FlexiProject als Smartsheet Alternative

Ja. Sie legen alle vier Abhängigkeitstypen mit Vorlauf und Nachlauf fest, und Termine abhängiger Aufgaben berechnen sich von selbst neu. Sie sehen den kritischen Pfad und Abweichungen vom Basisplan, und Dauern zählen in Arbeitstagen. Auch Smartsheet kennt Abhängigkeiten und den kritischen Pfad, doch eine Tabelle hat nur einen Basisplan. In FlexiProject sehen Sie an Aufgaben zusätzlich Symbole für Risiken, Budget und Produkte. Die volle Beschreibung finden Sie auf der Seite Software für den Projektzeitplan.

Im Gantt-Diagramm des Systems sehen Sie Aufgaben, Abhängigkeiten, den kritischen Pfad und die Auslastung der zugewiesenen Personen. Smartsheet zeigt keine Auslastung auf der Zeitachse. In FlexiProject ziehen Sie eine Aufgabe und prüfen die Änderung der Auslastung, bevor Sie neue Termine bestätigen. Weisen Sie jemanden ohne freie Zeit zu, erhalten Sie eine Warnung. Das fertige Diagramm im Tool für Gantt-Diagramme exportieren Sie als PDF oder PNG für einen Bericht.

FlexiProject bleibt schlank, auch wenn darunter Charta, Budget und Risiken stecken. Aufgabenliste, Gantt-Diagramm und Kanban-Tafel zeigen denselben Zeitplan, sodass ein Team von Smartsheet die Tabellenansicht und die Board-Ansicht sofort wiedererkennt. Für den Einstieg gibt es eine Wissensdatenbank im System mit Anleitungen, sodass neue Teammitglieder nicht erst auf eine Schulung warten müssen.

Ja. Der Basisplan von Zeitplan und Budget läuft über einen Genehmigungspfad. Eine Änderung am genehmigten Plan reichen Sie als Änderungsantrag mit Begründung ein. Sie sehen den aktuellen und den vorgeschlagenen Plan nebeneinander. Jede genehmigte Version wird gespeichert, mit dem Vermerk, wer sie wann freigegeben hat. Bei Smartsheet hat eine Tabelle einen Basisplan, ohne Versionen und ohne Änderungsantrag. Alle Versionen vergleichen Sie später im Projektplan im System.

Die Daten holen Sie direkt aus Zeitplan, Budget und Risikoregister jedes Projekts. Im Berichtsgenerator stellen Sie einen Bericht ohne Programmieren zusammen und exportieren ihn nach Excel, mit erhaltenen Filtern. Berichte decken auch Risiken, Produkte und Planänderungen ab. Bei Smartsheet bauen Sie eine ähnliche Ansicht auf Dashboards aus mehreren Tabellen. Fertige Layouts für Abteilungen und Rollen speichern Sie in der Software für Projektberichte.

Sie erfassen Stunden an Aufgaben im Browser oder in der mobilen App. Bei jeder Aufgabe vergleichen Sie geplante mit tatsächlicher Zeit, sodass Sie schnell sehen, wo die Arbeit länger dauert. Kosten und Einnahmen führen Sie im Projektbudget, neben der Prognose bis zum Abschluss. Bei Smartsheet läuft die Zeitabrechnung über das Add-on Resource Management, zusätzlich zur Basislizenz berechnet. Die Einträge des ganzen Teams sammeln Sie in der Software für die Zeiterfassung.

In der Software für Projektprogramme verbinden Sie die Zeitpläne mehrerer Projekte zu einem gemeinsamen Plan. Abhängigkeiten verbinden Aufgaben aus verschiedenen Projekten, sodass ein verschobener Termin die folgenden verschiebt. Die Wirkung einer solchen Änderung prüfen Sie im Was-wäre-wenn-Modus, bevor Sie sie genehmigen. Ein Projekt kann zu mehreren Programmen gehören. Bei Smartsheet funktionieren projektübergreifende Abhängigkeiten nur eingeschränkt. Bei einer Initiative, die in mehrere Projekte zerlegt ist, ist FlexiProject eine Smartsheet Alternative mit einem gemeinsamen Programm-Zeitplan.

Sie legen Kriterien und Gewichte fest und schicken eine Scoring-Umfrage an mehrere Bewerter. Sie sehen Durchschnitt, Median und Streuung der Bewertungen. Für Investitionen und IT-Projekte richten Sie eigene Modelle ein, und ein laufendes Projekt bewerten Sie erneut. Auf der Attraktivitätsmatrix vergleichen Sie den Nutzen jeder Idee mit ihrer Komplexität. Bei Smartsheet bauen Sie die Bewertung selbst aus Spalten und Formeln. Fertige Kriterien und Umfragen finden Sie im Scoring-Modul im System.

Strategische Ziele halten Sie mit Basiswert, Zielwert und aktuellem Wert fest. Ziele bilden einen Baum mit Unterzielen, und Projekte verknüpfen Sie mit einem Ziel samt Einflussgrad. Ziele, Kennzahlen und verknüpfte Projekte sieht die Geschäftsführung auf einem Bildschirm in der Strategie im System.

Sie beginnen mit einem Projekttyp. Den Zeitplan importieren Sie aus Excel mit Spaltenzuordnung oder aus einer Microsoft-Project-Datei. Das Ergebnis speichern Sie als Vorlage in der Projektvorlage im System. Eine Vorlage trägt Zeitplan, Budget, Risiken und Produkte zusammen, sodass jedes weitere Projekt dieses Typs vollständig startet. Die restlichen Projekttypen übertragen Sie einen nach dem anderen, sobald das Team bereit ist.

Ja. Eine Produktionsabteilung, eine F&E-Einheit oder eine eigene Gesellschaft bekommt einen eigenen Arbeitsbereich. Dort laufen eigene Charta-Vorlagen, Genehmigungspfade und Einstellungen, eingerichtet im Modul für Arbeitsbereiche. Ein Projekt kann in mehreren Arbeitsbereichen sichtbar sein. Auch Smartsheet hat Arbeitsbereiche, aber ohne eigene Genehmigungspfade und Charta-Vorlagen je Bereich. Gemeinsame Dokumente und Rollen lassen in FlexiProject das ganze Unternehmen nach einem Standard arbeiten.

Ja. Eine Überprüfung hat einen festen Termin. Zeitplan, Meilensteine und Risikoregister füllen den Bericht im firmeneigenen Muster, sodass der Projektleiter nur einen Kommentar ergänzt. Frühere Überprüfungen bleiben im Archiv, zusammen mit den Entscheidungen der Geschäftsführung. Bei Smartsheet bauen Sie einen ähnlichen Zyklus aus Automatisierungen und Update-Formularen auf. Berichtsvorlagen stellen Sie im Software für Projektüberprüfungen ein.

Im Modul für das Ressourcenmanagement sehen Sie die Auslastung von Personen und Abteilungen in der ganzen Organisation. Die Verfügbarkeit jeder Person umfasst Arbeitszeit und Urlaub, auch aus Outlook importiert. Die Auslastung prüfen Sie außerdem direkt im Gantt-Diagramm, während Sie den Plan aufbauen. Bei Smartsheet läuft die Ressourcenplanung über das kostenpflichtige Add-on Resource Management. In FlexiProject nehmen Sie ein vorläufiges Projekt aus der Auslastungsberechnung heraus, damit es keine Personen im Voraus bindet.

Ja. Die laufenden Aufgaben des Teams führen Sie im Modul für operative Arbeit, im selben System wie Projekte. In der Ansicht „Meine Aufgaben“ sieht jeder seine Aufgaben aus allen Projekten an einem Ort. Ein Projektleiter sieht die ganze Arbeit des Teams und wechselt nicht zwischen Apps. Wiederkehrende Aufgaben entstehen nach Erledigung neu, sodass feste Tätigkeiten nicht von der Liste verschwinden.

Ja. Für Unternehmen, die eine Installation im eigenen Haus brauchen, ist FlexiProject eine Smartsheet Alternative auf eigenen Servern, ohne Einschränkungen im Funktionsumfang. Die Cloud-Version speichert Daten im Europäischen Wirtschaftsraum. Smartsheet läuft nur in der Cloud des Anbieters, und die Regionswahl betrifft nur den Speicherort der Daten. In FlexiProject melden Sie sich über Microsoft Entra ID an. Beide Versionen teilen denselben Funktionsumfang, beschrieben auf der Seite strategische Projektleitungs-Software.