Płatności i subskrypcja

Moduł Płatności (pozycja Płatności w menu głównym) służy do zarządzania subskrypcją organizacji: liczbą licencji, cyklem rozliczeniowym, metodą płatności, danymi do faktury i fakturami. Dostępny jest w chmurowej wersji FlexiProject dla administratorów organizacji; w instalacji własnej aplikacja odpowiada komunikatem Nie masz dostępu do płatności.

Ceny zależą od liczby licencji standardowych i pełnych (zobacz Licencje) i kraju rozliczenia. Organizacje z indywidualną umową nie płacą kartą — u nich nie widać karty metody płatności ani polecenia przywrócenia subskrypcji.

Rozpoczęcie subskrypcji

Organizacja, która jeszcze nie płaci, widzi na stronie Płatności formularz pierwszej płatności. Gdy dostęp do aplikacji zostanie zablokowany z powodu braku płatności, widać komunikat Dostęp do FlexiProject został zablokowany z prośbą o kontakt z zespołem FlexiProject.

1. W części Liczba licencji należy ustawić liczbę licencji Standardowych i Pełnych. Nie może ona być mniejsza od liczby użytkowników, którzy już mają daną licencję.
2. Następnie w części Podsumowanie płatności należy wybrać Płatność Roczną (z rabatem, którego wartość podaje aplikacja) albo Płatność Miesięczną. Pod wyborem pojawi się Okres rozliczeniowy.
3. W części Dane do faktury należy podać Kraj, NIP, Nazwę firmy, Ulicę i numer (opcjonalnie), Kod pocztowy, Miejscowość i Email do faktur. W polu Dodatkowe informacje (do 256 znaków) można wpisać treść, która ma trafiać na faktury, na przykład numer zamówienia. Po zmianie kraju ceny zostaną przeliczone.
4. W części Metoda płatności należy wpisać dane karty: Numer, Data ważności i CVV. Formularz karty obsługuje operator płatności. Ta karta służy do pierwszej płatności i do kolejnych, automatycznych odnowień.
5. Na koniec, po sprawdzeniu podsumowania (kwoty netto, VAT i brutto dla wybranego okresu, aktualizowane przy każdej zmianie), należy kliknąć przycisk Zapłać i aktywuj. Gdy bank wymaga potwierdzenia 3D Secure, otworzy się okno Potwierdzenie płatności. Po zrealizowanej płatności subskrypcja zostanie aktywowana.

Po zrealizowanej płatności subskrypcja jest aktywna, a faktura trafia na adres e-mail. Gdy płatność się nie powiedzie, pojawia się komunikat Płatność nie została zrealizowana i formularz pozostaje do poprawienia.

Zarządzanie subskrypcją

Przy aktywnej subskrypcji strona Płatności pokazuje: Liczbę licencji (z datą końca bieżącego okresu rozliczeniowego), Dane do faktury, Metodę płatności (bez umowy indywidualnej), Podsumowanie kolejnej płatności, Faktury i Anulowanie subskrypcji.

Zmiana liczby licencji

1. Po kliknięciu przycisku Edytuj w części Liczba licencji otworzy się okno Edytuj liczbę licencji, z liczbą licencji Standardowych i Pełnych oraz aktualnym stanem przypisań (Obecnie). Liczby nie można zmniejszyć poniżej liczby użytkowników z daną licencją.
2. Następnie należy zmienić liczbę. Zwiększenie wymaga dopłaty proporcjonalnej do reszty bieżącego okresu — wyliczenie pojawi się w oknie pod okresem rozliczeniowym, a przycisk zmieni nazwę na Akceptuję i płacę. Po udanej płatności nowa liczba będzie obowiązywać od razu.
3. Aby zmniejszyć liczbę, należy kliknąć przycisk Zapisz. Zmniejszenie zacznie obowiązywać od następnego okresu rozliczeniowego. W bieżącym okresie opłata się nie zmniejsza, a przy licencji widać znacznik Następny okres z nową liczbą.

Przycisk Edytuj jest ukryty, dopóki subskrypcja nie jest opłacona.

Zmiana cyklu rozliczeniowego

W części Podsumowanie kolejnej płatności należy wybrać Płatność Roczną albo Płatność Miesięczną. Podsumowanie pokaże okres i koszt następnego cyklu. Po zmianie wyboru pojawi się przycisk Zapisz; zmiana zacznie obowiązywać od następnego okresu rozliczeniowego.

Zmiana metody płatności

Po kliknięciu przycisku Edytuj w części Metoda płatności otworzy się formularz nowej karty. Nowa karta zastąpi dotychczasową po autoryzacji (w razie potrzeby z potwierdzeniem 3D Secure). Przy niepowodzeniu aplikacja pokazuje komunikat Nie udało się zaktualizować metody płatności.

Dane do faktury

Część Dane do faktury pokazuje kraj, NIP, nazwę firmy, adres i adres e-mail do faktur. Po kliknięciu przycisku Edytuj otworzy się okno Dane do faktury z tymi samymi polami co w formularzu pierwszej płatności (zobacz Rozpoczęcie subskrypcji), w tym z polem Dodatkowe informacje. W to pole można wpisać treść, która nie mieści się w standardowych polach, na przykład imię i nazwisko osoby akceptującej dokument, wewnętrzny kod kosztu albo numer referencyjny. Trafia ona na faktury generowane w kolejnych okresach rozliczeniowych. Nieprawidłowy NIP kończy się komunikatem Niepoprawny numer NIP.

Faktury

Część Faktury zawiera historię rozliczeń od najnowszej faktury. Kolumny: Numer, Data wystawienia, Wartość netto, VAT, Wartość brutto i Status płatności (Opłacona albo Nieopłacona). Lista jest stronicowana. Gdy nie ma faktur, widać komunikat Brak danych do wyświetlenia.

Status KSeF (tylko organizacje z Polski)

Faktury polskich organizacji trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kolumna Status KSeF pokazuje stan zwrócony przez rejestr:

• Zarejestrowana — faktura została przyjęta. Obok pojawia się ikona pobrania pliku PDF.
• Przetwarzanie — faktura została wysłana i czeka na potwierdzenie.
• Błąd — wysyłka się nie powiodła; podpowiedź prosi o kontakt.
• Awaria — zewnętrzny system rejestracji jest chwilowo niedostępny.

Anulowanie i przywracanie subskrypcji

Anulowanie

1. W części Anulowanie subskrypcji należy kliknąć Rezygnuj z subskrypcji. Otworzy się okno Potwierdzenie rezygnacji z datą końca bieżącego, opłaconego okresu.
2. Po kliknięciu przycisku Potwierdź rezygnację subskrypcja zostanie anulowana.

Automatyczne odnawianie zostaje wyłączone i kolejne opłaty nie są pobierane. Dostęp do aplikacji trwa do końca opłaconego okresu. Część Anulowanie subskrypcji znika, a część Podsumowanie kolejnej płatności zastępuje Status subskrypcji z informacją, że subskrypcja została anulowana.

Przywracanie

Do końca opłaconego okresu subskrypcję można przywrócić, klikając przycisk Przywróć subskrypcję w części Status subskrypcji (poza organizacjami z indywidualną umową). Automatyczne odnawianie włącza się ponownie.