Integracja z Microsoft Entra ID

Integracja z Microsoft Entra ID synchronizuje użytkowników organizacji z katalogiem Microsoft. Zmiany w katalogu odzwierciedlają się w aplikacji: nowy użytkownik z Entra ID jest automatycznie dodawany do listy użytkowników FlexiProject i może logować się kontem Microsoft, a użytkownik usunięty z katalogu zostaje oznaczony jako usunięty. Przy pakiecie Microsoft 365 można dodatkowo pobierać całodniowe nieobecności z kalendarza Outlook.

Integrację konfiguruje administrator w Ustawieniach systemowych > Microsoft Entra ID (zobacz Ustawienia systemowe). Kolejne sekcje opisują rejestrację aplikacji w Entra ID, połączenie, synchronizację użytkowników i kalendarzy.

Uwaga: gdy w organizacji działa indywidualna integracja z lokalnym Active Directory, użytkownicy są synchronizowani wyłącznie na jej podstawie. Dodatkowe połączenie z Microsoft Entra ID umożliwia wtedy tylko integrację z Microsoft 365 i synchronizację kalendarzy.

Rejestracja aplikacji w Microsoft Entra ID

Pierwszy krok to zarejestrowanie FlexiProject jako aplikacji w Microsoft Entra ID. Rejestracja daje administratorowi parametry połączenia: Tenant ID, Id klienta i Klucz klienta. Kroki wykonuje się w portalu Microsoft, więc nazwy pozycji zależą od jego aktualnej wersji.

1. Należy zalogować się kontem Microsoft 365 w witrynie office.com i otworzyć narzędzie Administrator.
2. W menu po lewej należy wybrać Wyświetl wszystko, a w menu zaawansowanym — Microsoft Entra ID.
3. W menu Microsoft Entra ID należy wybrać Rejestracja aplikacji. Wyświetli się lista zarejestrowanych aplikacji.
4. Po kliknięciu przycisku +Nowa rejestracja otworzy się formularz rejestracji aplikacji.
5. Należy wpisać nazwę aplikacji, na przykład „FlexiProject”, i wybrać typ konta Pojedynczy tenant.
6. Następnie należy nadać aplikacji uprawnienia do odczytu kalendarzy, grup i informacji o użytkownikach.
7. Po kliknięciu przycisku Zarejestruj aplikacja zostanie zarejestrowana w Microsoft Entra ID.

Dane do połączenia

Po rejestracji portal otworzy sekcję Przegląd. Z niej pochodzą dwie wartości: identyfikator katalogu (Tenant ID) i identyfikator aplikacji (Id klienta). Trzecią wartość, klucz klienta, trzeba jeszcze wygenerować:

1. Należy przejść do modułu Certyfikaty i sekrety w menu po lewej.
2. Po kliknięciu przycisku +Nowy sekret klienta otworzy się formularz sekretu.
3. Należy wybrać czas wygaśnięcia (zalecane są dwa lata) i wpisać opis ułatwiający rozpoznanie.
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj wygenerowany sekret pojawi się na liście Client Secrets; po kliknięciu przycisku Copy to clipboard jego wartość zostanie skopiowana.

Uwaga: po wygaśnięciu sekretu połączenie przestaje działać. Aplikacja pokazuje wtedy komunikat, że połączenie jest nieprawidłowe, a klucz klienta mógł wygasnąć, i trzeba wpisać nowy klucz (zobacz Tworzenie połączenia).

Tworzenie połączenia

Do połączenia potrzebne są trzy parametry z portalu Microsoft: Tenant ID, Id klienta i Klucz klienta (zobacz Rejestracja aplikacji w Microsoft Entra ID).

1. Należy otworzyć Ustawienia systemowe (menu Administracja) i przejść do strony Microsoft Entra ID.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj połączenie otworzy się okno Połączenie z Microsoft Entra ID.
3. Należy wpisać Tenant ID (identyfikator dzierżawcy), Id klienta (identyfikator aplikacji) i Klucz klienta (wartość sekretu skopiowana w portalu).
4. Opcjonalnie można ograniczyć importowanych użytkowników do wybranych grup — w polu Zaimportuj na podstawie ID grup użytkowników (oddziel przecinkami) należy wpisać identyfikatory obiektów grup z Entra ID, oddzielone przecinkami. Akceptowane są tylko identyfikatory, nie nazwy grup. Puste pole oznacza import wszystkich użytkowników.
5. Po kliknięciu przycisku Zapisz przy poprawnych danych okno się zamknie i pojawi się komunikat Pomyślnie nawiązano połączenie z Microsoft Entra ID, a na stronie wyświetli się wiersz połączenia. Przy błędnych danych pojawi się komunikat Nie udało się nawiązać połączenia z Microsoft Entra ID, a okno pozostanie otwarte.

Lista połączeń

Tabela pokazuje Tenant ID, Id klienta, Status (Aktywne, Brak połączenia albo Błąd synchronizacji) i Ostatnią synchronizację — liczbę zsynchronizowanych użytkowników i czas od synchronizacji. Po kliknięciu menu wiersza (trzy kropki) można wybrać polecenie Edytuj, Synchronizuj (uruchamia synchronizację od razu) albo Usuń. W oknie edycji pole klucza klienta pozostaje puste, chyba że wpisze się nowy klucz; wygasły klucz należy zastąpić właśnie w ten sposób.

Usunięcie połączenia przerywa synchronizację kont użytkowników wraz z ich statusami z Microsoft Entra ID; aplikacja prosi o potwierdzenie.

Synchronizacja użytkowników

Po utworzeniu połączenia FlexiProject cyklicznie synchronizuje użytkowników. Pobierane są konta z podanym adresem e-mail. Dostępne są też przycisk Synchronizuj i przełącznik zaproszeń.

• Nowy użytkownik w Entra ID dostaje konto we FlexiProject i staje się użytkownikiem aktywnym (konto wyłączone w Entra ID nie jest zakładane).
• Istniejący użytkownik FlexiProject jest wiązany z kontem w Entra ID po adresie e-mail.
• Użytkownik, którego nie ma już w katalogu, zostaje oznaczony we FlexiProject jako Usunięty i traci dostęp.
• Zsynchronizowany użytkownik ma na liście użytkowników przy statusie ikonę synchronizacji. Użytkownik dodany ręcznie i niewystępujący w Entra ID takiej ikony nie ma (zobacz Lista użytkowników).

Przy włączonej strukturze organizacyjnej synchronizacja może też budować działy na podstawie przełożonych z Entra ID (zobacz Automatyczne pobieranie struktury z Microsoft Entra ID).

Zaproszenia dla użytkowników z Entra ID

Po włączeniu przełącznika Zaproszenia mailowe dla użytkowników z Microsoft Entra ID pod tabelą połączeń zostanie włączone wysyłanie powitalnej wiadomości z zaproszeniem do FlexiProject każdemu nowemu użytkownikowi dodanemu automatycznie z Entra ID. Niezależnie od ustawienia pozostałe powiadomienia e-mail użytkownik zaczyna dostawać dopiero po pierwszym zalogowaniu albo po pierwszej akcji, która go dotyczy, na przykład przypisaniu do zadania lub wspomnieniu w komentarzu (zobacz Powiadomienia e-mail).

Synchronizacja kalendarzy Outlook

Połączenie z Microsoft Entra ID pozwala też zapisywać w dostępności użytkowników ich całodniowe nieobecności z kalendarza Outlook (Microsoft 365). Nieobecności trafiają do kalendarza dostępności użytkownika w module Zasoby.

1. Należy otworzyć Ustawienia systemowe (menu Administracja) i przejść do strony Zasoby.
2. Następnie należy włączyć opcję Połączenie z kalendarzem Outlook (widoczną, gdy połączenie z Microsoft Entra ID jest aktywne). Nieobecności z Outlooka zaczną się zapisywać w dostępności użytkowników.

Całodniowe wydarzenia ze statusem Wolne, wpisane w Outlook przez zsynchronizowanych użytkowników, zapisują się w ich dostępności. W kalendarzu w Zasobach oznacza je ikona synchronizacji, a takich wyjątków nie można edytować. Znikają automatycznie, gdy wydarzenie zostanie usunięte w Outlook albo gdy opcja zostanie wyłączona (zobacz Ustawienia modułu Zasoby).