Skutečné hodnoty rozpočtu

Skutečnost je částka, která byla opravdu vydaná nebo přijatá — například zaplacená faktura. Skutečnosti přiřazujete k rozpočtovým položkám a jejich součet je hodnota Skutečnost položky. Skutečnost může zůstat i nepřiřazená — v takovém případě se počítá jen do celkového součtu projektu. Všechny skutečnosti projektu najdete na záložce Rozpočet, v zobrazení Skutečné hodnoty.

Přidání skutečnosti

1. Na záložce Rozpočet přejděte do zobrazení Skutečné hodnoty a klikněte na Přidat skutečnost. Skutečnost můžete přidat i z panelu rozpočtové položky nebo z nabídky úkolu v harmonogramu.
2. Zadejte částku a datum, zvolte typ (výdaj nebo příjem) a případně i rozpočtovou položku.
3. Vyplňte atributy skutečnosti, pokud je vaše organizace definovala. Můžete také přiložit soubor, například naskenovanou fakturu. Uložte.

Typ skutečnosti musí odpovídat typu položky: výdaj lze přiřadit jen k výdajové položce a příjem jen k příjmové. Částka může mít nejvýše dvě desetinná místa. Přidání skutečnosti se zaznamená do historie položky.

Seznam skutečností

Zobrazení Skutečné hodnoty vypisuje všechny skutečnosti projektu ve sloupcích Datum, Debit (výdaje), Credit (příjmy), Rozpočtová položka a Type. Tlačítko Filtr zúží seznam podle klíčového slova, rozsahu dat a rozsahu částek. Kliknutím na skutečnost ji upravíte.

Import skutečností

Místo ručního přepisování skutečností z účetního systému je můžete načíst z tabulky.

1. V zobrazení Skutečné hodnoty klikněte na Dovoz, nebo zvolte Import actuals z nabídky Nastavení.
2. Vyberte soubor.
3. U každého sloupce souboru zvolte, co obsahuje: Datum, Debit, Credit, některý z atributů skutečnosti, nebo Přeskočit. Sloupce Debit a Credit jsou povinné.
4. Zkontrolujte náhled. Pokud máte pravidla mapování, aplikace ke každému řádku navrhne rozpočtovou položku.
5. Potvrďte import. Zobrazí se Imported actuals: {count}.

Částky ze sloupce Debit se importují jako výdaje a částky ze sloupce Credit jako příjmy.

Zprávy, které se mohou zobrazit:

• Map the Debit and Credit columns — jeden z povinných sloupců není namapovaný,
• The mapping rules point to more than one budget item — řádek odpovídá pravidlům několika položek; zvolte položku sami, nebo pravidla upřesněte.

Mapování skutečností

Pravidla mapování určují, ke které rozpočtové položce importovaná skutečnost patří. Hodí se, když pravidelně načítáte data z účetnictví — například vše s pojmem „licence“ v popisu jde do položky „Licence“.

1. Klikněte na Nastavení nad rozpočtem a zvolte Mapování importu skutečností.
2. Klikněte na Přidat.
   
3. V poli Přiřadit k zvolte rozpočtovou položku.
4. Přidejte podmínky: zvolte částku nebo atribut skutečnosti, operátor (například Obsahuje nebo Rovná se) a hodnotu.
5. Pravidlo uložte.

Pravidlo potřebuje alespoň jednu podmínku s hodnotou, jinak se zobrazí Přidejte alespoň jednu podmínku s vyplněnou hodnotou. Skutečnost přiřazená pravidlem přebírá typ položky (výdaj nebo příjem). Pokud řádek odpovídá pravidlům několika položek, aplikace ho nepřiřadí.

Atributy skutečnosti

Atributy skutečnosti jsou další pole, která skutečnost popisují — například číslo faktury, dodavatel nebo nákladové středisko. Definuje je administrátor organizace v Nastavení systému → Rozpočet → záložka Skutečné hodnoty → New attribute.

Definované atributy se zobrazují v okně skutečnosti, lze je načítat při importu a používat v podmínkách pravidel mapování.

Odstranění skutečnosti

1. Otevřete skutečnost ze seznamu skutečností nebo z panelu položky.
2. Klikněte na Odstranit a potvrďte.

Hodnota položky i celkové součty projektu se okamžitě přepočítají a odstranění se zaznamená do historie položky.

Poznámka: odstraněnou skutečnost nelze obnovit.