Effettivi di budget

Un effettivo è un importo realmente speso o incassato, per esempio una fattura pagata. Gli effettivi vengono assegnati alle linee di budget e il loro totale è l’Effettivo della linea. Un effettivo può anche restare non assegnato: in quel caso conta solo nel totale del progetto e compare nella riga Non assegnate. Tutti gli effettivi del progetto si trovano nella scheda Budget, nella vista Effettivi (vedi Budget del progetto). Gli effettivi vengono aggiunti, modificati ed eliminati dagli utenti con il permesso Amministrazione sul budget.

Aggiunta di un effettivo

1. Nella scheda Budget vai alla vista Effettivi e clicca su Aggiungi effettivo. Puoi aggiungere un effettivo anche dal pannello di una linea di budget (menu del pannello, Aggiungi effettivo) o dal menu di un’attività nel cronoprogramma.
2. Nella finestra Aggiungi effettivo inserisci la data e l’importo (nella valuta del budget) e, facoltativamente, scegli una linea di budget dall’albero. L’elenco propone le linee che non hanno sottovoci.
3. Scegli il tipo: Costi o Ricavi. Quando è scelta una linea, il tipo ne deriva ed è bloccato.
4. Compila gli attributi degli effettivi, se l’organizzazione ne ha definiti, e allega facoltativamente un file, per esempio una fattura scansionata.
5. Salva.

Il tipo di un effettivo deve corrispondere al tipo della linea: un costo può essere assegnato solo a una linea di costo e un ricavo solo a una linea di ricavo. Un importo può avere al massimo due cifre decimali. L’aggiunta di un effettivo viene annotata nello storico della linea.

Elenco degli effettivi

La vista Effettivi elenca tutti gli effettivi del progetto nelle colonne Data, Dare (costi), Avere (ricavi), Linea di budget e Tipo. Il pulsante Filtro restringe l’elenco per parola chiave, intervallo di date e intervallo di importi. Il pulsante di configurazione delle colonne permette di scegliere le colonne visibili. Clicca su un effettivo per aprirlo in modifica (finestra Modifica effettivo); un effettivo senza linea mostra Nessun collegamento nella colonna della linea.

Importazione degli effettivi

Invece di digitare a mano gli effettivi provenienti da un sistema contabile, puoi caricarli da un foglio di calcolo.

1. Nella vista Effettivi clicca su Importazioni, oppure scegli Importa effettivi dal menu Impostazioni.
2. Seleziona il file nella procedura guidata Importa effettivi.
3. Per ogni colonna del file scegli cosa contiene: Data, Dare, Avere, uno degli attributi degli effettivi oppure Salta. Le colonne Dare e Avere sono obbligatorie.
4. Controlla l’anteprima. Se ci sono regole di mappatura, l’applicazione propone una linea di budget per ogni riga del file.
5. Conferma l’importazione. Compare il messaggio Effettivi importati: {count}.

Gli importi della colonna Dare vengono importati come costi e quelli della colonna Avere come ricavi.

Messaggi durante l’importazione:

• Indica le colonne: Dare e Avere — una delle colonne obbligatorie non è assegnata,
• Le regole di mappatura indicano più di una linea di budget — la riga del file corrisponde alle regole di più linee; scegli tu la linea oppure rendi più precise le regole.

Mappatura degli effettivi

Le regole di mappatura indicano all’applicazione a quale linea di budget appartiene un effettivo importato. Sono utili quando carichi regolarmente dati dalla contabilità — per esempio, tutto ciò che contiene «licenza» nella descrizione va nella linea «Licenze».

1. Clicca su Impostazioni sopra il budget e scegli Mappatura dell’importazione degli effettivi.
2. Clicca su Aggiungi nella finestra Mappatura degli effettivi.
   
3. Scegli la linea nel campo Assegna linea di budget.
4. Aggiungi le condizioni con il pulsante Nuova regola: scegli l’importo o un attributo dell’effettivo, un operatore (per esempio Include o Pari) e un valore. Le condizioni di una stessa regola sono unite da e, quindi un effettivo deve soddisfarle tutte.
5. Salva la regola.

Una regola richiede almeno una condizione con un valore, altrimenti compare il messaggio Aggiungi almeno una condizione con un valore compilato. Una regola senza condizioni compilate non corrisponde a nessun effettivo. Un effettivo assegnato da una regola assume il tipo della linea (costo o ricavo). Se una riga del file corrisponde alle regole di più linee, l’applicazione non la assegna. Le regole si applicano solo alle linee che non sono linee di gruppo; eliminare una linea elimina le sue regole, e lo stesso accade trasformando una linea in linea di gruppo.

Attributi degli effettivi

Gli attributi degli effettivi sono campi aggiuntivi che descrivono un effettivo, come il numero di fattura, il fornitore o il centro di costo. Li definisce un amministratore dell’organizzazione: menu principale, Impostazioni del sistema, scheda Budget, scheda Effettivi, sezione Attributi degli effettivi, pulsante Nuovo attributo.

Gli attributi definiti compaiono nella finestra dell’effettivo, possono essere caricati durante l’importazione e usati nelle condizioni delle regole di mappatura. I tipi di attributo sono gli stessi degli attributi delle linee (vedi Attributi delle linee di budget).

Eliminazione di un effettivo

1. Apri l’effettivo dall’elenco degli effettivi o dal pannello della linea.
2. Clicca su Cancellare e conferma.

Il valore della linea e i totali del progetto vengono ricalcolati subito e l’eliminazione viene annotata nello storico della linea.

Nota: un effettivo eliminato non può essere ripristinato.