Effettivi di budget

Un effettivo è un importo realmente speso o incassato — per esempio una fattura pagata. Assegni gli effettivi alle linee di budget e il loro totale è l’Effettivo della linea. Un effettivo può anche restare non assegnato, nel qual caso conta solo nel totale di progetto. Puoi vedere tutti gli effettivi del progetto nella scheda Budget, nella vista Effettivi.

Aggiungere un effettivo

1. Nella scheda Budget, vai alla vista Effettivi e clicca su Aggiungi effettivo. Puoi anche aggiungere un effettivo dal pannello di una linea di budget o dal menu di un’attività nel cronoprogramma.
2. Inserisci l’importo e la data, scegli il tipo (spesa o ricavo) e, se lo desideri, una linea di budget.
3. Compila gli attributi dell’effettivo, se la tua organizzazione ne ha definiti. Puoi anche allegare un file, per esempio una fattura scansionata. Salva.

Il tipo di un effettivo deve corrispondere al tipo della linea: una spesa può essere assegnata solo a una linea di spesa, e un ricavo a una linea di ricavo. Un importo può avere al massimo due cifre decimali. L’aggiunta di un effettivo viene registrata nella cronologia della linea.

Elenco degli effettivi

La vista Effettivi elenca tutti gli effettivi del progetto nelle colonne Data, Debit (spese), Credit (ricavi), Linea di budget e Type. Il pulsante Filtro restringe l’elenco per parola chiave, intervallo di date e intervallo di importi. Clicca su un effettivo per modificarlo.

Importare gli effettivi

Invece di digitare a mano gli effettivi dal tuo sistema contabile, puoi caricarli da un foglio di calcolo.

1. Nella vista Effettivi, clicca su Importazioni, oppure scegli Import actuals dal menu Impostazioni.
2. Seleziona il file.
3. Per ogni colonna del file, scegli cosa contiene: Data, Debit, Credit, uno degli attributi dell’effettivo, oppure Salta. Le colonne Debit e Credit sono obbligatorie.
4. Controlla l’anteprima. Se hai delle regole di mappatura, l’applicazione suggerisce una linea di budget per ogni riga.
5. Conferma l’importazione. Vedrai Imported actuals: {count}.

Gli importi della colonna Debit vengono importati come spese, e quelli della colonna Credit come ricavi.

Messaggi che potresti vedere:

• Map the Debit and Credit columns — una delle colonne obbligatorie non è stata mappata,
• The mapping rules point to more than one budget item — la riga corrisponde alle regole di più linee; scegli tu stesso la linea oppure affina le regole.

Mappatura degli effettivi

Le regole di mappatura indicano all’applicazione a quale linea di budget appartiene un effettivo importato. Sono utili quando carichi regolarmente dati dalla contabilità — per esempio, tutto ciò che contiene “licenza” nella descrizione va alla linea “Licenze”.

1. Clicca su Impostazioni sopra il budget e scegli Mappatura dell’importazione degli effettivi.
2. Clicca su Aggiungi.
   
3. In Assegna a, scegli la linea di budget.
4. Aggiungi delle condizioni: scegli l’importo o un attributo dell’effettivo, un operatore (per esempio Include o Uguale a) e un valore.
5. Salva la regola.

Una regola richiede almeno una condizione con un valore, altrimenti vedrai Aggiungi almeno una condizione con un valore compilato. Un effettivo assegnato da una regola assume il tipo della linea (spesa o ricavo). Se una riga corrisponde alle regole di più linee, l’applicazione non la assegna.

Attributi dell'effettivo

Gli attributi dell’effettivo sono campi aggiuntivi che descrivono un effettivo — come il numero di fattura, il fornitore o il centro di costo. Un amministratore dell’organizzazione li definisce in Impostazioni del sistema → Budget → la scheda Effettivi → New attribute.

Gli attributi definiti compaiono nella finestra dell’effettivo, possono essere caricati durante l’importazione e possono essere usati nelle condizioni delle regole di mappatura.

Eliminare un effettivo

1. Apri l’effettivo dall’elenco degli effettivi o dal pannello della linea.
2. Clicca su Cancellare e conferma.

Il valore della linea e i totali di progetto vengono ricalcolati immediatamente, e l’eliminazione viene registrata nella cronologia della linea.

Nota: un effettivo eliminato non può essere ripristinato.