lässt sich vielen Projekten zuweisen. Siehe das Modul für Projekt-Scoring.

Ja, aber ohne ein eigenes Antragsobjekt. Sie legen einen Vorschlag als Projekt mit einem eigenen Status aus der Statusliste Ihrer Organisation an, zum Beispiel Eingereicht, In Prüfung, Genehmigt oder Abgelehnt, da die Organisation die Bezeichnungen festlegt. Das Scoring bewertet ihn, und die Plangenehmigung hält die Entscheidung über den Start fest. Portfolio und Projektliste lassen sich nach Status filtern.

Ja. Im Modul Strategie bilden Ziele einen Baum: Zielgruppe, Ziel, Teilziel und Kennzahl, das Äquivalent eines KPI. Eine Kennzahl hat Einträge mit Datum, Plan- und Ist-Wert, und der Fortschritt eines Ziels ist der gewichtete Durchschnitt des Fortschritts seiner Kennzahlen und Teilziele. Die Projekte, die ein Ziel unterstützen, verknüpfen Sie mit ihm. Ein Administrator aktiviert das Modul, und Benutzer mit einer Voll-Lizenz sehen es. Siehe das Modul für Strategie.

Ein Review ist eine wiederkehrende Bewertung einer Projektgruppe an einem gewählten Tag. Jedes Projekt hat eine aus einer Vorlage erstellte Review-Karte, und das Review als Ganzes hat eine Projekttabelle und eine grafische Zusammenfassung. Sie erstellen ein Review von Hand oder klonen es aus dem vorherigen, und der Projektleiter erhält eine E-Mail, wenn sein Projekt hinzugefügt wird. Erinnerungen an Fristen gibt es nicht, aber Sie können den Review-Rhythmus in Projektattributen festhalten und im Portfolio sehen. Siehe das Modul für Projekt-Reviews.

Ein Genehmigungspfad ist eine Folge von Stufen, in denen die von Ihnen benannten Personen entscheiden: der Projektleiter, ein gewählter Benutzer, ein Mitglied einer Projektrolle oder der Vorgesetzte des Antragstellers. Eine Entscheidung ist eine Genehmigung, eine Ablehnung oder eine Rückgabe zur Überarbeitung mit Kommentar, und die Stellungnahme einer beratenden Person schließt eine Ebene nicht ab. Eine Ablehnung oder „Noch zu verbessern“ beendet die Genehmigung sofort. Der Reiter Genehmigungen sammelt alle Entscheidungen. Siehe das Modul für Projektfreigaben.

Ein Projektplan, das heißt eine Planänderung, durchläuft den Pfad. Im Plan wählen Sie, was er umfasst: den Zeitplan, das Budget und den Projektsteckbrief, sodass Sie einen neuen Termin, ein neues Budget oder einen neuen Steckbrief durch das Einreichen des Plans genehmigen lassen. Risiken, Produkte, Scoring und Reviews haben keinen eigenen Genehmigungspfad. Ein Administrator kann in den Systemeinstellungen „Genehmigungspfad erforderlich“ einschalten, und dann lässt sich ein Plan nicht ohne Pfad einreichen.

Ja. Die in einer Genehmigungsstufe benannte Person erhält für die Dauer dieser Stufe schreibgeschützten Zugriff auf die Projektreiter, und der Zugriff erlischt, wenn die Stufe endet. Genehmigende können der Projektleiter, ein gewählter Benutzer, ein Mitglied einer Projektrolle oder der Vorgesetzte des Antragstellers sein. Die genehmigende Person braucht eine Voll-Lizenz.

Ja. Für jede Stufe erfasst das System die Person, das Ergebnis (genehmigt, abgelehnt, noch zu verbessern), das Entscheidungsdatum und den Kommentar. Frühere Genehmigungsversuche für denselben Antrag bleiben im Verlauf erhalten, und den Genehmigungspfad können Sie dem Ausdruck des Projektsteckbriefs beifügen. Eine erfasste Entscheidung lässt sich nicht ändern.

Ja. Wenn die Ebene der genehmigenden Person im Pfad beginnt, erhält sie eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail, wenn „Ausstehende Genehmigung“ in ihrem Profil eingeschaltet ist. Der Antragsteller erhält das Ergebnis, wenn der Pfad endet. Wiederholte Erinnerungen oder Entscheidungsfristen gibt es nicht, aber die genehmigende Person sieht einen roten Zähler neben Genehmigungen und in der Liste die Markierung „Entscheidung erforderlich“.

Nein. Der Genehmigungspfad deckt einen Teil von RACI ab: Die entscheidende Person ist für die Genehmigung verantwortlich (A), und die Person, die eine Stellungnahme abgibt, wird konsultiert (C). Eine Rolle für eine informierte Person (I) und die Zuweisung eines ausführenden Verantwortlichen (R) zu einer Entscheidung gibt es nicht, sodass sich keine vollständige Matrix aufbauen lässt. Die Personen, die die Arbeit erledigen, benennen Sie als Aufgabenverantwortliche und beschreiben Zuständigkeiten mit eigenen Projektrollen.

Ja. Eine Projektvorlage ist ein Muster, aus dem Sie weitere Projekte erstellen: Zeitplan, Budget, Risiken, Produkte und Dateien. Statt Terminen speichert die Vorlage Tagesnummern und eignet sich daher für ein Projekt, das zu einem beliebigen Zeitpunkt startet. Eine Vorlage können Sie auch aus einem bestehenden Projekt erstellen. Siehe das Modul für Projektvorlagen.

Ja. Beim Kopieren wählen Sie den Umfang: Beschreibung, Attribute, Zeitplan, Budget, Risiken, Produkte, Dateien, Projektrollen und Berechtigungen. Standardmäßig werden Aufgabenstatus und Ist-Werte des Budgets nicht kopiert. Ein Projekt können Sie außerdem mit „Vorlage erstellen“ im Projektmenü in eine Vorlage umwandeln.

Das Projekt erhält Aufgaben und Meilensteine mit ihrer Struktur, Abhängigkeiten, Beschreibungen und Attribute, Verantwortliche und Abteilungen, Budgetpositionen mit Prognosen, Risiken, Produkte sowie Dateien und Links. Der Zeitplan wird ab dem von Ihnen angegebenen Start- oder Enddatum aufgebaut, da die Vorlage Tagesnummern statt Terminen speichert. Eine Vorlage enthält weder das Projektteam noch Berechtigungen, den Genehmigungspfad, Attributwerte, Ist-Werte des Budgets oder den Fortschritt.

Eine Vorlagenänderung betrifft nur Projekte und Steckbriefe, die danach erstellt werden. Ein Steckbrief kopiert die Felder der Vorlage bei seiner Erstellung, sodass das Hinzufügen oder Ändern eines Felds in der Vorlage bereits vorhandene Steckbriefe nicht verändert. Ein aus einer Vorlage erstelltes Projekt wird nicht mit ihr synchron gehalten, und das Löschen einer Steckbriefvorlage löscht die daraus erstellten Steckbriefe nicht.

Nein. Die Anwendung hat keine integrierten Projektvorlagen für Branchen. Ihre Organisation erstellt eigene Projektvorlagen, Projektsteckbriefe und Genehmigungspfade, und Branchenmuster werden bei der Einführung eingerichtet.

Ein PMO pflegt den Standard indirekt. Es weist Arbeitsbereichen Vorlagen und Pfade zu, gibt ausgewählten Personen das Recht, sie zu verwalten, und markiert bestimmte Zeitplanattribute als stets sichtbar („Obligatorisches Feld“). Das Einzige, was sich erzwingen lässt, ist der Genehmigungspfad beim Einreichen eines Plans, mit dem Schalter „Genehmigungspfad erforderlich“. Das System erzwingt weder die Verwendung einer Vorlage noch das Ausfüllen eines Steckbriefs.

Ja, teilweise. Vorlagenphasen enthalten Meilensteine, und die Plangenehmigung läuft über einen Pfad, den der Antragsteller wählt. Eine Go- oder No-Go-Entscheidung können Sie mit einem Zeitplanattribut vom Typ Liste und ihr Datum mit einem Attribut vom Typ Datum festhalten. Regeln, die ein Projekt in die nächste Phase leiten, gibt es nicht.

Ein Arbeitsbereich ist ein Teil einer Organisation, etwa eine Gesellschaft, eine Niederlassung oder eine Geschäftseinheit, mit eigenen Projekten, Vorlagen und Einstellungen. Ein Mitarbeitender sieht nur die Projekte der Arbeitsbereiche, in denen er Berechtigungen hat. Jede Organisation hat mindestens einen Arbeitsbereich, und ein Administrator legt sie in den Systemeinstellungen an. Siehe das Modul für Arbeitsbereiche.

Es gibt zwei Wege. Jede Gesellschaft kann eine eigene Organisation mit eigenen Daten, Benutzern, Einstellungen und Lizenzen haben, und eine Person mit einem Konto in mehreren Organisationen wechselt im Profilmenü zwischen ihnen. Alternativ nutzen Sie eine Organisation mit Arbeitsbereichen, die den Zugriff auf Projekte, Vorlagen und Einstellungen trennen. Einen Bericht, der Daten aus mehreren Organisationen zusammenführt, gibt es nicht.

Ja, wenn seine Aufgabe darin besteht, Zugriff und Konfiguration zu trennen. Ein Arbeitsbereich hat nur einen Namen und eine Farbe und kann daher eine Gesellschaft, einen Geschäftsbereich, eine Projektart oder einen Prozess wie die Produktentwicklung darstellen. Ein Projekt kann gleichzeitig zu mehreren Arbeitsbereichen gehören. Ein Arbeitsbereich ist eine Gruppe von Projekten, Vorlagen und Berechtigungen und enthält keine Workflow- oder Prozessregeln.

Die Arbeitsbereiche eines Projekts ändern Sie im Bereich Informationen im Feld Arbeitsbereiche: Das Hinzufügen und das Entfernen eines Arbeitsbereichs sind getrennte Änderungen, und jede erfordert Berechtigungen in diesem Arbeitsbereich. Alle Projekte eines Arbeitsbereichs können Sie auf einmal verschieben, indem Sie ihn löschen und einen Ersatzarbeitsbereich wählen, der auch seine Vorlagen und Genehmigungspfade übernimmt. Eine Massenänderung für ausgewählte Projekte aus der Liste gibt es nicht.

Ja. Projektattribute sind benutzerdefinierte Felder der Typen Kurzer Text, Langer Text, Liste mit Einzel- und Mehrfachauswahl, Zahl, Datum, Funktion und Link. Sie erscheinen im Bereich Informationen, in der Projektliste, in Berichten, im Projektsteckbrief und in Reviews. Auch Zeitplan, Budget und Ist-Werte haben benutzerdefinierte Attribute, Risiken und Produkte dagegen nicht.

Ja. Ein Funktionsattribut (in einem Projekt und in einer Budgetposition) berechnet eine Formel mit den Operationen +, -, *, / und Klammern aus Werten wie Budget, Kosten, Einnahmen, Planabweichungen, Fortschritt, Aufwand und Arbeitszeit. Die Formel enthält keine Bedingungen oder Vergleiche, und das Ergebnis ist schreibgeschützt.

Ja. Der Projektstatus ist eine Liste, die Ihre Organisation festlegt, zum Beispiel Ausstehend, In Bearbeitung, Angehalten oder Abgebrochen. Ein neues Projekt erhält den ersten Status der Liste. Den Grund für das Anhalten eines Projekts können Sie in einem Kommentar oder einem Projektattribut festhalten, da die Statusänderung nicht nach einem Grund fragt.

Ja. Ein Administrator definiert Projektrollen in den Systemeinstellungen, und in einem Projekt weisen Sie ihnen Personen zu. Rollen erscheinen in Genehmigungspfaden und in den Projektberechtigungen. Projektberechtigungen können auch aus einem Arbeitsbereich stammen: Ein Benutzer mit voller Berechtigung für Projekte in einem Arbeitsbereich hat mit einer Voll-Lizenz Administratorrechte in allen seinen Projekten.

Ja. In den Systemeinstellungen schaltet ein Administrator die Module Budget, Risiken, Arbeitszeit, Ressourcen, Review, Scoring, Projektsteckbriefe, Produkte und Strategie ein und aus. Das Ausschalten eines Moduls löscht keine Daten, es blendet nur den Reiter aus. In einem Projekt wählen Sie außerdem, welche Module sichtbar sind. Der Zeitplan lässt sich nicht ausschalten.

Der Menüpunkt Aufgaben bündelt alle der angemeldeten Person zugewiesenen Aufgaben an einem Ort, sowohl Projektaufgaben als auch operative, und ist nach der Anmeldung die Standardansicht. Er hat die Reiter Meine Aufgaben, Delegiert (Voll-Lizenz) und Beobachtet. Eine Aufgabe oder einen Meilenstein können Sie durch einen Klick auf das Glockensymbol in ihrem Bereich beobachten und werden dann über Änderungen benachrichtigt.

Ja. Operative Aufgaben sind Aufgaben außerhalb von Projekten. Sie sehen sie im Menüpunkt Aufgaben zusammen mit den Projektaufgaben, und die Voll-Lizenz gibt Ihnen zusätzlich den Reiter Delegiert mit den Aufgaben, die Sie an andere Personen übergeben haben. Siehe das Modul für operative Aufgaben.

Ja. Mit der Option Wiederholung festlegen im Bereichsmenü wählen Sie Wöchentlich (mit den Wochentagen), Monatlich (ein Tag von 1 bis 28 oder der letzte Tag) oder Jährlich. Erreicht der Fortschritt der Aufgabe 100 %, legt die Anwendung die nächste mit einer neuen Fälligkeit an: Sie übernimmt Name, Verantwortliche, Beschreibung, Anhänge und Dauer, beginnt aber mit 0 % Fortschritt, ohne Kommentare und Arbeitszeit. Nur operative Aufgaben können sich wiederholen.

Nein. E-Mail funktioniert nur ausgehend: FlexiProject nimmt keine Aufgaben aus E-Mail, Slack oder Teams an. Aufgaben erstellen Sie in der Anwendung, importieren sie aus Jira, Excel und MS Project oder erzeugen sie mit KI aus einer Beschreibung.

Ja. Kanban ist eine Ansicht des Zeitplans: Karten für Aufgaben und Meilensteine stehen in Spalten, und eine Änderung auf dem Board wird in den Zeitplan, die Liste und das Gantt-Diagramm übernommen. Die Karten gruppieren Sie nach Status, Verantwortlichem, Enddatum oder einem Zeitplanattribut vom Typ Liste. Das Board zeigt keine Sammelaufgaben.

Das Ziehen einer Karte in eine andere Spalte ändert das Feld, nach dem das Board gruppiert ist: Beim Status erhält die Aufgabe 0 %, 50 % oder 100 % Fortschritt, beim Enddatum die Fälligkeit der Spalte und beim Attribut dessen Wert. Bei der Gruppierung nach Verantwortlichem wird die Person der Zielspalte zum einzigen Verantwortlichen, und die bisherigen Verantwortlichen werden entfernt. Jede Änderung wird in den Zeitplanverlauf eingetragen.

Ein agiles Team arbeitet auf dem Kanban-Board und in der Aufgabenliste. Die Anwendung kennt keine Sprints oder Story Points, aber Priorität und Story Points aus Jira können Sie von Hand als Zeitplanattribute eintragen. Die Spalten des Boards legen Sie mit der Schaltfläche Gruppierung fest, zum Beispiel nach Status oder nach Verantwortlichem.

Nein. WIP-Limits gibt es nicht. Die Spalten ergeben sich aus der Gruppierung, zum Beispiel nach Status: Ausstehend, In Bearbeitung und Abgeschlossen folgen dem Fortschritt der Aufgabe, und die Gruppierung ändern Sie mit der Schaltfläche Gruppierung.

Benachrichtigungen gehen an das Fenster in der Anwendung (das Glockensymbol) und per E-Mail. Sie erhalten sie unter anderem bei der Zuweisung eines Elements, dem Start einer Aufgabe, einem nahenden Enddatum, überfälligen Elementen, dem Abschluss von Vorgängern, Erwähnungen in Kommentaren, ausstehenden Genehmigungen, einem neuen Review und einer Scoring-Aktualisierung. Starts, Fristen und überfällige Elemente kommen in einer täglichen Zusammenfassung. Über Ihre eigenen Änderungen werden Sie nicht benachrichtigt.

In Ihrem Profil schalten Sie im Reiter E-Mail-Benachrichtigungen jeden der 16 Nachrichtentypen einzeln ein oder aus, und die Änderung wird sofort gespeichert. Für den Start einer Aufgabe und ein nahendes Enddatum legen Sie den Vorlauf fest: am Tag selbst oder 1 bis 5 Tage vorher. Bei Risiken lösen nur die Zuweisung als Verantwortlicher und eine Erwähnung in einem Kommentar eine Benachrichtigung aus. Einen Bildschirm für Benachrichtigungsregeln hat ein Administrator nicht.

Ja. Erreichen alle aktiven Vorgängeraufgaben 100 Prozent Fortschritt, erhalten die Verantwortlichen der nächsten Aufgabe oder des nächsten Meilensteins eine Benachrichtigung in der Anwendung und per E-Mail, auch wenn die Vorgänger in anderen Projekten liegen. Die E-Mail hängt von der Einstellung „Abschluss des Vorgängers“ im Profil ab. Ist die nächste Aufgabe bereits abgeschlossen, wird keine Benachrichtigung gesendet.

In der Cloud ja: Jede Organisation hat ein tägliches E-Mail-Limit, für Demo-Organisationen niedriger als für kostenpflichtige, und ist es ausgeschöpft, werden bis zum nächsten Tag keine E-Mails gesendet. Auf dem eigenen Server des Kunden gibt es kein Limit.

Ja. Das Dashboard, den ersten Menüpunkt, bauen Sie aus Widgets auf: Listen, Zähler, Balken- und Kreisdiagramme sowie eine Liste Zuletzt gesehen. Die Widgets zeigen Aufgaben, Meilensteine, Produkte, Risiken, Scoring-Bewertungen und Genehmigungen, die Ihnen zugewiesen sind, und Projekte nur in der Liste Zuletzt gesehen. Planabweichungen sehen Sie in Portfolios, Reviews und Berichten.

Ja. „Dashboard hinzufügen“ erstellt ein weiteres, „Dashboard klonen“ kopiert ein vorhandenes, und „Name bearbeiten“ benennt es um. Widgets fügen Sie mit „Widget hinzufügen“ hinzu und ordnen sie in einem Raster an. Ein Dashboard gehört seinem Benutzer und wird nicht mit anderen geteilt, eine gemeinsame Ansicht für Führungskräfte gehört daher in die Zusammenfassungen von Portfolios, Reviews und Berichten.

Berichte sind Abfragen auf den aktuellen Daten der Organisation, als Tabelle dargestellt: Derselbe Bericht zeigt eine Woche später einen anderen Stand. Sie bauen sie aus Bedingungen und Spalten auf, einschließlich Projektattributen. Ein Projektbericht hat außerdem die Ansichten Gantt und Zusammenfassung. Ein gespeicherter Bericht ist nur für seinen Eigentümer sichtbar, bis dieser ihn teilt. Der Reiter Berichte erfordert eine Voll-Lizenz.

Ja. Ein Bericht zeigt nur die Projekte und Elemente, auf die der Benutzer Zugriff hat, und nur aus Arbeitsbereichen, in denen er Berechtigungen besitzt. Das Ergebnis stammt stets aus aktuellen Daten.

Ja, mit Benutzern, die eine Voll-Lizenz haben. Der Eigentümer und jeder mit der Berechtigung Bearbeiten teilen einen gespeicherten Bericht über den Eintrag Teilen im Berichtsmenü. Die Stufe Anzeigen erlaubt es, das Ergebnis zu sehen und zu exportieren, und Bearbeiten erlaubt zusätzlich, Filter und Spalten zu ändern und weiter zu teilen. Hinzugefügte Personen erhalten eine Benachrichtigung.

Ja. Die Schaltfläche Export in der Listenansicht speichert den Bericht als Excel-Datei (.xlsx) mit den sichtbaren Spalten, und der Dateiname setzt sich aus dem Berichtsnamen und dem Datum zusammen. Der Export ist auch mit der Berechtigung Anzeigen verfügbar. Die Gantt-Ansicht eines Berichts speichern Sie mit ihrer eigenen Schaltfläche Export als PDF oder PNG-Bild.

Ein Teammitglied aktualisiert Aufgaben und erfasst Arbeitszeit von seinem Telefon aus. Es durchsucht Aufgaben aus allen Projekten (mit Filter), öffnet Details und Teilaufgaben, ändert den Fortschritt, schließt eine Aufgabe zusammen mit ihren Teilaufgaben ab, fügt Aufgaben hinzu, auch operative, und benennt sie um. Außerdem kann es mit formatiertem Text kommentieren, Fotos und Dateien hinzufügen und die Sprache der App wählen.

Sie öffnen Ihre Aufgabenliste über alle Projekte und erfassen die Arbeitszeit von Hand: Stunden und Minuten sowie einen Titel und eine Beschreibung für den Eintrag. Den Eintrag können Sie später bearbeiten. Die erfasste Zeit wird in FlexiProject gespeichert, und der Projektleiter und das Team können sie sehen.

Ja. Änderungen werden in FlexiProject gespeichert, und der Projektleiter und das Team können sie sehen, zum Beispiel einen geänderten Aufgabenfortschritt und erfasste Arbeitszeit.

Mit einem FlexiProject-, Google- oder Microsoft-Konto. Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Organisation oder den Benutzer eingeschaltet, geben Sie zusätzlich einen an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten Code ein, da es keine Authenticator-App gibt. Das Konto muss in der Organisation existieren, da Benutzerkonten von einem Administrator angelegt werden.

Nein. Planung, Budget, Risiken und Berichte sind nur im Browser verfügbar, ebenso der Zeitplan mit dem Gantt-Diagramm. Die mobile App dient der Arbeit mit Aufgaben und Arbeitszeit.

Die App finden Sie im App Store, wo sie iOS 16.0 oder neuer voraussetzt, und bei Google Play. Planung, Budget und Berichte befinden sich im Browser, in der App für Projektmanagement, während die mobile App für die tägliche Arbeit mit Aufgaben gedacht ist.

Ja. Die App befindet sich im Teams Store als persönlicher Reiter. Sie melden sich mit Ihrem Teams-Konto ohne separates Passwort an, sofern Sie in FlexiProject ein Konto mit derselben E-Mail-Adresse haben.

Sie installieren die FlexiProject-App aus dem Teams Store und öffnen sie als persönlichen Reiter. Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto ohne separates Passwort an, solange in Ihrer FlexiProject-Organisation ein Konto mit derselben E-Mail-Adresse existiert. Ein Administrator sollte daher sicherstellen, dass die E-Mail-Adressen an beiden Stellen übereinstimmen.

In der FlexiProject-Organisation muss ein Konto mit derselben E-Mail-Adresse existieren. Ist das nicht der Fall, zeigt die App eine Meldung, dass das Microsoft-Konto in FlexiProject nicht existiert. Zahlungen und Informationen zur Testphase sind in Teams nicht sichtbar.

Ja. Aufgaben aus Jira (Cloud und Data Center) erscheinen im Projektzeitplan von FlexiProject neben den anderen Aufgaben. Ein Projekt kann Aufgaben aus einem oder mehreren Jira-Projekten abrufen, und die Liste lässt sich nach Vorgangstyp oder einem JQL-Filter eingrenzen. Die Integration funktioniert in eine Richtung, diese Aufgaben bearbeiten Sie also in Jira. Details finden Sie auf der Seite zur Integration mit Jira.

Ja. Die REST-API ermöglicht es anderen Systemen, die Daten Ihrer Organisation zu lesen und zu ändern, zum Beispiel um Berichte in einem BI-Tool zu speisen. Aufrufe verwenden ein persönliches Token, das ein Benutzer mit Voll-Lizenz in seinem Profil erstellt, und die API liefert dieselben Daten, die diese Person in der Anwendung sieht. Webhooks können andere Systeme benachrichtigen, wenn ein Projekt erstellt oder gelöscht wird und wenn eine Genehmigung beginnt oder endet. Die Endpunkte sind in der Dokumentation der API beschrieben.

Ja. Benutzer können sich mit einem Microsoft-Konto, einschließlich Microsoft Entra ID, oder mit einem Google-Konto anmelden. Mit Microsoft Entra ID können Sie außerdem Benutzer und ihre Abwesenheiten aus dem Outlook-Kalender synchronisieren, und die FlexiProject-App ist in Microsoft Teams verfügbar. Bei der Installation auf Ihrem eigenen Server lassen sich Benutzer mit einem lokalen Active Directory synchronisieren. Die vollständige Liste finden Sie auf der Seite zu den Integrationen von FlexiProject.

Ja. Einen Zeitplan können Sie aus einer Excel- oder CSV-Datei in einem Assistenten mit Spaltenzuordnung laden oder aus einer MS-Project-Datei (.mpp). Budget und Ist-Werte lassen sich aus Excel importieren. Bei der Einführung helfen wir Ihnen kostenlos beim Übertragen Ihrer bestehenden Projekte, und den Umfang dieser Hilfe vereinbaren wir im Vertrag.

Titel, Status, übergeordnete Aufgabe, Labels, Bearbeiter, Vorgangstyp und Beschreibung. Termine und Schätzungen stammen nicht aus Jira, und die Priorität wird nicht übernommen, aber Sie können sie von Hand in einem Zeitplanattribut vom Typ Liste eintragen. Aufgaben aus Jira werden in einer zyklischen Synchronisierung abgerufen.

In Jira. Im FlexiProject-Zeitplan sind Name, Beschreibung, Fortschritt, Verantwortlicher und Hierarchie einer solchen Aufgabe gesperrt, ebenso das Löschen und Klonen. Arbeitszeit erfassen Sie dagegen in FlexiProject, und in FlexiProject vorgenommene Änderungen werden nicht zurück an Jira übertragen.

Ja, sofern der Jira-Benutzer mit einem FlexiProject-Benutzer verknüpft ist (die Verknüpfungen können Sie auch aus einer CSV-Datei laden). Die Aufgabe hat dann einen Verantwortlichen, aber zur Auslastung zählt nur der Aufwand, den Sie von Hand in FlexiProject eintragen, da Jira weder Termine noch Schätzungen sendet. Eine Jira-Aufgabe können Sie außerdem per Abhängigkeit mit einer FlexiProject-Aufgabe oder einem Meilenstein verknüpfen.

Ja, mit Microsoft Entra ID und bei der Installation auf Ihrem eigenen Server auch mit einem lokalen Active Directory über LDAP. Die Synchronisierung legt neue Konten an und aktualisiert Namen, E-Mail-Adressen und die Organisationsstruktur, sodass Ihr IT-Team keine Benutzerliste an zwei Stellen pflegen muss.

Das Konto in FlexiProject wird als gelöscht markiert: Der Benutzer verliert die Lizenz (sie wechselt zu Kostenlos) und alle Administratorberechtigungen, sein Verlauf bleibt jedoch erhalten. Wird das Konto im Verzeichnis wieder entsperrt, kehrt es zu den aktiven zurück.

Die API erfordert ein persönliches Zugriffstoken, das ein Benutzer mit Voll-Lizenz oder ein Administrator erstellt. Ein Token läuft nach höchstens 365 Tagen ab, es können nicht mehr als 10 gleichzeitig aktiv sein, und Sie können eines jederzeit widerrufen. Es arbeitet mit den Berechtigungen seines Eigentümers, sodass Sie über die API nur die Daten sehen, die der Eigentümer in der Anwendung sieht.

Ja. Die öffentliche API erlaubt es, Ist-Werte des Projektbudgets (Betrag, Datum, Budgetposition und Ist-Wert-Attribute) und Prognosen von Positionen anzulegen, zu ändern, zu löschen und zu lesen. Eine Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem erstellt unser Team auf Bestellung.

Ja. Ein Administrator mit Organisationsberechtigung lädt die Einträge eines Tages mit dem Befehl GET api/logs und dem Parameter date herunter (standardmäßig heute in UTC). Das Protokoll hält das Anlegen, Ändern und Löschen von Elementen wie Projekten, Portfolios, Benutzern, Projektrollen, Vorlagen, Attributen, Webhooks, Arbeitsbereichen, Reviews, Risiken und Produkten fest. Jeder Eintrag hat einen Elementtyp, Namen, Vorgang, Beschreibung, Benutzer und ein Datum.

Vier: Projekt erstellt, Projekt gelöscht, Genehmigung gestartet und Genehmigung abgeschlossen. Ein Webhook sendet einem externen System eine POST-Anfrage mit JSON-Daten, und ein Webhook verbindet ein Ereignis mit einer Adresse. Ein Administrator richtet ihn in den Systemeinstellungen ein.

Ja. Jede Anfrage wird mit dem Algorithmus HMAC-SHA256 und einem geheimen Schlüssel signiert, den Sie nur einmal sehen, nämlich beim Speichern des Webhooks, sodass der Empfänger den Absender überprüfen kann. Die Schaltfläche Testen im Webhook-Fenster sendet eine Testanfrage.

Nein, für diese Tools gibt es keine fertigen Konnektoren. Daten können Sie mit einer eigenen Abfrage an die REST-API in Power BI laden und Berichtsergebnisse nach Excel exportieren. Um ein Automatisierungstool wie Zapier, Power Automate oder Make anzubinden, nutzen Sie die REST-API und Webhooks. Benachrichtigungen kommen per E-Mail und im Fenster der Anwendung an, und FlexiProject ist auch als App in Microsoft Teams verfügbar.

Aus einer .mpp-Datei übernimmt der Import Aufgaben und Meilensteine mit ihrer Hierarchie, Abhängigkeiten mit Verzögerungen, Fortschritt, Termine, freie Tage des Kalenders und Basispläne, die im Reiter Plan als genehmigte Pläne landen. Ressourcen werden zu Aufgabenverantwortlichen, wenn ihre E-Mail-Adresse einem Benutzer Ihrer Organisation entspricht. Benutzerdefinierte Felder und Ansichten werden nicht übernommen: Zeitplanattribute entsprechen den Feldern, und Spalten und Filter richten Sie in der Anwendung neu ein.

Ja, in eine MS-Project-XML-Datei (.xml). Der Export läuft also über eine XML-Datei und der Import über eine .mpp-Datei.

Den Zeitplan nach Excel (.xlsx) und als MS-Project-XML, das Gantt-Diagramm als PDF und PNG sowie Berichtsergebnisse, das Budget, Ressourcen und die Zeiterfassung nach Excel.

Eine Zeitplan- oder Budgetdatei darf bis zu 10 MB groß sein, eine größere muss aufgeteilt werden. Der Importassistent für Zeitpläne zeigt eine Vorschau und ordnet die Spalten Name, Start, Ende, Dauer, Beschreibung, Fortschritt, WBS und „Eigentümer – E-Mail“ zu. Andere Daten als Zeitplan und Budget, etwa das Risikoregister, tragen Sie in der Anwendung ein.

Sie zahlen für Standard- und Voll-Lizenzen, pro Benutzer, monatlich oder jährlich, wobei die jährliche Abrechnung 20 % günstiger ist. Kostenlose Lizenzen, gedacht für Personen, die Aufgaben ausführen, kosten nichts und sind unbegrenzt verfügbar. Auch die Anzahl der Projekte oder Aufgaben begrenzt die Preisgestaltung nicht. Aktuelle Preise und einen Lizenzvergleich finden Sie auf der Preisseite von FlexiProject.

Die kostenlose Lizenz kostet nichts: Personen, die nur Aufgaben ausführen, sehen ihre Aufgaben und ändern deren Status ohne Gebühr, und Sie können so viele solcher Lizenzen haben, wie Sie möchten. Die Standard- und die Voll-Lizenz sind kostenpflichtig; sie sind für Personen gedacht, die Projekte einsehen, Zeit erfassen oder Projekte leiten. Das gesamte System können Sie außerdem während der 30-tägigen Testphase kostenlos ausprobieren.

Die kostenlose Lizenz ist für Personen gedacht, die Aufgaben ausführen, die Standard-Lizenz ergänzt eine Ansicht des Projekts und die Zeiterfassung, und die Voll-Lizenz ist für Projektleiter, das PMO und Administratoren: Sie erlaubt es, Projekte und Portfolios zu führen, Projekte zu genehmigen und Berichte, Strategie und API zu nutzen. Alle drei Typen können Sie in einer Organisation kombinieren, und die Tabelle auf der Preisseite zeigt die vollständige Liste der Funktionen.

Ja. Die kostenlose Testphase dauert 30 Tage und umfasst alle Funktionen des Systems, ohne Verpflichtung und ohne dass eine Zahlungskarte erforderlich ist. Das Konto richten Sie selbst ein: Starten Sie eine Testumgebung, die mit Beispielprojekten geliefert wird, und laden Sie so viele Kollegen ein, wie Sie möchten. Brauchen Sie mehr Zeit für die Bewertung, melden Sie sich bei uns, und wir verlängern Ihre Testphase.

Ja, die Demo ist kostenlos. Haken Sie im Kontaktformular an, dass Sie eine möchten, und wir senden Ihnen einen Kalenderlink, über den Sie einen passenden Termin wählen. Senden Sie uns Beispieldaten aus Ihren Projekten, zeigen wir das System anhand dieser Daten.

Lizenzen werden nach Rolle gezählt. Personen, die nur ihre eigenen Aufgaben ausführen und deren Status ändern, erhalten die kostenlose Lizenz ohne Gebühr, während Personen, die Zeitplan, Budget und Risiken eines Projekts einsehen oder Arbeitszeit erfassen, die Standard-Lizenz brauchen. Die Voll-Lizenz ist für Personen, die Projekte leiten, genehmigen, Berichte und Strategie nutzen oder das System verwalten. In einem Team von 85 Personen etwa, in dem 5 Personen Projekte leiten und abrechnen und 80 Aufgaben ausführen, brauchen nur diese 5 kostenpflichtige Lizenzen, und die übrigen können bei der kostenlosen Lizenz bleiben, solange sie keine Zeit erfassen.

Eine Mindestanzahl an zu kaufenden Lizenzen gibt es nicht. Jede Umgebung, ob Test oder Produktion, braucht allerdings mindestens eine aktive Voll-Lizenz.

Ja, auf Anfrage. Für größere Teams und für die Installation auf Ihrem eigenen Server erstellen wir ein Angebot, und eine Lizenzanzahl, ab der ein Angebot individuell wird, gibt es nicht. Melden Sie sich bei uns, und wir erstellen eines für Ihre Organisation.

Er sieht die ihm zugewiesenen Aufgaben und Meilensteine, aus allen Projekten unter Aufgaben im Menü gesammelt, und ändert deren Status. Eine Ansicht des Projekts selbst hat er nicht, die kostenlose Lizenz ist daher für Personen gedacht, die Aufgaben ausführen.

Sie bietet eine Ansicht der Projektreiter: Zeitplan, Budget, Risiken, Produkte, Ressourcen, Zeiterfassung, Scoring, Basisplan, Reviews, Dokumente und Dateien. Der Benutzer verwaltet die ihm zugewiesenen Elemente und erfasst Arbeitszeit an Aufgaben. In einem Projekt können Sie ihm als höchste Stufe Anzeigen geben.

Mit ihr können Sie in einem Projekt jede Berechtigungsstufe vergeben, einschließlich Projektadministrator. Nur die Voll-Lizenz umfasst unter anderem Berichte, Genehmigungen und Strategie, den Reiter Delegiert unter Aufgaben, die Änderung der Ressourcenverfügbarkeit und persönliche API-Tokens.

Die kostenlose Lizenz genügt, wenn der Subunternehmer nur seine eigenen Aufgaben sehen und aktualisieren soll. Die Standard-Lizenz ergänzt eine Ansicht des Projekts und die Zeiterfassung. Der Subunternehmer arbeitet mit einem eigenen Konto in Ihrer Organisation, da es keinen anonymen Zugriff ohne Anmeldung gibt.

Ein Administrator ändert sie in der Benutzerkarte. Nach einer Herabstufung der Lizenz verliert der Benutzer seine bisherigen Berechtigungen und seinen Zugriff, und die Anwendung zeigt vor der Änderung eine Warnung.

Nein. Den Lizenztyp des Systemadministrators können Sie nicht ändern; seine Berechtigungen ergeben sich aus der Administratorrolle und umfassen alle Elemente und den Administrationsbereich.

Die Anwendung zeigt die Meldung „Überschreitung der Anzahl der Lizenzen“. In der Cloud erhöht ein Administrator die Anzahl der Lizenzen im Modul Zahlungen und klickt auf „Ich akzeptiere und zahle“: Die Erhöhung wird anteilig für den Rest des Zeitraums berechnet und wird wirksam, sobald die Zahlung durchgegangen ist. Auf Ihrem eigenen Server öffnet sich statt des Moduls Zahlungen ein Kontaktformular.

Ja. Eine Verringerung wird ab dem nächsten Abrechnungszeitraum wirksam und kann nicht unter die Anzahl der Benutzer gehen, die diese Lizenz haben. Die Anzahl der Lizenzen ändert ein Administrator im Modul Zahlungen.

Das Modul Zahlungen verwaltet das Abonnement Ihrer Organisation: die Anzahl der Lizenzen, den Abrechnungszyklus, die Zahlungsart, die Rechnungsdaten und die Rechnungen. Es ist nur in der Cloud und nur für Organisationsadministratoren verfügbar. Bei der Installation auf Ihrem eigenen Server antwortet die Anwendung mit der Meldung „Sie haben keinen Zugriff auf Zahlungen“.

Ja. Ein Organisationsadministrator kündigt das Abonnement im Modul Zahlungen, der Zugriff auf den Dienst bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv, und es werden keine weiteren Beträge abgebucht. Die Kündigung können Sie rückgängig machen.

Nein. Nach der Kündigung läuft der Zugriff auf das System bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiter, den ungenutzten Teil erstatten wir jedoch nicht.

In der Cloud ja. Nach Ablauf der Frist sperrt die Anwendung den Zugriff und zeigt die Meldung „Der Zugriff auf FlexiProject wurde gesperrt“ mit der Aufforderung, sich bei uns zu melden.

Wir führen die Einführung gemeinsam mit Ihnen durch, per Fernzugriff oder bei Ihnen vor Ort. Kostenlos konfigurieren wir das System für die Prozesse Ihres Unternehmens (Projektstrukturen, Felder, Berechtigungen und Vorlagen), schulen Ihr Team und helfen Ihnen beim Übertragen Ihrer bestehenden Projekte. In der Cloud können Sie mit der Arbeit beginnen, sobald Ihre Umgebung erstellt ist, und die Übertragung von Daten aus Ihren bisherigen Systemen dauert je nach Umfang meist bis zu einen Monat. Die Installation auf Ihrem eigenen Server dauert in der Regel etwa einen Monat. Den Umfang der Einführung vereinbaren wir im Vertrag.

Ja, für alle Kunden, auch während der Testphase. Wir helfen auf Englisch und Polnisch an Werktagen von 9:00 bis 17:00 CET und antworten in der Regel innerhalb weniger Stunden. Eine Anfrage können Sie per E-Mail, über das Formular auf der Seite zum technischen Support oder direkt aus der Anwendung senden.

Das Benutzerhandbuch mit Videos ist kostenlos und für alle offen. In der Anwendung öffnet die Hilfeschaltfläche eine Liste von Anleitungen zu dem Bildschirm, an dem Sie gerade arbeiten. Für Ihr Team können wir auch individuelle Schulungen organisieren, per Fernzugriff oder bei Ihnen vor Ort, auf Englisch und Polnisch. Den Umfang vereinbaren wir im Vertrag.

Das Minimum ist ein Systemadministrator, der die Organisation einrichtet: Systemeinstellungen, Benutzer, Lizenzen und Arbeitsbereiche. Standards, also Vorlagen, Attribute, Projektsteckbriefe und Genehmigungsabläufe, pflegen Personen mit Konfigurationsberechtigung in einem Arbeitsbereich, in der Regel aus dem PMO. Die Projekte führen Projektleiter, und alle anderen erhalten die zu ihrer Rolle passende Lizenz.

Nein. Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, können Sie sofort Ihr erstes Projekt erstellen und Kollegen einladen. Status, Rollen, Vorlagen und Genehmigungsabläufe richtet ein Administrator später in den Systemeinstellungen ein, wenn die Organisation sie braucht.

Dabei helfen wir Ihnen bei der Einführung, kostenlos, und den Umfang vereinbaren wir im Vertrag. Sie können es auch selbst tun: den Zeitplan aus Excel, CSV oder einer MS-Project-Datei laden, Aufgaben aus Jira abrufen und das Budget sowie die Ist-Werte aus Excel importieren. Andere Daten als Zeitplan und Budget, etwa das Risikoregister, tragen Sie in der Anwendung ein.

Das Benutzerhandbuch und die Schulungsvideos sind kostenlos. Individuelle Treffen und Schulungen organisieren wir auf Anfrage, und bei Verträgen mit größeren Kunden ist ein Paket von Schulungsstunden im Preis enthalten. Den Umfang der Schulung vereinbaren wir im Vertrag.

In 11 Sprachen: Englisch, Polnisch, Tschechisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Ungarisch, Italienisch, Portugiesisch, Rumänisch und Ukrainisch. Die Hilfeschaltfläche in der Anwendung öffnet das Handbuch in der Sprache des Benutzers, und gibt es in dieser Sprache kein Handbuch, zeigt sie die englische Version. Die Oberfläche der Anwendung selbst ist in 28 Sprachen verfügbar.

Ja, die Schulungsvideos sind kostenlos und werden auf Englisch und Polnisch erstellt. In der Anwendung führt das Hilfefenster vom aktuellen Bildschirm zum Online-Handbuch, und Einträge mit einem Wiedergabesymbol führen zu einer Anleitung mit einem YouTube-Video. Das Video lässt sich nicht im Fenster abspielen, da sich stattdessen die Seite der Anleitung öffnet.

Ein Testkonto wird nicht von selbst zu einem kostenpflichtigen. Zu einem kostenpflichtigen Tarif wechseln Sie, indem Sie im Reiter Zahlungen eine Karte hinzufügen oder im Rahmen eines gesonderten Vertrags, und die Daten aus dem Test werden in die Produktionsumgebung übertragen.

Nein, die kostenpflichtige Version ist für Organisationen gedacht, also Unternehmen und Institutionen. Einzelpersonen ohne Gewerbe können nur das Testkonto nutzen.

Nachdem Sie das Kontaktformular auf der Vertriebsseite abgesendet haben, melden wir uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen. Anfragen an den technischen Support werden gesondert bearbeitet: über das Formular auf der Website und in der Anwendung oder per E-Mail, auf Englisch und Polnisch.

Beide Möglichkeiten stehen zur Verfügung. In der Cloud läuft FlexiProject auf Microsoft Azure, und wir kümmern uns um Updates und Backups. Sie können das System auch auf Ihrem eigenen Server installieren: Die Module und Lizenztypen sind dieselben, und in beiden Fällen arbeiten die Benutzer im Browser. Die Unterschiede sind gering; zum Beispiel funktioniert das Modul Zahlungen nur in der Cloud und die Synchronisierung mit einem lokalen Active Directory nur bei der Installation auf Ihrem Server. Die Preise für die Installation auf Ihrem eigenen Server werden individuell vereinbart.

Ja, die Module und Lizenztypen sind dieselben. Es gibt vier Unterschiede: Das Modul Zahlungen funktioniert nur in der Cloud, die Synchronisierung mit einem lokalen Active Directory über LDAP funktioniert nur auf Ihrem Server, und das tägliche Limit für E-Mail-Benachrichtigungen der Organisation sowie der erzwungene Anmeldecode für Administratoren gelten nur in der Cloud. Die Installation auf Ihrem eigenen Server ist also keine Version mit weniger Funktionen.

In der Regel etwa einen Monat, abhängig von Ihrer Umgebung und Infrastruktur. Die technischen Anforderungen nennen wir bei der Bestellung, zusammen mit dem Kaufmodell und der Art, wie wir das System installieren und aktualisieren. Die Lizenztypen sind dieselben wie in der Cloud, und den Preis vereinbaren wir individuell.

Der KI-Dienst, den wir in der Cloud nutzen, steht dort nicht zur Verfügung, aber das System lässt sich so konfigurieren, dass es den eigenen KI-Dienst Ihres Unternehmens verwendet. Den Anbieter wählen Sie in der Installationskonfiguration, und die Option „Mit KI“, die aus einer Beschreibung einen Projektentwurf erstellt, erscheint beim Anlegen eines Projekts erst, wenn der Dienst konfiguriert ist.

Nein. FlexiProject läuft in einem Browser, ohne dass etwas auf dem Computer installiert werden muss, sowohl in der Cloud als auch auf Ihrem eigenen Server. Für die Arbeit auf dem Telefon gibt es außerdem mobile Apps, und in Microsoft Teams können Sie FlexiProject als App öffnen.

Auf dem Computer: Chrome und Edge ab Version 108, Firefox ab 101, Safari ab 15.6.1 (macOS) und Opera ab Version 87. Ist der Browser älter, zeigt die Anwendung eine Meldung mit der Liste der unterstützten Browser. Internet Explorer steht nicht auf der Liste der unterstützten Browser.

Ja. Unter iOS funktionieren Safari, Chrome, Firefox, Brave und DuckDuckGo, unter Android Chrome, Firefox, Opera, Edge, Samsung Internet, Brave und DuckDuckGo. Auf einem schmalen Bildschirm sind einige Ansichten vereinfacht, zum Beispiel wechselt Kanban zu einer Liste. Für die tägliche Arbeit mit Aufgaben gibt es außerdem eine mobile App.

In der Cloud speichern wir Daten auf Microsoft Azure in der Region Europäische Union. Die Daten sind sowohl bei der Übertragung als auch im Speicher verschlüsselt. Wir erstellen täglich Backups, testen sie regelmäßig und bewahren sie in Azure-Rechenzentren in der EU auf. Mehr zur Verarbeitung der Daten steht in unserer Datenschutzerklärung.

Benutzer melden sich mit Login und Passwort oder mit einem Microsoft- oder Google-Konto an. Ein Administrator kann die Anmeldung ausschließlich mit Microsoft- oder Google-Konten zulassen und für die gesamte Organisation die Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten: Nach der Eingabe des Passworts gibt der Benutzer einen per E-Mail gesendeten Einmalcode ein. Was eine Person im System sieht, hängt von ihrer Lizenz und ihren Berechtigungen für Arbeitsbereiche und Projekte ab.

Ja. Bis wir einen gesonderten Vertrag schließen, dienen die Nutzungsbedingungen von FlexiProject als solcher nach Artikel 28 DSGVO. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist in einer Anlage zu den Bedingungen veröffentlicht, und eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir innerhalb von 36 Stunden nach ihrer Entdeckung.

Wenn Ihr Abonnement oder Vertrag endet, sperren wir den Zugriff auf die Umgebung und bewahren Ihre Daten weitere 90 Tage auf. In dieser Zeit können Sie uns bitten, sie zu exportieren. Nach 90 Tagen löschen wir die Daten, Backups laufen innerhalb der folgenden 30 Tage aus, und auf Anfrage bestätigen wir die Löschung.

In der Regel ja. Werden Daten einmal außerhalb des EWR übermittelt, wenden wir Standardvertragsklauseln und technische Maßnahmen an. Die Datenschutzerklärung nennt Dienste von Microsoft, Google und LinkedIn als mögliche Übermittlungen, und diese betreffen die Website und die SSO-Anmeldung.

Die Liste der Stellen, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, ist öffentlich und bildet Anlage 1 zu den Bedingungen. Sie umfasst diese Kategorien: E-Mail, Service-Tickets, CRM, Microsoft-Cloud, Microsoft-Lizenzen, Infrastrukturverwaltung und Rechnungsstellung. Wird eine neue Stelle hinzugefügt, können Sie ihr widersprechen.

Ja, an mehreren Stellen. Der Änderungsverlauf von Zeitplan und Elementen zeigt in der Anwendung, wer was wann geändert hat, und eine Änderung lässt sich rückgängig machen. Der Genehmigungsverlauf hält Person, Ergebnis, Datum und Kommentar jeder Entscheidung fest. Das Ereignisprotokoll erfasst das Anlegen, Ändern und Löschen vieler Objekte, und ein Administrator liest es über die API.

Ja. In den Systemeinstellungen wählt ein Administrator im Reiter Organisation unter Anmeldemethoden „Login und Passwort + SSO“ oder „Nur SSO“. Mit „Nur SSO“ melden sich Mitarbeitende ausschließlich mit einem Microsoft- oder Google-Konto an, und vor der Änderung warnt die Anwendung, dass Personen ohne ein solches Konto den Zugriff verlieren. Bei SSO wird der zweite Authentifizierungsfaktor beim Identitätsanbieter eingerichtet.

Nach der Eingabe des richtigen Passworts erhält der Benutzer per E-Mail einen 6-stelligen Code, der 5 Minuten gültig ist, und gibt ihn im Anmeldefenster ein. Nach einer Minute lässt sich ein neuer Code senden, und die Anzahl der Versuche, einen Code einzugeben, ist begrenzt. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung schaltet ein Administrator für die gesamte Organisation ein, und ein Benutzer kann sie in seinem Profil für sich selbst einschalten.

In der Cloud ja: Ein Administrator meldet sich mit einem E-Mail-Code an, auch wenn die Organisation die Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht eingeschaltet hat. Auf Ihrem eigenen Server sind Administratoren nicht zur Nutzung des Codes verpflichtet. Bei der Anmeldung über SSO gilt der E-Mail-Code nicht.

Nein, der zweite Faktor ist der per E-Mail gesendete Code. Melden Sie sich über SSO an (mit einem Microsoft- oder Google-Konto), richten Sie den zweiten Faktor, auch eine Authenticator-App, bei Ihrem Identitätsanbieter ein.

Ein Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein, einschließlich eines Kleinbuchstabens, eines Großbuchstabens, einer Ziffer und eines Sonderzeichens. Benutzer ändern ihr Passwort in ihrem Profil, und das Zurücksetzen eines Passworts funktioniert über einen per E-Mail gesendeten Link.

Ja. Die Anwendung zählt fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit Passwort und sperrt das Konto, sobald die in der Installationskonfiguration festgelegte Anzahl überschritten ist. Ein Organisationsadministrator kann diesen Schwellenwert nicht ändern, da die Anwendung keine solche Einstellung hat.

Der Zugriff hängt von der Lizenz, von den Berechtigungen für Arbeitsbereiche und Module und von den Berechtigungen im Projekt ab. In einem Projekt werden Berechtigungen für jeden Reiter separat auf der Stufe Anzeigen oder Admin vergeben, auch über Projektrollen und Benutzergruppen. Die kostenlose Lizenz gewährt keinen Zugriff auf ein Projekt, und die Standard-Lizenz gewährt höchstens Anzeigen.

Ja. Das Modul Benutzer hat einen Reiter Gruppen, in dem eine Gruppe Mitglieder, globale Berechtigungen und Berechtigungen für Arbeitsbereiche hat. In einem Projekt können Sie Berechtigungen auch an Benutzergruppen und Projektrollen vergeben.

Ja. Das Budget ist ein eigener Projektreiter mit einer eigenen Projektberechtigung (Anzeigen oder Admin), sodass Personen ohne diese Berechtigung es nicht sehen. Das Modul Budget können Sie auch für die gesamte Organisation oder für ein einzelnes Projekt ausschalten.

Das Konto wird als gelöscht markiert: Der Benutzer verliert Zugriff, Lizenz und persönliche API-Tokens, aber sein Verlauf und seine Kommentare bleiben erhalten. Ein gelöschter Benutzer wird in Listen von Genehmigenden durchgestrichen und kann keine Aufgaben besitzen. Die vollständige Löschung seiner Daten beantragt ein Administrator Ihrer Organisation, und wir führen sie in der Datenbank durch.