Ustawienia systemowe

Ustawienia systemowe (menu Administracja) to miejsce, w którym administrator dopasowuje aplikację do organizacji. Po lewej stronie jest lista działów ustawień, każdy otwiera się jako osobna strona:

• Organizacja i Informacje systemowe — dane organizacji, zabezpieczenia i wersje (zobacz Organizacja i Informacje systemowe),
• Obszary pracy — Obszary pracy; Role projektowe — Role projektowe,
• Statusy projektów — Statusy projektów; Kondycja projektów — Kondycja projektu; Atrybuty harmonogramu — Atrybuty harmonogramu,
• moduły, które można włączyć i wyłączyć: Budżet, Ryzyka, Czas pracy, Zasoby, Przegląd, Scoring, Karty projektów, Produkty i Strategia (zobacz Włączanie i wyłączanie modułów); Akceptacje — Ścieżki akceptacji,
• integracje: Jira (Integracja z Jira), Microsoft Entra ID (Integracja z Microsoft Entra ID) i Webhooki (Webhooki).

Dostęp do ustawień ma administrator systemu (zobacz Użytkownicy i uprawnienia). Na wąskim ekranie lista działów zamienia się w zakładki.

Organizacja

Pierwsza strona ustawień, Organizacja, zawiera pola. Zmiany zapisują się od razu, po opuszczeniu pola albo po przełączeniu opcji:

• Logo organizacji — po kliknięciu pola logo można je dołączyć lub zmienić.
• Nazwa organizacji (wymagana).
• Domyślny język systemu (zobacz Domyślny język organizacji).
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe — Włączony / Wyłączony. Włączone wymaga od wszystkich użytkowników potwierdzenia logowania kodem z e-maila (zobacz Uwierzytelnianie dwuskładnikowe).
• Metody logowania — Login i hasło + SSO albo Tylko SSO (zobacz Metody logowania). Pole jest widoczne, gdy w środowisku skonfigurowano logowanie przez Microsoft albo Google.

W organizacji demo widać też przycisk Usuń organizację. Po kliknięciu tego przycisku i wpisaniu nazwy organizacji zostaną trwale usunięte wszystkie jej dane, bez możliwości przywrócenia.

Informacje systemowe

Strona Informacje systemowe pokazuje dane tylko do odczytu: Wersję API, Wersję aplikacji, ostatnią migrację bazy (mongo), Rozmiar plików organizacji (załączniki i inne przechowywane pliki, w B, KB, MB lub GB) oraz Licencję — liczbę licencji pełnych i standardowych i Datę ważności. Rozmiar plików pozwala kontrolować wykorzystanie miejsca względem limitu planu. Licencje użytkowników przypisuje się w dziale Użytkownicy i uprawnienia.

Statusy projektów

Status projektu określa etap życia projektu, na przykład planowanie, realizacja albo zamknięcie. Statusy zbiera strona Statusy projektów. Status ma Nazwę i Kolor, a kolejność na liście jest kolejnością w aplikacji.

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Dodaj status z losowo dobranym kolorem.
2. Należy wpisać nazwę i wybrać kolor.
3. Po zatwierdzeniu przyciskiem Dodaj status zostanie zapisany i będzie dostępny w ustawieniach projektów.

Po kliknięciu statusu na liście otworzy się okno Edytuj status. Aby zmienić kolejność statusów, należy przeciągnąć wiersz (uchwyt pojawia się po najechaniu na wiersz). Przycisk Usuń jest dostępny, gdy jest więcej niż jeden status; po jego kliknięciu należy wybrać status zastępczy, który dostają wszystkie projekty z usuwanym statusem (Usunięcie statusu projektu spowoduje usunięcie go ze wszystkich projektów, do których jest przypisany).

Statusy projektów wykorzystuje też ustawienie modułu Zasoby: wybiera się w nim statusy, z których praca wlicza się do obciążenia (zobacz Zliczanie czasochłonności).

Zliczanie czasochłonności

Administrator decyduje globalnie, które projekty wchodzą do obliczania obciążenia pracowników w module Zasoby. Służy do tego sekcja Zliczanie czasochłonności na stronie Zasoby w ustawieniach systemowych (widoczna po włączeniu modułu).

1. Po kliknięciu przycisku Ustawienia w sekcji Zliczanie czasochłonności otworzy się okno z listą wszystkich statusów projektów.
2. Należy włączyć przełącznik przy statusach, których projekty mają się liczyć do obciążenia.
3. Opcjonalnie można włączyć opcję Uwzględnij projekty zarchiwizowane w części Projekty archiwalne.
4. Po zapisaniu ustawienia zaczną obowiązywać w obliczaniu obciążenia pracowników.

Projekty w statusach, które nie zostały zaznaczone, można pokazać w widoku obciążenia osobno, jako Projekty niewliczone (zobacz Obciążenie zasobów organizacji). Pozostałe ustawienia modułu opisuje Ustawienia modułu Zasoby.

Włączanie i wyłączanie modułów

Moduły Budżet, Ryzyka, Czas pracy, Zasoby, Przegląd, Scoring, Karty projektów, Produkty i Strategia włącza się i wyłącza dla całej organizacji przełącznikiem Włączony / Wyłączony na górze strony danego modułu w ustawieniach systemowych. Moduł ma też dalsze ustawienia, dostępne po włączeniu. Zmiana zapisuje się od razu.

1. Należy otworzyć Ustawienia systemowe i wybrać stronę modułu.
2. Następnie należy przełączyć moduł na Włączony albo Wyłączony. Zmiana zapisze się od razu, a zakładki modułu pojawią się albo znikną u wszystkich użytkowników.

Wyłączenie nie usuwa danych — chowa zakładki i funkcje modułu wszystkim użytkownikom, a po ponownym włączeniu dane są znów widoczne. Moduł struktury organizacyjnej włącza się sam, gdy w organizacji istnieje co najmniej jeden dział (zobacz Struktura organizacyjna).

Domyślny język organizacji

Pole Domyślny język systemu na stronie Organizacja wybiera język, który dostają nowi użytkownicy organizacji. W tym języku wysyłane są też zaproszenia i nazwy tworzone przy kopiowaniu elementów. Każdy użytkownik może potem zmienić własny język w profilu (zobacz Język użytkownika).

1. Należy otworzyć Ustawienia systemowe. Strona Organizacja jest otwarta domyślnie.
2. Następnie należy wybrać język z listy Domyślny język systemu. Zmiana zapisze się od razu, a nowi użytkownicy otrzymają ten język.