Ist-Werte im Budget

Ein Ist-Wert ist ein Betrag, der tatsächlich ausgegeben oder eingenommen wurde — zum Beispiel eine bezahlte Rechnung. Sie ordnen Ist-Werte Budgetlinien zu; ihre Summe ist der Ist-Wert der Position. Ein Ist-Wert kann auch nicht zugeordnet bleiben — in diesem Fall zählt er nur zur Gesamtsumme des Projekts. Alle Ist-Werte des Projekts sehen Sie auf der Registerkarte Budget in der Ansicht Ist-Werte.

Ist-Wert hinzufügen

Wechseln Sie auf der Registerkarte Budget zur Ansicht Ist-Werte und klicken Sie auf Ist-Wert hinzufügen. Einen Ist-Wert können Sie auch aus dem Panel einer Budgetlinie oder über das Aufgabenmenü im Zeitplan hinzufügen.
Geben Sie Betrag und Datum ein, wählen Sie den Typ (Ausgabe oder Einnahme) und bei Bedarf eine Budgetlinie.
Füllen Sie die Ist-Attribute aus, falls Ihre Organisation welche definiert hat. Sie können auch eine Datei anhängen, zum Beispiel eine gescannte Rechnung. Speichern Sie.

Der Typ eines Ist-Werts muss zum Typ der Position passen: Eine Ausgabe kann nur einer Ausgabenposition zugeordnet werden, eine Einnahme nur einer Einnahmenposition. Ein Betrag kann höchstens zwei Dezimalstellen haben. Das Hinzufügen eines Ist-Werts wird im Verlauf der Position festgehalten.

Liste der Ist-Werte

Die Ansicht Ist-Werte listet alle Ist-Werte des Projekts in den Spalten Datum, Debit (Ausgaben), Credit (Einnahmen), Budgetlinie und Type auf. Über die Schaltfläche Filter grenzen Sie die Liste nach Stichwort, Zeitraum und Betragsbereich ein. Klicken Sie auf einen Ist-Wert, um ihn zu bearbeiten.

Ist-Werte importieren

Statt Ist-Werte aus Ihrem Buchhaltungssystem von Hand einzugeben, können Sie sie aus einer Tabelle laden.

Klicken Sie in der Ansicht Ist-Werte auf Einfuhren, oder wählen Sie im Menü Einstellungen den Eintrag Import actuals.
Wählen Sie die Datei aus.
Legen Sie für jede Spalte der Datei fest, was sie enthält: Datum, Debit, Credit, eines der Ist-Attribute oder Überspringen. Die Spalten Debit und Credit sind Pflicht.
Prüfen Sie die Vorschau. Haben Sie Zuordnungsregeln, schlägt die Anwendung für jede Zeile eine Budgetlinie vor.
Bestätigen Sie den Import. Sie sehen: Imported actuals: {count}.

Beträge aus der Spalte Debit werden als Ausgaben importiert, Beträge aus Credit als Einnahmen.

Mögliche Meldungen:

Map the Debit and Credit columns — eine der Pflichtspalten ist nicht zugeordnet,
The mapping rules point to more than one budget item — die Zeile passt zu den Regeln mehrerer Positionen; wählen Sie die Position selbst oder verfeinern Sie die Regeln.

Ist-Zuordnung

Zuordnungsregeln legen fest, zu welcher Budgetlinie ein importierter Ist-Wert gehört. Sie sind nützlich, wenn Sie regelmäßig Daten aus der Buchhaltung laden — zum Beispiel, wenn alles mit „Lizenz“ in der Beschreibung der Position „Lizenzen“ zugeordnet werden soll.

Klicken Sie oberhalb des Budgets auf Einstellungen und wählen Sie Zuordnung des Ist-Imports.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie unter Zuweisen zu die Budgetlinie.
Fügen Sie Bedingungen hinzu: Wählen Sie den Betrag oder ein Ist-Attribut, einen Operator (zum Beispiel Enthält oder Gleich) und einen Wert.
Speichern Sie die Regel.

Eine Regel benötigt mindestens eine Bedingung mit Wert, sonst sehen Sie: Fügen Sie mindestens eine Bedingung mit ausgefülltem Wert hinzu. Ein durch eine Regel zugeordneter Ist-Wert übernimmt den Typ der Position (Ausgabe oder Einnahme). Passt eine Zeile zu den Regeln mehrerer Positionen, ordnet die Anwendung sie nicht zu.

Ist-Attribute

Ist-Attribute sind zusätzliche Felder, die einen Ist-Wert beschreiben — etwa die Rechnungsnummer, den Lieferanten oder die Kostenstelle. Ein Administrator der Organisation definiert sie unter Systemeinstellungen → Budget → Registerkarte Ist-Werte → New attribute.

Definierte Attribute erscheinen im Fenster des Ist-Werts, lassen sich beim Import laden und in den Bedingungen von Zuordnungsregeln verwenden.