Виконання бюджету

Виконання — це сума, яку справді витрачено або отримано, наприклад оплачений рахунок. Ви призначаєте виконання на бюджетні позиції, і їх сума — це Виконання позиції. Виконання може також залишатися непризначеним — тоді воно враховується лише в загальній сумі проєкту. Усе виконання проєкту можна переглянути на вкладці Бюджет, у режимі Виконання.

Додавання виконання

На вкладці Бюджет перейдіть у режим Виконання і натисніть Додати виконання. Виконання можна також додати з панелі бюджетної позиції або з меню завдання в графіку.
Введіть суму й дату, оберіть тип (витрата чи дохід) і, за бажанням, бюджетну позицію.
Заповніть атрибути виконання, якщо в організації їх визначено. Також можна додати файл, наприклад скановану копію рахунку. Збережіть.

Тип виконання має відповідати типу позиції: витрату можна призначити лише на позицію-витрату, а дохід — на позицію-дохід. Сума може мати не більше двох десяткових знаків. Додавання виконання фіксується в історії позиції.

Список виконання

У режимі Виконання перелічено все виконання проєкту в колонках Дата, Debit (витрати), Credit (доходи), Бюджетна позиція та Type. Кнопка Фільтр звужує список за ключовим словом, діапазоном дат і діапазоном сум. Клацніть запис виконання, щоб його редагувати.

Імпорт виконання

Замість того щоб вручну вводити виконання з вашої бухгалтерської системи, можна завантажити їх з електронної таблиці.

У режимі Виконання натисніть Імпорт або оберіть Import actuals у меню Налаштування.
Оберіть файл.
Для кожної колонки файлу вкажіть, що вона містить: Дата, Debit, Credit, один з атрибутів виконання або Пропустити. Колонки Debit і Credit є обов’язковими.
Перевірте попередній перегляд. Якщо у вас налаштовано правила зіставлення, застосунок пропонує бюджетну позицію для кожного рядка.
Підтвердьте імпорт. Ви побачите Imported actuals: {count}.

Суми з колонки Debit імпортуються як витрати, а з колонки Credit — як доходи.

Повідомлення, які ви можете побачити:

Map the Debit and Credit columns — одна з обов’язкових колонок не зіставлена,
The mapping rules point to more than one budget item — рядок відповідає правилам кількох позицій; оберіть позицію самостійно або уточніть правила.

Зіставлення виконання

Правила зіставлення визначають, до якої бюджетної позиції належить імпортоване виконання. Вони корисні, коли ви регулярно завантажуєте дані з бухгалтерії — наприклад, усе, що містить у описі слово «ліцензія», потрапляє до позиції «Ліцензії».

Натисніть Налаштування над бюджетом і оберіть Зіставлення імпорту виконання.
Натисніть Додати.
У полі Призначити до оберіть бюджетну позицію.
Додайте умови: оберіть суму або атрибут виконання, оператор (наприклад, Містить чи Дорівнює) і значення.
Збережіть правило.

Правило має містити принаймні одну умову зі значенням, інакше ви побачите Додайте принаймні одну умову із заповненим значенням. Виконання, призначене правилом, набуває типу позиції (витрата чи дохід). Якщо рядок відповідає правилам кількох позицій, застосунок його не призначає.

Атрибути виконання

Атрибути виконання — це додаткові поля, що описують запис виконання, наприклад номер рахунку, постачальник або центр витрат. Адміністратор організації визначає їх у розділі Системні налаштування → Бюджет → вкладка Виконання → New attribute.

Визначені атрибути з’являються у вікні виконання, можуть завантажуватися під час імпорту та використовуватися в умовах правил зіставлення.