Valorile reale ale bugetului

O valoare reală este o sumă efectiv cheltuită sau încasată — de exemplu o factură plătită. Atribuiți valori reale liniilor bugetare, iar totalul lor este valoarea Real a liniei. O valoare reală poate rămâne și neatribuită, caz în care contează doar în totalul proiectului. Puteți vedea toate valorile reale ale proiectului în fila Buget, în vizualizarea Valori reale.

Adăugarea unei valori reale

În fila Buget, mergeți la vizualizarea Valori reale și faceți clic pe Adaugă valoare reală. Puteți adăuga o valoare reală și din panoul unei linii bugetare sau din meniul unei activități din programare.
Introduceți suma și data, alegeți tipul (cheltuială sau venit) și, dacă doriți, o linie bugetară.
Completați atributele valorii reale, dacă organizația dvs. a definit vreunul. Puteți atașa și un fișier, de exemplu o factură scanată. Salvați.

Tipul unei valori reale trebuie să corespundă tipului liniei: o cheltuială poate fi atribuită doar unei linii de cheltuieli, iar un venit unei linii de venituri. O sumă poate avea cel mult două zecimale. Adăugarea unei valori reale este înregistrată în istoricul liniei.

Lista valorilor reale

Vizualizarea Valori reale listează toate valorile reale ale proiectului în coloanele Data, Debit (cheltuieli), Credit (venituri), Linie bugetară și Type. Butonul Filtru restrânge lista după cuvânt-cheie, interval de date și interval de sume. Faceți clic pe o valoare reală pentru a o edita.

Importul valorilor reale

În loc să introduceți manual valorile reale din sistemul dvs. de contabilitate, le puteți încărca dintr-o foaie de calcul.

În vizualizarea Valori reale, faceți clic pe Importuri sau alegeți Import actuals din meniul Setări.
Selectați fișierul.
Pentru fiecare coloană din fișier, alegeți ce conține: Data, Debit, Credit, unul dintre atributele valorii reale sau Omite. Coloanele Debit și Credit sunt obligatorii.
Verificați previzualizarea. Dacă aveți reguli de mapare, aplicația sugerează o linie bugetară pentru fiecare rând.
Confirmați importul. Veți vedea Imported actuals: {count}.

Sumele din coloana Debit sunt importate ca cheltuieli, iar cele din Credit ca venituri.

Mesaje pe care le puteți vedea:

Map the Debit and Credit columns — una dintre coloanele obligatorii nu este mapată,
The mapping rules point to more than one budget item — rândul corespunde regulilor mai multor linii; alegeți linia dvs. înșivă sau rafinați regulile.

Maparea valorilor reale

Regulile de mapare indică aplicației cărei linii bugetare îi aparține o valoare reală importată. Sunt utile atunci când încărcați date din contabilitate în mod regulat — de exemplu, tot ce conține „licență” în descriere merge la linia „Licențe”.

Faceți clic pe Setări deasupra bugetului și alegeți Maparea importului valorilor reale.
Faceți clic pe Adaugă.
În Atribuie la, alegeți linia bugetară.
Adăugați condiții: alegeți suma sau un atribut al valorii reale, un operator (de exemplu Include sau Egal cu) și o valoare.
Salvați regula.

O regulă are nevoie de cel puțin o condiție cu o valoare, altfel veți vedea Adăugați cel puțin o condiție cu o valoare completată. O valoare reală atribuită printr-o regulă preia tipul liniei (cheltuială sau venit). Dacă un rând corespunde regulilor mai multor linii, aplicația nu îl atribuie.

Atributele valorii reale

Atributele valorii reale sunt câmpuri suplimentare care descriu o valoare reală — precum numărul facturii, furnizorul sau centrul de cost. Un administrator de organizație le definește în Setări de sistem → Buget → fila Valori reale → New attribute.

Atributele definite apar în fereastra valorii reale, pot fi încărcate la import și pot fi folosite în condițiile regulilor de mapare.