Költségvetési tényadatok

A tényadat egy ténylegesen kifizetett vagy beérkezett összeg — például egy kifizetett számla. A tényadatokat költségvetési tételekhez rendeli, és ezek összege adja a tétel Tény értékét. Egy tényadat hozzárendelés nélkül is maradhat, ebben az esetben csak a projekt összegébe számít bele. A projekt összes tényadatát a Költségvetés fülön, a Tényadatok nézetben tekintheti meg.

Tényadat hozzáadása

A Költségvetés fülön lépjen a Tényadatok nézetbe, és kattintson a Tényadat hozzáadása gombra. Tényadatot egy költségvetési tétel paneljéből, illetve az ütemterv egy feladatának menüjéből is hozzáadhat.
Adja meg az összeget és a dátumot, válassza ki a típust (kiadás vagy bevétel), és ha szeretné, egy költségvetési tételt is.
Töltse ki a tényadat attribútumait, ha a szervezete definiált ilyeneket. Fájlt is csatolhat, például egy beszkennelt számlát. Mentse el.

A tényadat típusának meg kell egyeznie a tétel típusával: kiadás csak kiadás típusú tételhez, bevétel csak bevétel típusú tételhez rendelhető. Egy összegnek legfeljebb két tizedesjegye lehet. A tényadat hozzáadása bekerül a tétel előzményeibe.

Tényadatok listája

A Tényadatok nézet a projekt összes tényadatát felsorolja a Dátum, Debit (kiadások), Credit (bevételek), Költségvetési tétel és Type oszlopokban. A Szűrő gomb kulcsszó, dátumtartomány és összegtartomány szerint szűkíti a listát. Kattintson egy tényadatra a szerkesztéséhez.

Tényadatok importálása

Ahelyett, hogy kézzel írná be a tényadatokat a könyvelési rendszeréből, betöltheti őket egy táblázatból.

A Tényadatok nézetben kattintson az Import gombra, vagy válassza a Import actuals lehetőséget a Beállítások menüből.
Válassza ki a fájlt.
A fájl minden oszlopánál adja meg, mit tartalmaz: Dátum, Debit, Credit, valamelyik tényadat-attribútum, vagy Kihagyás. A Debit és Credit oszlop megadása kötelező.
Ellenőrizze az előnézetet. Ha vannak leképezési szabályai, az alkalmazás minden sorhoz javasol egy költségvetési tételt.
Erősítse meg az importálást. A következő üzenetet fogja látni: Imported actuals: {count}.

A Debit oszlopból származó összegek kiadásként, a Credit oszlopból származók bevételként kerülnek importálásra.

Előforduló üzenetek:

Map the Debit and Credit columns — az egyik kötelező oszlop nincs hozzárendelve,
The mapping rules point to more than one budget item — a sor egynél több tétel szabályainak felel meg; válassza ki maga a tételt, vagy pontosítsa a szabályokat.

Tényadatok leképezése

A leképezési szabályok megmondják az alkalmazásnak, hogy egy importált tényadat melyik költségvetési tételhez tartozik. Akkor hasznosak, ha rendszeresen tölt be adatot a könyvelésből — például minden, aminek a leírásában szerepel a „licenc” szó, a „Licencek” tételhez kerüljön.

Kattintson a Beállítások gombra a költségvetés felett, majd válassza a Tényadatok importálásának leképezése lehetőséget.
Kattintson az Hozzáadás gombra.
A Hozzárendelés mezőben válassza ki a költségvetési tételt.
Adjon hozzá feltételeket: válassza ki az összeget vagy egy tényadat-attribútumot, egy operátort (például Tartalmazza vagy Egyenlő) és egy értéket.
Mentse el a szabályt.

Egy szabályhoz legalább egy, értékkel kitöltött feltétel szükséges, különben a következő üzenetet fogja látni: Adjon hozzá legalább egy feltételt kitöltött értékkel. A szabály által hozzárendelt tényadat felveszi a tétel típusát (kiadás vagy bevétel). Ha egy sor egynél több tétel szabályainak felel meg, az alkalmazás nem rendeli hozzá.

Tényadat-attribútumok

A tényadat-attribútumok olyan extra mezők, amelyek egy tényadatot írnak le — például a számlaszám, a beszállító vagy a költséghely. Egy szervezeti adminisztrátor a Rendszerbeállítások → Költségvetés → az Tényadatok fül → New attribute útvonalon definiálja őket.

A definiált attribútumok megjelennek a tényadat ablakában, betölthetők importáláskor, és felhasználhatók a leképezési szabályok feltételeiben.