Aufgabenliste für Benutzer
Das Modul Aufgaben vereint an einem Ort Ihre Projektaufgaben und Ihre operativen Aufgaben, also Aufgaben, die zu keinem Projekt gehören. Es ist der erste Bildschirm, den Sie nach der Anmeldung sehen.
Das Modul hat drei Registerkarten:
- Meine Aufgaben — die Aufgaben, die Sie erledigen sollen,
- Unterstützt — operative Aufgaben, die Sie an andere Personen übergeben haben (sichtbar für Benutzer mit der Lizenz Voll),
- Beobachtet — Aufgaben, zu deren Änderungen Sie Benachrichtigungen erhalten.
Meine Aufgabenliste
Die Registerkarte Meine Aufgaben listet auf:
- Projektaufgaben und Meilensteine, deren Eigentümer Sie sind,
- operative Aufgaben, die Sie erstellt und an niemanden delegiert haben,
- operative Aufgaben, deren Eigentümer Sie sind.
Die Spalte Quelle zeigt das Projekt, aus dem eine Aufgabe stammt; ein Klick auf den Projektnamen öffnet dessen Zeitplan mit der ausgewählten Aufgabe. Bei einer operativen Aufgabe zeigt die Spalte, wer sie erstellt hat. Enddaten überfälliger Aufgaben werden rot dargestellt.
Über der Liste befinden sich drei Schaltflächen:
- Die Schaltfläche Filter öffnet eine Leiste mit dem Feld Nach Namen filtern sowie den Filtern Enddatum und Archivierung. Aktivieren Sie Archivierte Projekte anzeigen, um auch Aufgaben aus archivierten Projekten einzublenden.
- Die Schaltfläche Spalten blendet die Spalten Start, Ende, Dauer und Quelle ein oder aus. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie eine Spalte an dem Griff verschieben, der beim Überfahren mit dem Mauszeiger erscheint. Die Spalte Name ist immer sichtbar.
- Die Schaltfläche Abgeschlossen legt fest, welche erledigten Aufgaben in der Liste bleiben: Ausblenden, Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage oder Alle.
Ein Klick auf die Spaltenüberschrift Name, Start, Ende oder Dauer sortiert die Liste. Ihr Browser merkt sich den Filter, die Spaltenanordnung und die Einstellung der Schaltfläche Abgeschlossen für Ihren nächsten Besuch.
Mit Aufgaben arbeiten
Eine operative Aufgabe abschließen
Um eine Aufgabe als erledigt zu markieren, klicken Sie auf das Statussymbol (Kreis) neben ihrem Namen. Der Fortschritt wechselt auf 100 %. Ein erneuter Klick auf das Symbol setzt den Fortschritt wieder auf 0 %.
Eine Projektaufgabe abschließen
Eine Projektaufgabe schließen Sie auf dieselbe Weise, einen Meilenstein durch einen Klick auf die Raute. Danach kann das Fenster Abschließen der Aufgabe erscheinen, in dem Sie mit Ja, schließen Sie diese Aufgabe bestätigen:
- hat die Aufgabe Teilaufgaben — das Fenster weist darauf hin, dass mit der Aufgabe auch alle ihre Teilaufgaben abgeschlossen werden,
- sind verknüpfte Aufgaben noch nicht erledigt — das Fenster listet sie auf und weist darauf hin, dass sich ihr Fortschritt nicht ändert.
Ist in Ihrer Organisation die Erinnerung an die Zeiterfassung aktiviert, öffnet sich nach dem Schließen einer Aufgabe ein Fenster zur Erfassung der Arbeitszeit. Es erscheint, wenn Ihre Lizenz die Zeiterfassung erlaubt, die Aufgabe keine Teilaufgaben hat und darauf noch keine Zeit erfasst wurde.
Panel der Projektaufgabe
Ein Klick auf den Namen einer Projektaufgabe öffnet dasselbe Panel wie im Projektzeitplan. Das Menü des Panels (das Drei-Punkte-Symbol) bietet Als abgeschlossen markieren, Zum Projekt gehen (öffnet die Zeitplanliste mit der ausgewählten Aufgabe) und Zeiterfassung registrieren.
Operative Aufgaben
Eine operative Aufgabe ist eine Aufgabe außerhalb jedes Projekts, zum Beispiel ein wiederkehrender Bericht oder eine administrative Angelegenheit. Sie erscheint in keinem Zeitplan. Sichtbar ist sie für ihren Ersteller und für die Personen, die als Eigentümer hinzugefügt wurden.
Eine Aufgabe hinzufügen
- Klicken Sie auf der Registerkarte Meine Aufgaben auf Neue Aufgabe.
- Geben Sie den Namen in die Zeile ein, die oben in der Liste erscheint.
- Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie außerhalb des Feldes.
Die Aufgabe wird gespeichert, und ihr Panel öffnet sich rechts.
Panel der Aufgabe
Im Panel können Sie festlegen:
- den Namen,
- das Start- und das Enddatum sowie die Dauer in Tagen,
- den Fortschritt — klicken Sie in das Feld für den Fortschritt und geben Sie einen Prozentwert ein; 100 % bedeutet, dass die Aufgabe erledigt ist,
- die Eigentümer — das Feld Eigentümer hinzufügen (siehe Operative Aufgaben delegieren),
- eine Beschreibung — das Feld Weitere Details hinzufügen,
- Anhänge — das Büroklammer-Symbol und dann Dateien oder Link,
- die Beobachtung — das Glockensymbol oben rechts im Panel (siehe Aufgaben beobachten).
Unten im Panel befinden sich die Registerkarten Kommentare und Geschichte. Letztere zeigt, wer die Aufgabe wann geändert hat.
Aufgabenmenü
Öffnen Sie das Menü über das Drei-Punkte-Symbol oben rechts im Panel:
- Wiederholung einstellen — siehe Operative Aufgaben wiederholen,
- Zeiterfassung registrieren — wenn Ihre Organisation das Modul Zeiterfassung verwendet,
- Klonen — erstellt eine Kopie der Aufgabe, an deren Namen „Kopie“ angehängt wird. Die Kopie hat keine Kommentare und keine erfasste Arbeitszeit,
- Löschen.
Eine Aufgabe löschen
- Wählen Sie im Menü des Panels Löschen.
- Bestätigen Sie im Fenster Löschung der Aufgabe.
Hinweis: Eine gelöschte Aufgabe lässt sich nicht wiederherstellen. Die Optionen Klonen und Löschen hat nur der Ersteller der Aufgabe.
Operative Aufgaben wiederholen
Eine operative Aufgabe kann sich wiederholen. Wenn ihr Fortschritt 100 % erreicht, erstellt die Anwendung die nächste Aufgabe mit einem neuen Fälligkeitsdatum.
Wiederholung einrichten
- Wählen Sie im Menü des Aufgabenpanels (Drei-Punkte-Symbol) Wiederholung einstellen.
- Wählen Sie im Fenster Wiederholung der Aufgabe unter Ende der Aufgabe wiederholen:
- Jede Woche — markieren Sie dann unter An den folgenden Tagen die Wochentage,
- Jeden Monat — wählen Sie dann unter Am folgenden Tag einen Tag von 1 bis 28 oder Letzter,
- Jedes Jahr — die nächste Aufgabe endet am selben Tag ein Jahr später.
- Klicken Sie auf Speichern.
In der Liste hat eine sich wiederholende Aufgabe neben ihrem Namen ein Symbol mit einem kreisförmigen Pfeil. Im Panel wird die Regel angezeigt, zum Beispiel Wiederholung jeden Monat 5 Tag. Ein Klick auf die Regel öffnet das Fenster Wiederholung der Aufgabe.
Die nächste Aufgabe
Die nächste Aufgabe behält Namen, Ersteller, Eigentümer, Beschreibung, Anhänge und Dauer. Ihr Enddatum ergibt sich aus der Regel und ihr Startdatum aus der Dauer. Sie beginnt mit 0 % Fortschritt, ohne Kommentare und ohne erfasste Arbeitszeit.
Die Wiederholungsregel wandert auf die neue Aufgabe. Die abgeschlossene Aufgabe bleibt ohne Regel in der Liste.
Wiederholung entfernen
Öffnen Sie das Fenster Wiederholung der Aufgabe und klicken Sie auf Löschen. Die Aufgabe bleibt bestehen, nur die Regel wird entfernt.
Operative Aufgaben delegieren
Um eine operative Aufgabe zu delegieren, fügen Sie andere Personen als Eigentümer hinzu. Eigentümer hinzufügen und entfernen können Benutzer mit der Lizenz Voll.
- Öffnen Sie das Panel der operativen Aufgabe.
- Klicken Sie auf Eigentümer hinzufügen.
- Wählen Sie Personen aus der Liste aus. Mit dem Suchfeld über der Liste finden Sie einen Benutzer nach Namen.
Jeder neue Eigentümer erhält eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail, und die Aufgabe erscheint auf seiner Registerkarte Meine Aufgaben. Eigentümer können die Aufgabe bearbeiten und als erledigt markieren. Klonen oder löschen kann sie nur der Ersteller.
Sobald Sie eine Aufgabe an andere Personen delegieren, verschwindet sie von Ihrer Registerkarte Meine Aufgaben und wechselt auf die Registerkarte Unterstützt. Damit sie auf Meine Aufgaben bleibt, fügen Sie sich selbst ebenfalls als Eigentümer hinzu.
Die Registerkarte Unterstützt
Die Registerkarte listet operative Aufgaben auf, die Sie erstellt haben und die mindestens einen Eigentümer haben. Standardmäßig zeigt sie die Spalten Ende, Eigentümer und Letzte Änderung; die Spalte Start blenden Sie mit der Schaltfläche Spalten ein. Der Filter grenzt die Liste nach Name, Eigentümer und Enddatum ein. Die Schaltfläche Abgeschlossen funktioniert genauso wie auf der Registerkarte Meine Aufgaben.
Einen Eigentümer entfernen
Klicken Sie im Aufgabenpanel auf das Feld der Eigentümer und entfernen Sie die Person. Sie erhält eine Benachrichtigung in der Anwendung, und die Aufgabe verschwindet aus ihrer Liste. Wenn Sie alle Eigentümer entfernen, kehrt die Aufgabe auf Ihre Registerkarte Meine Aufgaben zurück.
Aufgaben beobachten
Wenn Sie eine Aufgabe beobachten, erhalten Sie Benachrichtigungen über ihre Änderungen, auch wenn Sie nicht ihr Eigentümer sind. Sie können Projektaufgaben und Meilensteine ebenso beobachten wie operative Aufgaben.
- Öffnen Sie das Aufgabenpanel.
- Klicken Sie auf das Glockensymbol oben rechts im Panel.
Die Aufgabe wird der Registerkarte Beobachtet hinzugefügt. Mit einem erneuten Klick auf die Glocke beenden Sie die Beobachtung. Die Anwendung beginnt nie von sich aus, eine Aufgabe für jemanden zu beobachten — weder für den Ersteller noch für die Eigentümer.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand anderes eine beobachtete Aufgabe ändert. Ihre eigenen Änderungen lösen keine Benachrichtigungen aus.
Die Registerkarte Beobachtet
Die zuletzt geänderten Aufgaben stehen oben. Standardmäßig zeigt die Registerkarte die Spalten Eigentümer, Ende, Quelle und Letzte Änderung; Start und Dauer blenden Sie mit der Schaltfläche Spalten ein. Der Filter grenzt die Liste nach Name, Status und Enddatum ein. Weitere Aufgaben laden Sie mit der Schaltfläche Mehr anzeigen.
Ein von dieser Registerkarte geöffnetes Panel einer operativen Aufgabe ist schreibgeschützt.
