Integrare cu Microsoft Entra ID

Integrarea cu Microsoft Entra ID sincronizează utilizatorii organizației cu directorul Microsoft. Modificările din director se reflectă în aplicație: un utilizator nou din Entra ID este adăugat automat în lista de utilizatori FlexiProject și se poate autentifica cu un cont Microsoft, iar un utilizator eliminat din director este marcat ca șters. Cu un pachet Microsoft 365 puteți prelua și absențele pe toată ziua din calendarul Outlook.

Un administrator configurează integrarea în Setări de sistem > Microsoft Entra ID (vezi Setări de sistem). Secțiunile următoare descriu înregistrarea aplicației în Entra ID, conexiunea și sincronizarea utilizatorilor și a calendarelor.

Notă: când organizația folosește o integrare individuală cu un Active Directory local, utilizatorii sunt sincronizați numai prin aceasta. O conexiune suplimentară la Microsoft Entra ID activează atunci doar integrarea Microsoft 365 și sincronizarea calendarelor.

Înregistrarea aplicației în Microsoft Entra ID

Primul pas este înregistrarea FlexiProject ca aplicație în Microsoft Entra ID. Înregistrarea oferă administratorului parametrii de conectare: ID chiriaș, ID client și Cheia clientului. Pașii se fac în portalul Microsoft, deci denumirile elementelor depind de versiunea lui curentă.

1. Autentificați-vă cu un cont Microsoft 365 la office.com și deschideți instrumentul Administrator.
2. În meniul din stânga alegeți Afișați tot, iar în meniul avansat — Microsoft Entra ID.
3. În meniul Microsoft Entra ID alegeți Înregistrări de aplicații.
4. Faceți clic pe + Înregistrare nouă. Se deschide formularul de înregistrare a aplicației.
5. Introduceți un nume pentru aplicație, de exemplu „FlexiProject”, și alegeți tipul de cont Un singur chiriaș.
6. Acordați aplicației permisiuni pentru citirea calendarelor, a grupurilor și a informațiilor despre utilizatori.
7. Faceți clic pe Înregistrare.

Datele de conectare

După înregistrare, portalul deschide secțiunea Prezentare generală. De acolo provin două valori: ID director (ID chiriaș) și ID aplicație (ID client). A treia valoare, cheia clientului, trebuie încă generată:

1. Treceți la modulul Certificate și secrete din meniul din stânga.
2. Faceți clic pe + Secret client nou.
3. Alegeți un termen de expirare (se recomandă doi ani) și introduceți o descriere care vă ajută să-l recunoașteți.
4. Faceți clic pe Adaugă. Secretul generat apare în lista Secrete client; butonul Copiere în clipboard îi copiază valoarea.

Notă: când secretul expiră, conexiunea nu mai funcționează. Aplicația afișează atunci un mesaj că conexiunea este nevalidă și că cheia clientului poate fi expirată, iar dvs. trebuie să introduceți o cheie nouă (vezi Crearea conexiunii).

Crearea conexiunii

Conexiunea necesită trei parametri din portalul Microsoft: ID chiriaș, ID client și Cheia clientului (vezi Înregistrarea aplicației în Microsoft Entra ID).

1. Deschideți Setări de sistem (meniul principal) și treceți la pagina Microsoft Entra ID.
2. Faceți clic pe Adaugă conexiune. Se deschide fereastra Conexiune la Microsoft Entra ID.
3. Introduceți ID chiriaș (identificatorul chiriașului), ID client (identificatorul aplicației) și Cheia clientului (valoarea secretului copiată în portal).
4. Opțional, limitați utilizatorii importați la anumite grupuri — în câmpul Importați pe baza ID-urilor grupurilor de utilizatori (separate prin virgulă) introduceți ID-urile de obiect ale grupurilor din Entra ID, separate prin virgulă. Se acceptă numai ID-uri, nu denumiri de grupuri. Un câmp gol înseamnă importul tuturor utilizatorilor.
5. Faceți clic pe Salvare. Cu date corecte, fereastra se închide, apare mesajul Conexiunea la Microsoft Entra ID a fost stabilită cu succes, iar pe pagină apare un rând pentru conexiune. Cu date incorecte apare mesajul Nu s-a reușit conectarea la Microsoft Entra ID, iar fereastra rămâne deschisă.

Lista conexiunilor

Tabelul afișează ID chiriaș, ID client, Stare (Activ, Fără conexiune sau Eroare de sincronizare) și Ultima sincronizare — numărul de utilizatori sincronizați și timpul scurs de la sincronizare. Meniul rândului (trei puncte) conține comenzile Editați, Sincronizează (pornește imediat o sincronizare) și Ștergeți. În fereastra de editare, câmpul cheii clientului rămâne gol dacă nu introduceți o cheie nouă; o cheie expirată se înlocuiește exact așa.

Ștergerea conexiunii întrerupe sincronizarea conturilor de utilizator și a stărilor lor cu Microsoft Entra ID; aplicația cere confirmare.

Sincronizarea utilizatorilor

După crearea conexiunii, FlexiProject sincronizează periodic utilizatorii. Sunt preluate conturile cu adresă de e-mail. Sunt disponibile și butonul Sincronizează, și comutatorul invitațiilor.

• Un utilizator nou din Entra ID primește un cont în FlexiProject și devine utilizator activ (un cont dezactivat în Entra ID nu se creează).
• Un utilizator FlexiProject existent este legat de contul Entra ID prin adresa de e-mail.
• Un utilizator care nu mai este în director este marcat în FlexiProject ca Șters și pierde accesul.
• În lista de utilizatori, un utilizator sincronizat are o pictogramă de sincronizare lângă stare. Un utilizator adăugat manual și absent din Entra ID nu are această pictogramă (vezi Lista utilizatorilor).

Cu structura organizațională activată, sincronizarea poate crea și departamente pe baza managerilor din Entra ID (vezi Importul automat al structurii din Microsoft Entra ID).

Invitații pentru utilizatorii Entra ID

Comutatorul Invitații prin e-mail pentru utilizatorii din Microsoft Entra ID, de sub tabelul conexiunilor, activează trimiterea unui e-mail de bun venit cu o invitație la FlexiProject fiecărui utilizator nou adăugat automat din Entra ID. Indiferent de setare, utilizatorul începe să primească celelalte notificări prin e-mail abia după prima autentificare sau după prima acțiune care îl privește, de exemplu atribuirea la o activitate sau menționarea într-un comentariu (vezi Notificările prin e-mail).

Sincronizarea calendarului Outlook

Conexiunea la Microsoft Entra ID permite și înregistrarea absențelor pe toată ziua ale utilizatorilor din calendarul Outlook (Microsoft 365) în disponibilitatea lor. Absențele ajung în calendarul de disponibilitate al utilizatorului din modulul Resurse.

1. Deschideți Setări de sistem (meniul principal) și treceți la pagina Resurse.
2. Activați opțiunea Conexiune la calendarul Outlook. Opțiunea este vizibilă când conexiunea la Microsoft Entra ID este activă.

Evenimentele pe toată ziua cu starea Liber introduse în Outlook de utilizatorii sincronizați se salvează în disponibilitatea lor. În calendarul din Resurse sunt marcate cu o pictogramă de sincronizare, iar astfel de excepții nu pot fi editate. Ele dispar automat când evenimentul este șters în Outlook sau când opțiunea este oprită (vezi Setările modulului Resurse).