Płatności i zarządzanie subskrypcjami

Moduł Payments umożliwia kompleksowe zarządzanie subskrypcjami, licencjami i informacjami rozliczeniowymi organizacji bezpośrednio w aplikacji FlexiProject. Użytkownicy mogą uruchamiać, modyfikować i anulować swoje subskrypcje, podczas gdy administratorzy mają potężny panel do nadzorowania wszystkich kont klientów (dzierżawców).

Pierwsza płatność

Rozpoczęcie subskrypcji

Po zakończeniu okresu próbnego lub jeśli zdecydujesz się na wcześniejszą subskrypcję, możesz aktywować subskrypcję w zakładce Płatności.

1. Wybierz ilość licencji: Określ liczbę potrzebnych licencji standardowych i pełnych. Nie można ustawić liczby mniejszej niż liczba użytkowników aktualnie przypisanych do licencji.
2. Wybierz cykl rozliczeniowy:
   • Płatność miesięczna: Płatność z miesiąca na miesiąc.
   • Płatność roczna: Zapłać za cały rok z góry i otrzymaj zniżkę (np. 20%). System wyświetli całkowity roczny koszt i obniżoną stawkę.
3. Podaj dane do faktury:
   • Wypełnij wszystkie wymagane pola, aby utworzyć profil klienta w systemie fakturowania. Obejmuje to nazwę firmy, identyfikator podatkowy, adres i adres e-mail. Wszystkie pola są obowiązkowe.
4. Dodaj metodę płatności:
   • Bezpiecznie dodaj dane swojej karty kredytowej. Karta ta będzie używana do początkowej płatności i kolejnych automatycznych odnowień.
5. Przegląd i płatność:
   • Sekcja Podsumowanie płatności będzie aktualizowana w czasie rzeczywistym w celu odzwierciedlenia dokonanych wyborów. Pokaże kwoty netto, VAT i brutto dla wybranego okresu rozliczeniowego.
   • Kliknij przycisk „Zapłać i aktywuj”, aby zakończyć proces.

Po pomyślnym dokonaniu płatności konto zostanie aktywowane, faktura zostanie wygenerowana i wysłana na adres e-mail, a dane subskrypcji zostaną zaktualizowane.

Status KSeF faktur (tylko Polska)

Dla organizacji z siedzibą w Polsce faktury są automatycznie przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Lista faktur zawiera dedykowaną kolumnę Status KSeF pokazującą bieżący stan zwrócony przez rejestr:

• Zarejestrowano — faktura została przyjęta i otrzymała numer KSeF. Dostępna jest ikona pobrania.
• Przetwarzanie — faktura została wysłana i oczekuje na potwierdzenie.
• Błąd — wysyłka nie powiodła się. Wystąpił błąd. Prosimy o kontakt.
• Błąd systemu — zewnętrzny rejestr jest chwilowo niedostępny. Problem zewnętrznego systemu rejestrującego.

Dotychczasowa kolumna Status pokazująca stan płatności została przemianowana na Płatność, aby jednoznacznie odróżnić ją od nowego statusu KSeF.

aktywna subskrypcja

Gdy subskrypcja jest aktywna, na karcie Płatności wyświetlane jest podsumowanie następnej płatności i dostępne są narzędzia do zarządzania kontem.

Zmiana liczby licencji

Liczbę licencji można dostosować w dowolnym momencie.

1. Przejdź do sekcji Liczba licencji i kliknij przycisk edycji.
2. Dostosuj liczbę licencji standardowych i/lub pełnych.
   • Zwiększanie liczby licencji: Jeśli zwiększysz liczbę licencji, otworzy się okno płatności z proporcjonalną opłatą za dodatkowe licencje za pozostałą część bieżącego okresu rozliczeniowego. Po pomyślnym dokonaniu płatności nowa liczba licencji zacznie obowiązywać natychmiast.
   • Zmniejszanie liczby licencji: Jeśli zmniejszysz liczbę licencji, zmiana zostanie zapisana, a niższa liczba zostanie zastosowana od początku następnego okresu rozliczeniowego. W bieżącym okresie opłata nie będzie niższa.
3. Kliknij „Zapisz”, aby potwierdzić zmiany.

Zmiana cyklu rozliczeniowego

1. Przejdź do sekcji Podsumowanie następnej płatności.
2. Wybierz żądany cykl rozliczeniowy (np. przełącz z „Płatności miesięcznej” na „Płatność roczną”).
3. Podsumowanie zostanie zaktualizowane, aby pokazać nowy koszt na nadchodzący okres.
4. Kliknij „Zapisz”, aby zastosować zmianę do następnego cyklu rozliczeniowego.

Wyświetlanie i pobieranie faktur

Sekcja Faktury wyświetla pełną historię rozliczeń.

• Lista jest posortowana według daty wydania, od najnowszej do najstarszej.
• Każdy wpis zawiera wartości netto, VAT i brutto, a także status płatności (np. Zapłacone, Niezapłacone).
• Kliknij przycisk „Pobierz” obok dowolnej faktury, aby zapisać ją jako plik PDF.

Anulowanie subskrypcji

1. Znajdź sekcję Anuluj subskrypcję i kliknij przycisk „Anuluj subskrypcję”.
2. Zostanie wyświetlone okno potwierdzenia z datą, do której usługa pozostanie aktywna (koniec bieżącego opłaconego okresu rozliczeniowego).
3. Kliknij „Potwierdź rezygnację”, aby kontynuować.

Automatyczne odnawianie subskrypcji zostanie wyłączone, a dalsze opłaty nie będą naliczane. Użytkownik zachowa pełny dostęp do aplikacji do końca bieżącego okresu rozliczeniowego.

Przywracanie anulowanej subskrypcji

Jeśli subskrypcja została anulowana, ale okres rozliczeniowy jeszcze się nie zakończył, można ją ponownie aktywować.

1. W sekcji Status subskrypcji pojawi się komunikat informujący, że subskrypcja została anulowana.
2. Kliknij przycisk „Przywróć subskrypcję”.
3. Automatyczne odnawianie zostanie ponownie włączone, a subskrypcja będzie kontynuowana jak poprzednio.

Dodatkowe dane do faktury

Sekcja danych do faktury zawiera pole Dodatkowe dane do faktury. Wpisz w nim dowolne informacje, które powinny pojawić się na fakturze, a nie pasują do standardowych pól rozliczeniowych — na przykład imię i nazwisko osoby po stronie klienta akceptującej dokument, wewnętrzny kod kosztu lub numer referencyjny.

Wszystko, co wpiszesz w tym polu, zostanie umieszczone na fakturach generowanych w kolejnym okresie rozliczeniowym.