Arbeitszeiten

Durch die Verfolgung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit können Sie überwachen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projektmeilensteine aufteilen. Darüber hinaus hilft im Rahmen von Projekten ein Vergleich der geplanten mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit bei der Beurteilung der Genauigkeit der ursprünglichen Schätzungen. Dieser Einblick erleichtert eine genauere Zeitzuweisung für ähnliche Aufgaben in zukünftigen Projekten.

Aktivieren Sie das Modul Arbeitszeit

Um das Arbeitszeitmodul für Ihr Unternehmen zu aktivieren, geht der Systemadministrator wie folgt vor:

1. Gehen Sie im Menü Verwaltung auf die Registerkarte Systemeinstellungen.
2. Wählen Sie Zeiterfassung.
3. Aktivieren Sie das Modul, indem Sie den Schalter umlegen. Das Arbeitszeitmodul ist jetzt für Ihre Organisation aktiv.

Arbeitszeit erfassen

Als eingeloggter Benutzer können Sie Ihre eigene Arbeitszeit erfassen. Beachten Sie, dass Sie keine Arbeitszeiten für andere Benutzer erfassen können.

Erfassen von Arbeitszeit auf einer Zeitplanposition ohne vorherige Aufzeichnungen

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeitplan, suchen Sie die Aufgabe in der Liste oder im Zeitplan-Element-Panel und klicken Sie auf Zeiterfassung.
   
2. In dem sich öffnenden Fenster Zeiterfassung registrieren geben Sie die Stunden/Minuten ein, die Sie an einem bestimmten Tag für die Aufgabe aufgewendet haben (z.B. 2:30 für 2 Stunden und 30 Minuten).
3. Optional können Sie das Datum ändern, um die Arbeitszeit an einem anderen Tag zu erfassen (Standard ist das heutige Datum) und einen Kommentar hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Speichern, um die erfasste Arbeitszeit im Feld Zeiterfassung anzuzeigen.

Aufzeichnung der Arbeitszeit auf einem Zeitplaneintrag mit früheren Aufzeichnungen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zeitplan auf das Feld Zeiterfassung in der Zeitplanliste oder im Zeitplaneintragsfeld.
2. Im Fenster Zeiterfassung, das sich öffnet, klicken Sie auf Hinzufügen.
3. In dem sich öffnenden Fenster Zeiterfassung registrieren geben Sie die Stunden/Minuten ein, die Sie an einem bestimmten Tag für die Aufgabe aufgewendet haben (z.B. 2:30 für 2 Stunden und 30 Minuten).
4. Optional können Sie das Datum ändern, um die Arbeitszeit an einem anderen Tag zu erfassen (Standard ist das heutige Datum) und einen Kommentar hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die erfasste Arbeitszeit im Feld Zeiterfassung anzuzeigen.

Erfassen von Arbeitszeiten für projektfremde Aufgaben ohne vorherige Aufzeichnungen

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Aufgaben.
2. Wählen Sie die Aufgabe aus, für die Sie die Arbeitszeit erfassen möchten.
3. Klicken Sie in dem sich öffnenden Aufgabenbereich auf das Feld Zeiterfassung.
4. In dem sich öffnenden Fenster Zeiterfassung registrieren geben Sie die Stunden/Minuten ein, die Sie an einem bestimmten Tag für die Aufgabe aufgewendet haben (z.B. 2:30 für 2 Stunden und 30 Minuten).
5. Optional können Sie das Datum ändern, um die Arbeitszeit an einem anderen Tag zu erfassen (Standard ist das heutige Datum) und einen Kommentar hinzufügen.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die erfasste Arbeitszeit im Feld Zeiterfassung anzuzeigen.

Erfassung der Arbeitszeit für projektfremde Aufgaben mit früheren Aufzeichnungen

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Aufgaben.
2. Wählen Sie die Aufgabe aus, für die Sie die Arbeitszeit erfassen möchten.
3. Klicken Sie in dem sich öffnenden Aufgabenbereich auf Zeiterfassung.
   
4. In dem sich öffnenden Fenster Zeiterfassung registrieren geben Sie die Stunden/Minuten ein, die Sie an einem bestimmten Tag für die Aufgabe aufgewendet haben (z.B. 2:30 für 2 Stunden und 30 Minuten).
5. Optional können Sie das Datum ändern, um die Arbeitszeit an einem anderen Tag zu erfassen (Standard ist das heutige Datum) und einen Kommentar hinzufügen.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die erfasste Arbeitszeit im Feld Zeiterfassung anzuzeigen.

Sie können erfasste Arbeitszeiten bearbeiten oder löschen, indem Sie auf einen registrierten Eintrag im Fenster Zeiterfassung oder auf der Registerkarte Zeiterfassung klicken.

Bericht über die Benutzerarbeitszeit

Auf der Registerkarte Zeiterfassung stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung: Liste und Kalender.

Standardmäßig wird die Liste der Arbeitszeiteinträge des Benutzers angezeigt. Der Benutzer, der die Einträge vorgenommen hat, kann sie bearbeiten oder löschen. Die Liste ermöglicht die Gruppierung der erfassten Zeit nach festgelegten Kategorien.

Die Kalenderansicht enthält eine Tabelle mit den Arbeitszeitsummen des Benutzers für Aufgaben, gruppiert nach Projekten. Die Arbeitszeit wird nach Kalendertagen aufaddiert. Wenn an einem bestimmten Tag keine Arbeitszeit erfasst wird, bleibt die Zelle leer.

Ändern des Bereichs der angezeigten Arbeitszeitdatensätze

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeiterfassung. Es öffnet sich eine Liste der von dem angemeldeten Benutzer erfassten Arbeitszeiteinträge, wobei der aktuelle Monat als Standardbereich festgelegt ist.
2. Klicken Sie auf die Pfeile neben dem Bereich, um zum vorherigen oder nächsten Monat zu wechseln.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bereich. Ein Kalender wird angezeigt.
4. Wählen Sie den gewünschten Monat aus der Liste aus. Die Liste der Arbeitszeiteinträge wird an den ausgewählten Bereich angepasst.

Gruppierung der Liste der erfassten Arbeitszeiteinträge

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeiterfassung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren nach. Eine Liste der verfügbaren Gruppierungskategorien wird angezeigt.
3. Wählen Sie die gewünschte Gruppierungsoption. Wiederholen Sie diesen Schritt bei Bedarf, um eine weitere Gruppierungsebene hinzuzufügen. Die erfassten Arbeitszeiteinträge werden entsprechend der Reihenfolge der ausgewählten Gruppierungsoptionen gruppiert.

Anzeigen von erfassten Arbeitszeiteinträgen im Kalender

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeiterfassung.
2. Öffnen Sie die Ansicht Kalender.
3. Klicken Sie in der Spalte Zeit oder Kalendertag auf eine gefüllte Zelle. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste der einzelnen Einträge, die in dem ausgewählten Bereich erfasst wurden. Wenn nur ein Eintrag erfasst wurde, öffnet sich sofort das Bearbeitungsfenster.

Bearbeiten der erfassten Arbeitszeit in der Liste

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeiterfassung.
2. Klicken Sie in der Liste auf den Aufgabennamen, der mit dem Eintrag verbunden ist, den Sie bearbeiten möchten. Ein Bearbeitungsfenster erscheint.
3. In dem sich öffnenden Fenster bearbeiten Sie die Arbeitszeiten, das Datum und den Kommentar.
4. Klicken Sie auf Speichern. Der Eintrag wird aktualisiert.

Bearbeitung der erfassten Arbeitszeit im Kalender

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeiterfassung.
2. Öffnen Sie die Ansicht Kalender.
3. Klicken Sie in der Spalte Zeit oder Kalendertag auf eine gefüllte Zelle. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste der einzelnen Einträge, die in dem ausgewählten Bereich erfasst wurden. Wenn nur ein Eintrag erfasst wurde, öffnet sich sofort das Bearbeitungsfenster.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, das am Ende der Zeile erscheint. Das Fenster zum Bearbeiten der erfassten Arbeitszeiten wird angezeigt.
5. In dem sich öffnenden Fenster bearbeiten Sie die Arbeitszeiten, das Datum und den Kommentar.
6. Klicken Sie auf Speichern. Der Eintrag wird aktualisiert.

Exportieren der erfassten Arbeitszeiten

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeiterfassung.
2. Öffnen Sie die Ansicht, die Sie exportieren möchten: Liste oder Kalender.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren. Das Herunterladen einer Excel-Datei mit den in der aktuellen Ansicht verfügbaren Daten beginnt.

Durchsuchen der Arbeitszeiten anderer Benutzer

Benutzer mit den entsprechenden globalen Berechtigungen können auf der Registerkarte Zeiterfassung die Arbeitszeiten anderer Mitarbeiter einsehen.

Einen Benutzer auswählen

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeiterfassung.
2. Wenn Sie über die Berechtigung verfügen, die Arbeitszeit anderer Benutzer einzusehen, ist in der Schaltflächenleiste eine Benutzerliste verfügbar. Standardmäßig ist der eingeloggte Benutzer ausgewählt.
3. Klicken Sie auf die Liste und wählen Sie einen anderen Benutzer.
4. Die Ansicht zeigt die von dem ausgewählten Benutzer erfasste Arbeitszeit an.

Zeiterfassung der Arbeitszeiten der Benutzer im Projekt

Die Registerkarte Zeiterfassung in einem Projekt zeigt die gesamte Arbeitszeit, die von den einzelnen Projektmitgliedern für das Projekt erfasst wurde.

Sie können diese Ansicht anpassen, indem Sie Elemente nach Namen filtern und den Zoom (Zeitraum der Datenverdichtung) mithilfe des Schiebereglers Zoom ändern.

Öffnen der Registerkarte Zeiterfassung des Projekts

1. Gehen Sie im Projekt auf die Registerkarte Zeiterfassung. Sie zeigt die Projektmitglieder, die während des ausgewählten Zeitraums Arbeitszeit erfasst haben, sowie einen Abschnitt der Zeitleiste, der die von den einzelnen Projektmitgliedern insgesamt erfasste Arbeitszeit für das Projekt anzeigt.
   

Vergrößern der Registerkarte Zeiterfassung des Projekts

1. Greifen Sie auf der Registerkarte Zeiterfassung den Schieberegler Zoom und ziehen Sie ihn.
2. Die von den Nutzern aufgezeichnete Arbeitszeit wird entsprechend der gewählten Zoomstufe aggregiert.

Exportieren von Daten aus der Registerkarte Zeiterfassung des Projekts

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zeiterfassung auf die Schaltfläche Exportieren. Es öffnet sich eine Liste der verfügbaren Exportoptionen.
2. Wählen Sie das Dateiformat aus, in das Sie die Daten aus der Registerkarte Zeiterfassung exportieren möchten (oder den sichtbaren Teil davon, wenn Filter angewendet wurden).
3. Die Datei mit der Erweiterung .pdf oder .png (je nach gewählter Exportoption) wird heruntergeladen. Sie enthält eine Zeitleiste mit den Daten aus der Registerkarte Zeiterfassung (oder den sichtbaren Teil davon, wenn Filter angewendet wurden).

Erinnerung an die Zeitregistrierung

Wenn das Modul Zeiterfassung aktiv ist, können Sie eine Funktion aktivieren, die die Arbeitszeiterfassung überwacht. Eine Erinnerungsmeldung wird angezeigt, wenn ein Benutzer eine Aufgabe als erledigt meldet, ohne seine Arbeitszeit zu protokollieren. Um diese Funktion zu aktivieren, geht der Systemadministrator wie folgt vor:

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Systemeinstellungen im Menü Verwaltung und wählen Sie Zeiterfassung.
2. Aktivieren Sie den Schalter für die Warnung vor nicht erfasster Zeiterfassung.

Gesamtes Arbeitspensum und Arbeitszeit in Projektberichten

In Berichten des Typs Projekte können Sie Spalten hinzufügen, die die Gesamtarbeitslast und die Arbeitszeit anzeigen.

• Arbeitsbelastung: Die Summe der Arbeitsbelastung aller Aufgaben im Projekt.
• Arbeitszeit: Die Summe der protokollierten Arbeitszeit für alle Aufgaben im Projekt.

Standardmäßig sind diese Spalten nicht sichtbar. Um sie zu Ihrem Bericht hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten und wählen Sie sie aus der Liste der verfügbaren Felder aus.

Berichte über Arbeitszeiten in der mobilen App

Mit der FlexiProject App für Mobilgeräte können Benutzer jetzt direkt aus einer Aufgabe heraus Arbeitszeiten melden, genau wie in der Webversion. Das ist praktisch für Leute, die im Außendienst arbeiten und keinen Computer zur Hand haben.

Um die Arbeitszeit über die mobile App zu erfassen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Aufgaben in der App.
2. Wählen Sie die Aufgabe, für die Sie Zeit aufgewendet haben.
3. Wählen Sie Arbeitszeiten melden.
4. Geben Sie das Datum, die Zeit, die für die Aufgabe aufgewendet wurde, und einen optionalen Kommentar ein.
5. Speichern Sie den Eintrag.

Die protokollierten Einträge erscheinen an der gleichen Stelle wie die Einträge aus der Webanwendung und folgen den gleichen Berechtigungs- und Konfigurationsregeln – siehe Aktivieren des Arbeitszeitmoduls und Erfassen von Arbeitszeit.