Ist-Werte im Budget

Ein Ist-Wert ist ein Betrag, der tatsächlich ausgegeben oder eingenommen wurde, zum Beispiel eine bezahlte Rechnung. Ist-Werte werden Budgetlinien zugeordnet, und ihre Summe ist das Ist der Position. Ein Ist-Wert kann auch nicht zugeordnet bleiben; dann zählt er nur zur Gesamtsumme des Projekts und erscheint in der Zeile Nicht zugeordnet. Alle Ist-Werte des Projekts befinden sich auf der Registerkarte Budget, in der Ansicht Ist-Werte (siehe Projektbudget). Ist-Werte werden von Benutzern mit der Berechtigung Verwaltung für das Budget hinzugefügt, geändert und gelöscht.

Einen Ist-Wert hinzufügen

1. Wechseln Sie auf der Registerkarte Budget zur Ansicht Ist-Werte und klicken Sie auf Ist-Wert hinzufügen. Einen Ist-Wert können Sie auch aus dem Panel einer Budgetlinie hinzufügen (Panelmenü, Ist-Wert hinzufügen) oder über das Menü einer Aufgabe im Zeitplan.
2. Geben Sie im Fenster Ist-Wert hinzufügen das Datum und den Betrag (in der Budgetwährung) ein und wählen Sie optional eine Budgetlinie aus dem Baum. Die Liste bietet Positionen an, die keine Unterpositionen haben.
3. Wählen Sie den Typ: Kosten oder Einnahmen. Wurde eine Position gewählt, ergibt sich der Typ aus ihr und ist gesperrt.
4. Füllen Sie die Attribute des Ist-Werts aus, falls die Organisation welche definiert hat, und fügen Sie optional eine Datei an, zum Beispiel eine gescannte Rechnung.
5. Speichern Sie.

Der Typ eines Ist-Werts muss dem Typ der Position entsprechen: Kosten lassen sich nur einer Kostenposition zuordnen und Einnahmen nur einer Einnahmeposition. Ein Betrag darf höchstens zwei Dezimalstellen haben. Das Hinzufügen eines Ist-Werts wird im Verlauf der Position festgehalten.

Liste der Ist-Werte

Die Ansicht Ist-Werte listet alle Ist-Werte des Projekts in den Spalten Datum, Soll (Kosten), Haben (Einnahmen), Budgetlinie und Art auf. Die Schaltfläche Filter grenzt die Liste nach Stichwort, Datumsbereich und Betragsbereich ein. Über die Schaltfläche zur Spaltenkonfiguration wählen Sie die sichtbaren Spalten. Ein Klick auf einen Ist-Wert öffnet ihn zur Bearbeitung (Fenster Ist-Wert bearbeiten); bei einem Ist-Wert ohne Position steht in der Positionsspalte Keine Verknüpfung.

Ist-Werte importieren

Statt Ist-Werte aus einem Buchhaltungssystem von Hand einzugeben, können Sie sie aus einer Tabelle laden.

1. Klicken Sie in der Ansicht Ist-Werte auf Einfuhren oder wählen Sie im Menü Einstellungen die Option Import der Ist-Werte.
2. Wählen Sie im Assistenten Import der Ist-Werte die Datei aus.
3. Wählen Sie für jede Spalte der Datei aus, was sie enthält: Datum, Soll, Haben, eines der Attribute der Ist-Werte oder Überspringen. Die Spalten Soll und Haben sind erforderlich.
4. Prüfen Sie die Vorschau. Gibt es Zuordnungsregeln, schlägt die Anwendung für jede Zeile eine Budgetlinie vor.
5. Bestätigen Sie den Import. Die Meldung Importierte Ist-Werte: {count} erscheint.

Beträge aus der Spalte Soll werden als Kosten importiert, Beträge aus Haben als Einnahmen.

Meldungen beim Import:

• Geben Sie die Spalten an: Soll und Haben — eine der erforderlichen Spalten ist nicht zugeordnet,
• Die Zuordnungsregeln verweisen auf mehr als eine Budgetlinie — die Zeile erfüllt die Regeln mehrerer Positionen; wählen Sie die Position selbst aus oder präzisieren Sie die Regeln.

Zuordnung von Ist-Werten

Zuordnungsregeln teilen der Anwendung mit, zu welcher Budgetlinie ein importierter Ist-Wert gehört. Sie sind nützlich, wenn Sie regelmäßig Daten aus der Buchhaltung laden — zum Beispiel wird alles mit „Lizenz“ in der Beschreibung der Position „Lizenzen“ zugeordnet.

1. Klicken Sie über dem Budget auf Einstellungen und wählen Sie Zuordnung des Ist-Imports.
2. Klicken Sie im Fenster Ist-Zuordnung auf Hinzufügen.
   
3. Wählen Sie im Feld Budgetlinie zuweisen die Position aus.
4. Fügen Sie mit der Schaltfläche Neue Regel Bedingungen hinzu: Wählen Sie den Betrag oder ein Attribut des Ist-Werts, einen Operator (zum Beispiel Enthält oder Gleichberechtigt) und einen Wert. Die Bedingungen einer Regel sind mit und verknüpft, ein Ist-Wert muss also alle erfüllen.
5. Speichern Sie die Regel.

Eine Regel braucht mindestens eine Bedingung mit einem Wert, sonst erscheint die Meldung Fügen Sie mindestens eine Bedingung mit ausgefülltem Wert hinzu. Eine Regel ohne ausgefüllte Bedingungen trifft auf keinen Ist-Wert zu. Ein durch eine Regel zugeordneter Ist-Wert übernimmt den Typ der Position (Kosten oder Einnahmen). Erfüllt eine Zeile die Regeln mehrerer Positionen, ordnet die Anwendung sie nicht zu. Regeln gelten nur für Positionen, die keine Gruppenpositionen sind; mit dem Löschen einer Position werden auch ihre Regeln gelöscht, ebenso wenn eine Position zur Gruppenposition wird.

Attribute der Budget-Ist-Werte

Attribute der Ist-Werte sind zusätzliche Felder, die einen Ist-Wert beschreiben, etwa die Rechnungsnummer, der Lieferant oder die Kostenstelle. Ein Administrator der Organisation definiert sie: Hauptmenü, Systemeinstellungen, Registerkarte Budget, Karte Ist-Werte, Abschnitt Attribute der Ist-Werte, Schaltfläche Neues Attribut.

Definierte Attribute erscheinen im Fenster des Ist-Werts, lassen sich beim Import laden und in den Bedingungen der Zuordnungsregeln verwenden. Die Attributtypen sind dieselben wie bei den Attributen der Positionen (siehe Attribute der Budgetlinien).

Einen Ist-Wert löschen

1. Öffnen Sie den Ist-Wert aus der Liste der Ist-Werte oder aus dem Panel der Position.
2. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie.

Der Wert der Position und die Projektsummen werden sofort neu berechnet, und das Löschen wird im Verlauf der Position festgehalten.

Hinweis: Ein gelöschter Ist-Wert lässt sich nicht wiederherstellen.