Wykonanie budżetu

Wykonanie to kwota, która faktycznie została wydana albo wpłynęła, na przykład zapłacona faktura. Wykonania przypisuje się do pozycji budżetowych; ich suma to Wykonanie pozycji. Wykonanie może też pozostać nieprzypisane — wtedy liczy się tylko do sumy projektu i widać je w wierszu Nieprzypisane. Wszystkie wykonania projektu są w zakładce Budżet, w widoku Wykonania (zobacz Budżet projektu). Wykonania dodaje, zmienia i usuwa osoba z uprawnieniem Administracja do budżetu.

Dodawanie wykonania

1. W zakładce Budżet należy przejść do widoku Wykonania i kliknąć przycisk Dodaj wykonanie. Otworzy się okno Dodaj wykonanie. Wykonanie można też dodać z panelu pozycji budżetowej (menu panelu, Dodaj wykonanie) albo z menu zadania w harmonogramie.
2. W tym oknie należy wpisać datę i kwotę (w walucie budżetu) oraz, opcjonalnie, wybrać pozycję budżetową z drzewa. Na liście do wyboru są pozycje, które nie mają podpozycji.
3. Następnie należy wybrać rodzaj: Koszty albo Przychody. Gdy wybrano pozycję, rodzaj wynika z niej i jest zablokowany.
4. Jeśli organizacja zdefiniowała atrybuty wykonania, należy je uzupełnić; można też dołączyć plik, na przykład skan faktury.
5. Po zapisaniu okna wykonanie pojawi się na liście wykonań i zostanie wliczone do wartości pozycji.

Rodzaj wykonania musi zgadzać się z rodzajem pozycji: do kosztu przypisuje się tylko koszt, a do przychodu — tylko przychód. Kwota może mieć najwyżej dwa miejsca po przecinku. Dodanie wykonania trafia do historii pozycji.

Lista wykonań

Widok Wykonania pokazuje wszystkie wykonania projektu w kolumnach Data, Winien (koszty), Ma (przychody), Pozycja budżetowa i Rodzaj. Przycisk Filtr zawęża listę według słowa kluczowego, zakresu dat i zakresu kwot. Przycisk konfiguracji kolumn pozwala wybrać widoczne kolumny. Kliknięcie wykonania otwiera je do edycji (okno Edytuj wykonanie), a wykonanie bez pozycji pokazuje w kolumnie pozycji Brak powiązania.

Import wykonania

Wykonania z systemu księgowego można wczytać z arkusza zamiast wpisywać je ręcznie.

1. W widoku Wykonania należy kliknąć przycisk Import albo wybrać opcję Import wykonania w menu Ustawienia. Otworzy się kreator Import wykonania.
2. W kreatorze należy wskazać plik.
3. Dla każdej kolumny pliku należy wybrać, co zawiera: Data, Winien, Ma, jeden z atrybutów wykonania albo Pomiń. Kolumny Winien i Ma są obowiązkowe.
4. Następnie należy sprawdzić podgląd. Jeśli są reguły mapowania, aplikacja od razu podpowiada pozycję budżetową dla każdego wiersza.
5. Po zatwierdzeniu importu pojawi się komunikat Zaimportowano wykonania: {liczba}.

Kwoty z kolumny Winien trafiają jako koszty, a z kolumny Ma — jako przychody.

Komunikaty przy imporcie:

• Wskaż kolumny: Winien oraz Ma — nie wskazano jednej z obowiązkowych kolumn,
• Reguły mapowania wskazują więcej niż jedną pozycję budżetową — wiersz pasuje do reguł kilku pozycji; pozycję wybiera się ręcznie albo poprawia reguły.

Mapowanie wykonań

Reguły mapowania mówią aplikacji, do której pozycji budżetowej przypisać importowane wykonanie. Przydają się, gdy dane z księgowości wczytuje się regularnie: na przykład wszystko, co ma w opisie „licencja”, trafia do pozycji „Licencje”.

1. Należy kliknąć Ustawienia nad budżetem i wybrać opcję Mapowanie importu wykonania. Otworzy się okno Mapowanie wykonania.
2. W tym oknie należy kliknąć przycisk Dodaj. Pojawi się formularz reguły.
   
3. W polu Przypisz pozycję budżetową należy wybrać pozycję.
4. Następnie należy dodać warunki przyciskiem Nowa reguła: wybrać kwotę albo atrybut wykonania, operator (na przykład Zawiera albo Równy) i podać wartość. Warunki jednej reguły łączy się spójnikiem oraz, więc wykonanie musi spełnić wszystkie.
5. Po zapisaniu reguła zacznie podpowiadać pozycję przy kolejnych importach.

Reguła musi mieć co najmniej jeden warunek z wartością, inaczej pojawia się komunikat Dodaj co najmniej jeden warunek z uzupełnioną wartością. Reguła bez uzupełnionych warunków nie pasuje do żadnego wykonania. Wykonanie przypisane regułą przejmuje rodzaj pozycji (koszt albo przychód). Jeśli wiersz pasuje do reguł kilku pozycji, aplikacja go nie przypisuje. Reguły dotyczą tylko pozycji, które nie są zbiorcze; usunięcie pozycji usuwa jej reguły, a zamiana pozycji w zbiorczą także.

Atrybuty wykonań budżetu

Atrybuty wykonań to dodatkowe pola opisujące wykonanie, na przykład numer faktury, dostawca albo miejsce powstawania kosztów. Definiuje je administrator organizacji: menu główne, Ustawienia systemowe, zakładka Budżet, karta Wykonania, sekcja Atrybuty wykonania, przycisk Nowy atrybut.

Zdefiniowane atrybuty pojawiają się w oknie wykonania, można je wczytać podczas importu i używać w warunkach reguł mapowania. Typy atrybutów są takie same jak w atrybutach pozycji (zobacz Atrybuty pozycji budżetowych).

Usunięcie wykonania

1. Należy otworzyć wykonanie z listy wykonań albo z panelu pozycji. Otworzy się okno Edytuj wykonanie.
2. Następnie należy kliknąć przycisk Usuń i potwierdzić. Wykonanie zostanie usunięte.

Wartość pozycji i sumy projektu przeliczają się od razu, a usunięcie trafia do historii pozycji.

Uwaga: usuniętego wykonania nie da się przywrócić.