Valorile reale ale bugetului

O valoare reală este o sumă efectiv cheltuită sau încasată, de exemplu o factură plătită. Valorile reale se atribuie liniilor bugetare, iar totalul lor este valoarea din coloana Execuție a liniei. O valoare reală poate rămâne și neatribuită; în acest caz se ia în calcul doar în totalul proiectului și apare în rândul Nealocate. Toate valorile reale ale proiectului se află în fila Buget, în vizualizarea Valori reale (vezi Bugetul proiectului). Valorile reale sunt adăugate, modificate și șterse de utilizatorii cu permisiunea Administrație asupra bugetului.

Adăugarea unei valori reale

1. În fila Buget, mergeți la vizualizarea Valori reale și faceți clic pe Adaugă valoare reală. O valoare reală puteți adăuga și din panoul unei linii bugetare (meniul panoului, Adaugă valoare reală) sau din meniul unei activități din programare.
2. În fereastra Adaugă valoare reală introduceți data și suma (în moneda bugetului) și, opțional, alegeți o linie bugetară din arbore. Lista oferă liniile care nu au subelemente.
3. Alegeți tipul: Costuri sau Venituri. Când este aleasă o linie, tipul rezultă din ea și este blocat.
4. Completați atributele valorii reale, dacă organizația a definit unele, și, opțional, atașați un fișier, de exemplu o factură scanată.
5. Salvați.

Tipul unei valori reale trebuie să corespundă tipului liniei: un cost poate fi atribuit doar unei linii de cost, iar un venit unei linii de venit. O sumă poate avea cel mult două zecimale. Adăugarea unei valori reale este consemnată în istoricul liniei.

Lista valorilor reale

Vizualizarea Valori reale listează toate valorile reale ale proiectului în coloanele Data, Debit (costuri), Credit (venituri), Linie bugetară și Tip. Butonul Filtru restrânge lista după cuvânt-cheie, interval de date și interval de sume. Butonul de configurare a coloanelor permite alegerea coloanelor vizibile. Faceți clic pe o valoare reală pentru a o deschide spre editare (fereastra Editează valoarea reală); o valoare reală fără linie arată Fără legătură în coloana liniei.

Importul valorilor reale

În loc să introduceți manual valorile reale dintr-un sistem contabil, le puteți încărca dintr-un tabel.

1. În vizualizarea Valori reale, faceți clic pe Importuri sau alegeți Import valori reale din meniul Setări.
2. Selectați fișierul în expertul Import valori reale.
3. Pentru fiecare coloană din fișier alegeți ce conține: Data, Debit, Credit, unul dintre atributele valorilor reale sau Omite. Coloanele Debit și Credit sunt obligatorii.
4. Verificați previzualizarea. Dacă există reguli de mapare, aplicația sugerează o linie bugetară pentru fiecare rând.
5. Confirmați importul. Apare mesajul Valori reale importate: {count}.

Sumele din coloana Debit se importă drept costuri, iar cele din coloana Credit drept venituri.

Mesaje în timpul importului:

• Indicați coloanele: Debit și Credit — una dintre coloanele obligatorii nu este mapată,
• Regulile de mapare indică mai multe linii bugetare — rândul corespunde regulilor mai multor linii; alegeți linia singur sau precizați mai exact regulile.

Maparea valorilor reale

Regulile de mapare îi spun aplicației cărei linii bugetare îi aparține o valoare reală importată. Sunt utile când încărcați regulat date din contabilitate — de exemplu, tot ce are „licență” în descriere ajunge la linia „Licențe”.

1. Faceți clic pe Setări deasupra bugetului și alegeți Maparea importului valorilor reale.
2. Faceți clic pe Adaugă în fereastra Maparea valorilor reale.
   
3. Alegeți linia în câmpul Atribuie linie bugetară.
4. Adăugați condiții cu butonul Regulă nouă: alegeți suma sau un atribut al valorii reale, un operator (de exemplu Include sau Egalitate) și o valoare. Condițiile unei reguli sunt legate prin și, deci o valoare reală trebuie să le îndeplinească pe toate.
5. Salvați regula.

O regulă are nevoie de cel puțin o condiție cu valoare, altfel apare mesajul Adăugați cel puțin o condiție cu o valoare completată. O regulă fără condiții completate nu se potrivește cu nicio valoare reală. O valoare reală atribuită printr-o regulă preia tipul liniei (cost sau venit). Dacă un rând corespunde regulilor mai multor linii, aplicația nu îl atribuie. Regulile se aplică doar liniilor care nu sunt linii de grup; ștergerea unei linii îi șterge regulile, la fel și transformarea unei linii în linie de grup.

Atributele valorilor reale ale bugetului

Atributele valorilor reale sunt câmpuri suplimentare care descriu o valoare reală, de exemplu numărul facturii, furnizorul sau centrul de cost. Le definește un administrator al organizației: meniul principal, Setări de sistem, fila Buget, cardul Valori reale, secțiunea Atributele valorilor reale, butonul Atribut nou.

Atributele definite apar în fereastra valorii reale, pot fi încărcate la import și folosite în condițiile regulilor de mapare. Tipurile de atribute sunt aceleași ca la atributele liniilor (vezi Atributele liniilor bugetare).

Ștergerea unei valori reale

1. Deschideți valoarea reală din lista valorilor reale sau din panoul liniei.
2. Faceți clic pe Ștergeți și confirmați.

Valoarea liniei și totalurile proiectului se recalculează imediat, iar ștergerea este consemnată în istoricul liniei.

Notă: o valoare reală ștearsă nu poate fi restaurată.