Integrazione con Microsoft Entra ID

L’integrazione con Microsoft Entra ID sincronizza gli utenti dell’organizzazione con la directory Microsoft. Le modifiche nella directory si riflettono nell’applicazione: un nuovo utente di Entra ID viene aggiunto automaticamente all’elenco degli utenti di FlexiProject e può accedere con un account Microsoft, mentre un utente rimosso dalla directory viene contrassegnato come eliminato. Con un pacchetto Microsoft 365 puoi anche prelevare dal calendario di Outlook le assenze di un’intera giornata.

Un amministratore configura l’integrazione in Impostazioni del sistema > Microsoft Entra ID (vedi Impostazioni del sistema). Le sezioni seguenti descrivono la registrazione dell’applicazione in Entra ID, la connessione e la sincronizzazione di utenti e calendari.

Nota: quando l’organizzazione usa un’integrazione individuale con un Active Directory locale, gli utenti vengono sincronizzati solo tramite essa. Una connessione aggiuntiva a Microsoft Entra ID abilita allora soltanto l’integrazione Microsoft 365 e la sincronizzazione dei calendari.

Registrare l'applicazione in Microsoft Entra ID

Il primo passo è registrare FlexiProject come applicazione in Microsoft Entra ID. La registrazione fornisce all’amministratore i parametri di connessione: ID inquilino, ID cliente e Chiave del cliente. I passaggi si eseguono nel portale Microsoft, quindi i nomi delle voci dipendono dalla sua versione attuale.

1. Accedi con un account Microsoft 365 su office.com e apri lo strumento Amministratore.
2. Nel menu a sinistra scegli Mostra tutto e, nel menu avanzato, Microsoft Entra ID.
3. Nel menu Microsoft Entra ID scegli Registrazioni app.
4. Clicca su + Nuova registrazione. Si apre il modulo di registrazione dell’applicazione.
5. Inserisci un nome per l’applicazione, per esempio «FlexiProject», e scegli il tipo di account Tenant singolo.
6. Concedi all’applicazione le autorizzazioni per leggere calendari, gruppi e informazioni sugli utenti.
7. Clicca su Registra.

I dati di connessione

Dopo la registrazione il portale apre la sezione Panoramica. Da lì provengono due valori: l’ID directory (ID inquilino) e l’ID applicazione (ID cliente). Il terzo valore, il segreto client, va ancora generato:

1. Vai al modulo Certificati e segreti nel menu a sinistra.
2. Clicca su + Nuovo segreto client.
3. Scegli una durata di validità (si consigliano due anni) e inserisci una descrizione che aiuti a riconoscerlo.
4. Clicca su Aggiungi. Il segreto generato compare nell’elenco Segreti client; il pulsante Copia negli Appunti ne copia il valore.

Nota: quando il segreto scade, la connessione smette di funzionare. L’applicazione mostra allora un messaggio che segnala che la connessione non è valida e che il segreto client potrebbe essere scaduto, e devi inserire una nuova chiave (vedi Creare la connessione).

Creare la connessione

La connessione richiede tre parametri dal portale Microsoft: ID inquilino, ID cliente e Chiave del cliente (vedi Registrare l’applicazione in Microsoft Entra ID).

1. Apri Impostazioni del sistema (menu principale) e passa alla pagina Microsoft Entra ID.
2. Clicca su Aggiungi connessione. Si apre la finestra Connessione a Microsoft Entra ID.
3. Inserisci l’ID inquilino (l’identificatore del tenant), l’ID cliente (l’identificatore dell’applicazione) e la Chiave del cliente (il valore del segreto copiato nel portale).
4. Facoltativamente, limita gli utenti importati a gruppi selezionati — nel campo Importa in base agli ID dei gruppi di utenti (separali con virgole) inserisci gli ID oggetto dei gruppi di Entra ID separati da virgole. Sono accettati solo gli ID, non i nomi dei gruppi. Un campo vuoto significa importare tutti gli utenti.
5. Clicca su Salva. Con dati corretti la finestra si chiude, compare il messaggio Connessione ad Microsoft Entra ID stabilita con successo e nella pagina compare una riga della connessione. Con dati errati compare il messaggio Impossibile connettersi ad Microsoft Entra ID e la finestra resta aperta.

Elenco delle connessioni

La tabella mostra ID inquilino, ID cliente, Stato (Attivo, Nessuna connessione o Errore di sincronizzazione) e Ultima sincronizzazione — il numero di utenti sincronizzati e il tempo trascorso dalla sincronizzazione. Il menu della riga (tre puntini) contiene i comandi Modifica, Sincronizza (avvia subito una sincronizzazione) e Cancellare. Nella finestra di modifica il campo del segreto client resta vuoto finché non inserisci una nuova chiave; una chiave scaduta si sostituisce proprio così.

L’eliminazione della connessione interrompe la sincronizzazione degli account utente e dei loro stati con Microsoft Entra ID; l’applicazione chiede conferma.

Sincronizzare gli utenti

Dopo la creazione della connessione, FlexiProject sincronizza periodicamente gli utenti. Vengono prelevati gli account con un indirizzo e-mail. Sono disponibili anche il pulsante Sincronizza e l’interruttore degli inviti.

• Un nuovo utente in Entra ID ottiene un account in FlexiProject e diventa un utente attivo (un account disattivato in Entra ID non viene creato).
• Un utente FlexiProject esistente viene collegato all’account Entra ID tramite l’indirizzo e-mail.
• Un utente che non è più nella directory viene contrassegnato in FlexiProject come Soppresso e perde l’accesso.
• Un utente sincronizzato ha un’icona di sincronizzazione accanto allo stato nell’elenco degli utenti. Un utente aggiunto manualmente e assente da Entra ID non ha questa icona (vedi Elenco degli utenti).

Con la struttura organizzativa attivata, la sincronizzazione può anche costruire i dipartimenti a partire dai responsabili in Entra ID (vedi Importazione automatica della struttura da Microsoft Entra ID).

Inviti per gli utenti di Entra ID

L’interruttore Inviti via e-mail per gli utenti da Microsoft Entra ID sotto la tabella delle connessioni attiva l’invio di un’e-mail di benvenuto con un invito a FlexiProject a ogni nuovo utente aggiunto automaticamente da Entra ID. Indipendentemente dall’impostazione, l’utente comincia a ricevere le altre notifiche e-mail solo dopo il primo accesso o dopo la prima azione che lo riguarda, per esempio l’assegnazione a un’attività o una menzione in un commento (vedi Notifiche e-mail).

Sincronizzare il calendario di Outlook

La connessione Microsoft Entra ID permette anche di registrare nella disponibilità degli utenti le loro assenze di un’intera giornata dal calendario di Outlook (Microsoft 365). Le assenze vanno nel calendario di disponibilità dell’utente nel modulo Risorse.

1. Apri Impostazioni del sistema (menu principale) e passa alla pagina Risorse.
2. Attiva l’opzione Collegamento al calendario di Outlook. L’opzione è visibile quando la connessione Microsoft Entra ID è attiva.

Gli eventi di un’intera giornata con lo stato Disponibile inseriti in Outlook dagli utenti sincronizzati vengono salvati nella loro disponibilità. Nel calendario del modulo Risorse sono contrassegnati da un’icona di sincronizzazione, e queste eccezioni non possono essere modificate. Scompaiono automaticamente quando l’evento viene eliminato in Outlook o quando l’opzione viene disattivata (vedi Impostazioni del modulo Risorse).