Költségvetési tényadatok

A tényadat a ténylegesen kifizetett vagy beérkezett összeg, például egy kifizetett számla. A tényadatokat költségvetési tételekhez rendelik, és az összegük a tétel Tény értéke. A tényadat hozzárendelés nélkül is maradhat, ilyenkor csak a projekt összegébe számít bele, és a Nem hozzárendelt sorban jelenik meg. A projekt összes tényadata a Költségvetés fülön, a Tényadatok nézetben található (lásd: A projekt költségvetése). A tényadatokat a költségvetésre Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználók adhatják hozzá, módosíthatják és törölhetik.

Tényadat hozzáadása

1. A Költségvetés fülön lépjen a Tényadatok nézetre, és kattintson a Tényadat hozzáadása gombra. Tényadatot a költségvetési tétel paneljéről (a panel menüje, Tényadat hozzáadása) vagy az ütemterv egy feladatának menüjéből is felvehet.
2. A Tényadat hozzáadása ablakban adja meg a dátumot és az összeget (a költségvetés pénznemében), és opcionálisan válasszon költségvetési tételt a fából. A lista azokat a tételeket kínálja, amelyeknek nincsenek altételeik.
3. Válassza ki a típust: Költségek vagy Bevételek. Ha tétel van kiválasztva, a típus abból következik, és le van zárva.
4. Töltse ki a tényadat-attribútumokat, ha a szervezet meghatározott ilyeneket, és opcionálisan csatoljon fájlt, például egy beszkennelt számlát.
5. Mentse el.

A tényadat típusának meg kell egyeznie a tétel típusával: költség csak költségtételhez, bevétel pedig csak bevételi tételhez rendelhető. Egy összegnek legfeljebb két tizedesjegye lehet. A tényadat hozzáadása bekerül a tétel előzményeibe.

A tényadatok listája

A Tényadatok nézet felsorolja a projekt összes tényadatát a Dátum, Tartozik (költségek), Követel (bevételek), Költségvetési tétel és Típus oszlopokban. A Szűrő gomb kulcsszó, dátumtartomány és összegtartomány szerint szűkíti a listát. Az oszlopbeállító gombbal kiválaszthatja a látható oszlopokat. Egy tényadatra kattintva megnyithatja szerkesztésre (a Tényadat szerkesztése ablak); a tétel nélküli tényadatnál a tétel oszlopában Nincs kapcsolat látható.

Tényadatok importálása

Ahelyett, hogy a számviteli rendszerből származó tényadatokat kézzel gépelné be, betöltheti őket egy táblázatból.

1. A Tényadatok nézetben kattintson az Import gombra, vagy válassza a Tényadatok importálása parancsot a Beállítások menüben.
2. Válassza ki a fájlt a Tényadatok importálása varázslóban.
3. A fájl minden oszlopánál válassza ki, mit tartalmaz: Dátum, Tartozik, Követel, valamelyik tényadat-attribútum vagy Kihagyás. A Tartozik és a Követel oszlop megadása kötelező.
4. Ellenőrizze az előnézetet. Ha vannak leképezési szabályok, az alkalmazás a fájl minden sorához költségvetési tételt javasol.
5. Erősítse meg az importálást. Megjelenik az Importált tényadatok: {count} üzenet.

A Tartozik oszlop összegei költségként, a Követel oszlopéi bevételként kerülnek importálásra.

Üzenetek importálás közben:

• Adja meg a Tartozik és Követel oszlopokat — az egyik kötelező oszlop nincs hozzárendelve,
• A leképezési szabályok több költségvetési tételre mutatnak — a fájl sora több tétel szabályainak is megfelel; válassza ki a tételt maga, vagy pontosítsa a szabályokat.

Tényadatok leképezése

A leképezési szabályok megmondják az alkalmazásnak, melyik költségvetési tételhez tartozik egy importált tényadat. Akkor hasznosak, ha rendszeresen tölt be adatokat a számvitelből — például minden, aminek a leírásában „licenc” szerepel, a „Licencek” tételhez kerül.

1. Kattintson a költségvetés feletti Beállítások gombra, és válassza a Tényadatok importálásának leképezése parancsot.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra a Tényadatok leképezése ablakban.
   
3. Válassza ki a tételt a Költségvetési tétel hozzárendelése mezőben.
4. Adjon hozzá feltételeket az Új szabály gombbal: válassza ki az összeget vagy egy tényadat-attribútumot, egy műveletet (például Tartalmazza vagy Equal) és egy értéket. Egy szabály feltételeit az és kötőszó kapcsolja össze, így egy tényadatnak mindegyik feltételnek meg kell felelnie.
5. Mentse el a szabályt.

A szabályhoz legalább egy kitöltött értékű feltétel kell, különben megjelenik az Adjon hozzá legalább egy feltételt kitöltött értékkel üzenet. A kitöltött feltétel nélküli szabály egyetlen tényadatnak sem felel meg. A szabály által hozzárendelt tényadat felveszi a tétel típusát (költség vagy bevétel). Ha a fájl egy sora több tétel szabályainak is megfelel, az alkalmazás nem rendeli hozzá. A szabályok csak azokra a tételekre vonatkoznak, amelyek nem csoporttételek; a tétel törlése törli a szabályait, és ugyanígy a tétel csoporttétellé alakítása is.

Tényadatok attribútumai

A tényadat-attribútumok a tényadatot leíró további mezők, például a számlaszám, a szállító vagy a költséghely. A szervezet adminisztrátora határozza meg őket: főmenü, Rendszerbeállítások, Költségvetés fül, Tényadatok fül, Tényadatok attribútumai szakasz, Új attribútum gomb.

A meghatározott attribútumok megjelennek a tényadat ablakában, importáláskor betölthetők, és használhatók a leképezési szabályok feltételeiben. Az attribútumtípusok megegyeznek a tételattribútumok típusaival (lásd: Költségvetési tételek attribútumai).

Tényadat törlése

1. Nyissa meg a tényadatot a tényadatok listájából vagy a tétel paneljéről.
2. Kattintson a Törlés gombra, és erősítse meg.

A tétel értéke és a projekt összesítései azonnal újraszámolódnak, a törlés pedig bekerül a tétel előzményeibe.

Megjegyzés: a törölt tényadat nem állítható vissza.