Arbeitszeiten
Das Modul Zeiterfassung erfasst die Zeit, die für Projektaufgaben und operative Aufgaben aufgewendet wird. Die erfasste Zeit sehen Sie im Modul Zeiterfassung, auf der Registerkarte Zeiterfassung des Projekts sowie in den Projektübersichten und Portfolios.
Aktivierung der Zeiterfassung
Aktivieren Sie das Modul in den Systemeinstellungen, auf der Registerkarte Zeiterfassung. Das Deaktivieren löscht keine Daten, es blendet sie im System nur aus. Der Schalter Benachrichtigung über nicht erfasste Zeiterfassung bei Aufgabe aktiviert die Erinnerung, nach dem Schließen einer Aufgabe Zeit zu erfassen (siehe Erinnerung an die Zeiterfassung).
Erfassen der Arbeitszeit
Erfassen Sie die Arbeitszeit über Zeiterfassung registrieren im Menü des Aufgabenpanels — aus dem Zeitplan, dem Gantt-Diagramm oder dem Modul Aufgaben (auch für operative Aufgaben) — oder im Modul Zeiterfassung. Geben Sie im Fenster Zeiterfassung registrieren Folgendes ein:
- die Zeit — im Format Stunden:Minuten, zum Beispiel 2:30; die Eingabe 230 ergibt ebenfalls 2 Stunden 30 Minuten,
- das Datum — auch ein freier Tag ist erlaubt,
- einen Kommentar — optional.
Um einen Eintrag zu korrigieren oder zu löschen, klicken Sie ihn in der Liste der Zeiterfassung an. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden und erfordert eine Bestätigung im Fenster Löschen der Zeiterfassung. Das Hinzufügen, Ändern und Löschen von Einträgen wird in der Aufgabenhistorie festgehalten.
Erinnerung an die Zeiterfassung
Ist Benachrichtigung über nicht erfasste Zeiterfassung bei Aufgabe in den Moduleinstellungen aktiviert, öffnet sich beim Schließen einer Aufgabe ein Fenster mit der Frage Es wurde keine Zeiterfassung registriert. Möchten Sie die Zeiterfassung registrieren? Das Fenster erscheint, wenn:
- Sie eine Lizenz vom Typ Standard oder Voll haben,
- die Aufgabe keine Teilaufgaben hat,
- auf der Aufgabe noch keine Zeit erfasst wurde.
Die Erinnerung funktioniert nur in der Anwendung — sie wird nicht per E-Mail versendet.
Zeiterfassung im Projekt
Die Registerkarte Zeiterfassung des Projekts zeigt die von den Teammitgliedern auf den Projektaufgaben erfasste Zeit, gruppiert nach Person, auf einer Zeitachse. Über der Tabelle ändern Sie die Skala (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr), schränken die Liste mit Filter ein und speichern die Daten mit Export. Hier können Sie Einträge auch hinzufügen, korrigieren und löschen. Die Registerkarte ist verfügbar, wenn die Funktion Zeiterfassung im Projekt aktiviert ist.
Bericht zur Zeiterfassung des Benutzers
Im Modul Zeiterfassung sehen Sie Ihre erfasste Zeit in der Ansicht Liste oder Kalender. Über der Liste wählen Sie die Person (siehe Zeiterfassung anderer Personen einsehen), den Monat (mit den Pfeilen neben dem Monatsnamen) sowie die Gruppierung — nach Projekt, Aufgabe oder Datum; die Gruppierungen lassen sich kombinieren.
Die Liste enthält die Spalten Datum, Projekt, Name der Aufgabe, Zeit und Kommentar, und die Zeile Insgesamt summiert die Zeit. Zeit auf operativen Aufgaben ist als Projektfremd gekennzeichnet. Mit Export speichern Sie die Liste als Excel-Datei.
Zeiterfassung anderer Personen einsehen
Wessen Zeit Sie im Modul Zeiterfassung sehen, hängt von der Modulberechtigung in den Benutzerberechtigungen ab (Systemmodule):
- Eigene und Untergebene — Sie erfassen Ihre eigene Zeit und sehen die Zeit Ihrer direkten und indirekten Untergebenen, basierend auf dem Feld Vorgesetzter in den Benutzerprofilen,
- Administrator — Sie sehen die Zeit aller Benutzer.
Wählen Sie die Person, deren Zeit Sie sehen möchten, über der Liste aus (siehe Benutzer und Berechtigungen).
Erfassen der Arbeitszeit in der mobilen App
Die mobile App von FlexiProject ermöglicht es Benutzern, direkt aus einer Aufgabe heraus Arbeitszeit zu erfassen, genau wie in der Webversion. Das ist praktisch für Personen, die im Außendienst arbeiten und keinen Computer zur Hand haben.
So erfassen Sie die Arbeitszeit in der mobilen App:
- Wechseln Sie in der App zur Registerkarte Aufgaben.
- Wählen Sie die Aufgabe aus, auf der Sie Zeit verbracht haben.
- Wählen Sie Arbeitszeit erfassen.
- Geben Sie das Datum, die aufgewendete Zeit und optional einen Kommentar ein.
- Speichern Sie den Eintrag.
Erfasste Einträge erscheinen an derselben Stelle wie Einträge aus der Webanwendung und unterliegen denselben Berechtigungs- und Konfigurationsregeln — siehe Aktivierung der Zeiterfassung und Erfassen der Arbeitszeit.
Zeiterfassung in Übersichten und Portfolios
Die erfasste Zeit eines Projekts kann als Spalte Zeiterfassung in der Projektliste einer Übersicht und eines Projektportfolios angezeigt werden. Aktivieren Sie die Spalte über die Schaltfläche zur Spaltenauswahl oberhalb der Liste.
