Uprawnienia projektowe

Uprawnienia projektowe określają, kto ma dostęp do projektu i co może robić w jego poszczególnych modułach, na przykład w harmonogramie, budżecie czy ryzykach.

Uprawnienia zmienia się w panelu Role projektowe i uprawnienia, który otwiera się z menu projektu (ikona koła zębatego obok nazwy projektu).

Uprawnienia mogą zmieniać:

• administratorzy projektu, w tym kierownik projektu (zobacz Uprawnienia użytkowników),
• osoby z uprawnieniem Administracja do projektów w obszarze pracy projektu (zobacz Dostęp do projektów obszaru),
• administrator systemu (zobacz Licencja i uprawnienia użytkownika).

Panel zawiera pole Kierownik projektu, pola wszystkich ról projektowych, uprawnienia właścicieli elementów oraz listę Uprawnienia projektowe z użytkownikami i źródłami ich uprawnień.

Zakres uprawnień zależy od licencji użytkownika:

• licencja Darmowa nie daje dostępu do projektu (zadania przypisane do użytkownika są widoczne w module Zadania),
• licencja Standardowa daje najwyżej podgląd do elementów projektu,
• licencja Pełna pozwala nadać każdy poziom, także administratora projektu.

Właściciele elementów harmonogramu

Osoba wskazana jako właściciel zadania, kamienia milowego, ryzyka lub produktu pojawia się w projekcie jako właściciel elementu. Zakres tego, co może zmieniać w swoich elementach, ustawia się dla wszystkich właścicieli naraz.

Zmiana uprawnień właścicieli

1. Z menu projektu (ikona koła zębatego obok nazwy projektu) otwórz panel Role projektowe i uprawnienia.
2. Kliknij wiersz Właściciele elementów. Otworzy się okno Uprawnienia z listą właścicieli.
3. Włącz lub wyłącz przełączniki pól, które właściciele mogą edytować.
4. Kliknij Zapisz. Ustawienie obowiązuje w całym projekcie.

Przełączniki obejmują:

• Nazwa — nazwa zadania, kamienia milowego, ryzyka i produktu,
• Status i postęp — postęp zadania oraz status ryzyka i produktu,
• Właściciele i działy — właściciele i działy zadania, właściciel ryzyka i produktu,
• Daty — data rozpoczęcia i zakończenia zadania, data wykonania produktu,
• Pozostałe — pozostałe pola elementu:
  • w zadaniu i kamieniu milowym: opis, czasochłonność (także jej rozkład na właścicieli i działy), wartości atrybutów harmonogramu i kolor wiersza,
  • w ryzyku: Opis i plan działania, Prawdopodobieństwo, Wpływ, Kategoria, powiązanie z harmonogramem, sekcja wpływu na harmonogram, budżet i finalny produkt projektu oraz załączniki,
  • w produkcie: Opis, sposób i kryteria odbioru, powiązanie z harmonogramem oraz pliki w sekcjach Produkt końcowy, Wzorce i Najlepsze praktyki.

Właściciel zadania nadrzędnego ma te same uprawnienia do wszystkich jego podzadań. Niezależnie od przełączników właściciel może komentować swoje elementy, a w zadaniach także dodawać załączniki i rejestrować czas pracy.

Ważne: Uprawnienia właścicieli pozwalają na podgląd i ograniczoną edycję własnych elementów. Pełną edycję harmonogramu dają dopiero uprawnienia projektowe (zobacz Uprawnienia użytkowników).

Sposób przypisywania właścicieli do elementów opisuje dział Harmonogram projektu.

Uprawnienia użytkowników

Uprawnienia użytkownika ustawia się osobno dla każdego modułu projektu, czyli zakładki, na przykład Harmonogram, Budżet czy Ryzyka. Dla każdego modułu wybiera się jeden z trzech poziomów:

• Brak dostępu — zakładka modułu jest niewidoczna,
• Podgląd — zakładka i jej dane są widoczne, bez możliwości zmian,
• Administracja — pełna praca w module: dodawanie, edycja i usuwanie elementów.

Zakładka Podsumowanie jest widoczna dla każdej osoby z uprawnieniami w projekcie. Właściciele zadań, ryzyk i produktów widzą swoje elementy niezależnie od tych poziomów (zobacz Właściciele elementów harmonogramu).

Dodawanie uprawnień

1. Z menu projektu (ikona koła zębatego obok nazwy projektu) otwórz panel Role projektowe i uprawnienia.
2. Kliknij przycisk Dodaj nad listą użytkowników. Otworzy się okno Dodaj uprawnienia.
3. Wybierz użytkownika z listy aktywnych użytkowników, którzy nie mają jeszcze uprawnień w projekcie. Bez wyboru system wyświetli komunikat: Wybierz użytkownika.
4. Opcjonalnie włącz przełącznik Skopiuj uprawnienia i wybierz użytkownika, od którego kopiują się ustawienia. Bez wyboru system wyświetli komunikat: Wybierz użytkownika od którego mają być skopiowane uprawnienia.
5. Kliknij Zapisz. System wyświetli komunikat: Dodano uprawnienia i od razu otworzy okno Uprawnienia tej osoby.

Zmiana uprawnień

1. W panelu Role projektowe i uprawnienia kliknij użytkownika na liście. Otworzy się okno Uprawnienia.
2. W siatce modułów wybierz poziom dostępu dla każdego modułu: Brak dostępu, Podgląd albo Administracja.
3. Opcjonalnie włącz przełącznik Administrator projektu.
4. Kliknij Zapisz. Zmiany działają od razu.

Obok nazwy użytkownika widać źródła jego uprawnień jako etykiety:

• Kierownik projektu, Akceptant, Opiniujący i Oceniający — funkcje pełnione w projekcie,
• Administrator projektu — uprawnienia administratora projektu nadane w projekcie (przełącznikiem w tym oknie), wynikające z funkcji kierownika albo z roli projektowej,
• Administrator w obszarach pracy, Podgląd w obszarach pracy i Administrator systemu — uprawnienia spoza projektu (zobacz Obszary pracy i uprawnienia w projekcie),
• nazwy ról projektowych.

Poziomu wynikającego z roli projektowej lub funkcji w projekcie nie można tu obniżyć. Zmienia się go w definicji roli (zobacz Role projektowe).

Gdy użytkownik ma uprawnienia z kilku źródeł, na przykład nadane ręcznie i z roli projektowej, obowiązuje najwyższy z tych źródeł.

Odbieranie uprawnień

1. W panelu Role projektowe i uprawnienia kliknij użytkownika na liście. Otworzy się okno Uprawnienia.
2. Kliknij przycisk Usuń. System wyświetli pytanie: Czy na pewno chcesz usunąć użytkownikowi uprawnienia do projektu?
3. Potwierdź. Użytkownik zniknie z listy.

Ważne: Uprawnień nie można usunąć osobie, która pełni funkcje projektowe lub ma uprawnienia wynikające z obszaru pracy albo z roli administratora systemu.

Role projektowe

Rola projektowa to predefiniowany schemat uprawnień projektowych, który przypisuje się osobom w projekcie, na przykład sponsorowi projektu. Role definiuje administrator systemu w Ustawieniach systemowych, wspólnie dla całej organizacji. Wbudowanej roli Kierownik projektu nie można zmienić ani usunąć.

Definiowanie ról

1. W menu głównym wybierz Ustawienia systemowe i przejdź do zakładki Role projektowe.
2. Kliknij Dodaj. Otworzy się okno Dodaj rolę projektową.
3. Wpisz nazwę roli i ustaw poziom dostępu do każdego modułu albo włącz przełącznik Administrator projektu.
4. Kliknij Zapisz.

Ważne: Zmiana definicji roli działa od razu u wszystkich osób, które ją mają.

Usuwanie ról

1. W zakładce Role projektowe kliknij rolę. Otworzy się okno Edytuj rolę projektową.
2. Kliknij Usuń i potwierdź.

Uwaga: Usunięcie roli jest nieodwracalne. Rola znika ze wszystkich projektów, a użytkownicy tracą wynikające z niej uprawnienia. Znika też z kart projektu, przeglądów i ścieżek akceptacji.

Przypisywanie ról w projekcie

1. Z menu projektu (ikona koła zębatego obok nazwy projektu) otwórz panel Role projektowe i uprawnienia.
2. Kliknij pole roli i wybierz jedną lub kilka osób.
3. Kliknij poza polem. Wybrane osoby otrzymają uprawnienia wynikające z roli.

Ikona informacji obok pola roli pokazuje uprawnienia, które daje rola. Osoba bez licencji Pełna nie będzie mogła korzystać z uprawnień roli — system ostrzeże o tym przy dodawaniu.

Obszary pracy i uprawnienia w projekcie

Uprawnienia użytkownika w projekcie mogą również wynikać z uprawnień, jakie ma w obszarze pracy, do którego należy projekt, oraz z roli administratora systemu. Na liście Uprawnienia projektowe są one wyróżnione etykietami:

• Administrator w obszarach pracy — użytkownik lub grupa ma uprawnienie Administracja do projektów w obszarze pracy, które daje prawa administratora we wszystkich projektach tego obszaru,
• Podgląd w obszarach pracy — użytkownik lub grupa ma uprawnienie Podgląd do projektów w obszarze pracy (bez Administracja),
• Administrator systemu — pełne prawa we wszystkich projektach.

Uprawnienia do projektów w obszarze pracy ustawia się w uprawnieniach użytkownika lub grupy (zobacz Uprawnienia do obszarów pracy i Dostęp do projektów obszaru).